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Annexe 1

Dans la définition du système de catalogage, nous avons pris certaines options bibliographiques qui nous paraissent pouvoir faire l'objet d'une discussion.

Il s'agit essentiellement des questions suivantes :

• le fichier d'autorité des auteurs personnes physiques;
• le fichier d'autorité des mots-matières;
• le traitement des collections.

Est-il rentable de gérer un fichier d'autorité pour les auteurs personnes physiques?

La partie essentielle de notre fichier d'autorité a été constituée par l'extraction des zones vedettes des notices bibliographiques enregistrées pour la Bibliographie de la France de 1975 à 1984.

Nous pouvons en tirer les,statistiques suivantes:

Pour un fichier de 210000 notices bibliographiques, 115000 notices d'autorité ont été générées; il y a donc création d'une notice d'autorité pour deux notices bibliographiques.

Sur les 115000 notices d'autorité, 79000 ne sont chaînées qu'à une seule notice bibliographique, ce qui représente près de 70 % des cas. 3 500 notices d'autorité sont chaînées à plus de 10 notices bibliographiques, soit 3 % des cas seulement.

En constatant le faible taux d'utilisation des vedettes auteurs personnes physiques, on peut se demander s'il est véritablement nécessaire et rentable de gérer un fichier d'autorité.

Une première réponse est que la structure de la notice d'autorité permet une souplesse qui serait impossible si l'information n'était gérée qu'au niveau de la notice bibliographique:

• il est possible d'enregistrer plusieurs formes en vedette, par exemple la forme savante « Livius, Titus et la forme courante française «Tite Live », ce qui permet aux bibliothèques utilisatrices de choisir l'une ou l'autre forme en fonction de leur fichier propre;
• il est possible de faire un lien entre les divers pseudonymes utilisés par un auteur en constituant une notice d'autorité pour chacun d'eux et en les chaînant avec des renvois «Voir aussi

Un second point est la recherche de la pertinence de l'information bibliographique.

Le problème majeur que nous avons rencontré dans la reprise du fichier d'autorité constitué à partir de l'extraction des zones vedettes des notices bibliographiques est celui de la non-distinction des homonymes. Par exemple, à partir d'une seule entrée d'index «Amda, Paul chaînée à sept notices bibliographiques, nous avons démêlé qu'il existait en fait quatre auteurs différents. Nous avons donc constitué quatre notices d'autorité dont les vedettes se distinguent par des qualificatifs de dates ou de fonctions. Seul un fichier d'autorité permet de contrôler de façon rigoureuse l'existence des homonymes et de les distinguer.

Sur le plan de l'ergonomie, il peut paraître lourd de devoir contrôler toute zone vedette d'une notice bibliographique sur le fichier d'autorité. Le système tel que nous l'avons conçu ne devrait pas ralentir le catalogage courant. En effet, le catalogueur peut saisir le nom de l'auteur tel qu'il figure sur l'ouvrage. Le système contrôle automatiquement cette forme sur le fichier d'autorité et affiche en réponse une liste qui comporte la vedette correspondante si elle existe déjà, le renvoi à la vedette si la forme saisie est une forme rejetée ou, s'il nJy a pas de correspondance exacte, l'ensemble des vedettes alphabétiquement les plus proches.

Dans les deux premiers cas, le catalogueur confirme le choix proposé ; dans le dernier cas, il peut, sans faire de recherches plus approfondies, maintenir la vedette qu'il a saisie; il y a alors création par le système d'une notice d'autorité provisoire. Cette procédure ne devrait donc pas entraîner de surcroît de travail pour le catalogueur.

La tâche des gestionnaires du fichier d'autorité est essentiellement, comme nous l'avons vu, de distinguer les homonymes. Il ne saurait être question de revoir systématiquement toutes les nouvelles vedettes. Par contre, on peut envisager que la révision soit faite en fonction du nombre des occurrences : dès lors qu'une vedette d'autorité est chaînée à plus de dix notices bibliographiques (par exemple), elle doit être systématiquement contrôlée de façon à s'assurer que cette vedette unique ne recouvre pas en fait des homonymes. La qualité bibliographique pourrait ainsi être assurée sans que le traitement courant en soit pour autant freiné.

Pour une nouvelle gestion du fichier d'autorité des mots-matières : des vedettes-matières au mot clé?

Depuis 1980, la Bibliothèque nationale utilise une indexation matières basée sur le répertoire de vedettes-matières de l'université Laval au Québec qui, lui-même, reprend pour partie et traduit les vedettes matières de la bibliothèque du Congrès. Dès l'origine, nous avons constitué un fichier d'autorité correspondant globalement aux vedettes-matières utilisées pour l'indexation des documents. A l'occasion du passage dans le nouveau système informatique, nous avons décidé de modifier la structure de la liste d'autorité : désormais, nous allons gérer dans l'autorité non plus les vedettes-matières complètes mais seulement les éléments qui les composent, tête de vedette ou subdivision. Ne seront retenues comme vedettes d'une notice d'autorité que les combinaisons qui nécessitent des renvois ou des notes ou les combinaisons dans lesquelles la subdivision est spécifique à la tête de vedette à laquelle elle est liée. Nous pensons ainsi alléger la gestion du fichier d'autorité.

Par ailleurs, pour gérer les vedettes correspondant à une combinaison dont l'un des éléments, tête de vedette ou subdivision, est utilisé fréquemment dans le fichier, nous avons prévu l'utilisation de notices sources. Une notice source est une notice d'autorité particulière qui peut être chaînée à d'autres notices sources ou à des notices d'autorité mais qui ne peut être liée à des notices bibliographiques. C'est un outil de gestion interne au fichier d'autorité. Lorsqu'une vedette d'une notice source ou d'une notice d'autorité comporte un élément faisant l'objet d'une notice source, un chaînage est établi entre l'élément de la zone vedette considérée et la notice source. Le lien est établi par l'intermédiaire du numéro de la notice source. Siondécidede changer la vedette quia fait l'objet de la notice source (par exemple, remplacer Royaume-Uni par Grande-Bretagne), on peut ainsi retrouver toutes les notices d'autorité qui lui sont liées et répercuter la modification automatiquement.

La structure de la liste d'autorité a des conséquences sur l'indexation matière des notices bibliographiques. En effet, il arrivera fréquemment que la vedette-matière élaborée pour la notice bibliographique n'ait aucune correspondance directe dans le fichier d'autorité mais que chacun de ses éléments, tête de vedette et subdivisions, s'y trouve séparément. Le contrôle d'autorité se fera donc sur l'intitulé et la nature de l'élément (une subdivision d'un type donné correspondant dans le fichier d'autorité à une vedette ayant une étiquette déterminée), mais la syntaxe de la chaîne mot-matière affectée à la notice bibliographique ne sera pas contrôlée. Nous pensons y remédier partiellement grâce à l'index des vedettes-matières des notices bibliographiques qui pourra servir de liste d'exemples pour le catalogueur. Nous sommes conscients du risque d'erreurs qui en résulte. Cependant, si nous pensons que ce type d'indexation est absolument justifié pour une édition de catalogue, il nous semble, par contre, qu'une recherche en ligne se fera dans la plupart des cas par combinaison de mots significatifs en négligeant totalement l'ordre retenu par le catalogueur. Nous avons donc voulu conserver la possibilité de faire des éditions ordonnées conformes aux principes de LC/Laval tout en nous orientant vers une indexation par mots clés.

Le traitement des collections: fichier bibliographique ou fichier d'autorité?

Pour nous, le fichier des collections est un fichier bibliographique ; les collections sont considérées comme un sous-ensemble des publications en série ayant ses caractéristiques propres. Nous n'avons pas constitué de fichier d'autorité des titres de collection mais nous avons intégré dans la notice bibliographique les fonctions essentielles de gestion des autorités. Pour tout document faisant partie d'une collection, le format comporte deux zones, l'une correspondant à la mention de collection telle qu'elle est définie dans l'ISBD, l'autre permettant la gestion du lien avec la notice bibliographique établie à la collection. A partir du moment où le chaînage entre la notice du volume et la notice de la collection est établi, la zone descriptive de la mention de collection est comparée aux zones titres existant dans la notice de collection (titre clé, titre propre, titres parallèles, variantes du titre). Si aucune forme correspondante n'est trouvée, le titre tel qu'il figure dans la mention de collection du volume est ajouté en variante à la notice de collection. Le contrôle du titre figurant en mention de collection sur les titres de la notice de collection n'aboutit pas à la substitution du titre «vedette», ce qui serait le contrôle d'autorité usuel, mais à son ajout éventuel en variante. En termes de notice d'autorité, la zone variante du titre est équivalente à une zone renvoi voir, les zones de liens avec d'autres collections (collection/sous-collection, titre précédent, titre suivant, etc.) sont équivalentes à des zones renvoi voir aussi. La notice bibliographique de collection comporte donc les informations qui se trouveraient dans une notice d'autorité.