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L'informatique aux Archives nationales

Par Monique Lambert

Les problèmes qui se posent sur le plan documentaire au niveau des archives sont très spécifiques et particuliers; aucun modèle ni aucune norme n'existe encore au niveau international. En 1971, une enquête menée par l'Association des archivistes a révélé certains points essentiels :

• les besoins documentaires;
• les instruments d'accès pour chercher les références des documents sont les inventaires d'archives, répertoires fort sommaires;
• la masse des documents;
• cette masse est telle que les inventaires arrivent à ne plus être utilisables; faire un inventaire détaillé, pièce à pièce, comme les minutes notariales, est impossible.

Un ingénieur informaticien a été recruté en 1972. Dès l'année suivante un groupe de travail a été créé, et les premiers inventaires informatisés ont été réalisés par les Archives nationales après des études de cas d'espèces. Citons par exemple:

• Les fonds du Parlement de Paris (1350-1363).

Ces inventaires d'archives sont dans l'ensemble mal conservés et souvent manipulés ; la langue, le latin, constitue un problème et entraîne des pertes ou des déclassements de fiches. Dans un premier temps, le fichier a été enregistré tel qu'il était ; à partir de la sortie informatique obtenue, l'inventaire a été complété puis réenregistré.

• Le fonds "Centre de topononymie et d'onomastique".

Il prend la suite des dictionnaires topographiques de la France. L'identification des noms anciens a été faite en collaboration avec les archivistes des départements. C'est un système "ramassemiettes" qui a été choisi, dans ce cas, en stockant en mémoire toutes les identifications rencontrées. Une édition nouvelle par département peut maintenant être envisagée; celle de l'Ain est déjà parue.

• Le Fonds "Minutier des notaires".

Il comporte 40 millions de documents allant du Moyen Age au xixe siècle. Le manque d'instruments de recherches pour exploiter ce fonds prodigieux se faisait cruellement sentir. Une analyse détaillée de chaque acte notarié a été réalisée ; deux index : noms de personnes et noms de lieux, ont été sortis par ordinateur.

Ces diverses réalisations ont abouti à des systèmes d'inventaires imprimés. Mais la recherche, évidemment, ne pouvait être originale. C'est pourquoi, en 1975, de nouveaux moyens d'exploitation des fonds d'archives ont été recherchés. Les informations ont été rangées en mémoire en fonction de l'interrogation. C'est le logiciel MISTRAL qui est utilisé. Les bases de données portent sur des dossiers d'affaires et sur des dossiers individuels. Citons :

• La base LEONORE, pour les fonds de la Légion d'honneur.

400000 dossiers ont été versés en effet aux Archives nationales, classés par ordre chronologique, donc pratiquement inutilisables. Il a d'abord fallu faire des liasses des dossiers, les numéroter par cartons; 213262 dossiers ont été ainsi reclassés. La base LEONORE permet maintenant une recherche rapide, le nom, le prénom, la date de naissance, le lieu de naissance, etc. ainsi que la référence du document d'archives ayant été enregistrée.

• La base ARCADE, pour le fonds de l'ancien Secrétariat d'Etat aux beaux-arts.

Ce fonds est issu du fonds F. 21. Il comprend les archives du bureau du budget (achats d'oeuvres d'art pour les musées, les églises, les édifices publics) et celles du bureau des commandes d'oeuvres d'art (nombreuses correspondances, etc.). Il fallait dépouiller chacune des pièces. Chaque affaire est analysée par mots-clés et thèmes: scènes, personnages, autres personnages que l'homme, symbolisme, paysage. Ce système permet de rassembler des informations sur les artistes, les musées, les départements favorisés par ces achats.

• La base MINOTAURE, pour le minutier central des notaires.

Chaque notaire établit la liste des actes qu'il dresse chaque jour; soit environ 60000 actes par an environ. MINOTAURE n'est pas interrogeable. Il a été utilisé présentement, depuis 1972, pour :

• un minutier dela marine (Saint-Domingue),
• l'année 1751 du minutier des notaires,
• certains minutiers de province (Carpentras en particulier),
• la comptabilité des biens ecclésiastiques en 1621,
• les actes d'un minutier de la ville de Strasbourg de l'année 1751.
• Le projet EGERIE.

C'est une super base de données permettant d'orienter la recherche et de localiser l'information. Le système EGERIE doterait les Archives d'un moyen de recherches historiques inégalable, qui n'existe pas présentement, en fournissant sous forme de catalogues d'informations le champ documentaire dans lequel le chercheur à des chances de retrouver l'information dont il a besoin. EGERIE inclurait dans son système toute la documentation conservée en France.

Les Archives nationales se sont également préoccupées d'utiliser l'informatique pour la gestion des documents versés par les ministères. C'est le système PRIAM.

• PRIAM 1.

Un bordereau recense le contenu de chaque versement. Un tri préalable est fait, mais la sélection n'est pas définitive, chaque ministère restant maître des documents versés pendant trente ans. Le système PRIAM sert à informatiser le pré-archivage. Le bordereau est constitué de deux parties : l'une remplie par l'Administration versante indique le ministère (direction, bureau, numéro de téléphone); l'autre donne une description sommaire du versement (nombre d'articles, de cartons, signature, date). Ce bordereau de versement sert également d'accusé de réception, Chaque bordereau reçoit un numéro d'enregistrement. La saisie en mode de conversationnel du bordereau est faite par PRIAM 1 grâce à un terminal situé à la cité des Archives à Fontainebleau. Le volume prévu de cet outil de gestion est de 20 millions de caractères.

• PRIAM 2.

Ce système doit permettre sur support informatique la gestion des communications. Il permettra de placer un fantôme à la place du document communiqué, d'adresser des lettres de rappel, etc.

D'autres fichiers seraient nécessaires, notamment: un fichier descriptif plus précis que le bordereau, un fichier par administration.

L'aboutissement de PRIAM devrait permettre une liaison avec le système EGERIE.

• CONSTANCE.

Les archives informatiques constituent un autre problème, en raison de leur foisonnement depuis 1960. Ce sont des documents sur supports non traditionnels, et il y a des millions de bandes magnétiques. D'après des évaluations, il semble qu'environ 15 000 de ces bandes seulement soient intéressantes, leur conservation est difficile, compte tenu surtout du fait qu'au bout de dix ans en moyenne une bande magnétique doit être régénérée. Il conviendrait de créer à Fontainebleau un Centre de calcul. La solution d'avenir semble s'orienter vers un support nouveau: le. vidéodisque (celui-ci est déjà utilisé pour le stockage des images de télévision).

Les différents systèmes informatiques élaborés ces dernières années par les Archives nationales ont été publiés dans la Note d'information - Direction des Archives de France, Services de l'informatique, notamment:

• LEONORE: dans le numéro 10, septembre 1977
• MINOTAURE: dans le numéro 11, juin 1978
• ARCADE: dans le numéro 12, avril 1979.