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Le service des dons du département des entrées de la bibliothèque nationale

Par Françoise NEIGE, Conservateur à la Bibliothèque nationale Département des Entrées Chef du Service des dons

Définition et domaine du Service

Faisant partie du Département des Entrées, le Service des dons est comme d'autres services de ce département, voué à l'enrichissement des collections de la Bibliothèque nationale. Sa mission est, en ce sens, proche de celle du Service des acquisitions qui est, aux Entrées, son plus proche voisin.

Des services qui, autrefois, ont fait partie du Département des Entrées mais en ont été détachés depuis, enrichissent également les collections. Il faut nommer, en priorité, le Dépôt légal qui apporte à la Bibliothèque toute l'édition française et ensuite le Service des Echanges internationaux. Ce n'est pas sans raison que le Service des dons des Entrées a des liens de travail étroits avec les services cités puisqu'ils concourent, chacun dans leur domaine, au même but qui est la constitution, des collections tant françaises (DL) qu'étrangères (Acquisitions et Echanges) de la Bibliothèque nationale.

Si la mission du Service des dons est comparable à celle d'autres services, son domaine est cependant caractérisé par le fait qu'il s'agit d'enrichissements faits à titre gracieux, sans aucune contre partie, ce qui le distingue des Acquisitions et des Echanges, ou sans qu'une loi en impose les modalités, comme c'est le cas du Dépôt légal.

Les enrichissements à titre gracieux prennent diverses formes. La plus courante est celle du don qui peut être le fait d'une personne physique comme aussi d'une institution publique ou privée ou d'un organisme. Mais ils peuvent aussi résulter de legs ou, depuis la loi de 1968, de dations. Dans ces deux derniers cas, les enrichissements s'accompagnent d'autorisations administratives : les legs doivent être acceptés par le Conseil d'administration de la Bibliothèque nationale, quant aux dations en paiement des droits de succession, elles sont préalablement soumises au choix de la Commission prévue, à cet effet, par la loi.

Situé au Département des Entrées, le Service des dons n'est cependant pas concerné par tous les documents offerts à la Bibliothèque nationale. Sa responsabilité et son domaine sont également délimités par la structure même de cet établissement qui comporte, à côté des fonds généraux d'imprimés, des départements spécialisés actuellement au nombre de sept. Le Service des dons du Département des Entrées est responsable des dons d'imprimés destinés aux fonds généraux de la Bibliothèque nationale, les dons de documents tels que : médailles, manuscrits, estampes, cartes, disques... etc, étant reçus directement dans les départements concernés. Cependant de telles distinctions doivent être nuancées dans la pratique. Mêlés à d'importants ensembles ces documents sont parfois accueillis par le Service des dons qui, après avoir effectué les tris nécessaires, les transmet aux départements spécialisés.

On peut faire une remarque du même ordre au sujet des dons d'imprimés : un livre arrivant en don n'est pas automatiquement envoyé par le Service dans les fonds généraux. S'il s'agit d'ouvrages sur la discipline propre d'un des départements spécialisés -numismatique, gravure, enluminure- c'est ce département qui jouit de la priorité d'attribution et non celui des Imprimés.

La structure propre de la Bibliothèque nationale et l'existence des départements spécialisés doivent être prises en compte par le Service des dons. Cette structure a d'ailleurs des conséquences importantes en particulier pour la conservation des grand sensembles qui sont obligatoirement répartis entre plusieurs départements s'ils comportent des documents qui les concernent respectivement.

Si le Service des dons des Entrées est responsable des dons d'imprimés, cette responsabilité n'est cependant pas la même vis à vis de tous les genres d'imprimés. Le terme « imprimé pris au sens large désigne, en effet, aussi bien des livres que des périodiques.

Pour comprendre le rôle actuel du Service des dons, il est nécessaire de rappeler l'évolution intervenue dans les structures des départements concernés par les fonds généraux. L'accroissement de la production imprimée qui a suivi immédiatement les années de guerre a entrainé des divisions successives du Département des Imprimés, puis du Département des Entrées. Ont ainsi été créés de nouveaux départements prenant en charge le traitement d'un type d'imprimé spécifique : le Département .des périodiques et le Département des publications officielles.

Les périodiques ont d'ailleurs depuis 1960 des magasins indépendants de ceux des livres et ils sont eux mêmes, pour la conservation, au centre d'une organisation très complexe (magasins des Imprimés, pour les revues anciennes -Réserve, pour les périodiques rares- magasins des périodiques -Annexes de Versailles et de Provins).

Les dons d'imprimés que le Service des dons a officiellement la charge de faire entrer dans les collections de la Bibliothèque nationale, ne concernent donc pas le seul département des Imprimés mais bien trois départements : Imprimés, Périodiques et Publications officielles.

Le Service des dons est entièrement responsable de la sélection et des recherches pour les livres, dans certains cas il en assure aussi le catalogage. Il dispose en effet, tant dans son propre département des Entrées qu'au proche Département des Imprimés, de tous les instruments de travail nécessaires à ses recherches.

Les décisions concernant la conservation sont prises en accord avec les responsables des Imprimés et les dons de livres précieux font, en particulier, l'objet de contacts presque permanents avec la Réserve.

Pour les périodiques et les publications officielles son rôle est beaucoup limité puisqu'il existe désormais des départements chargés de traiter ces types de publications quel qu'en ait été le mode d'arrivée (D.L., Echanges, Acquisitions, Dons) et qui sont les seuls compétents dans leur domaine complexe.

Il n'est cependant pas possible de séparer complètement les divers circuits. Souvent des périodiques et des publications officielles. arrivent mêlés à des livres, surtout lorsqu'il s'agit du don de grands ensembles. Le Service des dons se doit de conserver vis à vis de tous les imprimés un large accueil car il n'est matériellement pas possible d'agir autrement. Il lui revient aussi de procéder aux tris et aux répartitions nécessaires, ou encore d'établir des listes afin de faciliter le travail des départements, comme il le fait souvent pour les séries de périodiques. C'est donc une coopération qui s'est établie entre le Service des dons des Entrées et les départements afin de traiter les dons d'imprimés dans les conditions les meilleures et en particulier d'éviter de déplacer des ensembles lorsqu'ils sont classés.

Lorsque les choix définitifs auront été faits, le Service des dons inscrira, lorsque c'est nécessaire, tous ces imprimés -livres, périodiques ou P.O- sur le registre d'entrée des dons qu'il a la charge de tenir.

Il n'est cependant pas indispensable de procéder aux inscriptions d'une façon exhaustive. Si tous les livres offerts figurent au registre car ils doivent obligatoirement recevoir un numéro d'entrée, il n'en est pas de même pour les périodiques. Les dons de périodiques ne sont inscrits, pour un titre donné, que lors de l'arrivée du premier numéro ou lorsqu'il s'agit de dons de numéros de périodiques rares mais les compléments de séries ne le sont pas.

La politique du Service des dons des Entrées

La politique du Service des dons s'exerce donc dans deux domaines: le choix des livres et les modalités de leur conservation.

Les livres qui sont offerts et parmi lesquels le Service exerce des choix sont nombreux et d'une grande variété : ils sont tant français qu'étrangers, en langues multiples, en caractères latins ou non ; ils concernent toutes les disciplines, sont d'un niveau universitaire ou destinés à la vulgarisation ; ils sont récents ou très anciens, rares ou tout à fait ordinaires, neufs ou usagés, voir même en mauvais état...

Le Service doit, pour maîtriser cette diversité, définir un certain nombre de critères de choix mais non pas d'une façon rigide car ils doivent pouvoir aussi s'adapter à la nature de chaque don. Les orientations qui guident le Service sont cependant d'abord différentes suivant qu'il s'agit d'ouvrages français ou d'ouvrages étrangers.

Dons d'ouvrages français

Le Service des dons, ne peut vis à vis des dons d'ouvrages français que prendre d'abord en compte deux données majeures : l'existence du Dépôt légal et la mission de la Bibliothèque nationale en tant que conservatoire de la production imprimée française. La Bibliothèque nationale, dit la loi, doit : « conserver... en permanence les documents soumis au dépôt légal». Ce dépôt obligatoire s'applique aux livres, comme aux autres documents, quel que soit le procédé d'impression : oeuvres musicales, photographiques, phonographiques etc... C'est donc en priorité par la voie du dépôt légal que l'ensemble de la production française vient enrichir, à la fois, les fonds généraux de la Bibliothèque nationale et ceux de certains de ses départements spécialisés. Le dépôt légal connaît cependant des limites dans le temps, il doit être fait dans les 10 ans qui suivent la publication d'une oeuvre, passé ce délai, il y a prescription et il ne peut plus être exigé.

La politique du Service des dons vis à vis des livres français se définit, en toute logique, en contre-point de l'activité du Service du dépôt légal.

Les ouvrages français, normalement mis en vente, doivent donc être déposés à la bibliothèque nationale le plus rapidement possible, du moins dans les 10 ans qui suivent leur publication. Si des publications françaises ayant moins de 10 ans, sont envoyées à titre de don, il ne devrait s'agir, pour de tels ouvrages, que d'une arrivée secondaire doublant celle du dépôt légal. Ces ouvrages sont donc étroitement contrôlés par le Service des dons et par le Service du dépôt légal, à qui ils sont envoyés, afin de vérifier si leur dépôt a bien été fait, puisque, en principe, il devrait s'agir là de doubles.

Il existe cependant quelques exceptions à cette règle : les livres reçus en don présentent parfois des particularités : ils peuvent être des exemplaires de tête numérotés, être signés par l'auteur, porter une reliure intéressante etc...

Dans ces cas, il y a vérification au Dépôt légal mais de tels exemplaires, qui ne sont pas de vrais doubles, entrent très souvent dans les collections à titre de dons, particulièrement si les volumes ordinaires correspondants ont bien été déposés. Beaucoup de ces ouvrages sont d'ailleurs destinés à la Réserve des Imprimés, en raison de leur caractère rare ou précieux, et non aux fonds généraux des magasins : c'est le cas lorsque des artistes, des auteurs ou des éditeurs offrent un exemplaire d'un tirage de grand luxe enrichi de gravures originales.

La collaboration permanente entre les services des Dons et du Dépôt légal est très utile car il existe, à côté de la production normalement commercialisée, tout un domaine d'impressions dont le dépôt se fait mal, parfois par ignorance des lois. Il s'agit souvent de publications qui ne sont pas vendues et dont la distribution est limitée : c'est en particulier le domaine de ce qu'on nomme : la « littérature grise ». Entrent dans cette catégorie des documents qui sont rarement imprimés mais plutôt multigraphiés : rapports internes d'administrations ou d'entreprises, publications de laboratoires, de groupes de travail... etc.

De tels documents lorsqu'ils parviennent en don, sont soumis au choix du Service de Dépôt légal. Celui-ci peut ainsi entrer en contact avec les organismes qui les ont publiés et établir des liens réguliers pour le dépôt de leurs publications futures, si ce dépôt a été jugé souhaitable.

Mais il est aussi un domaine, dans la production française ré-- cente, qui étant, quant à lui, explicitement exclu par le texte de la loi du dépôt légal, demeure donc l'apanage exclusif du Service des dons. Tels sont ce qu'on nomme en terme d'imprimerie : les « travaux de ville » c'est-à-dire les faire-parts, les cartes d'invitation, de publicité etc...

Doivent également être cités dans cette catégorie exclue du dépôt légal : les thèses dactylographiées, les extraits de revue, les publications tout à fait privées réservées à quelques membres d'une famille, les tracts.

L'intérêt de cette production un peu marginale est d'autant plus grand qu'il s'agit de documents éphémères, voir même parfois semi-clandestins. S'il faut donner un exemple pour illustrer ce propos, on peut se référer aux importantes collections de tracts que possède la Bibliothèque nationale, en particuli.er les tracts et affiches de 1968, qui ont été réunies grâce à des dons.

Le Dépôt légal ne pouvant s'exercer que sur des publications parues depuis moins de dix ans, le Service des dons n'est plus tenu, lorsqu'un livre offert, porte une date d'édition antérieure à cette limite, d'en référer au Service du Dépôt légal qui, de toute façon, ne pourrait plus le réclamer.

Les ouvrages français vieux de dix ans et plus, peuvent entrer en don à la Bibliothèque nationale s'ils ne figurent pas déjà dans ses collections ou si l'exemplaire offert est souhaité. Le Service des dons continue à leur égard sa politique de complément du dépôt légal, mais cette politique n'est plus limitée à des domaines marginaux, elle s'exerce désormais sur tous les livres offerts dont il s'agit de vérifier la présence dans les collections. Ce rôle est important car il fut des époques où le dépôt légal n'était pas toujours strictement observé. Grâce à des dons, de nombreux ouvrages français peuvent entrer dans les collections de la Bibliothèque nationale, longtemps après leur parution et les dons concourent ainsi très largement à parfaire une de ses missions : celle de réunir et de conserver la production imprimée française d'une façon exhaustive.

Il y a des moments où le complément des collections présente un intérêt tout particulier. Ainsi, lors de l'évolution de la politique envers nos colonies, des dons énormes de publications les concernant ont été proposés, en particulier par les organismes qui voyaient leur mission transformée.

Il était indispensable que la Bibliothèque nationale saisisse cette occasion unique de compléter ses collections car elle se devait plus que jamais de veiller à recueillir et conserver ce fonds historique des publications de notre ancien Empire.

Si les dons permettent de combler des lacunes, ils contribuent aussi au maintien en bon état des collections. Les vérifications du Service des dons ne s'arrêtent pas aux vérifications faites à partir des catalogues : la présence et le bon état des livres sont vérifiés sur les rayons. Les dons ont ainsi permis l'arrivée d'exemplaires de remplacement lorsque des volumes avaient disparu. Dans d'autres cas des livres hors d'usage ont pu être remplacés, ou des doubles de sécurité mis de côté pour l'avenir.

On peut donc dire que la politique du Service des dons est de veiller à la fois au complément et au maintien en bon état des collections françaises.

Il faut aussi ajouter que, pour les ouvrages anciens, comme pour les livres récents, quelques dons particulièrement généreux d'exemplaires rares et même uniques viennent enrichir les collections de la Réserve du Département des Imprimés. Lors des expositions des acquisitions récentes de la Bibliothèque nationale qui ont lieu régulièrement, les dons figurent toujours en bonne place, à côté des achats. Quelques généreux mécènes ou aussi des associations comme l'Association des Amis de la Bibliothèque nationale, ont fait entrer dans les collections précieuses de la Réserve des Imprimés, des incunables, des éditions rares, de belles reliures. Ces dons prestigieux ne concernent pas exclusivement des ouvrages français, mais il y a cependant parmi eux des ouvrages qui concernent notre patrimoine et les dons servent en cela le prestige des collections françaises de la Bibliothèque nationale.

Dons d'ouvrages étrangers

La politique du Service des dons pour les livres étrangers s'inscrit dans un contexte tout à fait différent. Alors que le domaine français était dominé par le soucis d'exhaustivité des collections, rien de tel ne doit être pris en compte pour les collections étrangères. A la notion d'exhaustivité se substitue désormais celle de sélection, sélection qui tient compte à la fois du sujet mais aussi du niveau des publications. Si la Bibliothèque nationale est dans le domaine français une bibliothèque encyclopédique, elle ne l'est pas pour les publications étrangères. Ses collections étrangères sont concernées par les sciences humaines en général avec un intérêt particulier pour la religion, la littérature et l'histoire. Les domaines juridiques, médicaux, scientifiques ne sont accueillis que sous leur aspect historique excluant donc les publications qui abordent l'aspect technique de ces disciplines. Les publications étrangères sont donc choisies pour les collections de la Bibliothèque Nationale en tenant compte de leur sujet. Elle le sont aussi en raison d'autres facteurs concernant leur niveau. Alors que toute publication française est accueillie sans aucune discrimination relative à son intérêt, puisque la Bibliothèque nationale est tenue de tout conserver, il n'en est pas de même dans le domaine étranger. Les ouvrages souhaités sont destinés à un public d'universitaires et de chercheurs et c'est en vue de servir, en priorité, la recherche que la sélection est faite. La politique de la Bibliothèque nationale est de réunir dans le domaine étranger, pour les disciplines qui la concernent, le meilleur de la production mondiale. Cette règle gouverne les choix pour tous les livres étrangers qu'ils soient acquis, échangés ou donnés. Ce sont donc ces mêmes considérations qui guident le Service des dons. Ainsi lorsque le Service reçoit un ouvrage étranger qui, par son sujet ne convient pas pour les collections, ou un ouvrage dont le niveau n'est pas celui de la recherche, il en avertit le donateur, lui demandant l'autorisation de l'attribuer à une autre bibliothèque dont la nature des collections sera en harmonie avec ce don. En cas de refus l'ouvrage lui est retourné.

Tous les ouvrages choisis ne rentrent pas cependant aussitôt dans les collections. Le Service des dons doit auparavant vérifier si ces livres ne figurent pas déjà dans ses fonds car ils peuvent être déjà entrés par acquisition, par échange ou même grâce à des dons antérieurs.

Pour les livres étrangers très récents, le Service des dons devra de plus se soucier du travail en cours dans les services chargés eux aussi de faire entrer des publications étrangères : le Service des acquisitions et celui des échanges. En effet si un ouvrage étranger récent est accueilli avec intérêt au Service des dons, il faut s'assurer que ce même titre n'est ni commandé, ni en cours d'échange. Ces deux voies d'enrichissements, plus régulières, ont en effet une priorité d'entrée par rapport aux exemplaires donnés. L'arrivée d'un don peut parfois permettre d'annuler une commande déjà en cours et éviter ainsi une dépense. Cette démarche est cependant exceptionnelle et ne concerne que des commandes très onéreuses. L'expérience a en effet montré que pour des dépenses courantes, il était plus sage de ne pas interrompre les commandes régulières et de disposer au mieux des doubles d'acquisitions ou d'échanges, venus en don. Le Service des dons prend d'ailleurs la précaution, avant d'attribuer ces doubles, non seulement d'attendre l'arrivée des exemplaires attendus par acquisitions ou échanges, mais de vérifier leur présence en magasins après leur traitement. Alors seulement le Service des dons dispose de ses doubles.

Il arrive cependant que les dons d'ouvrages évitent des dépenses. C'est le cas, par exemple, lorsque des établissements étrangers offrent généreusement toutes leurs publications, ou encore, pour les dons réguliers de périodiques. Puisqu'on peut compter avec certitude sur l'envoi gracieux de ces documents, leur achat est, bien sûr, inutile. De même lorsqu'un ouvrage récent arrive en don, s'il n'est ni commandé, ni en cours d'échange et qu'il est souhaité pour les collections, alors cet exemplaire est le bienvenu.

Il n'existe pas, pour les publications étrangères, comme pour les publications françaises, de limite précise dans le temps pour marquer les limites de responsabilité des Services. Pour les publications françaises de plus de dix ans, le Service des dons, ne doit plus, nous l'avons vu, en référer au Dépôt légal. Rien de semblable ne vient partager le domaine « récent » et le domaine « ancien » pour les livres étrangers. La date au delà de laquelle le Service des dons peut limiter ses vérifications à la présence ou à l'absence d'un livre étranger dans les fonds de la bibliothèque, sans se soucier des commandes en cours est plus récente que 10 ans, mais plus incertaine. Indispensable pour les ouvrages n'ayant pas plus de 3 ans elle devient cependant de moins en moins nécessaire à mesure que les publications se font plus anciennes.

Si le Service des dons partage largement pour le choix des ouvrages étrangers la politique des services d'acquisitions et d'échanges, il s'en démarque cependant dans une certaine mesure. Il existe en effet des livres qui, bien qu'ils ne soient pas recherchés par achat, sont cependant tout à fait les bienvenus à titre de dons.

Les critères de choix des dons ne doivent pas suivre systématiquement ceux des autres services d'entrée. Les acquisitions, en effet, connaissent des contraintes budgétaires et elles sont donc obligées de veiller d'abord à acquérir l'essentiel. Grâce à des dons, les domaines spécifiques de la Bibliothèque nationale peuvent parfois être couverts d'une façon plus large. Nous pourrions citer pour illustrer ce propos l'exemple des traductions. S'il est possible d'acquérir les ouvrages concernant la France qui sont publiés à l'étranger, cet intérêt ne peut, faute de moyens, s'étendre aux traductions de textes littéraires français. Il est évident cependant que le don des traductions d'auteurs français, publiées à l'étranger, est très appréciable, surtout lorsqu'il s'agit de textes littéraires importants. Ces dons, qui témoignent du rayonnement de la littérature française sont donc accueillis avec intérêt.

Nous pourrions également citer dans le domaine littéraire pur, l'exemple de la poésie. Beaucoup de poètes offrent leurs oeuvres, publications parfois modestes d'auteurs dont l'oeuvre ne serait pas présente dans nos collections sans ces dons.

Le Service des dons fait aussi bénéficier les collections étrangères de la bibliothèque, de publications hors commerce. Certaines sont de magnifiques livres réservés, par les établissements qui les éditent, à un public restreint. Dans d'autres cas il s'agit de publications marginales mais néanmoins très intéressantes.

S'il faut écarter de nos collections les documents dont le niveau intellectuel ne leur correspond pas, il faut cependant ne pas confondre le niveau d'une publication et sa présentation. Beaucoup de documents modestes parviennent régulièrement au Service des dons qui leur prête la plus grande attention : ce sont souvent des publications politiques (celles de minorités en exil, par exemple) ou des publications religieuses ou celles d'associations.

Il faut aussi noter l'arrivée par don des publications officielles étrangères. Bien que le Service des dons ne soit pas chargé de leur traitement, il ne faut pas oublier qu'un grand nombre de P.O. font l'objet de dons. Ces documents s'ils sont parfois achetés par la Bibliothèque nationale, sont plus généralement, soit échangés, lorsque des accords existent, soit donnés.

Après avoir distingué les principes qui guident la politique des dons dans le domaine étranger, il convient cependant de noter quels sont les problèmes particuliers rencontrés par le Service des dons pour exercer des choix. Dans le traitement des dons d'ouvrages étrangers le service connaît en effet une limite : celle de l'emploi des caractères latins. Cette difficulté qui se retrouve aussi bien pour les acquisitions que pour les échanges, a suscité au Département des Entrées la création de services intégrés par langues, lorsqu'elles font usage de caractères spécifiques différents des caractères latins ou qu'elles sont rares. Pour les ouvrages qui relèvent de la compétence de ces services intégrés, les dons sont -un peu comme dans le cas des périodiques ou des publications officiel-les- chargés de leur inscription au registre des entrées. Mais il est évident que le service ne peut faire aucun travail sans que les éléments essentiels des livres : nom d'auteur, titre, lieu d'édition, etc., n'aient été translittérés. Le Service des dons pour le choix des ouvrages et pour la vérification des doubles, s'en remet également à l'avis et à la compétence de ces différents services intégrés.

En 1983, le Service des dons a fait entrer dans les collections 3 249 livres étrangers qui provenaient de 65 pays.

Politique de conservation

La politique générale de conservation de la Bibliothèque nationale, dictée par sa structure, rend d'abord obligatoire la répartition des documents, suivant leur nature, entre les fonds généraux d'imprimés et ceux des départements spécialisés. Dans les forjds généraux d'imprimés, les publications sont réparties suivant leur sujet en un certain nombre de divisions désignées par des lettres. Depuis 1960 il y a de plus une séparation entre les magasins de livres et ceux des périodiques. Enfin la valeur des ouvrages intervient aussi pour déterminer leur lieu de conservation, les collections précieuses étant regroupées dans les magasins de la Réserve. Trois facteurs principaux interviennent donc dans la répartition des imprimés : leur type (livre ou périodique), leur sujet, leur valeur.

Il arrive que cette organisation pose des problèmes au Service des dons dans les cas ou des donateurs ont des exigences précises concernant la conservation des ouvrages offerts. Ceci se produit lorsqu'il s'agit, non pas du don de quelques ouvrages, mais de celui d'un ensemble important. Les volontés des donateurs se portent souvent sur les mêmes points précis dont il est facile de comprende les motivations. Disposant en faveur de la Bibliothèque nationale de livres leur ayant appartenu ou provenant de la bibliothèque familiale, ils souhaitent, par ce geste, préserver un ensemble qu'ils craignent de voir disperser. Leur souhait sera donc, tout naturellement, que la Bibliothèque nationale s'engage à conserver la totalité de ce qu'ils donnent, sans en rien distraire et à le conserver groupé sous une même cote, qui, comportant leur nom, rappellera leur mémoire et leur généreux geste. Le Département des Imprimés, tant dans les magasins généraux qu'à la Réserve, a en effet la possibilité de regrouper dans une des divisions, celle de la lettre « Z », de tels ensembles en ajoutant à la suite le nom du donateur (Z le Senne par ex.). Parfois, les souhaits des donateurs peuvent spontanément coïncider avec ceux de la Bibliothèque nationale lorsque la nature d'un don entrainerait d'elle-même ce regroupement : une collection précieuse provenant de la. bibliothèque d'un bibliophile serait de toute manière conservée dans sa totalité, sous une même cote, à la Réserve.

Ces deux points : conserver la totalité d'un don et le conserver groupé, s'ils ne présentent pas de difficultés dans des cas relativement rares, comme celui que nous avons cité, doivent cependant la plupart du temps, faire l'objet de négociations. De toutes façons, la structure même de la Bibliothèque nationale ne permet jamais de conserver les dons, même précieux, complètement regroupés, s'ils sont composés de documents autres que des livres. « Garder tout" signifie très rarement: « garder tout ensemble puisque la Bibliothèque nationale est divisée par départements, suivant æ genre des documents. Les dons de très grands ensembles sont obligatoirement répartis entre plusieurs départements. Si donc on s'engage à garder la totalité d'un vaste don comportant des documents diversifiés, une promesse de regroupement ne peut signifier qu'un regroupement à l'intérieur de chaque département. Tel a été le cas récemment pour le fonds Maurice Barrès, dont la totalité a été conservée mais répartie entre les Manuscrits, les Imprimés, les Estampes, les Médailles et les Cartes et Plans.

Les problèmes d'accueil et de conservation de ces grands fonds est un des problèmes majeurs du Service des dons. Ces dons sont importants pour la Bibliothèque nationale car ils apportent très souvent aux collections des exemplaires précieux : ouvrages rares, annotés, dédicacés. Ils favorisent aussi la recherche en permettant de regrouper des ensembles originaux : bibliothèques d'écrivains, d'érudits dont l'étude concernera autant le domaine littéraire que les études historiques. Leur répartition entre plusieurs départements n'est cependant pas très favorable mais la structure actuelle de la Bibliothèque nationale ne peut offrir des possibilités meilleures.

Tel ne peut être cependant le sort de la plupart des dons. En effet pour garder l'intégralité d'un don de livres et pour le garder groupé, il faut que l'intérêt qui en résulte contrebalance largement l'abandon des principes qui régissent les modalités d'entrée et de traitement habituelles des ouvrages venus en don, à savoir : la détection des doubles d'ouvrages déjà possédés par la Bibliothèque nationale et la conservation des seuls ouvrages souhaités suivant un classement par sujet. A part des casvexceptionnels, ces principes doivent être maintenus et il faut en aviser le donateur.

Cependant dans la perspective même de ces dispersions obligatoires des solutions peuvent être proposées. Ainsi il est parfois possible de conserver la totalité d'un don de livres à la seule condition que les doubles soient conservés dans le fonds des doubles de la Bibliothèque nationale, à l'annexe de Versailles.

Dans d'autres cas le donateur accepte que les dons ne soient ni conservés dans leur intégralité, ni conservés groupés, à condition que les livres choisis pour la Bibliothèque nationale soient inscrits sur le registre d'entrée, sous leur nom, en une liste unique qui sera ainsi un témoignage et une preuve du don consenti.

Ces négociations avec les donateurs sont très importantes et les engagements conclus doivent l'être avec soin et réalisme. En effet ces engagements doivent, par la suite, être strictement respectés et il ne saurait être question de ne pas en tenir compte ou de les modifier. Ils sont d'ailleurs souvent confirmés par une lettre envoyée par le Service des dons, parfois aussi par l'Administrateur lui-même.

Dans toute la mesure du possible le Service des dons s'efforce cependant d'obtenir des donateurs que leurs dons ne soient assortis d'aucune condition touchant leur conservation afin de n'avoir à tenir compte que de l'intérêt des collections de la Bibliothèque nationale.

Organisation du Service des dons

Chargé d'accueillir les donateurs, de négocier éventuellement les conditions qui peuvent accompagner certains dons, de veiller à la réception matérielle des ouvrages, le Service des dons a aussi l'obligation de garder une trace de tous les dons reçus.

Le Service a donc un secrétariat important. Tous les dons font l'objet d'une correspondance, dans la plupart des cas, il s'agit d'une simple lettre - formule de remerciements dont le Service conserve et archive les doubles. Pour les dons importants une correspondance circonstanciée est rédigée à la signature de l'Administrateur général. Le Service envoie environ 1000 lettres par an, pour 1983 il y en a eu 989 exactement. Les archives de la correspondance, conservées dans le Service, remontent aux années 30. Le Service dispose aussi d'un fichier des cartes de donateurs. Chaque carte porte le nom du donateur, son adresse, ainsi que les numéros d'enregistrement des livres et les dates de correspondance, permettant ainsi la reconstitution de listes de tous les ouvrages donnés. Actuellement le fichier de travail compte environ 8500 cartes, il est épuré tous les 5 ans et le fichier des donateurs anciens est de 9 000 cartes.

Les registres d'entrée des dons, tenus par le Service, sont également importants pour les recherches rétrospectives. Ce registre qui est annuel comprend deux parties : la première partie correspond à l'inscription des dons « courants » c'est-à-dire des dons ne comportant qu'un seul, ou un petit nombre d'ouvrages. La deuxième partie regroupe les listes d'inscription d'ensembles importants en nombre. Ces ensembles-moyens ou grands dons - peuvent comporter quelques centaines d'ouvrages comme aussi, parfois, plusieurs milliers.

Cette organisation est à la fois une nécessité matérielle car elle permet à plusieurs personnes de travailler simultanément à l'enregistrement de livres. Elle permet aussi de transformer cette 2e partie du registre d'entrée en un véritable inventaire puisque les grands dons y sont inscrits, regroupés sous le nom du donateur, en des listes continues, annuelles il est vrai, mais qui permettent cependant de reconstituer la composition totale des dons d'imprimés ou du moins ce que la Bibliothèque nationale a conservé soit dans ses collections, soit dans ses doubles. Il arrive plusieurs fois par an que les chercheurs demandent à consulter les registres d'entrée des dons pour des recherches rétrospectives concernant des dons. Ces registres d'entrée de dons, après avoir été reliés, sont conservés avec les autres registres des entrées, dans la pièce du magasin des imprimés réservée aux archives. La série est plus que centenaire puisque le registre de dons le plus ancien remonte à l'année 1837.

Le travail aux dons est différent suivant qu'il s'agit de dons « courants » ou de prise en charge de grands ensembles.

Les dons « courants » dont il y a environ 2 500 inscriptions par an sont surtout constitués par les dons arrivant chaque jour au courrier. Il s'agit d'ouvrages récents, souvent neufs, étrangers dans la majorité des cas. Leur traitement comprend quelques recherches et des vérifications au DL pour les ouvrages français, aux Acquisitions pour les ouvrages étrangers. Ces dons courants font aussi l'objet d'un catalogue sommaire pour le fichier des entrées.

La prise en charge des grands dons est un travail différent. Il comporte beaucoup plus de travail matériel puisqu'il commence souvent par un travail d'ouverture de caisses de livres, de tri (périodiques, P.O.), de séparation des livres par domaines linguistiques, de classement par ordre alphabétique. Ces très grands dons pouvant atteindre 30 000 livres (fonds Barrès) ou 8000 livres (Bibliothèque du Pr Wahl), les travaux préliminaires de classement sont importants. Ces grands ensembles sont souvent aussi formés de livres anciens dont l'état de conservation n'est pas toujours excellent.

Le traitement d'un grand don a toujours intérêt à être confié a une seule personne ou à un petit groupe qui en prend la charge. La mise en ordre initiale est indispensable et c'est seulement lorsqu'elle est achevée que le traitement peut éventuellement être réparti entre plusieurs personnes (par ex. suivant la compétence par langues). S'étendant souvent sur plusieurs années, le suivi du traitement est essentiel. Celui-ci n'est d'ailleurs pas défini une fois pour toutes. Il est très différent suivant que l'ensemble est conservé ou non dans sa totalité.

La conservation totale d'un ensemble pose d'abord le problème de son classement puisque celui-ci sera le classement définitif du fonds et le catalogage est aussi plus important puisque tout livre reçu est catalogué. Par contre il n'y a pas de recherche des doubles. Pour de tels cas, le traitement complet des grands ensembles est entièrement assuré par le Service des dons qui classe, inscrit, cote et catalogue les ouvrages. Le Service des dons joue alors le rôle, non seulement d'un service d'entrée, mais d'un service de traitement des livres. Ainsi, en 1983, le Service a assuré le catalogage de 4 902 livres. Lorsque l'ensemble n'est pas conservé dans sa totalité, la recherche des doubles est évidemment la démarche la plus longue. Les ouvrages de ces grands dons après avoir été inscrits, parfois sur des listes regroupées afin qu'on en garde un inventaire, font comme les dons « courants », l'objet d'un catalogage sommaire et c'est le Service du catalogue étranger qui en assure le traitement définitif.

L'arrivée de dons et leur importance ne sont pas prévisibles exactement mais on peut cependant reconnaître des constantes. Les grands dons atteignant 10000 publications arrivent à peu près tous les deux ans, la statistique la plus élevée du Service ayant même atteint 45000 volumes une même année, ce qui était exceptionnel. Des dons allant de quelques centaines à 1 ou 2 milliers d'ouvrages sont proposés plusieurs fois par an. Quant au courrier postal il alimente les dons « courants » dont on peut évaluer le nombre à peu près constant à environ 3 000 ouvrages annuels.