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A la bibliothèque universitaire de Reims

Des cartes magnétiques de réduction pour les bibliographies informatisées

Par Philippe Dupont
Par Sylvie Hamzaoui

U n constat de départ : la sous-utilisation des bases de données en milieu universitaire. Or, plusieurs centaines de bases de données sont accessibles actuellement, et elles représentent des centaines de millions de références bibliographiques.

Les freins à l'utilisation sont de deux ordres:

• Le recul devant la nouveauté d'une documentation qui n'est plus une documentation sur support-papier et qui reste mal connue dans ses possibilités exactes et ses modalités d'utilisation;
• Un coût excessif (frein financier). Une interrogation coûte à l'heure actuelle de 150 à 300 F selon les cas.

Que faire devant une telle situation. Comment promouvoir les bases de données française et amener chercheurs et étudiants à accepter ces mutations dans des conditions accessibles à tous, telles étaient les données du problème qui se posait à la Direction des bibliothèques, des Musées et de l'Information Scientifique et Technique (DBMIST) et qu'elle a tenté de -résoudre en lançant l'expérience du "Ticket Modérateur".

Cette expérience a été lancée dans deux Bibliothèques d'Université en 1983 : Reims et Dijon. Quels ont été les critères de choix de la DBMIST? Ils ont été, semble-til de plusieurs sortes: taille moyenne de l'Université permettant de mieux contrôler l'opération, proximité de Paris, disponibilité de l'équipe locale...

Cette expérience a consisté et consiste encore à distribuer très largement des cartes magnétiques de crédit, donnant droit à 1 000 F d'interrogation. Il ne s'agit pas d'une subvention à 100 % mais à des taux variant de 30 % à 70 %.

• 30 % pour les enseignants du secteur scientifique et biomédical où ce type d'information est déjà connu et utilisé depuis cinq ou six ans.
• 50 % pour les enseignants des disciplines juridiques, économiques et littéraires où ce mode d'information est encore mal connu mais en plein développement.
• 70 % pour les étudiants de toutes disciplines.

L'Université de Reims a donc reçu dans un premier temps, 125 cartes donnant droit à une réduction de 30 %, 125 cartes à 50 % et 3 750 cartes à 70 %.

Les cartes donnant droit à une réduction de 30 % ou de 50 % ont une valeur nominale de 1 000 F.Chaque fois que l'enseignant fait une interrogation, la totalité de l'interrogation est débitée sur la carte, mais seule reste à la charge de l'enseignant.la part qu'il doit payer (par exemple si sa carte lui donne droit à une réduction de 30 % et que l'interrogation ait coûté 200 F, la carte sera débitée de 200 F et n'aura plus que 800 F de solde. Le chercheur paiera 140 F (70 %) et la DBMIST prendra à sa charge 60 F (30 %).

Les 3 750 cartes à 70 %, destinées aux étudiants sont groupées pa 5 et ont, à elles 5, une valeur de 1 000 F, c'est-à-dire qu'on peut, soit décharger l'ensemble des 5 cartes en débitant une seule carte de la somme de 1 000 F, soit débiter chacune de 200 F (toutes les combinaisons sont possibles).

L'expérience a débuté le 22 avril 1983. L'Université qui avait préalablement présenté l'expérience de promotion des bases de données, a reçu les responsables de la DBMIST chargés de l'opération.

• M. Serge Chambaud, Chef de la division de la communication, des publications et des musées ;
• Mme Francine Fontanel, son adjointe;
• Mme Marie-Claude Vitoux-Maler, administrateur civil ;
• Mlle Marie-Christine d'Arcy, responsable du déroulement de l'expérience du ticket modérateur.

Cette journée a donné. lieu à plusieurs séances d'information et de sensibilisation des enseignants et des administratifs de l'Université de Reims, car il était essentiel que tous se sentent partie prenante et concernés. Cette journée a été très appréciée par les universitaires rémois qui ont montré un très grand intérêt.

L'inauguration officielle de l'expérience a eu lieu en présence de Monsieur Denis Varloot, Directeur de la DBMIST, le 25 octobre 1983, pour relancer l'expérience à la rentrée, après un premier bilan et après les vacances universitaires.

Entre temps, la promotion a été assurée par des affiches et affichettes, des panneaux d'exposition, des brochures distribuées aux étudiants et enseignants ainsi que des exposés informatifs dans les Conseils de Gestion, les Conseils Scientifiques, etc... à la diligence des conservateurs.

Quel bilan tirer de cette opération après huit mois d'expérience ?

D'abord un certain nombre de points:

• Le forfait fixé au départ (200 F) pour simplifier les opérations comptables a paru inadapté à l'usage.

Certaines interrogations durant très peu de temps, surtout en médecine où l'on passe en revue plusieurs bases françaises et étrangères, il a paru excessif de compter 200 F dans ces cas. Au contraire, en droit ou en lettres, certaines interrogations sont plus longues, la somme de 200 F apparaissait parfois insuffisante. Il a donc paru nécessaire de moduler les tarifs et de laisser une certaine liberté d'appréciation à chaque section.

• Si l'on a pu constater un démarrage très rapide en Médecine où les étudiants et enseignants-chercheurs connaissaient déjà très bien et utilisaient depuis longtemps les bases de données, et un rythme satisfaisant en Sciences et en Droit où les bases de données commencent à être opérationnelles, il a été et reste plus lent en Lettres malgré un grand succès de curiosité. (Il a fallu appuyer les actions de promotions par des démonstrations généralement un enseignant venant avec ses étudiants de licence ou de maîtrise) pour bien expliquer ce qu'était une base de données, à quoi elle servait, comment on s'en servait, quelles étaient ses possibilités et ses limites.)
• En troisième lieu, l'on peut dire que les étudiants en Sciences et en Médecine se sentent un peu frustrés de ce que l'expérience ne concerne que des serveurs français, alors qu'en Droit-Lettres, ce n'est pas un problème et que là, en revanche, les utilisateurs réels ou potentiels souhaiteraient surtout un développement accéléré des bases existantes pour pouvoir bénéficier pleinement de ces tarifs très promotionnels.

En conclusion, et bien que l'expérience Ticket modérateur» soit loin d'être terminée, l'on peut dire qu'elle a déjà atteint en partie son but: faire connaître les bases de données automatisées et favoriser l'accès aux bases des serveurs français.

D'autre part, il semble que cette formule, choisie par la DBMIST de préférence à une subvention directe aux serveurs, de telle sorte que c'est finalement l'utilisateur final qui, subventionne lui-même par son choix (critère de sélection en fonction des besoins et des préférences des utilisateurs plus pragmatique que des critères « bureaucratiques », soit très appréciée des enseignants-chercheurs et étudiants de l'Université qui se sentent partie prenante dans cette expérience et souhaitent sa réussite et son extension.