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Le catalogage en ligne à la bibliothèque nationale

Par Françoise FINELLI, Responsable Centre de Coordination bibliographique et technique
Par Serge SALOMON, Chef du Projet Base Bibliographique

Résumé

La Bibliothèque nationale s'est engagée dans un processus d'automatisation qui concerne, dans un premier temps, la constitution d'une base bibliographique.

Le système bibliographique se caractérise par la structure des fichiers, fichiers d'autorité et fichier bibliographique, et par la structure des données qui repose sur le chaînage entre notices. Il offre des solutions originales au niveau du catalogue, une grande puissance dans la recherche et la possibilité de produits divers.

L'option fondamentale a été de privilégier le catalogage en ligne. L'utilisation du système transforme profondément la façon de travailler du catalogueur, améliore la qualité de son travail, et accroît son efficacité. L'implantation du système a pour conséquence de permettre une souplesse beaucoup plus grande de l'organisation. Par contre, elle nécessite la création d'une structure de coordination qui contrôle l'utilisation du système dans les services de catalogage et assure la cohérence de la base.

Le projet a débuté en avril 1984. Sa mise en place devrait se faire à partir de l'automne 1985 et s'étaler sur plusieurs mois.

A partir de 1986, le système de la Bibliothèque nationale doit s'ouvrir vers les autres bibliothèques tant françaises qu'étrangères.

Introduction

La Bibliothèque nationale s'est engagée depuis 1981 dans un processus de profonde mutation par l'automatisation progressive de ses principales fonctions tant sur le plan bibliographique que sur le plan de la gestion technique, comptable ou administrative. L'introduction de l'informatique touche la majeure partie du personnel de la Bibliothèque en modifiant ses méthodes de travail.

Le projet prioritaire est la constitution d'une base gérant les références bibliographiques des documents entrés à la Bibliothèque nationale au titre du dépôt légal, des acquisitions, des dons ou des échanges. Le système bibliographique doit être mise en place à l'automne 1985. Dans une première étape, il gérera uniquement les monographies et les publications en série françaises et étrangères. Dans une deuxième étape, la base sera ouverte à d'autres types de documents (phonogrammes, estampes, cartes et plans, etc.) et étendue par la récupération rétrospective de fichiers, l'objectif étant que vers la mi-1 987, elle contienne le catalogue des imprimés depuis 1970, soit plus d'un million de titres.

Le système informatique gérant cette base, est conçu comme un système de catalogage et de recherche totalement en ligne. Le développement de ce logiciel, entièrement nouveau, a été réalisé par la société GEAC, sur la base des spécifications de la Bibliothèque nationale.

Le présent article a pour objet de présenter:

• les fonctions essentielles du système en insistant sur les aspects bibliographiques nouveaux par rapport à des solutions existantes ;
• l'utilisation du système et ses conséquences sur les méthodes de travail et l'organisation ;
• le point du projet.

Tout projet d'automatisation a évidemment un caractère spécifique dû à la différence des missions, de la taille, des pratiques et des choix techniques de chaque établissement.

La Bibliothèque nationale n'échappe pas à cette règle. Si le système ici présenté n'est certes pas la solution unique et définitive, il constitue néanmoins, à notre avis, une contribution et une étape dans l'évolution des systèmes bibliographiques.

Nous pensons également que certaines mesures organisationnelles qui ont été prises par la Bibliothèque nationale peuvent intéresser d'autres établissements.

Le contexte du projet

Il convient tout d'abord de rappeler brièvement les conditions ou contraintes que le projet devait prendre en compte.

1 re condition :

Le Dépôt légal est une des missions essentielles de la Bibliothèque nationale. Elle reçoit ainsi tous les documents publiés en France mais elle a pour responsabilité, en contrepartie, d'en assurer le traitement bibliographique. Chaque année, ce sont près de 40000 livres et titres de périodiques nouveaux qui sont reçus au titre du Dépôt légal, auxquels il faut ajouter environ 30000 ouvrages essentiellement étrangers entrés par acquisitions, dons ou échanges.

Le système informatique de la Bibliothèque nationale devait donc être conçu d'abord comme un outil de production de l'information bibliographique.

Par cet aspect, la situation de la Bibliothèque nationale est radicalement différente de celle d'un certain nombre de bibliothèques qui font peu de catalogage original mais pour l'essentiel récupèrent les notices existantes dans les bases de données des grands réseaux nord-américains.

2econdition:

La Bibliothèque nationale est Agence bibliographique nationale gérant elle-même un catalogue de plus de douze millions de titres. Elle se devait donc d'exiger un système informatique capable d'assurer une haute .qualité bibliographique de la base de données.

3econdition:

En tant que producteur principal de l'information bibliographique en France, la Bibliothèque nationale souhaitait disposer le plus rapidement possible des outils permettant la diffusion de cette information vers la communauté des bibliothèques en France et à l'étranger. Cependant, il s'agissait là d'une deuxième étape, la priorité étant de consolider le système de catalogage et de gestion de la base.

Enfin, le projet devait tenir compte du fait que la Bibliothèque nationale, par suite d'échecs en matière d'automatisation, avait accumulé un retard important par rapport aux grandes bibliothèques. Il s'agissait de passer en quelques années d'un système en grande partie manuel à un système totalement en ligne. Les facteurs organisationnels et humains ont donc joué un rôle important dans ce projet.

I. Les fonctions du système

Nous ne décrirons ici que le système bibliographique proprement dit qui constitue un développement totalement nouveau et original pour les besoins de la Bibliothèque nationale.

Il s'agit d'un première étape d'un système qui gèrera également l'accès au catalogue par le public et la gestion du dépôt légal. Les modules existants chez GEAC de gestion des acquisitions et du prêt seront également mis en place prochainement à la Bibliothèque nationale.

a) Structure des données

Nous présenterons d'abord la structure de la base, puisque ces concepts sous-tendent la richesse et la puissance du système et assurent la qualité et la cohérence des données.

La base des données comprend principalement deux types de fichiers :

• les fichiers d'autorité,
• le fichier bibliographique.

Chaque notice est identifiée par un numéro unique géré par le système et appelé "Record Control Number" ou RCN.

Le contenu de chaque notice est structuré et codé selon un format de type MARC. La Bibliothèque nationale a choisi INTERMARC comme format de saisie et de traitement; cependant le format d'échange sera UNIMARC pour les notices bibliographiques.

Les fichiers d'autorité assurent la normalisation des principaux points d'accès aux notices bibliographiques. Chaque notice d'autorité comporte la forme retenue (avec possibilité, le cas échéant, de recenser plusieurs formes dites parallèles selon la langue ou l'usage, courant ou scientifique, par exemple), les formes rejetées et les formes associées.

Il existe 4 fichiers d'autorité gérant respectivement les auteurs personnes-physiques, les collectivités, les titres uniformes et les mots-matière.

Le fichier bibliographique contient les notices selon un format adapté en fonction du type de document : au départ, la base de la Bibliothèque nationale ne contiendra que des monographies et des publications en série. Nous noterons ici que les collections sont gérées comme des notices bibliographiques de publications en série (voir annexe 1).

Les notices sont liées entre elles soit à l'aide d'une zone de lien contenant le RCN de la notice à laquelle le chaînage est fait lorsqu'il s'agit d'un lien de un à un (exemple: lien Voir aussi), soit à travers un index dit "de lien" lorsqu'il y a lien d'une notice à plusieurs notices (exemple: lien d'une collection aux N volumes de la collection).

Structure de la base (voir schéma 1)

Les liens principaux entre notices sont les suivants :

(1) Entre une notice d'autorité et toute notice bibliographique qui lui fait référence par l'intermédiaire d'une de ses zones vedettes.

A l'intérieur du fichier d'autorité:

(2) Entre deux notices d'autorité lorsque la vedette de l'une apparaît dans l'autre en terme associé (renvoi Voir aussi VA, ou Rappel de formes associées, XX).

(3) A l'intérieur d'un fichier d'autorité donné, entre un élément commun à plusieurs vedettes, pour lequel on a établi un notice "source", et son imbrication dans la zone vedette d'une notice d'autorité.

A l'intérieur du fichier bibliographique:

(4) Dans le cas de catalogage à niveaux, entre une notice de niveau inférieur et la notice de niveau immédiatement supérieur.

(5) Pour la catalogage des ouvrages faisant partie d'une collection, entre la notice de l'ouvrage et la notice de collection.

(6) Pour le traitement des publications en série, entre la notice d'une publication et celle d'une autre qui lui est liée (titre précédent, titre suivant, édition, supplément, etc.).

Ces liens sont établis par des commandes spécifiques lors du catalogage. Tous ces liens sont réciproques et gérés automatiquement par le système à partir de l'établissement du lien dans un sens.

Par ailleurs, des index permettent d'accéder directement au fichier d'autorité et au fichier bibliographique. Lorsqu'une information est commune aux deux fichiers, l'index est unique (c'est ainsi qu'une recherche dans le fichier bibliographique par l'intermédiaire d'une forme rejetée qui ne se trouve en fait que dans le fichier d'autorité, permet malgré tout d'accéder à la vedette retenue).

Ces index et ces liens sont gérés en ligne, immédiatement après la sauvegarde d'une notice.

Seuls les index par mots significatifs et certains types de liens réciproques sont générés en différé.

b) la fonction de catalogage

La fonction de catalogage permet, en particulier, le traitement bibliographique des problèmes suivants:

• le contrôle automatique des zones vedettes d'une notice bibliographique par rapport aux fichiers d'autorité. Ce contrôle, dans la version Bibliothèque nationale du système, est obligatoire.
• la gestion des renvois Voir aussi et rappels de formes associées des notices d'autorité par un contrôle par rapport aux fichiers d'autorité du même type que le contrôle des zones vedettes d'une notice bibliographique.
• la gestion des collections, par l'établissement du lien d'une notice de volume appartenant à une collection à la notice de collection proprement dite avec la possibilité d'afficher, classés par ordre de numéro, l'ensemble des volumes appartenant à la collection.
• le catalogage des notices à niveaux et des entrées analytiques par la gestion automatique de la structure arborescente des notices formant cet ensemble. Chaque notice, à un niveau donné, est gérée de la même façon qu'une notice isolée (contrôles d'autorité, index, liens, etc.) mais l'affichage d'une telle notice restitue l'ensemble de l'information bibliographique en remontant la chaîne jusqu'à la notice de niveau supérieur.
• la gestion des liens entre publications en série (filiations, suppléments, éditions, etc.).

c) la fonction de recherche

La recherche, dans sa version pour les bibliothécaires, se fait par un jeu de commandes. Elle permet:

• l'accès par divers index, soit aux fichiers d'autorité soit au fichier bibliographique. Les index sont les suivants : auteurs, mots-matière, titres y compris titres de collections, ISBN, ISSN, CDU, numéro d'entrée, cote, etc.
• l'accès par les liens entre notices, par exemple à partir d'une notice d'autorité à l'ensemble des notices bibliographiques qui lui sont chaînées, ou, à partir d'une notice d'autorité, à une autre notice d'autorité à laquelle elle est liée par un renvoi Voir aussi.

Ces deux types d'accès permettent de parcourir l'ensemble du catalogue de manière dynamique.

Les clés de recherche peuvent être tronquées à droite. La recherche par mots significatifs ainsi que la recherche booléenne, combinant plusieurs index par les opérateurs ET/OU/SAUF, sont également possibles.

Enfin, une notice peut être affichée suivant différents formats:

• MARC y compris iSDS pour les notices de publications en série
• ISBD ou forme éditée pour les autorités Public, complet ou abrégé.

d) Les produits

Les produits sont générés en différé.

le système permet dans une première étape :

• la production de bandes d'échange de notices bibliographiques de monographies en UNIMARC, de notices d'autorité en INTERMARC et de notices de publications en série en ISDS;
• la génération de bande COM pour la production de microfiches pour les fichiers d'autorité;
• la génération de bandes pour la photocomposition de bibliographies courantes, en particulier la Bibliographie de la France.

II. L'utilisation du système et ses conséquences

a) le Catalogage en ligne

L'option fondamentale a été de privilégier le catalogage en ligne sur le terminal par le catalogueur lui-même. Dans cette optique, le système offre des outils d'aide au catalogage:

• Saisie de la notice sur l'écran avec toutes les possibilités du traitement de texte. La saisie s'effectue par page d'écran avec défilement de l'affichage. Le système anticipe en affichant les étiquettes ou codes de sous-zones obligatoires ainsi que des valeurs par défaut. Le catalogueur se trouve en mode local tant qu'il n'a pas appuyé sur la touche "Envoi". Il peut donc travailler librement au niveau du terminal, jusqu'à ce qu'il estime avoir terminé la saisie proprement dite.
• Contrôles de zones vedettes par rapport aux fichiers d'autorité. Le catalogueur peut, s'il le souhaite, n'entrer qu'une forme tronquée. Le système recherche dans le fichier d'autorité l'ensemble des formes débutant par cet intitulé ou s'en approchant. Le catalogueur n'a plus alors qu'à désigner dans la liste affichée la vedette qu'il retient. Si le catalogueur entre une forme qui correspond à un renvoi, le système propose la forme retenue en vedette. Enfin, si le catalogueur désire entrer une vedette nouvelle qui n'a donc aucune correspondance dans le fichier d'autorité, le système génère automatiquement une notice d'autorité provisoire.
• Contrôles par rapport au format, contrôles de contenu et de cohérence de la notice.
• Etablissement des liens avec transfert automatique d'information dans la notice en cours de traitement (par exemple, si on établit un lien avec une notice de collection, il y a transfert par le système du titre-clé et de l'ISSN de la collection).
• Mise à jour des index en ligne.

Les procédures de catalogage et de recherche sont totalement intégrées. A tout moment de la création ou mise-à-jour d'une notice, le catalogueur peut entreprendre une recherche sans risquer de perdre l'information déjà saisie.

Par exemple, alors qu'il est en procédure de saisie d'une notice bibliographique, il peut commencer à entrer l'indexation matières, s'interrompre pour faire une recherche dans le fichier d'autorité motsmatière, trouver une vedette d'autorité qui lui paraisse convenir mais souhaiter, au préalable, en vérifier l'utilisation en recherchant les notices bibliographiques pour lesquelles elle a été utilisée, décider de la retenir et revenir à la notice en cours de création qu'il peut chaîner à la notice retenue par une commande lien avant de poursuivre la suite de sa saisie.

b) L'apport du système dans le travail du catalogueur

Le travail du catalogueur se trouve radicalement transformé par l'utilisation d'un système bibliographique en ligne:

• * alors qu'auparavant le catalogueur travaillait en «solitaire » et que sa notice était contrôlée en «différé», il existe désormais un dialogue à toutes les étapes de l'établissement de la notice. Le système réagit aux propositions du catalogueur qui, en fonction des messages affichés, peut contrôler ou corriger les informations qu'il saisies. Il ne s'agit pas seulement de contrôles formels mais aussi de propositions, par exemple dans l'établissement des liens avec d'autres notices ou dans l'enchaînement logique des commandes. La notice est le résultat de la collaboration entre le catalogueur et le système :
• * de son terminal, le catalogueur a accès à l'ensemble des fichiers chargés dans la base. Alors que, dans la situation antérieure, il devait se déplacer pour consulter différents fichiers manuels, il désormais la possibilité de mener la majeure partie de ses recherches bibliographiques à partir de son terminal. En outre, il dispose, comme nous l'avons vu, d'outils de recherche très puissants avec les nombreux index, les mots significatifs et la recherche booléenne.

L'utilisation du système en ligne transforme donc la façon de travailler du catalogueur, améliore la qualité de son travail et accroît son efficacité.

c) Les conséquences sur l'organisation

L'existence d'une base bibliographique en ligne permet de mettre la totalité de l'information qu'elle contient à la disposition immédiate de tout utilisateur. Cette situation est à l'opposé de la précédente où il y avait des fichiers multiples, localisés, gérés manuellement et en différé.

La contrainte ancienne fait place à une liberté quasi totale au niveau de l'organisation.

On peut, à titre d'exemple, mentionner deux types d'organisation du travail partant de modèles opposés - intégration et séparation - qui ne sont possibles et profitables que grâce à l'existence du nouveau système bibliographique.

Jusqu'à présent, les diverses informations constituant la notice bibliographique d'un document relevaient de la compétence de services ou groupes de personnes différents et représentaient autant d'étapes dans le traitement : établissement de la notice descriptive, attribution des vedettes de collectivités, gestion des collections, cotation, indexation matières, etc. Il en résultait, outre des circuits de documents complexes et des lenteurs de traitement, la parcellisation des tâches et la spécialisation des catalogueurs. Désormais, du fait de la distribution de l'information bibliographique, il est possible d'intégrer ces diverses tâches. Ainsi, nous pensons que la personne responsable du catalogue descriptif pourra également affecter, voire créer, des vedettes qui seront ensuite validées par les responsables de la gestion des fichiers d'autorité. A moyen terme, nous pensons que la même personne sera responsable du catalogage signalétique et analytique et assurera l'ensemble du traitement bibliographique d'un document. Il devrait résulter de cette intégration non seulement la simplification des circuits de documents et l'accélération des traitements, mais aussi la diversification et l'enrichissement des tâches de chaque catalogueur.

Dans certains cas, il est nécessaire de maintenir la distinction entre des services qui ont des missions différentes tout en ayant pourtant certaines fonctions communes. Ainsi les services d'entrée des documents, dépôt légal, acquisitions, etc., ont des fonctions spécifiques mais ils ont aussi, de façon indirecte, une fonction bibliographique puisqu'ils sont amenés à rédiger une notice sommaire.

Le système permet que les services de catalogage proprement dits réutilisent le travail ainsi fait : la notice minimale élaborée lors de l'entrée du document, accessible dans la base par n'importe quel utilisateur, peut être reprise et enrichie par le service catalogage, contrôlée et reversée dans la base où elle remplace la notice primitive. Dans ce cas, il y maintien de services séparés pour des raisons fonctionnelles mais possibilité, grâce au système, de réutilisation du travail fait en amont.

L'existence d'une base unique et la possibilité de l'alimenter à partir de n'importe quel terminal rendent nécessaire une plus forte coordination des services au niveau des méthodes et de l'application des normes ; il est indispensable de contrôler la qualité de l'ensemble de la production. C'est dans ce but qu'a été créé, à la Bibliothèque nationale, un Centre de coordination bibliographique et technique.

Ce service a la responsabilité de la cohérence de la base sur le plan bibliographique et technique. Il regroupe les fonctions de gestion des fichiers d'autorité, de normalisation, documentation et formation, et d'administration des données. L'administrateur des données est chargé d'aider les services dans l'utilisation du système, de recenser les problèmes fonctionnels et ergonomiques et de proposer de nouveaux développements ; il est responsable de la cohérence de la base.

Le Centre de coordination possède les outils permettant de réaliser la synthèse entre les aspects bibliographiques (normalisation, fichiers d'autorité) et les aspects techniques (administration des données), de suivre l'utilisation de l'ensemble dans les services et de leur apporter l'aide nécessaire (documentation, formation).

Le point essentiel de ce modèle est la réalisation effective d'une liaison efficace à double sens entre ce service et les chaînes de catalogage.

Le Centre de coordination a pour mission essentielle de soutenir les services de catalogage dans leur pratique quotidienne. Autour d'un noyau de personnes travaillant à plein temps, d'autres personnes partagent leur temps entre le Centre de coordination et un service de catalogage. De même dans les chaînes de traitement sont nommés des délégués aux autorités et des correspondants informatiques, sous l'autorité technique du Centre de coordination mais administrativement dépendants du service de catalogage, chargés de suivre l'application de l'ensemble du système, tant sur le plan bibliographique qu'informatique. Ces délégués ou correspondants assurent ainsi la liaison avec le Centre de coordination et aideront leurs collègues dans les services de traitement (création de vedettes, formation, validation du catalogage...).

Voir schéma 2.

III. Le point du projet

a) La méthode de travail

Le projet BN-GEAC a débuté en avril 1984.

Du côté de la Bibliothèque nationale, une équipe de projet informaticien-bibliothécaire, c'est-à-dire nous-mêmes, a été désignée pour rédiger les spécifications du système et suivre sa réalisation par l'équipe GEAC installée à Bristol. Nous avons travaillé en étroite relation avec le chef du projet GEAC, en particulier par des missions à Bristol toutes les six à huit semaines. La Bibliothèque nationale a investi d'importantes ressources en personnel tout le long du projet. Nous rapportons régulièrement à un comité de pilotage BN constitué des principaux chefs de service concernés par la mise en place du système. Toutes les options importantes prises au cours du projet, concernant les fonctionnalités du système et le calendrier de mise en place, ont été ratifiées par ce comité.

Enfin un comité directeur BN-GEAC, auquel participent l'administrateur général de la Bibliothèque nationale et le vice-président de GEAC Canada, se réunit tous les quatre mois environ.

b) Les expériences provisoires

En attendant la mise en place du nouveau système, la Bibliothèque nationale a réalisé plusieurs expériences en utilisant les logiciels existants de GEAC.

D'une part, le fichier de la Bibliographie de la France 1975-1984, avec l'indexation matières à partir de 1980, est consultable en ligne. D'autre part, les fichiers d'autorité ont été progressivement chargés dans le système pour permettre non seulement la consultation mais aussi la saisie et la mise à jour des notices.

Les notices d'autorité des collectivités et des noms de personnes ont été constituées par la saisie de bordereaux rédigés par les services concernés et leur fusion avec les notices extraites des zones vedettes et renvois des notices bibliographiques de la Bibliographie de la France. Au total, ont été ainsi constituées plus de 30000 notices de collectivités et 120000 notices de noms de personnes. D'autre part, le fichier d'autorité des mots-matière comprenant les têtes de vedette et les subdivisions a été chargé par conversion d'un fichier existant (65000 notices).

Le bilan de cette opération sur les fichiers d'autorité est très positif : elle a permis la formation des catalogueurs au format et à l'utilisation d'un système informatique; à partir de cas concrets, elle a donné l'occasion de définir la méthode de travail sur les fichiers d'autorité ; enfin, et, surtout, elle a permis la révision d'un certain nombre de notices et donc l'amélioration de la qualité des fichiers d'autorité qui constituent le fondement de la future base bibliographique.

c) La mise en place du système

Le nouveau système de catalogage est en cours de tests au moment où nous rédigeons cette communication. Le coeur du système existe mais certains développements restent encore à achever.

Le système sera recetté complètement à partir du 15 septembre. Si cette recette est positive, les fichiers existants seront chargés dans la base. Au démarrage, celle-ci contiendra 350000 notices bibliographiques et 220000 notices d'autorité.

La mise en place dans les services sera progressive :

A partir du temps zéro, date de la réception finale (en principe le 15 octobre 1985), le catalogage des documents suivants sera automatisé :

• Temps zéro : publications officielles et monographiques étrangères
• Temps zéro + deux mois : monographies françaises
• Temps zéro + quatre mois : publications en série françaises et étrangères.

La mise en place du système coïncidera avec l'emménagement des services dans le nouveau bâtiment de la Bibliothèque nationale cet automne. Une centaine de terminaux y seront installés. Plus de cent cinquante personnes travailleront sur terminal dès l'année prochaine.

Conclusion : les perspectives vers l'extérieur

Progressivement à partir du début 1986 en suivant la montée en charge du système, la Bibliothèque nationale compte offrir les services suivants :

• produits variés en différé : bibliographies courantes, microfiches des fichiers d'autorité, bandes d'échange en Unimarc;
• interrogation de la base en ligne par d'autres bibliothèques à partir de tout terminal de type standard par lignes spécialisées ou par Transpac.

Le système de la Bibliothèque nationale devrait très rapidement s'ouvrir à d'autres bibliothèques avec possibilité pour elles de transférer des notices vers leur propre système, mais aussi d'ajouter leur cote à des notices existantes ou d'en créer dans le cadre d'un catalogue partagé.

Par ailleurs, des études seront menées pour réaliser la connexion du système avec d'autres systèmes français ou étrangers en prenant en compte le respect des normes d'échange de l'information bibliographique et d'interconnexion des systèmes. Nous pouvons mentionner, à titre d'exemple, le projet commun de la Bibliothèque nationale et de la British Library qui, nous l'espérons, verra le jour avant la fin de 1986.

Ainsi se réalisent progressivement et dans les délais les objectifs fixés. Des obstacles restent à franchir. La période automne 1 985-début 1986, en particulier, sera extrêmement difficile. Mais la Bibliothèque nationale a confiance dans la réussite de ce projet, qui permettra de répondre à l'attente de la communauté des bibliothèques en France et de donner un nouvel essor à notre collaboration avec les grandes institutions étrangères.