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Le formulaire international de demande de prêt ou de photocopie

Présentation et mode d'emploi

LE formulaire international de demande de prêt ou de photocopie est en usage depuis 1975, selon les recommandations de l'IFLA Committee ou International Lending and Union Catalogues, arrêtées en 1974. C'est un document en 3 volets avec des intercalaires en carbone destinés à la fois à l'usage des bibliothèques emprunteuses ou prêteuses. Il comprend une déclaration de copyright conforme aux règlements internationaux concernant la demande de photocopie à la place du prêt, ainsi qu'une étiquette préencollée pour l'envoi avec une déclaration de douane agrée par l'IFLA en 1978.

L'usage du formulaire international est vivement recommandé à tous les établissements : il simplifie et banalise assurément les formalités du prêt inter-bibliothèques.

Instructions à l'usage des bibliothèques envoyant des demandes

1. Si possible, dactylographiez les formulaires ; autrement utilisez un stylo-bille ; assurez-vous que les trois copies soient lisibles.

2. Si vous désirez attribuer une référence à vos demandes, utilisez les deux cases « n°de commande » en haut à gauche et en bas à droite.

3. Remplissez les détails bibliographiques du document demandé en donnant toutes les références que vous avez et en citant votre source de référence, intégralement.

4. Si un prêt de photocopie ou de microfilm est spécialement demandé, marquez-le dans la case appropriée. Inscrivez toutes les demandes particulières dans la case prévue à cet effet, par exemple pour demander une édition plutôt qu'une autre ou pour déterminer un prix maximum.

5. Une case (en haut à gauche) est prévue en cas où vous connaîtriez où envoyer la demande.

6. Le responsable de la bibliothèque demandeuse doit signer la déclaration de copyright (en bas à droite) de façon à ce que les photocopies puissent être faites à la place d'un prêt, en conformité avec les règlements internationaux.

7. Inscrivez votre adresse dans la case prévue en bas à gauche. Ceci sera utilisé comme étiquette pour vous envoyer le document demandé. L'adresse inscrite sur le volet B peut être différente de celle inscrite sur le volet C (si, par exemple, vous êtes un centre national de coordination et que le document doit être envoyé directement à la bibliothèque demandeuse).

8. Retirez et jetez les carbones intercalaires. Gardez le volet A pour mémoire et envoyez les volets B et C à la bibliothèque destinataire.

N.B. Les prêts qui sont reçus en réponse aux demandes doivent être renvoyés par le service postal le plus rapide (avion ou équivalent).

Instructions à l'usage des bibliothèques qui reçoivent des demandes

Vous devez recevoir les volets B et C du formulaire. Un espace réservé à vos remarques est prévu sur le volet B et au dos du volet C.

Si vous pouvez satisfaire la demande

1. Détachez l'étiquette préencollée comportant l'adresse (en bas à gauche du volet B) et utilisez-la pour envoyer le document demandé. Utilisez le service postal le plus rapide (avion, dans la plupart des cas).

2. Joignez au document demandé la partie détachable en bas à droite du volet B (ou bien tout ce qui reste du volet B). Un espace est réservé pour votre adresse et la date de retour si c'est un prêt (ainsi qu'une case pour indiquer si l'ouvrage doit être consulté sur place uniquement).

3. Gardez le volet C comme trace de prêt. Une case est prévue en haut au centre pour enregistrer la date de retour du document.

N.B. Ajoutez une note séparée pour préciser le prix des photocopies.

Si vous n'êtes pas en mesure de satisfaire la demande immédiatement

Si le délai risque de dépasser trois semaines (par exemple, si le document demandé est sur une liste d'attente), soit vous envoyez la demande immédiatement à l'adresse suivante portée sur la liste de circulation établie par la bibliothèque demandeuse, soit vous remplissez la case « réponse provisoire sur le volet C, et vous le renvoyez à la bibliothèque demandeuse.

Si vous ne pouvez pas satisfaire la demande

1. S'il y a d'autres adresses sur la liste de circulation (au verso du volet C), envoyez la demande à l'adresse suivante. Une liste de circulation pourra être établie par un centre national de catalogage, ou bien encore les bibliothèques qui ne peuvent satisfaire la demande peuvent suggérer d'autres adresses. Essayez de réduire le délai en indiquant seulement des localisations attestées par un catalogue collectif ou en l'absence d'un tel répertoire, en indiquant les adresses de localisation les plus probables.

2. Si vous êtes la seule ou la dernière adresse sur la liste, remplissez la case «réponse définitive" sur le volet C, et renvoyez les volets B et C à l'adresse inscrite sur le volet C.

Pour toute commande de formulaires, s'adresser à :

BIBLIOTHEQUE NATIONALE

CENTRE DE PRET

61, rue de Richelieu

75002 PARIS

Commande minimun : 75 exemplaires

Le prix pour 75 exemplaires est en cours de révision : il s'établira entre 35 et 40 F.