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Le projet de base bibliographique de la bibliothèque nationale

Historique, état du projet, perspectives

Par Serge SALOMON

Le Schéma directeur informatique achevé en juin 1982 a mis en avant la priorité de la constitution d'une base bibliographique ouverte aux professionnels du livre et des bibliothèques en France et à l'étranger.

Dans une première étape, cette base contiendra les références bibliographiques des documents imprimés entrés à la BN au titre du Dépôt Légal, des acquisitions, dons ou échanges.

La base sera mise à jour par la création de notices provisoires (format notice moyenne) dès l'entrée du document à la BN (pour 80% des ouvrages, dans les 15 jours) et par leur enrichissement et contrôle afin d'établir la notice définitive dans un délai d'annonce qui ne devrait pas dépasser 8 semaines (y compris l'indexation matières).

Trois objectifs essentiels sont assignés à ce projet :

• assurer une gestion de haute qualité des informations bibliographiques stockées dans une base de données de volume important,
• offrir aux utilisateurs, dans le cadre d'un réseau national et international, des outils puissants d'accès et des services performants,
• améliorer et alléger le travail de catalogage, rationaliser les circuits, réduire considérablement les délais d'annonce.

Le Schéma directeur a souligné l'enjeu de ce projet, la mutation profonde qu'il implique sur le plan de l'organisation et des méthodes de travail des services de la BN mais aussi sa complexité technique.

Il a en conséquence recommandé de procéder par étapes en adoptant des solutions éprouvées.

Le cahier des charges. La procédure d'appel d'offres. Le choix de la BN :

Le cahier des charges, rédigé en fin 1982, présentait les besoins fonctionnels et techniques d'un système transactionnel de gestion bibliographique, en précisant le cadre de réponse suivant :

• * Solution d'adaptation d'un logiciel de gestion de bibliothèque opérationnel, à la date de la remise de l'offre, pour des volumes comparables à ceux prévus pour la base BN,
• * Maîtrise d'oeuvre complète présentant une solution développée dans un cadre industriel, clé en main, logiciel et matériel,
• * Acceptation de participer à un banc d'essai portant sur une base de 100 000 notices et 20 terminaux.
• * Engagement sur les temps de réponse (< 2 sec. en interrogation, < 4 sec. en mise à jour).

L'appel d'offres aboutissait à la remise à la mi-avril 83 de 11 propositions par différentes sociétés françaises et étrangères. Un comité d'évaluation technique décidait en mai 83 d'en éliminer 7 pour des raisons de coûts de réalisation ou de délais trop importants, ou de risques encourus si l'on choisissait ces solutions.

En juin 83, furent donc organisés 4 bancs d'essai, à l'issue desquels le comité d'évaluation recommandait les choix entre deux systèmes : WLN (sur IBM) et GEAC (sur matériel canadien). GEAC était finalement choisi par le Comité permanent informatique du Ministère de la Culture en octobre 83 en raison principalement d'un rapport qualité/prix tout à fait exceptionnel (l'offre GEAC étant de loin la moins chère de toutes les autres solutions) et d'un accord industriel intéressant entre GEAC et la société française SEMA.

Après négociation, le marché conclu entre la BN et SEMA-GEAC était approuvé par la Commission spécialisée des marchés informatiques en février 84, et notifié le 2 mai 1984.

L'état actuel du projet (Septembre 84) :

Sur la base de la proposition GEAC et des fonctionnalités demandées par la BN dans son cahier des charges,une équipe de projet BN-SEMA-GEAC a rédigé un document intitulé « Architecture fonctionnelle du système de gestion de la base bibliographique de la Bibliothèque Nationale ».

Ce document approuvé en juin 84 présente :

• < Les objectifs généraux du système,
• * La structure logique des fichiers bibliographiques et d'autorité, et les liens entre ces fichiers,
• * Les fonctions de catalogage et de contrôle bibliographique par rapport aux fichiers d'autorité, les règles de gestion de ces fichiers,
• * Les accès aux fichiers, les index (ISBN, ISSN, No de notice, No d'entrée BN, classification, cote, mots-matières, auteurs, titres, auteur-titre, éditeur/imprimeur), les méthodes d'accès (troncature à droite, mots significatifs, recherche booléenne, relations par liens d'un niveau supérieur à un niveau inférieur),
• Les affichages (ISBD, INTERMAC, ISDS, format simplifié pour le public),
• "La structure opérationnelle du système (les concepts de fichiers de travail, de niveaux d'accès et d'autorisations), 0L'ergonomie et les outils des postes de travail de catalogage,
• "Les principes du langage des commandes et de gestion des écrans,
• "Les produits en différé.

Depuis juin 84, l'équipe GEAC a procédé au découpage du système en modules et a élaboré un plan détaillé des travaux de programmation nécessaires pour modifier leur système actuel.

Le Calendrier prévoit la livraison du système et le chargement des fichiers existants pour avril 85.

La vérification d'aptitude complète du système est prévue contractuel lement au plus tard soit le 2 mai 1985, soit 1 an après la notification,

La montée en charge dans les services de la BN sera progressive. Des expériences pilotes sont prévues pendant au moins 4 mois (période de garantie).

Lorsque ces expériences pilotes auront établi la fiabilité du système, la montée en charge complète sera mise en oeuvre (pour des raisons matérielles, cette montée en charge complète ne pourra d'ailleurs s'effectuer que dans le bâtiment Vivien-ne, en cours de rénovation, où les services de catalogage doivent emménager au cours de l'été 85) :

• * En automne 85 est ainsi prévue l'automatisation de la chaîne complète des monographies entrant par Dépôt Légal et annoncées dans la Bibliographie de la France,
• * Fin 85, le catalogage des monographies et des publications en séries françaises et étrangères devrait être- complètement automatisé.

Cette montée en charge devra prendre en compte :

• 0La formation progressive préalable de 130 à 150 personnes de la Bibliothèque nationale au catalogage en format, et au nouveau système,
• * La mise en place d'une nouvelle organisation des circuits de catalogage.

La BN est consciente de l'ampleur des problèmes organisationnels, humains et techniques auxquels elle sera confrontée en 1985-86. Elle met en place les structures et les moyens nécessaires à la conduite de ce projet conformément aux objectifs, sachant que ce projet peut également répondre aux besoins d'autres bibliothèques.

L'ouverture du système vers l'extérieur à partir de 1986

Une fois le système consolidé et fiable tant sur le plan informatique que bibliographique et organisationnel, la base bibliographique offrira à ceux qui le désirent les services suivants :

• Diffusion en ligne (début 86) par TRANSPAC ou par ligne spécialisée:
  • * Interrogation de la base,
  • * Extraction et transfert de notices (bibliographiques ou d'autorité, provisoires ou définitives) en format INTERMARC, UNIMARC, ISDS,
  • * Commandes en ligne de produits en différé.

Produits en différé :

(en fait progressivement dès la mi-85) :

• Bandes d'échange INTERMARC, UNIMARC, ISDS,
• < Bandes COM et microfiches en particulier pour les fichiers d'autorité (auteurs, personnes physiques, collectivités et motsmatières selon le système dit LAVAL),
• * Bibliographies courantes, liste des acquisitions,
• * Fiches CANAC,
• * Extraction sur profil de sous-ensembles de la base.

Les conditions commerciales et techniques de fourniture de ces différents services seront étudiées prochainement.

Le système BN sera un système ouvert permettant la connexion d'autres systèmes informatiques, même non GEAC, avec un certain nombre de conditions minima relatives aux normes et protocoles de télécommunications et d'échange d'informations bibliographiques.

Les extensions futures du système :

• * Récupération rétrospective des notices depuis 1970 dans le cadre du projet du Catalogue général, tranche 1970-1979, permettant de porter la base à environ 1 million de notices en 1987,
• * Connexion entre les systèmes de la BN et du Cercle de la Librairie (1986),
• 9Extension à d'autres documents (disques, estampes, cartes et plans, etc.) et aux fonds anciens à partir de 1986,
• Automatisation sous GEAC d'autres fonctions (gestion du Dépôt Légal fin 85, prêt 1986, ultérieurement bulletinage),
• * Mise de la base sous serveur vidéotex (86-87).

La gestion d'un catalogue collectif et le catalogage partagé permettant l'entrée et la mise à jour des notices par d'autres bibliothèques seront également possibles à partir de 1986.

Documents à la disposition des personnes intéressées :

• * Le Schéma directeur informatique de la Bibliothèque Nationale .......................................... juin 82
• * Le cahier des charges de l'appel d'offres ............ février 83
• "Architecture fonctionnelle du système de catalogage, document BN-SEMA-GEAC ............................................. juin 84

Pour toute information sur le projet, prière de s'adresser à :

Mme RONCATO, conservateur en chef, chargée de mission auprès de l'Administrateur général ou au Service Organisation et-Informatique de la Bibliothèque nationale.

Données techniques du système

Au démarrage mi-85 :

• * 400 000 notices bibliographiques, 200000 notices d'autorité,
• * 100 terminaux.

Accroissement annuel

• 070 000 notices bibliographiques, 50 000 notices d'autorité.

Objectif 1987

• * 1 million de notices bibliographiques et 500000 notices d'autorité compte tenu de la récupération rétrospective du Catalogue général et de l'extension de la base à d'autres documents,
• * 220 terminaux.