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Les services de fourniture de notices bibliographiques aux bibliothèques à partir de la base BN-Opale

Par Serge SALOMON, Chef du projet Base BN-Opale, chargé de diffusion.

D epuis quelques mois, la mise en place de la Base BN-Opale attendue tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de la Bibliothèque nationale a franchi, à un rythme accéléré, des étapes décisives. :

• décembre 1987 : après les difficultés techniques de l'été et le reformatage de la base suite à la décision de la BN de modifier la structure des notices à niveaux, le catalogage en ligne redémarre enfin pour les services d'autorité, des publications en séries, des publications officielles et des monographies dites «étrangères».
• 20 janvier 1988 : la gestion automatisée du dépôt légal est effective (contrôle croisé des dépôts éditeur et imprimeur, réclamation, tenue des registres, ...). Ainsi tous les livres entrés par dépôt légal depuis le premier janvier 1988 sont systématiquement catalogués dans la base au rythme moyen d'environ 150 notices par jour, correspondant au flux des dépôts. Après un phase normale d'adaptation, le service du Dépôt légal tient les délais fixés, à savoir la mise à la disposition de la notice dans les 10 jours suivant le dépôt de l'ouvrage. Le service espère très prochainement réduire ce délai à 5 jours.
• depuis le 15 février, le service de la Bibliographie de la France entre progressivement dans le système. Il reprend et enrichit, en particulier par l'ajout des auteurs secondaires et des mots-matières, les notices créées au stade du dépôt légal. Ainsi l'ensemble des services de catalogage courant et d'autorité du circuit des imprimés (livres et périodiques, français et étrangers) de la BN travaillent en ligne dans la base BN-Opale, ce qui représente environ 200 personnes utilisant 120 terminaux.
• le 22 février, le catalogue en ligne est ouvert aux lecteurs de la BN. Cet événement psychologiquement et politiquement très important démontre la confiance que nourrit la Bibliothèque nationale dans son système. Il marque la volonté de la BN d'ouvrir la base BN-Opale à ses usagers et à la communauté des professionnels.
• Ainsi, depuis le 15 mars, la Bibliothèque nationale offre officiellement à toutes les bibliothèques qui le souhaitent, quel que soit leur système informatique, différents services de fourniture de notices bibliographiques, service que je vais m'efforcer ici de détailler.

Le service d'extraction sur requête :

Ce service a été conçu pour aider les bibliothèques en cours d'automatisation à constituer leur base de départ en récupérant le plus possible des notices de BN-Opale à partir des clés d'accès qu'elles fournissent. Ces clés d'accès se trouvent dans des notices dites de requête qui peuvent être plus ou moins complètes, mais qui doivent au minimum comporter: soit : a) une zone : numéro de la notice BN,

• soit : b) une zone : numéro d'annonce dans la Bibliographie de la France,
• soit : c) une zone : ISBN,
• soit : d) des zones auteur/titre/éditeur/ date.

La notice de requête peut également comporter dans une zone spécifique le numéro interne de la notice dans le système de la bibliothèque. Ce numéro sera renvoyé avec la notice complète extraite de la base BN-Opale, afin d'aider la bibliothèque à faire automatiquement le rapprochement entre ses requêtes et les notices extraites.

Les notices de requête se présentent sous forme d'une bande INTERMARC ou UNIMARC, conforme aux normes ISO 1001 et ISO 2709.

Les notices extraites fournies par la BN se présentent en bandes UNIMARC (normes ISO 1001 et 2709).

Ainsi de manière simple et normalisée, la bibliothèque fournit des requêtes et reçoit dans le même format les notices extraites complètes de la BN.

Ce service est facturé ainsi :

• pour les notices «récentes», 3,70 F par notice quelle que soit la clé d'accès,
• pour les notices «rétrospectives» :
  • 1,50 F par notice obtenue par clé numérique,
  • 2,50 F par notice obtenue par clé auteur/ titre.

Une notice est considérée comme «récente», si elle a été cataloguée dans l'année en cours ou l'année précédente. Ainsi, pour toute l'année 1988, toute notice créée avant le 31 décembre 1986 est considérée comme «rétrospective».

Le service d'abonnement

La Bibliothèque nationale propose les abonnements suivants :

• soit : - les notices courantes du Dépôt légal au tarif de 2,50 F par notice,
• soit : - les notices courantes de la Bibliographie de la France au tarif de 2,50 F par notice,
• soit : - les deux notices (Dépôt légal et sa mise à jour par la Bibliographie de la France) au tarif de 3,70 F par notice. Les notices sont fournies tous les quinze jours sous forme de bande UNIMARC ( normes ISO 1001 et 2709). La production annuelle est d'environ 30 000 notices (soit 1200 notices en moyenne tous les 15 jours) que la bibliothèque abonnée recevra en totalité.

Une péréquation sera faite en fin d'année pour que la facture établie au nom d'une bibliothèque donnée soit proportionnelle au nombre de titres (édités en France) qu'elle aura acquis dans l'année. Ainsi une bibliothèque qui achète 8 000 titres par an, paiera 20 000 F son abonnement aux notices du Dépôt légal.

Les projets en cours :

Dans le domaine des services fournis aux bibliothèques par la Bibliothèque nationale, une réflexion, menée d'ailleurs dans le cadre plus général de la politique de l'information bibliographique du Ministère de la Culture et de la Communication, est en cours.

Sans attendre la définition de nouveaux objectifs à plus long terme pour la base BN-Opale, la Bibliothèque nationale travaille en 1988 à la réalisation de deux projets qui intéressent les bibliothèques :

a) le chargement des notices du catalogue général 1970-1979, qui enrichira la base BN-Opale d'environ 350 000 notices supplémentaires.

Ainsi le catalogue complet de la Bibliothèque nationale depuis 1970 sera disponible début 1989, constituant un réservoir de plus d'un million de notices.

b) la mise sur CD-ROM de la Bibliographie de la France depuis 1975.

Ce projet, mené en coopération avec la British Library afin d'aboutir au choix d'un logiciel d'accès qui soit commun aux deux établissements, mettra à la disposition des bibliothèques, en automne 1988, un disque compact contenant environ 400 0000 notices de la Bibliographie de la France en UNIMARC. Ce compact disque sera accessible à partir d'un micro ordinateur PC avec disque dur couplé à un lecteur CD (le prix du poste de travail est d'environ 30 000 F). Il permettra la récupération de notices en format. L'abonnement, avec mise à jour trimestrielle, devrait coûter entre 5 000 et 10000F par an.

Rappels techniques :

• la base BN-Opale contient actuellement 570 000 notices bibliographiques et 380000 notices d'autorités (auteurs personnes physiques, collectivités, matières, titres uniformes).
• les notices bibliographiques proviennent de :
  • a) la Bibliographie de la France depuis 1975,
  • b) du Centre National d'Enregistrement des Publications en Série (format ISDS) depuis 1975.
  • c) de diverses saisies de notices faites depuis 1983 (notices de publications officielles, notices «étrangères», collections étrangères, etc.)

Dossier technique :

la Bibliothèque nationale tient à la disposition des bibliothèques un dossier technique complet sur le format des notices de requête et sur les spécifications des bandes d'échange.