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Les bibliothèques universitaires face à l'Europe

Nous le savons la construction de l'Europe franchira une étape décisive en 1993 : la libre circulation des hommes et des capitaux va avoir de très grandes conséquences sur l'emploi, le commerce, les industries et surtout sur le développement et même, pourrait-on dire, sur la prolifération de l'information scientifique et technique.

Situation nouvelle que les Universités de tous les pays concernés, leurs chercheurs et leurs étudiants devront affronter et qui concernera avant tout les bibliothèques universitaires : comment vont-elles pouvoir faire front aux charges accrues qui leur incomberont et comment pourront-elles répondre aux exigences d'une clientèle plus nombreuse et toujours plus avide de connaissances ?

C'étaient les questions posées aux participants du colloque organisé par nos collègues italiens à Florence les 2 et 3 novembre 1989, (1) lesquels voulaient d'une part mieux connaître l'existant chez eux et d'autre part comparer l'organisation de leurs bibliothèques universitaires à celles d'autres pays, à savoir à titre d'exemple : la Grande Bretagne, l'Allemagne Fédérale, les Pays Bas. Une bonne occasion pour faire le point et voir quelle est notre place dans ce concert.

Les Bibliothèques Universitaires anglaises : structures et problèmes

En Grande Bretagne, il existe désormais 53 Universités et 30 Collèges Polytechniques dont beaucoup sont de fondation récente (2) . Ces institutions sont, bien entendu, de taille et d'importance diverses mais toutes semblent petites si on les compare aux Universités des autres pays : en effet, seules 7 d'entre elles ont plus de 10 000 étudiants et la plupart compte entre 4 000 et 7 000 inscrits seulement. Aussi est-il difficile d'entrer dans les Universités anglaises où les étudiants suivent un enseignement intensif fortement basé sur le travail personnel et donc sur l'usage des bibliothèques.

Les ressources financières de l'Enseignement Supérieur proviennent en grande partie de l'Etat (Ministère de l'Education et des Sciences) qui attribue à chaque Université ou Collège Polytechnique une dotation globale. Dans ce contexte, la bibliothèque doit habilement chercher à obtenir sa part et la proportion des crédits qui lui est consacrée peut varier entre 2 et 8 % du budget de l'institution de tutelle, la moyenne se situant entre 4 et 5 % - étant entendu que les dépenses en personnel sont incluses dans ces chiffres à côté des dépenses documentaires et les autres dépenses y compris celles liées à l'automatisation.

) Les structures des Bibliothèques Universitaires anglaises

Quelle que soit la taille de l'Université, il existe partout, théoriquement une «Bibliothèque Universitaire» avec à sa tête un directeur ayant rang de «Senior officer» à l'Université. Mais, à côté d'elle, tous les cas de figure, que nous connaissons aussi, peuvent se présenter : bibliothèque universitaire et, plus ou moins centralisées, bibliothèques de départements, bibliothèques spécialisées, sections (en particulier pour les Facultés de Médecine). Mais, que le système soit centralisé ou pas, l'objectif recherché par les responsables (mais pas toujours atteint), c'est la non prolifération des petites bibliothèques spécialisées et réservées à quelques uns.

Les services pour les usagers

De tradition les Bibliothèques Universitaires anglaises sont organisées avant tout pour servir leurs usagers, et les collections sont faites par et pour les lecteurs. En conséquence, l'équipe de la Bibliothèque Universitaire travaille avec les professeurs pour faire le choix des livres et des périodiques. Aussi, plusieurs Bibliothèques Universitaires ont-elles créé des postes de «subject librarian» ; ces bibliothécaires devant, dans la ou les disciplines dont ils sont responsables, collaborer étroitement avec les enseignants et développer les services aux lecteurs dans tous les sens souhaités : référence et information, formation à l'usage de la bibliothèque, connaissance de tous les moyens pour repérer et obtenir l'Information Scientifique et Technique...

Bien entendu, le Prêt entre Bibliothèques est partout très actif et l'appel aux vastes ressources du BLDS de Boston Spa très important, car ce centre peut répondre très vite à 90 % des demandes. Il faut remarquer que chaque transaction du Prêt Entre Bibliothèques est payée (3 livres en moyenne quelle que soit sa forme). Bien entendu la puissance et la fiabilité de ce système a eu des conséquences sur les collections des Bibliothèques Universitaires qui préfèrent prendre moins d'abonnements de périodiques puisque leurs lecteurs peuvent obtenir très facilement les photocopies des articles qu'ils désirent provenant de milliers de revues ordinaires ou rares.

La coopération entre les Bibliothèques Universitaires anglaises

Il n'y a pas en Grande Bretagne une direction générale pour exercer une tutelle sur toutes les bibliothèques d'étude et de recherche. Aussi la coopération entre les Bibliothèques Universitaires existe-t-elle surtout grâce aux associations professionnelles comme la SCONUL (Standing Conférence of National and University Libraries) et la Library Association. De fait les groupes de travail spécialisés de ces associations arrivent fort bien à coordonner, d'une façon non officielle mais très réelle, les pratiques des bibliothèques, et de surcroît vis à vis des institutions gouvernementales la SCONUL joue un certain rôle politique de groupe de pression. Il faut rappeler aussi qu'il existe 9 regroupements régionaux des bibliothèques (Regional Library Systems) qui s'occupent surtout du Prêt entre Bibliothèques mais aussi du développement des collections et que depuis 1988 un «Comité (national) de la coopération régionale des bibliothèques» coordonne les actions de ces 9 regroupements.

Enfin, il faut savoir que depuis peu un «Conseil des bibliothèques et de l'information» a été créé en Grande Bretagne comparable à celui mis en place tout récemment chez nous. Ces conseils auront-ils les mêmes pouvoirs et la même influence ? (3)

Le personnel

Pour former les bibliothécaires ou des spécialistes en science de l'information il existe pas moins de 16 écoles qui donnent une formation professionnelle à différents niveaux et avec des spécialisations possibles. Mais un diplôme en bibliothéconomie ne suffit souvent pas pour trouver un emploi. Mieux vaut être en plus inscrit sur la liste des «chartered librarians» et avoir accompli une année de «stage» (one year supervised practical training). On peut alors être agréé par la puissante corporation qu'est la «Library Association».

Quoiqu'il en soit, ce sont les Universités elles-mêmes qui recrutent des bibliothécaires de différents niveaux selon les fonctions qu'ils devront remplir, mais aussi des non professionnels pour les postes spécialisés ; les emplois vacants étant annoncés dans la presse comme cela se fait pour le commerce ou l'industrie. Toutefois, il existe toujours à la tête des Bibliothèques Universitaires un directeur, bibliothécaire qualifié qui a le même rang que les professeurs et une place prépondérante dans les conseils de l'Université.

) Les projets et les problèmes de nos collègues anglais

Le grand souci des Bibliothèques Universitaires en Grande-Bretagne est désormais la conversion rétrospective des catalogues. Un projet en cours d'étude conduirait à un catalogue collectif des 7 plus grandes Bibliothèques Universitaires du pays, catalogue qui serait alors une base de données bibliographiques très importante et fiable accessible par toutes les autres bibliothèques grâce au réseau «Janet» (4) . La réalisation de ce projet est très souhaitée car nos collègues anglais le savent bien : la conversion rétrospective des catalogues existants est une oeuvre de longue haleine difficile et chère, même avec l'aide de l'informatique. En attendant plusieurs Bibliothèques Universitaires ont adhéré au réseau OCLC avec de bons résultats tandis que d'autres se sont impliquées dans le projet «Viscount», base de données bibliographiques qui recense 2 millions de titres et 30 millions de localisations.

Cependant, les systèmes choisis par les Bibliothèques Universitaires pour leur automatisation sont nombreux et variés (5) et les problèmes des interfaces seront difficiles à résoudre. Ils le seront pourtant, car les obstacles techniques des liaisons télématiques sont maintenant bien surmontés grâce à l'existence du réseau Janet qui relie toutes les Universités et centres de recherche officiels et désormais aussi les collèges polytechniques et la British Library. Comme on peut utiliser Janet librement et sans devoir payer de redevances, les bibliothèques sont des supporters enthousiastes (6) de ce réseau qu'elles emploient pour le courrier électronique ou pour consulter les catalogues des autres bibliothèques quand ils sont automatisés.

D'autres projets de bases de données accessibles pour les chercheurs sont à l'étude. Tel celui d'implanter les «Sciences Citation Index» et les «Current Contents» sur les ordinateurs d'une ou plusieurs Universités. Ou encore le concept du «campus électronique» à l'étude dans certaines Universités (Aston par exemple) qui verra l'installation de terminaux intelligents dans chaque salle de cours, chaque salle de travail, chaque laboratoire.

Malgré des réalisations spectaculaires et efficaces nos amis bibliothécaires anglais ont quand même à affronter bien des incompréhensions. Car beaucoup de membres des Universités ne voient pas la nécessité de consacrer du temps et de l'argent à l'informatisation des bibliothèques et demandent purement et simplement qu'une plus grande part des crédits soit consacrée aux achats de livres et aux abonnements !

Une des dernières remarques dites par l'orateur anglais est importante : en Grande Bretagne beaucoup de Bibliothèques Universitaires ont depuis des années très largement installé le libre-accès de leurs collections mais l'expérience montre que cette facilité se révèle de moins en moins efficace et valable pour le lecteur quand les collections sont de plus en plus importantes. Bref dans les bibliothèques anglaises comme ailleurs il n'y a pas de solution miracle !

La réorganisation exemplaire des Bibliothèques Universitaires aux Pays Bas

Notre collègue hollandais qui a parlé à Florence a très bien montré, grâce à l'exemple de la bibliothèque de 1 ' Université d'Utrecht (7) où il travaille, le très important mouvement de réorganisation qui est en train de se produire dans les Bibliothèques Universitaires de son pays.

Le regroupement des Bibliothèques universitaires en Hollande

En effet les textes réglementaires concernant les Universités font désormais obligation à celles-ci de regrouper dans un ensemble coordonné et cohérent les trop nombreux points documentaires qui existaient précédemment. A 1 ' avenir, mais dans un très bref délai, il devra y avoir pour chaque Université une bibliothèque générale (l'ancienne bibliothèque centrale) et quelques bibliothèques de Faculté- et c'-est tout. Ces directives gouvernementales sont suivies et respectées ; par exemple à Utrecht où on trouvait, en 1974, pas moins de 144 bibliothèques dispersées sur les campus, il n'y en a plus que 10 aujourd'hui et il n'en restera que 8 en 1991 ! Partout un résultat semblable sera bientôt obtenu de deux façons : d'une part, par le regroupement des bibliothèques des départements et laboratoires ou instituts en une seule bibliothèque de Faculté et, d'autre part, par la fusion des bibliothèques des petites Facultés ayant des disciplines et des intérêts voisins. Ainsi à Utrecht, les anciennes bibliothèques des Facultés de théologie, sociologie, et géographie (8) ne font plus qu'une aujourd'hui. Il en est de même pour les points documentaires concernant la chimie, la biologie, la pharmacie et ainsi de suite.

Bien entendu l'obligation imposée aux Universités de regrouper leurs bibliothèques ne l'a été qu'après des réflexions et des études approfondies: elle vise l'économie des moyens en même temps qu'elle apporte l'efficacité et qu'elle cherche à simplifier pour les lecteurs l'usage des bibliothèques. Encore faut-il, pour qu'une réorganisation de cette ampleur soit un succès, que les responsables et décideurs de l'Université veuillent bien soutenir les plans à long terme du bibliothécaire en chef (le directeur de la bibliothèque universitaire) avec leurs conséquences financières. Car bien entendu des crédits supplémentaires sont nécessaires pour payer le personnel intérimaire qui procède au transfert et à la fusion des collections et catalogues, et par ailleurs un budget conséquent est tout aussi indispensable pour construire de nouveaux bâtiments ou modifier et agrandir ceux existants.

) Le personnel : ses fonctions

En même temps que les bibliothèques universitaires sont réorganisées et regroupées, des changements plus importants et décisifs encore se produisent concernant le personnel. En effet on peut dire que désormais aux Pays Bas on ne recrute plus des bibliothécaires de type «classique» mais bien des managers de l'information et de la gestion. L'exemple d'Utrecht est ici encore très significatif.

Dans cette bibliothèque universitaire où travaillent 300 personnes, la direction est assurée par un groupe managérial composé du directeur et de deux bibliothécaires délégués : le premier de ceux-ci s'occupe de toutes les bibliothèques de Faculté et de la bibliothèque générale (à la tête de chacune d'entre elles se trouvent des bibliothécaires spécialisés) ; le deuxième est responsable de toute la gestion et de toute l'administration de l'ensemble Bibliothèque. Ce bibliothécaire délégué a en conséquence sous ses ordres 70 fonctionnaires partagés en 3 divisions : automatisation, catalogage, comptabilité et gestion financière. Ces 3 divisions oeuvrant pour chacune des bibliothèques de l'Université (les 10 bibliothèques de Faculté et la bibliothèque générale donc), ce qui veut dire que toutes les opérations de catalogage sont centralisées, de même que toutes les questions administratives et qu'il n'y a absolument pas d'activités de ce genre dans les bibliothèques elles-mêmes.

Dans une telle structure le directeur est vraiment le patron de l'affaire B. U. : il définit la politique générale, les axes de développement de la bibliothèque et il crée les conditions pour que cette politique soit suivie et donne des résultats. Il contrôle ceuxci grâce à des statistiques et à des systèmes d'évaluation élaborés. Mais plus encore, il est responsable de tous les aspects relationnels intérieurs ou extérieurs de la bibliothèque, de son image de marque et du climat social qui y règne.

Les structures de consultation dans une Bibliothèque Universitaire hollandaise

Ceci suppose des structures de concertation et de consultation nombreuses et intéressant tout le personnel. A Utrecht comme ailleurs, le directeur et les deux bibliothécaires délégués se rencontrent naturellement très souvent. Mais le directeur qui participe évidemment en plus au Conseil de la Bibliothèque de l'Université et à son Conseil d' Administration organise aussi des réunions chaque mois avec tous les bibliothécaires et avec les représentants syndicaux. Et comme les sections de la Bibliothèque de l'Université organisent aussi elles-mêmes une réunion mensuelle où tout le monde est présent, chacun peut s'exprimer largement. Il faut savoir que, peu ou prou, ces structures de concertation existent sur toutes les universités des Pays Bas où la concertation, on le voit, n'est pas un vain mot.

Bien entendu il faut, pour animer des équipes très motivées parce qu'elles se sentent concernées et responsables, des hommes compétents. Ils le sont ou le seront car aux Pays Bas la formation permanente est considérée comme absolument vitale et parce que les promotions ne sont pas fondées sur l'âge ou l'ancienneté des services (9) . D'autre part, les changements d'affectation sont vivement encouragés et les vacances de postes largement publiées et ouvertes à tous, avec la volonté d'avoir l'homme qu'il faut là où il faut.

Le réseau PICA

Tout ceci n'existe et ne fonctionne bien sûr que pour les usagers et tout le système de fourniture de l'information est fortement basé sur le réseau PICA qui comprend, entre autres : un catalogue collectif des périodiques en ligne avec 250 000 titres et 700 000 localisations sur 400 bibliothèques et un catalogue collectif des livres en ligne de 5 500 000 titres.

Les bibliothèques qui n'ont pas mis en place une automatisation sur un système intégré tel GEAC (installé à Utrecht), Dobis, CLSI ou autre, peuvent directement faire partie du réseau PICA. Comme c'est le cas actuellement pour 80 d'entre elles, bibliothèques où sont installés 850 terminaux.

Bien entendu toutes les Bibliothèques Universitaires sont automatisées et dans chacune d'elles les usagers peuvent interroger les bases de données internationales (Dialog, ESA, Data star, etc...) et aussi consulter en ligne les catalogues collectifs nationaux ainsi que les catalogues de toutes les bibliothèques reliées entre elles par le réseau télématique OSI Link... Bref, on comprend que les bibliothécaires hollandais soient assez satisfaits de ce qui existe chez eux (10) et qu'ils fassent des envieux.

LA POLITIQUE POUR L'INFORMATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE ET L'ORGANISATION DES BIBLIOTHEQUES D'ETUDE ET DE RECHERCHE EN R. F. A.

D'emblée il faut rappeler que l'Alle-magne de l'Ouest est une république fédérale où les Länder (états régionaux) détiennent beaucoup de pouvoirs et de responsabilités. Le Ministère fédéral pour la science et l'éducation ne régente donc pas les Universités et leurs bibliothèques et chaque état régional peut agir à sa guise ou presque en matière d'enseignement supérieur et de recherche.

) Les organismes fédéraux

Cependant plusieurs institutions très importantes ont des compétences nationales et donc suprarégionales dans l'organisation de la production et de la diffusion de l'information scientifique et technique ; elles interviennent donc dans la structuration du réseau de bibliothèques d'étude et de recherche. Il s'agit essentiellement de la «Deutsche Forschungs Gemeinschaft» (D.F.G.) et du «Deutsche Bibliotheks Institut» (D. B. I.) qui s'appuient tous deux sur le «Wissenschaftsrat» (11) . Les moyens de ces institutions sont grands et tout le monde universitaire allemand en bénéficie, y compris les bibliothèques.

En effet, la D. F. G. qui est un organisme autonome financé à la fois par l'état fédéral et les lânder, s'est depuis toujours intéressée aux bibliothèques d'étude et de recherche (une commission désignée par elle s'en occupe en permanence, aidée dans ses travaux par de nombreuses sous commissions). En foi de quoi la D.F.G. planifie la couverture documentaire nationale, favorise par des subventions la modernisation et l'automatisation des bibliothèques, structure la coordination des établissements documentaires entre eux et appuie les recherches en bibliothéconomie. Plus directement, la D. F. G. est responsable de 4 grandes bibliothèques spécialisées, de 17 bibliothèques spéciales moins importantes et de nombreux autres points documentaires qui viennent conforter le réseau des 60bibliothèques universitaires, (appuyées également par les 20 bibliothèques des états régionaux) (12) . De son côté le D. B. I. est un organisme qui a pour objet la recherche bibliothéconomique et le développement des nouvelles techniques documentaires, les travaux collectifs et la normalisation. Pour ce faire, 24 commissions restreintes, chacune dans leur spécialité (statistiques, construction et aménagement des locaux, relations internationales, catalogue collectif des périodiques, fichier des collectivités etc...) choisissent les thèmes de réflexion et les objectifs bibliothéconomiques à atteindre. Quatre vingt dix personnes, dont de nombreux informaticiens, travaillent au D. B. 1. (13) qui dispose d'un budget confortable: lOmillions de Deutsch Mark environ.

Les Bibliothèques Universitaires

Quelques chiffres suffisent à les caractériser : pour environ 1 million d'étudiants et une soixantaine de Bibliothèques Universitaires :

• personnel professionnel : 6 500 emplois environ
• collections :70 000 000 volumes
• budget pour les acquisitions: 150 000 000 marks
• livres entrés en 1 an : 2 400 000
• nombre de périodiques courants: 350 000
• transactions du P. E. B :1 300 000

A nos yeux ces données sont la preuve d'un état florissant, pourtant nos collègues allemands ne manquent pas de faire état de difficultés et de problèmes : bâtiments vieillis (pour les Universités anciennes) et presque partout trop petits, et collections trop abondantes. Pour résoudre le problème de la place dans les magasins la solution proposée en haut lieu (14) d'un «silo à livres» pour y déposer les ouvrages périmés ou peu consultés a soulevé l'indignation générale des bibliothécaires concernés. Lesquels préféreraient voir diminuer le nombre des travaux académiques imprimés produits par les Universités ! (15) .

Plus importantes sont les conséquences de la véritable compétition qui se joue entre les lânder, chacun cherchant à mettre en place les enseignements et les formations les plus modernes et les plus adaptés aux besoins de l'industrie et du commerce. Enseignements qui ont besoin très vite de livres et de périodiques hyperspécialisés et de collections très proches des professeurs, qui échappent ainsi au contrôle de la Bibliothèque Universitaire.

Par ailleurs, les Bibliothèques Universitaires allemandes sont, elles aussi, confrontées au très lourd problème de la conversion rétrospective des catalogues. En ce qui concerne les livres anciens (avant 1850) l'opération est en passe de réussir car des règles précises ont été définies et elles seront suivies par tous : catalogage simple, selon les normes RAKWB (16) , format d'échange MABDB, données fournies obligatoirement au catalogue collectif implanté au D.B.I.

Quoiqu'il en soit, la modernisation des Bibliothèques Universitaires allemandes est très avancée, les Opacs y sont très nombreux (beaucoup sont des produits fabriqués sur place), et les catalogues sur CD-Rom commencent à se monter. Tant et si bien que nos collègues espèrent beaucoup d'une entente entre les bibliothèques européennes selon les souhaits de la Communauté, pour secouer la dépendance actuelle que nous avons tous vis à vis des Etats-Unis.

Quelques lignes sur les Bibliothèques Universitaires en Belgique et en Italie

Il y a moins à dire sur les bibliothèques universitaires de Belgique. Encore que dans ce pays il existe, depuis 1981, un catalogue collectif des périodiques (17) . Un catalogue collectif des livres a été aussi mis en place peu après ; diffusé d'abord sur microfiches en 1985, il est désormais accessible sur deux CD-Rom qui contiennent 2 400 000 titres. Chez nos voisins se posent les mêmes problèmes qu'en Hollande, en Grande Bretagne ou en RFA : choix et méthodes à suivre pour le catalogage rétrospectif automatisé (l'Université libre de Bruxelles a choisi le système OCLC pour ce faire et a rentré ainsi plusieurs centaines de milliers de titres), décisions à prendre et à appliquer pour réduire le nombre des bibliothèques vivant (mal) sur une Université : on recense encore 200 points documentaires à Liège et plus de 300 à Gand !

Nos collègues italiens affrontent toutes les difficultés à la fois : locaux insuffisants, crédits trop faibles, personnel recruté sans règles précises, projets d'automatisation dispersés et partiels... Aussi s'efforcent-ils de cerner les problèmes et de définir un certain nombre de règles d'application générale : statut de la profession de bibliothécaire qui serait une profession fermée dans le cadre d'un «ordre des bibliothécaires» (18) règlement cadre pour les bibliothèques et centres d'information des Universités, charte des droits des usagers . Beaucoup de chantiers sont ouverts en Italie, tant mieux s'ils aboutissent.

Conclusion

Le tour d'horizon trop rapide et partiel fait à Florence par les différents orateurs permet pourtant de conclure par quelques remarques :

• 1) Tous les pays européens sont confrontés aux mêmes problèmes apportés par la croissance très rapide des effectifs des étudiants et par la nécessité de répondre très vite en matière d' I. S. T. et de documentation aux enseignements nouveaux, très diversifiés et spécialisés, qui se créent de toute part et rivalisent entre eux.
• 2) pour faire face à ces défis d'une manière rationnelle et économique, il faut certes automatiser les services et fonctions des bibliothèques, mais il faut aussi non pas multiplier les points documentaires mais au contraire réduire le nombre des bibliothèques !
• 3) les catalogues collectifs pour les périodiques et pour les livres existent ou vont être mis en place partout. Ils ne suffisent pourtant pas à résoudre le problème de l'exhaustivité.
• 4) le catalogage rétrospectif est une opération difficile, coûteuse et longue malgré l'utilisation des machines. Pourtant il faut s'y résoudre et choisir un système puissant et riche en données bibliographiques pour y parvenir .
• 5) Quoiqu'il en soit aucun pays ne peut plus prétendre à l'auto-suffisance en matière d'I. S. T. Il est absolument obligatoire désormais de penser européen dans ce domaine encore plus que dans tout autre et de prendre en compte l'existant dans chaque pays.
• 6) il reste beaucoup à faire chez nous pour le développement et 1 ' automatisation de nos Bibliothèques Universitaires. Pour l'heure, elles ne sont pas au «top» niveau - on ne voit pas en effet un seul créneau où nous serions les meilleurs.

Il faudra bien pourtant et en très peu de temps faire face à la concurrence des autres pays d'Europe. Sinon...