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Pour contribuer à la maintenance des collections de périodiques

Un service d'attribution de doubles

LORS du Congrès de Versailles de 1978, j'avais fait part aux membres de l'A.B.F. de la possibilité de créer un centre d'échange, ou plus simplement d'attribution, de doubles de périodiques, et cette idée avait été, je crois, accueillie favorablement. Depuis lors, ce qui n'était qu'un projet a reçu une forme de réalisation, et il me paraît utile d'en reparler à nouveau et d'inviter tous les collègues qui y verraient quelque avantage à y participer.

Beaucoup d'entre nous peuvent en effet souhaiter avoir des collections de périodiques, au moins pour certains titres, aussi complètes que possible. Certes, dans quelques disciplines, la médecine en particulier, les fonds anciens ou même antérieur aux dix dernières années sont peu consultés et l'existence de lacunes n'a pas trop d'importance ; l'appel aux collections voisines, par le prêt interbibliothèque facilité par les catalogues collectifs, permet de donner satisfaction aux rares chercheurs qui se livrent à des recherches rétrospectives. Il en est de même pour les revues d'actualité ou les magazines qui ne sont guère utilisés que lors de leur parution et que certains organismes rejettent au bout de quelques années sinon quelques mois. Mais il n'en est pas ainsi pour les périodiques de sciences humaines qui vieillissent moins vite, et dont les articles de base, notamment dans le domaine historique et littéraire, peuvent garder tout leur intérêt plus de cinquante ans après.

Or on sait combien une collection de périodique, surtout quand elle n'est pas reliée, peut être malmenée par l'usage. Des numéros et même des années entières peuvent disparaître ou tellement s'abîmer que leur remplacement devient nécessaire. Il arrive même que certains fascicules ne soient pas parvenus à la bibliothèque et ne puissent plus être obtenus dans le commerce quand on s'en aperçoit. On pourrait aussi évoquer le cas des éditeurs qui ne vendent leur revue - et parfois fort cher - que par années entières, alors que seul un numéro est recherché.

L'acquisition de numéros anciens (épuisés ou non) peut aussi intéresser les établissements récemments créés, ou ceux qui se décentralisent ou qui s'ouvrent à de nouvelles disciplines. Ils peuvent souhaiter constituer des collections aussi complètes que possible pour un certain nombre de ces titres fondamentaux pour eux, et chercher à obtenir les années antérieures à la date de leur création. Il est vrai qu'il y a souvent dans ces cas la possibilité d'acheter des reprints ou de commander, surtout pour les collections encombrantes, des microfiches ou microfilms. Mais les budgets ne le permettent pas toujours, et l'on préférera souvent, pour certains titres usuels, mettre les volumes eux-mêmes à la disposition des lecteurs.

Vis-à-vis de cette demande éventuelle, l'attribution de doubles peut fournir un réel apport :

• 1 ) Il est un fait qu'au Service des échanges internationaux, en liaison étroite avec le Centre de prêt de la Biblitohèque Nationale qui lui-même développe régulièrement des collections rétrospectives, nous recevons un très grand nombre de doubles de périodiques. Nous savons que nous ne sommes pas les seuls et que beaucoup d'autres établissements ont aussi de semblables dons ; mais à Paris, les apports sont particulièrement importants, du fait du grand nombre d'organismes officiels ou privés qui ne peuvent garder les collections qui ne sont plus d'actualité, et qui nous les transmettent régulièrement. A cela s'ajoutent les dons de nombreux particuliers.
• 2) Sauf exception, ces donations sont toujours faites sans aucune condition : leur sort ne dépend plus que du service qui les a reçues et qui peut en disposer à son gré. Beaucoup de donateurs hésitent à jeter ce qui leur paraît pouvoir être utile à d'autres; mais ils comprennent fort bien, nous estimant meilleurs juges, que nous ne voulions pas nous-mêmes tout conserver.
• 3) De fait, dans ces versements, un tri s'impose et il est apparemment inutile de conserver pour d'éventuelles attributions des revues secondaires, encore qu'on peut être persuadé que certains établissements spécialisés seraient bien heureux de les recevoir (c'est souvent pour ces titres de secondes zone que le dépôt légal a pu mal fonctionner, et que la Biblitohèque Nationale a de ce fait des lacunes). Mais il reste presque toujours une part de documentation de première importance, souvent en excellent état, rarement complète certes, mais qui constitue des éléments très vraisemblablement recherchés ici ou là. Suivant la nature de l'organisme donateur, l'ancienneté de ces collections peut être plus ou moins grande, et, d'autre part, dans les fonds ainsi retenus, toutes les disciplines sont représentées. On y trouve parfois des trésors. De plus certains titres «reviennent» souvent, ce qui permet de former des ensembles plus importants.
• 4) Le rythme de ces apports, même réduits à l'essentiel, est tel que nous ne pourrions continuer à les recevoir si nous n'avions pas la possibilité de les attribuer presque immédiatement. Faute de place - ce qui est bien compréhensible à notre époque - ou faute d'amateur, les collections reçues, quelque soit leur valeur (penser au prix actuel d'un numéro de Gallia ou de l'abonnement aux Comptes rendus hebdomadaires des séances de l'Académie des Sciences) devraient immédiatement être rejetées..., car les vendre, quand cela est possible, n'est pas, on le sait, une chose facile dans l'administration.
• 5) D'où pour nous la nécessité de disposer, pour écouler sans délai les collections intéressantes, d'un fichier de lacunes de périodiques constitué à partir des demandes d'attributions que nous adressent les bibliothèques déjà averties de nos possibilités. C'est ce fichier, qui comporte déjà plus de 5000 fiches, qui forme l'instrument de travail de loin le plus pratique. On le consulte dès réception d'une collection suffisamment importante en vue d'en fixer immédiatement l'attribution éventuelle, alors que les numéros isolés sont, sauf exception, gardés dans l'ordre alphabétique dans l'attente de nouveaux apports qui viendront un jour plus ou moins lointain les compléter.

Mais il est évident que le processus de fonctionnement pourrait être dans l'avenir amélioré, soit par une peu probable automatisation, soit par une liaison étroite avec les catalogues collectifs régionaux actuellement automatisés (systèmes AGAPE et CPI) qui indiquent l'état des collections. Pour l'instant, quand il s'agit de collections antérieures à 1940, nous nous contentons de consulter le Catalogue Collectif des périodiques établi par la Biblitohèque Nationale et de faire des propositions aux établissements susceptibles d'être intéressés. Mais ce Catalogue ne recense les collections que d'une faible partie des établissements existants et pas nécessairement les plus intéressés par des collections rétrospectives. D'autre part il n'est pas toujours précis en ce qui concerne les lacunes.

Les envois ainsi faits ne constituent la plupart du temps, disons-le honnêtement, qu'une réponse partielle à la demande d'une ou de plusieurs bibliothèques. Mais un second apport du même titre, ou un troisième, sinon un quatrième, ce qui n'est pas rare, permettent par la suite de satisfaire complètement l'un puis l'autre de nos correspondants.

De fait la patience est ici de règle, car les délais pour un titre donné peuvent être très longs, mais nous pensons, au vu des résultats obtenus, que l'action menée n'est pas négligeable, et que certains de nos partenaires ont pu déjà en apprécier les fruits.

Il est évident qu'un établissement aura d'autant plus de chances de recevoir des numéros manquants que ses demandes auront été plus nombreuses. Celui qui ne recherche que quelques numéros précis verra sans doute sa fiche rester longtemps en attente. Aussi invitons-nous vivement tous les conservateurs intéressés par ce projet à nous adresser autant de demandes qu'ils le peuvent. Nous avons souvent de bonnes collections qui ne trouvent pas preneurs, alors que, nous semble-t-il, elles seraient certainement utiles ici ou là, notamment dans des instituts spécialisés. Nous souhaitons vivement ouvrir ce service d'attribution - qui ne sollicite aucune contrepartie - au maximum de bibliothèques, notamment aux municipales, dont nous connaissons mal les besoins, faute de catalogues répertoriant leurs collections.

Certes on nous a fait souvent remarquer qu'il n'est pas facile de faire le relevé systématique des lacunes des collections, surtout quand ces dernières sont abondantes. D'autres tâches sont plus pressantes, ne fût-ce que celle de les tenir à jour. Seuls nous sont signalés parfois les manques les plus criants ou ceux relevés par les lecteurs eux-mêmes. Certains préféreraient pointer des listes de proposition portant sur des titres assez courants. De fait nous établissons de temps en temps de telles listes, pour les collections que nous avons en réserve, et nous reconnaissons qu'elles sont bien accueillies. Certains nous demandent tout ce que nous avons ; d'autres nous signalent alors leurs lacunes. Nous n'avons plus dès lors qu'à déterminer s'il faut mieux envoyer ce qui est disponible à l'une des bibliothèques qui ne possède pas encore ce titre, ou le répartir, en fonction des lacunes signalées, entre celles dont les collections sont incomplètes. De toute façon les réponses faites à nos offres sont mises sur fiches et celles-ci insérées dans le fichier de lacunes. On peut donc ainsi poursuivre nos efforts en faveur de ceux qui nous ont répondu. Donnons enfin quelques précisions à ceux qui souhaitent participer à cette entreprise.Précisions d'abord que celle-ci est actuellement limitée aux périodiques français. Mais nous pensons l'étendre aux collections étrangères. Que nos correspondants intéressés sachent donc que nous souhaitons connaître d'abord les lacunes de leurs titres français, mais qu'ils peuvent également indiquer leurs principales lacunes dans le domaine étranger (nous pointerions alors pour eux les listes de doubles que nous recevons de certains pays).Nous souhaitons que les indications qui nous seront fournies soient portées directement sur des fiches individuelles (et non sur listes, ce qui nous forcerait à les recopier) ; chaque fiche comportera le titre de la revue, suivi des lacunes existantes, et cela de façon aussi précise et aérée que possible, et suivant les mêmes normes que pour une fiche de dépouillement (1) Le cachet de l'établissement, ou son nom abrégé, figurera en bas et à droite de chaque fiche. Il peut être également utile d'y inscrire la date à laquelle cette fiche a été faite, ce qui peut servir de repère (2)

On peut souhaiter en dernier lieu que cette expérience s'harmonise, en ce même domaine des doubles, avec les initiatives de nombreuses bibliothèques qui établissent elles aussi des listes de doubles ou des listes de lacunes qu'elles font circuler. Le jour où il sera plus important qu'il n'est aujourd'hui, tant par le nombre des lacunes signalées que par celui de ses correspondants, notre fichier central de lacunes pourra être utilement consulté par les bibliothèques disposant de doubles, ce qui leur éviterait peut-être d'établir et de diffuser des listes. Quant aux listes de lacunes, que ces bibliothèques sachent qu'elles peuvent nous en envoyer les éléments, comme l'on fait notamment, pour ne citer qu'un exemple, cinq bibliothèques universitaires de sciences.

Il faut espérer que ces lacunes seront bientôt comblées, plus vite qu'il ne s'en formera de nouvelles.