Index des revues
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Electre- Bibliographie
- par extraction sur la CDU des Livres disponibles, soit tous les ouvrages correspondant à une ou plusieurs rubriques,
- par date de publication (à partir de 1984), soit tous les ouvrages publiés telle ou telle année.
- un fonds type de 20.000 titres pour petite bibliothèque ;
- un fonds type de 40.000 titres pour bibliothèque moyenne ;
- un fonds jeunesse de 22.000 titres.
- accès par auteur (et mots-clés des collectivités), titre (et mots-clés des titres), éditeur, colection, date, prix, ISBN
- accès par la CDU : mots-clés des libellés des rubriques et table CDU ;
- accès par les mots-matières (et mots-clés des mots-matières);
- recherche documentaire permettant de combiner les différents types de recherche énumérés précédemment.
- Affichage :
- Forme abrégée, avec intitulés, en ISBD
- Format de la S.B.D., formats de type MARC (UNIMARC)
- Tri des notices :
- Par auteur, titre, éditeur et date de parution
- Edition de listes
- Déchargement des notices :
- Les notices sélectionnées peuvent être déchargées, dans le format choisi, dans le système informatique de la bibliothèque ou du centre de documentation. En outre, un lien avec Electre-Transmission devrait permettre la commande automatique.
- la rapidité dans la collecte et la création de l'information;
- une notice «moyenne» complétée par des indexations et un résumé ;
- un suivi de la vie commerciale de l'ouvrage.
Electre- Bibliographie
Par Françoise LEMELLE, Directeur Société de Banque de Données bibliographiquesINTRODUCTION
Le Cercle de laLibrairie, Syndicat des industries du livre créé en 1847, est un organisme interprofessionnel qui a pour vocation de rassembler les différents métiers du livre et de leur fournir des outils de travail. Le Cercle diffuse une information bibliographique professionnelle et économique sur le livre auprès des éditeurs, imprimeurs, libraires, biblio- thécaires, spécialistes de la communication, journalistes, représentants des pouvoirs publics et, enfin, du grand public.
La Société de Banque de Données bibliographiques (S.B.D.) est la filiale du Cercle de la Librairie qui regroupe ses services bibliographiques.
Elle est prestataire de services pour les autres filiales, presse et édition.
Au début des années 80, les professionnels du livre ont mené un certain nombre d'études et de réflexions sur les relations entre les différents partenaires et sur les applications possibles de l'informatique. C'est dans ce contexte que le Cercle a redéfini ses moyens bibliographiques et informatiques. La base, telle qu'elle existe aujourd'hui, a démarré en octobre 1984 à partir de la base des Livres disponibles. Elle est alimentée par les notices des ouvrages nouveaux.
LA BASE DE DONNEES
La base de données Electre compte actuellement 400.000 notices bibliographiques sur des livres publiés en France, quelle que soit la langue, et publiés en français, quel que soit le pays.
Le fichier des Livres disponibles de 300.000 notices constitue un sous-ensemble de la base de données. Il correspond aux ouvrages qui sont disponibles dans le commerce. C'est donc un ensemble mouvant qui s'enrichit par ajout des titres nouveaux. En outre, les notices font l'objet de mises à jour sur les informations commerciales, notamment le prix.
Les notices sont rédigées selon la norme de la notice moyenne (NF Z 44-073) complétées par une indexation systématique à deux niveaux selon la CDU et des vedettes matières selon le «Choix de vedettes matières à l'intention des bibliothèques» de M. Blanc-Montmayeur et F. Danset.
Depuis 1984, elles contiennent en outre un résumé du contenu de l'ouvrage qui peut être utile pour les professionnels, en particulier pour les acquisitions, et pour le grand public.
Chaque rédacteur est chargé des relations avec un certain nombre d'éditeurs. La démarche consiste à aller au devant de l'information.
C'est ainsi qu'environ la moitié des 500 notices saisies chaque semaine sont rédigées à partir des informations transmises par les éditeurs avant la parution de l'ouvrage. Il s'agit donc, au sens propre, d'un catalogage avant publication. Ces notices, identifiées par un statut dans la base, sont mises à jour dès réception du document. Les titres nouveaux ainsi que les nouvelles éditions et les réimpressions font l'objet d'un traitement bibliographique. La base bibliographique s'appuie sur deux fichiers d'autorité, l'un pour les collections, l'autre pour les éditeurs. La notice d'un éditeur comporte ses différentes appellations, raison sociale et forme bibliographique, son adresse, ses spécialités, sa distribution et sa diffusion ainsi, bien entendu, que son ISBN. Il est géré en liaison avec l'AFNIL et le service de documentation du Cercle de la Librairie. Il constitue donc, pour l'ensemble des professionnels du livre, une source d'information considérable sur les éditeurs et les circuits de diffusion.
LES PRODUITS EDITES
Les produits, sur support papier, de la S.B.D. sont édités par d'autres filiales du Cercle de la Librairie, les Editions Professionnelles du Livre et les Editions du Cercle de la Librairie.
Il s'agit principalement des produits suivants :
les Livres de la semaine, rubrique de Livres Hebdo.
Ces notices font l'objet de cumulatifs mensuels, les Livres "du mois, supplément à Livres Hebdo et rubrique de Livres de France, trimestriels, semestriels et, enfin, annuels. Tous ces cumulatifs comportent des index titres et auteurs, 1 ' annuel est complété par un index matières. Les professionnels disposent ainsi d'une information très rapide, grâce au produit courant, et facile d'utilisation, grâce aux cumulatifs.
Publications annuelles
Les Livres disponibles, publiés sous forme papier, constituent la «bible» des professionnels. Ils comportent 3 tomes (auteurs, titres, sujets) en 6 volumes. Ils sont également publiés sur microfiches avec mises à jour trimestrielles.
Tous les livres au format de poche, ouvrage de référence pour les professionnels et le grand public.
Les Livres d'enseignement et de formation permanente.
Le Répertoire des éditeurs et diffuseurs de langue française qui fournit un état à jour de la structure de l'édition française et de sa commercialisation.
L'ACCES MINITEL
Depuis mars 1988, la base des Livres disponibles est accessible par le 3617 code ELECTRE.
L'interrogation peut se faire par titre, auteur, sujet, date de parution, ISBN. Des index unitermes permettent la recherche par mot clé.
La troncature à droite est toujours possible. Le nombre de réponses affichées peut aller jusqu'à 100.
3617 ELECTRE intéresse en particulier les bibliothèques, les centres de documentation qui ne sont pas abonnés aux produits papier, les libraires et enfin chacun d'entre nous faisant une recherche précise. 3617 ELECTRE, accessible à chaque instant, de partout et pour tous, offre une information tenue à jour en permanence sur les 300.000 ouvrages disponibles en langue française.
LA CESSION DE NOTICES SUR SUPPORT MAGNETIQUE
La S.B.D. propose deux types de services : l'abonnement aux notices courantes et la fourniture de notices rétrospectives.
Les nouveautés
Chaque semaine, les abonnés reçoivent, sur bande magnétique ou disquette, selon leur matériel, l'ensemble des notices créées depuis le dernier envoi. Les informations, qui parviennent le mercredi, correspondent à la rubrique des Livres de la semaine qui paraîtra dans Livres Hebdo le lundi suivant. L'information est donc extrêmement rapide. L'abonné, après chargement des notices, peut les sélectionner par lecture du code barre, recherche par l'ISBN ou le titre.
Ces notices sont utilisées pour les acquisitions et, dans certaines bibliothèques, pour le catalogage. Elles sont alors complétées par les informations spécifiques à l'établissement, cote, numéro d'inventaire et, si nécessaire, ajout de vedettes auteurs ou matières et indices de classification.
Les tarifs vont de 3 à 8 F. la notice en fonction du nombre de notices utilisées.
Les logiciels LIBRA-SINORG et OPSYS ont d'ores et déjà développé l'interface qui permet d'intégrer les notices de la S.B.D.
Les bibliothèques municipales de Nîmes et Villeurbanne ont été les premiers utilisateurs.
Les bibliothèques centrales de prêt manifestent un grand intérêt pour ce service, plusieurs ont signé la convention ou vont le faire prochainement. Dans toute la mesure du possible, le Cercle prend en compte les besoins spécifiques des B .C.P. et assouplit les contraintes juridiques. C'est ainsi que désormais, moyennant un droit d'usage légèrement supérieur à celui correspondant à la seule utilisation de la B.C.P., le Cercle autorise la libre rediffusion de ses notices aux bibliothèques des villes de moins de 10.000 habitants du département de la B.C.P. concernée.
Des associations régionales de coopération sont également très intéressées : ACORD, en Rhône-Alpes, a déjà souscrit l'abonnement à ce service.
Enfin, quelques grands établissements sont en pourparlers avec le Cercle. Les bibliothèques peuvent mettre en accès minitel le fichier dans lequel elles ont intégré les notices de la S.B.D. dans la mesure où elles ne font pas de ce service une activité commerciale. Le Cercle, qui a le souci de trouver des solutions satisfaisantes pour tous, est prêt à envisager d'autres utilisations selon les besoins des partenaires.
Les notices rétrospectives
La S.B.D. peut fournir des notices :
Ce second critère peut être croisé avec le premier.
En outre, d'autres produits sont en cours de réalisation et seront disponibles dans le courant de l'année 1989. Ils reposent sur des «fonds types» correspondant aux titres se trouvant généralement dans une bibliothèque d'une taille donnée. Ces fonds seront mis à jour chaque année. Un tel produit est particulièrement intéressant pour une bibliothèque qui se dote d'un système informatique et souhaite, le plus rapidement possible, récupérer le catalogue de son fonds.
La S.B.D. va proposer :
Les informations seront fournies sur bande magnétique.
Les tarifs vont de 2 à 4 F par notice (voir annexe)
Le fichier d'autorité éditeurs
Ce fichier sera commercialisé sur support magnétique à l'automne 1989.
Il correspond à un extrait du fichier des éditeurs de la base de données : il comprend 6.000 notices contenant la raison sociale, la forme bibliographique, l'ISBN, mais ne présente pas les informations commerciales sur la distribution et la diffusion.
Son utilisation est, avant tout, celle d'un fichier d'autorité.
LE CD-ROM
A partir de cette année, la base des Livres disponibles sera diffusée sur CD-ROM. Le produit sera présenté au Salon du livre à Paris et commercialisé à l'automne 1989.
Le fichier bibliographique, rappelons-le, comporte environ 300.000 notices et fait l'objet d'une mise à jour permanente par ajout des nouveaux titres, nouvelles éditions, réimpressions, et tenue à jour des informations relatives à la disponibilité et aux prix. Il sera complété par le fichier des éditeurs : environ 8.000 notices comportant l'ensemble des informations sur les éditeurs en activité, y compris leur distribution et leur diffusion.
Le CD-ROM fera l'objet de 4 éditions par an.
Le CD-ROM offre des possibilités d'interrogation sans commune mesure avec les autres supports :
En outre, il existe un chaînage entre le fichier bibliographique et le fichier éditeur: à partir du nom de 1 ' éditeur figurant dans la notice de l'ouvrage, il est possible d'afficher la notice de l'éditeur avec toutes les informations qui le concernent. Par ailleurs, le fichier des éditeurs est interrogeable directement.
Le CD-ROM offre d'autres fonctionnalités :
Les avantages du CD-ROM ne sont pas contestés : richesse des accès à l'information, multiplicité des fonctionnalités, suppression des coûts de télécommunication. Electre-Biblio présente le fichier de l'édition francophone avec une information tenue à jour. Le CD-ROM peut être utilisé par le grand public, dans une bibliothèque ou une librairie, comme par les professionnels à des fins de consultation ou de déchargement des notices pour le catalogage ou les commandes.
CONCLUSION
La base Electre est un réservoir d'informations sur l'édition francophone.
Elle présente un certain nombre de spécificités :
LaS.B.D. a le souci de diversifier et, plus encore, d'accélérer la mise à disposition de l'information : le 3617, l'abonnement aux bandes ou disquettes des nouveautés chaque semaine, le CD-ROM, viennent en complément des produits papier traditionnels.
Dans le paysage de l'information bibliographique en France, Electre offre un service spécifique compte-tenu des caractéristiques qui lui sont propres : c'est aux bibliothèques de se déterminer en appréciant ce que ce service leur apporte pour les acquisitions, le catalogage, la consultation.
La démarche du Cercle s'inscrit dans un programme international de production d'information bibliographique complémentaire de celui des bibliothèques nationales : Books in print (Bowker, USA), British books in print (Whitaker, GB), Verzeichnis Lieferbarer Bûcher Buchhàndler (Vereinigung, RFA) sont maintenant diffusés sur CD-ROM. Le CD-ROM des Livres disponibles mettra à portée des bibliothécaires et libraires étrangers l'information sur le livre français. Il contribuera ainsi à la présence de l'édition francophone hors de nos frontières.