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    SBN

    Les bases de l'écrit et du son en direct

    Par Annick Bernard
    Par Michel Schutz, Groupe de projet SBN
    Le Serveur bibliographique national, opérationnel depuis janvier 1992, est une conséquence du Schéma directeur de l'information bibliographique du Ministère de la Culture mené de mai 1988 à juillet 1989. Celui-ci concluait à la nécessité de "mettre sur le marché français un fonds de notices faisant autorité" et de constituer à partir des bases établies par la Bibliothèque Nationale pour les livres et les documents sonores et audiovisuels, la base bibliographique française.

    De cette réalisation devaient résulter une économie de ressources - celles consacrées par les bibliothèques au catalogage - et, ipso facto, la normalisation des catalogues. La BN, pour sa part, avait depuis longtemps fait sien l'objectif de mettre à la disposition des bibliothèques-et de la communauté des professionnels le catalogage scientifique et normalisé établi par elle. Enfin, et c'était le souci de la Direction du Livre et de la lecture, l'arrêt du système LIBRA prévu pour la fin de 1990, qui allait priver de leur catalogue en ligne les établissements du réseau, imposait un calendrier contraignant pour la mise en place d'une solution de remplacement.

    Le rapport final du schéma directeur préconisait la séparation des fonctions de production et de diffusion. La première étant assurée par la BN, la deuxième devait reposer sur un dispositif comprenant deux éléments :

    • un établissement national chargé d'assurer cette mission de service public, de promouvoir et commercialiser la base bibliographique, et de concevoir, promouvoir et commercialiser tout un ensemble de services dérivant de la gestion de la base ;
    • un serveur technique qui se verrait confier la diffusion télématique (et/ou par tout autre moyen informatique).

    En fait, le SBN, dont le Ministère a pris en charge l'investissement initial, est la co-propriété du Ministère de la Culture et de la Bibliothèque Nationale. Aux termes d'une convention passée entre la Direction du Livre et de la lecture et la Bibliothèque Nationale, la Bibliothèque Nationale est chargée de gérer la commercialisation et l'exploitation du service.

    Les services recherchés

    Le serveur devait prendre en charge, en les améliorant, les services de fourniture de notices déjà assurés par la BN. Etaient demandés notamment :

    • la commande de notices en ligne ;
    • le télédéchargement ;
    • la fourniture par abonnement des notices des nouveautés françaises (notice DL ou notice BNF) ;
    • la fourniture de sélections périodiques sur profil.

    1 Le déroulement du projet

    Le Schéma directeur établissait un calendrier pour la réalisation du projet et une liste des actions à entreprendre et des moyens à dégager pour en favoriser la réussite.

    Appel d'offres

    Le cahier des charges de l'appel d'offres a été rédigé, de l'automne 1989 au printemps 1990, par un groupe de travail constitué de représentants de la Direction du Livre et de la lecture, de la Bibliothèque Nationale, de l'Education nationale, assistés par un ingénieur conseil extérieur.

    Il a été remis à 28 sociétés qui s'étaient déclarées intéressées au vu d'un avis publié au BOAMP le 13 mai 1990. Seules 9 propositions sont parvenues avant la date limite à la Direction du livre et de la lecture.

    Le dépouillement des offres

    Un comité de dépouillement constitué par les membres du groupe de travail rédacteur du cahier des charges, auxquels s'étaient joints un informaticien du DOSI et le chef du Service informatique de la BN, a examiné les propositions. Ceci a permis d'aboutir à une présélection de deux sociétés. Un choix difficile restait à faire entre deux propositions très différentes :

    • l'une représentant la sécurité d'un produit éprouvé : conçu pour des bases documentaires, il devait être adapté à une base bibliographique, et l'on pouvait craindre qu'elle perdit dans l'opération une part de sa richesse et de sa spécificité ;
    • l'autre, qui s'appuyait sur un système de gestion de bases de données performant, supposait une conception intégrale de l'application bibliographique, avec la part de risque inhérente à toute création, notamment sur le plan des délais, mais aussi l'attrait d'un produit parfaitement adapté à son objet et d'évolution facile. Elle était en outre moins coûteuse.

    Le Comité de pilotage trancha finalement en septembre 1990 en faveur de la solution QUESTEL, présentée par Télésystèmes. Le marché devait être conclu avec la société QUESTEL elle-même.

    La réalisation

    Celle-ci devait s'étendre sur dix mois pour une livraison en test du produit le 30 juin 1991 et une mise en service en septembre. Un groupe de projet réunissant deux représentants de la BN (informaticien et bibliothécaire), un conservateur de BM représentant la DLL et un ingénieur de QUESTEL fut mis en place. Le projet fut découpé en lots afin de mener parallèlement l'analyse détaillée et la réalisation des modules dont les spécifications étaient déjà validées.

    Cette méthode, imposée par le calendrier fixé, n'était pas sans inconvénient puisque l'on pouvait beaucoup moins facilement, et seulement à titre onéreux, revenir sur la conception d'éléments validés. Elle permit toutefois d'ouvrir effectivement le service dès janvier 1992.

    La participation des futurs utilisateurs

    Tout au long de son déroulement, le public professionnel auquel il était destiné a été associé au projet.

    Pendant la rédaction du cahier des charges, des entretiens ont eu lieu avec des représentants des associations d'utilisateurs de systèmes informatiques et des réseaux régionaux afin d'éprouver auprès d'eux les principales spécifications et de mieux connaître leurs besoins, ainsi que leurs points de vue et préoccupations.

    De même au cours de la réalisation, un comité de suivi permit aux représentants des mêmes associations et du FULBI de suivre l'avancement des travaux et d'exprimer - parfois fermement - leur opinion quant à la fraîcheur nécessaire de la base ou au prix des notices.

    L'environnement : le SBN et les autres modes d'alimentation des catalogues.

    Le succès de la Bibliographie nationale française sur CD-ROM est une réalité. L'édition cumulative depuis 1970 compte aujourd'hui 650 000 notices. Elle est diffusée à plus de 500 exemplaires en France et à l'étranger. Nombre de bibliothèques, y compris celles de petites villes, l'utilisent ou l'ont utilisé pour informatiser leur catalogue manuel. Elle constitue, malgré quelques défauts "historiques", une source exhaustive et irremplaçable pour la recherche bibliographique.

    Les fournisseurs de systèmes qui ont favorisé son utilisation ont su intelligemment se servir d'un instrument par lequel la BN répondait à sa mission de mettre le catalogage du dépôt légal à la disposition de la communauté.

    L'originalité du SBN

    Le SBN contient toutes les notices de BNOPALE pour les livres entrés depuis 1970, c'est-à-dire non seulement le dépôt légal, mais également les livres étrangers, publications officielles comprises ; il contient aussi les notices des documents sonores et audiovisuels de BN-OPALINE, pour lesquelles une forte demande existe de la part des bibliothèques, discothèques et médiathèques.

    Il permet la consultation des fichiers d'autorité de la BN : auteurs, collectivités-auteurs, titres uniformes, autorités commerciales, matières, à partir des notices bibliographiques. Celles-ci sont accessibles par une trentaine d'index. Enfin et surtout, le SBN est désormais mis à jour quotidiennement et propose donc un service d'une grande fraîcheur pour le catalogage courant.

    Le catalogage partagé

    Le SBN est un instrument de diffusion, non de production. Il ne peut être mis à jour que par les bases de production (BN-OPALE et BN-OPALINE). Le catalogage partagé permet à d'autres bibliothèques d'utiliser la richesse et l'ergonomie des outils de BN-OPALE et d'y créer les notices d'ouvrages étrangers acquis par elles que la BN ne possède pas. Elles contribuent ainsi à enrichir le SBN. En échange, la BN leur fournit, ainsi qu'au Pancatalogue, les notices créées ou localisées par elles.

    Le catalogage par les bibliothèques dans leur propre système

    Tous les travaux menés depuis 10 ans ont voulu réduire ou éliminer ce qui est considéré comme un gaspillage de ressources. D'après les études sur le coût du catalogage, l'établissement d'une notice moyenne de livre coûtait en 1989 de 103 à 142 F, celle d'une notice complète de 240 F (BN, ouvrages français) à 308 F. L'évaluation n'a pas été faite pour les disques et cassettes reconnus à l'expérience comme plus coûteux à cataloguer.

    Ces chiffres sont à comparer au prix des notices du SBN : l'ajout des coûts Télé-com et du coût éventuel de prise en charge au prix de 3 F pour une notice de livre et 5 F pour une notice d'audiovisuel laisse tout de même un écart respectable. Il semble cependant que deux situations se rencontrent, voire se combinent :

    • 1/ les bibliothèques continuent à cataloguer (c'est à coup sûr le cas pour les sections discothèques) ;
    • 2/ la fraîcheur des notices ne les intéresse plus autant et elles attendent, pour alimenter leur catalogue, la prochaine édition du CD-ROM.

    La qualité recherchée

    La BN ayant maîtrisé son informatisation, le traitement du dépôt légal des livres, sauf à-coups encore possibles, peut être annoncé comme à jour. Le délai de disponibilité de la notice complète ne cesse de se réduire et de s'égaliser. De très gros efforts ont été faits pour obtenir ce résultat sans ressources humaines supplémentaires.

    Rappelons que la collecte du dépôt légal vise à l'exhaustivité sans sélection ni exclusion, que le contrôle croisé des deux dépôts - éditeur et imprimeur - est une source importante de réclamations aux éditeurs (plusieurs milliers par an) et donc de rapidité de la collecte. Toute mesure qui compromettrait l'efficacité du contrôle croisé nuirait gravement à l'exhaustivité des notices et à la fraîcheur de la base bibliographique française (1)

    Les bibliothèques, à juste titre, attendent beaucoup de la BN. Celle-ci s'efforce, malgré des charges accrues, d'améliorer ce qui peut l'être sur le plan des délais ou de la qualité des notices. C'est ainsi que la maintenance des bases de production fait l'objet de soins constants (2) .

    Certaines améliorations sont toutefois impossibles à réaliser sans les moyens humains supplémentaires évalués par le Schéma directeur de l'information bibliographique. C'est le cas, par exemple, de l'affectation d'un indice Dewey suffisamment développé pour servir de cote ou d'accès intellectuel. Faudra-t-il attendre la Bibliothèque de France pour rendre ce service ?

    La problématique des dépouillements audiovisuels

    Le SBN alimenté par BN-OPALINE est la seule source aujourd'hui disponible pour les documents sonores et audiovisuels (il n'existe pas de CD-ROM). La description de ces documents nécessite d'établir des notices bibliographiques comportant un grand nombre de dépouillements. Cette structure est rendue avec toute la précision voulue dans la base de production en format INTERMARC.

    Le passage au format de diffusion UNIMARC s'étant avéré malaisé, voire réducteur, il a été nécessaire pour là BN d'étudier une solution réaliste et performante, aboutissant à une évolution de l'UNIMARC qui sera proposée au niveau international.

    Les possibilités du SBN et son ergonomie

    Nous avons souhaité que l'ergonomie, au niveau des outils de recherche des notices, soit identique à celle déjà réalisée pour le CD-ROM de la BNF : il était important que les professionnels utilisant déjà cet instrument de travail se trouvent en terrain familier en se servant du SBN.

    La structure de la base et des notices SBN

    La base SBN est subdivisée en deux sous-ensembles distincts : les livres et les documents sonores et audiovisuels. Il faut choisir au moment de la connexion au SBN l'une de ces deux sous-bases. Remarquons néanmoins que lorsque l'on accède, par exemple, à la liste des auteurs, SBN affiche l'ensemble des auteurs quelle que soit leur appartenance, base Livres ou Audiovisuel, ce qui donne à l'utilisateur une vision multi-document pour les auteurs cités par le SBN.

    Les notices bibliographiques du SBN sont affichées en format UNIMARC (format d'échange) ou, à la demande, en ISBD.

    Les notices d'autorité associées à une notice bibliographique sont affichées en format INTERMARC, le format UNIMARC Autorités n'étant pas encore stabilisé.

    Les critères de recherche disponibles

    On retrouvera sur le SBN les mêmes critères de recherche permettant le même type d'accès que ceux déjà disponibles sur le CD-ROM :

    • l'accès au titre d'un document (TI) ou de collection (CO) ;
    • l'accès aux auteurs personnes physiques (AP) et collectivités (AC) ou l'ensemble (AU). Ceci inclut les interprètes pour l'audiovisuel ;
    • l'accès par mot-matière (SU), par éditeur ou imprimeur (ED), le lieu d'édition (LI) ;
    • l'accès par clé-auteur-titre (AT) ;
    • des accès par clés : ISBN-ISSN (IS), numéro BN (BN) ou par indice : CDU (CD), Dewey (DW) (3) ;
    • la date de publication (AN), le pays (PA), la langue (LA), le numéro d'annonce (NP) dans la Bibliographie Nationale Française, ou dans la Liste des acquisitions pour les ouvrages étrangers. Ajoutons que certaines de ces informations sont également accessibles par les mots qui les composent :
    • mots du titre (MT) et mots de la collection (MC) ;
    • mots de l'auteur (MA), de l'éditeur ou de l'imprimeur (ME) ;
    • mots de la vedette matière (MS) ;
    • mots de la notice (MC).

    De nouveaux critères ont été ajoutés :

    • l'accès par genre (GE) et par référence audiovisuelle (RA) propres aux documents de type audiovisuel ;
    • des accès divers : support de l'édition (DS), nature du document (DT) ;
    • l'accès au bulletinage des collections (CL);
    • l'accès par code à barres (BA), maintenant disponible aussi sur le CD-ROM de la BNF.

    Les combinaisons de critères

    Il est évidemment possible de croiser, en utilisant les opérateurs booléens classiques (et, ou, sauf) l'ensemble des critères, un mode expert permettant d'enchaîner plusieurs recherches. Comme sur le CD-ROM, les différentes recherches sont mémorisées dans un historique et sont donc réutilisables à tout moment au cours d'une session d'interrogation du SBN afin d'affiner une recherche.

    L'affichage des résultats

    On retrouve sur le SBN l'enchaînement classique d'affichage des informations de type bibliographique :

    • 1° - le lancement d'une recherche ;
    • 2° - éventuellement une demande de levée d'ambiguïté (sur un liste d'auteurs par exemple à laquelle on a accédé par troncature explicite ou implicite (4) ) ;
    • 3° - une liste succincte (auteurs, titre, date, ISBN) des notices pertinentes ;
    • 4° - après choix d'une des notices, l'affichage en format UNIMARC avec la possibilité de le transformer immédiatement en ISBD (et vice versa) ;
    • 5° - A ce stade, on peut également, innovation importante par rapport au CD-ROM, afficher chacune des notices d'autorité associées à la notice bibliographique ;
    • 6° - Partant d'une monographie appartenant à une collection, on peut afficher la notice de collection correspondante ;
    • 7° - Navigation dans la base : il est possible de passer d'une notice d'autorité à une autre ou d'une notice de collection à une autre, tout en gardant disponible la notice bibliographique de départ.

    Le déchargement des notices

    Une fois la notice bibliographique isolée et affichée, on peut la commander, la regrouper avec d'autres, l'ensemble des notices sélectionnées au cours d'une session ou cumulées sur plusieurs sessions pouvant être transféré vers l'utilisateur soit par télédéchargement, soit par disquettes ou par bandes (ou sur papier en ISBD).

    Les notices d'autorité ne peuvent pas être déchargées.

    Précisons toutefois que les notices bibliographiques contiennent toujours, dans les zones ad hoc de l'UNIMARC, les formes principales et les formes rejetées des vedettes, transférées depuis le fichier d'autorité dans leur dernier état de mise à jour.

    La commande en différé

    Pour donner la possibilité de commander une quantité importante de notices tout en réduisant les frais de connexion, un module permettant de constituer sur un poste local un fichier de requêtes que l'on transmet en une seule fois au serveur par téléchargement, est disponible.

    Les notices trouvées sont livrées par QUESTEL selon la même procédure que les notices commandées en ligne. Les critères utilisables sont : ISBN ou ISSN (IS), référence audiovisuelle (RA), code à barres (BA), numéro BN (BN), auteur-titre (AT).

    L'abonnement. Les profils

    La fourniture sur abonnement des notices des nouveautés françaises est disponible pour la sous-base Livres et pour la sous-base Audiovisuel (périodicité hebdomadaire).

    La fonction Sélection sur profil permet de recevoir chaque semaine ou une fois par mois toutes les références nouvelles dans un domaine particulier grâce à une clé d'extraction qui, déduite d'une question posée en ligne au serveur, est mémorisée.

    Le volume de la base SBN

    Après avoir rappelé que les mises à jour du SBN sont quotidiennes, citons les chiffres principaux recueillis début novembre 92 :

    • les notices bibliographiques :
      • 1 300 000 livres (incluant les notices de collection) ;
      • 130 000 documents sonores et audiovisuels ;
      • au total près de 16 millions d'accès indexés.
    • les notices d'autorité :
      • 561 000 APP (auteurs personnes physiques)
      • 136 000 ACO (auteurs collectivités)
      • 142 000 AMA (matières)
      • 25 000 ATU (titres uniformes dont 22 000 titres musicaux)
      • 22 000 ACL (autorités commerciales)

    L'équipement nécessaire pour la connexion au SBN

    Il suffit de disposer :

    • d'un micro-ordinateur émulé en terminal VT 100 ou d'un minitel bi-standard (80 colonnes ASCII) ;

    et éventuellement de s'équiper :

    • du logiciel CFT-PC, pour utiliser le télédéchargement ;
    • du logiciel EDITEUR de requêtes, pour constituer localement des fichiers de requêtes.

    Une assistance technique est assurée par la société QUESTEL.

    Pour tout renseignement complémentaire et pour obtenir copie des conventions, s'adresser à : Claire SOVIGNET, Questel, tél. (1) 46.14.55.97

    Des manuels sont remis aux utilisateurs : un mini-guide SBN, les spécifications techniques de la fourniture des notices (UNIMARC etc...), un manuel QUESTEL d'utilisation du CFT et de l'éditeur de requêtes.

    Les coûts

    la notice de livre : 3 F, la notice audiovisuel : 5 F, l'heure de connexion : 170 F + 35 F de coût TRANSPAC

    A cela s'ajoute, le cas échéant, la facturation des supports bandes ou disquettes et de la prise en charge d'exploitation correspondante. Ces coûts supplémentaires n'existent pas si l'on choisit d'utiliser le télédéchargement.

    Les conventions

    L'attribution du code d'accès et du mot de passe correspondant est subordonnée à la signature d'une convention avec la Bibliothèque Nationale.

    Il existe trois conventions-types : bibliothèque ; serveur ; BCP tête de réseau.

    Chacune précise les droits et les devoirs des partenaires, en particulier quant à la rediffusion des notices.

    Conclusion

    Techniquement opérationnel en janvier 1992, le SBN a été officiellement mis en service lors du Salon du Livre après que les conventions et surtout les marchés d'exploitation et de commercialisation aient été mis au point. Les bibliothèques pour leur part doivent intégrer ce nouveau service dans leurs habitudes professionnelles. 1992 est donc une année de montée en charge qui ne permet pas encore d'estimer l'impact du Serveur Bibliographique National.

    Cet article nous a offert le moyen de rappeler à tous les possibilités du SBN et les qualités techniques indéniables du produit réalisé par la société Questel. Le SBN, du fait de sa mise à jour quotidienne et par l'aisance qu'offre l'accès temps réel, nous apparaît comme un des services que la BN se devait de proposer, en complément des produits déjà existants.

    Il s'inscrit ainsi dans cette volonté de la BN, qui depuis déjà une décennie, se dote d'outils informatiques puissants et performants :

    • les systèmes de catalogage BN-OPALE (GEAC), BN-OPALINE (BULL), la Bibliographie nationale française depuis 1970 sur CD-ROM (On line Computer Systems), à laquelle s'ajoutera bientôt un CD-ROM des fichiers d'autorité ; pour les lecteurs l'accès aux grands instruments bibliographiques par un serveur de CD-ROMs ; plus récemment encore la gestion de la communication SYCOMORE (TITN-HP) ;
    • citons aussi, parmi d'autres chantiers, l'opération de conversion rétrospective qui aboutira en 1996 à pouvoir disposer, dans la future bibliothèque, de tout le catalogue de la BN informatisé de Gutenberg à nos jours, soit 7 millions de notices.

    Enfin, la décision de permettre, dès 1993, une ouverture à un large public de ses catalogues par un accès Minitel, assure la continuité de l'effort de modernité de la Bibliothèque Nationale.

    1. La nouvelle loi sur le dépôt légal a été votée le 20 juin 1992. A la date où nous écrivons cet article le décret d'application est en préparation. Dans l'hypothèse où les deux exemplaires du dépôt imprimeur resteraient dans la bibliothèque de province habilitée, le Service du dépôt légal perdrait une source importante d'information. Il est indispensable que des dispositions transitoires permettent alors de préserver l'existant en attendant que les mesures nécessaires au fonctionnement décentralisé soient prises (locaux, personnel, équipement informatique) et que le réseau français du dépôt légal soit réellement en place. retour au texte

    2. Par exemple des anomalies des fichiers antérieurs au travail en ligne sont traitées automatiquement ou, le cas échéant, manuellement. retour au texte

    3. Celui-ci est obtenu par conversion - d'après une table de concordance - de l'indice CDU utilisé pour obtenir le cadre de classement de la BNF. Il en conserve les limites. retour au texte

    4. Ceci n'existe pas sur le CD-ROM, le choix ayant été fait de permettre l'affichage direct de la liste des notices répondant à la question. retour au texte