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Les formats d'autorité

Les formats d'autorité se sont développés en l'absence de norme internationale

Préalablement au développement des formats de description bibliographique, les ISBD ont défini avec précision les informations nécessaires à l'iden- tification non équivoque des docu- ments, l'ordre dans lequel ces informa- tions devaient être consignées dans les notices bibliographiques, et les sources à utiliser en priorité pour réunir ces in- formations ; la ponctuation normalisée qui encadre chaque élément d'une no- tice bibliographique informe l'utili- sateur sur la nature de l'information contenue dans cet élément. Aucun tra- vail similaire n'a jamais été fait à l'éche- lon international sur les notices d'auto- rité, et les formats se sont développés sans que le contenu type d'une notice d'autorité ait été défini.

La première difficulté est qu'il n'existe pas de norme internationale sur la structure et la forme des vedettes et cela tient plus à la nature même des don- nées mises en cause qu'à une négli- gence concertée. Les vedettes sont des- tinées, entre autres choses, à faciliter l'accès aux notices bibliographiques, et à ce titre elles sont censées exprimer les « formes d'usage » des entités qu'elles désignent. Il est évident que les formes d'usage appliquées aux vedettes désignant par exemple Alexandre Sol- jénitsyne, l'Institut du monde arabe ou les Mille et une nuits ne sont pas les mêmes d'un bout à l'autre de la pla- nète ! A l'échelon international tout au plus existe-t-il des « recommandations » que les normes nationales sont censées respecter et qui, soit énoncent simple- ment les principes à suivre pour construire les vedettes (c'est le cas pour les collectivités avec Forme et structure des vedettes de collectivités IFLA, 1981), soit dressent la liste, forcément in- complète, des vedettes à utiliser (c'est le cas pour les titres uniformes avec Anonymous classics / IFLA, 1978). Pour les noms de personnes il est admis in- ternationalement, et inscrit dans les principes mêmes du contrôle biblio- graphique universel, que les pratiques nationales concernant la structure et la forme des noms doivent être respectées dans les vedettes ; chaque agence bibliographique nationale est donc res- ponsable de la forme d'autorité établie pour ses auteurs nationaux et est cen- sée respecter, pour traiter les auteurs étrangers, les pratiques nationales de construction des noms recensées dans le document intitulé Names of persons (IFLA, 1977 et 1980). Mais tous les pays n'ont pas répondu à l'enquête interna- tionale qui a présidé à l'élaboration de ce recueil, et pour un pays donné tous les cas de figure ne sont évidemment pas étudiés ! Les normes nationales de catalogage énonçant les règles à suivre pour l'établissement des vedettes sui- vent dans l'ensemble les recommanda- tions internationales qui existent, mais pour résoudre les problèmes non traités dans ces textes de référence elles pro- posent des solutions originales », par- fois incompatibles d'un pays à l'autre. Les vedettes n'étant pas toutes construites selon le même schéma, les formats nationaux ne font qu'entériner ces différences.

La deuxième difficulté est que le conte- nu type d'une notice d'autorité n'a ja- mais été défini internationalement. D'une façon très pragmatique, ce sont les objectifs définis par les biblio- thèques lors de la conception de leurs fichiers d'autorité automatisés qui dé- terminent le contenu des notices d'au- torité. La création d'un fichier d'autorité par une bibliothèque répond le plus souvent aux besoins suscités par la sim- ple gestion de son catalogue, mais peut aussi, dans le cas d'une bibliothèque nationale par exemple, répondre aux besoins définis dans le cadre plus vaste d'une politique nationale en matière de catalogage. Certains fichiers d'autorité sont donc conçus dès le départ pour une- utilisation locale spécifique, alors que d'autres ont vocation à être diffusés à l'échelon national, voire international. Il est évident qu'ils n'ont pas le même contenu.

Les fichiers d'autorité destinés à une uti- lisation locale sont le plus souvent des fichiers d'autorité de'gestion qui consis- tent à rassembler dans une seule notice d'autorité toutes les formes recensées dans le catalogue local pour un nom de personne ou de collectivité, un titre d'œuvre classique ou un sujet, et que les usagers peuvent prendre comme clé de recherche : forme d'autorité retenue en vedette, variantes de la forme du nom, du titre ou du sujet donnant lieu à des renvois, formes associées au nom, au titre ou au sujet et constituant d'au- tres formes d'autorité dans le catalogue. L'intérêt d'un tel fichier est que sa consultation permet au catalogueur d'appréhender d'un seul coup d'œil tous les points d'accès à la forme d'au- torité qui existent dans le catalogue lo- cal et de déterminer rapidement quelles mises à jour sont rendues nécessaires par l'insertion d'un nouveau document dans ce catalogue. Mais un tel fichier ne peut être utilisé à bon escient qu'en se reportant au catalogue dont il reste dépendant.

Les fichiers d'autorité conçus pour être diffusés à l'échelon national ou interna- tional sont généralement des fichiers d'identification utilisables indépendam- ment des catalogues qu'ils servent à gé- rer. Les notices d'autorité rassemblent alors, comme précédemment, les élé- ments servant à la gestion du catalogue, mais en plus elles contiennent des notes pouvant donner par exemple des explications sur les relations entre les formes retenues, rejetées et associées recensées dans une notice, des préci- sions sur les modes d'utilisation de la forme d'autorité dans un fichier biblio- graphique, des éléments d'identifica- tion de l'entité faisant l'objet de la no- tice d'autorité (nationalité, dates biogra- phiques et profession pour une per- sonne ; adresse, dates et domaines d'activité pour une collectivité ; brève histoire littéraire pour une œuvre clas- sique ; définition et règles de syntaxe applicables à un mot matière, etc.) ou pouvant donner les références des sources utilisées pour réunir toutes ces informations. Ce ne sont que des exem- ples. Ces notices d'autorité sont utilisa- bles de façon autonome car elles se suf- fisent à elles-mêmes pour identifier un auteur, une collectivité, etc., et leur sim- ple lecture permet en général à un cata- logueur de déterminer si une notice don- née correspond bien à l'entité qu'il a à traiter. Selon les principes du contrôle bibliographique universel, ce sont les agences bibliographiques nationales qui ont pour mission de rédiger ce type de notices pour les auteurs nationaux (per- sonnes et collectivités), les textes classi- ques appartenant au patrimoine littéraire national, et de gérer le fichier encyclopé- dique national pour les sujets. Pour les entités étrangères, il est bien sûr re- commandé de s'inspirer du travail simi- laire qui peut être fait dans les pays dont elles ressortissent. Les fichiers d'autorité d'identification ont pour but de servir de référence, de ‘ faire autorité », et d'être lar- gement réutilisés à l'échelon national et international pour gérer toutes sortes de catalogues.

S'il existe de fait des fichiers d'autorité de gestion aux notices allégées et des fichiers d'autorité d'identification aux notices « complètes », aucune norme in- ternationale ou nationale ne définit le contenu type des unes et des autres comme le font pour les notices biblio- graphiques les normes Z 44-073 et Z 44- 050. Seules deux recommandations de l'IFLA, Guidelines for authority and re- ference entres (GARE, 1984) et Guide- lines for subject authority and reference entries (1993), tentent de normaliser la présentation matérielle des notices d'autorité c'est-à-dire la façon dont il faut disposer les informations quand on rédige manuellement une notice d'au- torité, ou quand on l'édite en clair à partir d'un fichier d'autorité automatisé. Mais il est bien précisé dans la préface de ces documents que leur but n'est pas d'énoncer des principes sur la construc- tion des vedettes ni même de fixer le contenu des notices d'autorité ! C'est pour le moins curieux que les experts internationaux se soient penchés sur la façon d'organiser les données d'autorité dans une notice sans se préoccuper de recenser les informations qui devraient obligatoirement y figurer et sans définir les sources à utiliser en priorité pour les rédiger. En conséquence les fichiers d'autorité existants ne contiennent pas tous le même type d'information comme l'a montré une enquête interna- tionale menée en 1989 par Marcelle Beaudiquez et Françoise Bourdon sous l'égide de l'IFLA (voir « Bibliographie »). Cet état de fait se traduit bien évidem- ment dans les formats nationaux d'au- torité et rend difficile l'élaboration d'un format international d'échange.

Les formats d'autorité nationaux et le format français INTERMARC(A)

Actuellement il n'y a pas beaucoup plus d'une vingtaine de pays qui ont déve- loppé un format national d'autorité, et à part quelques exceptions (Pays-Bas, Allemagne...), la plupart sont des for- mats de type MARC dont le plus ancien est celui de la Bibliothèque du Congrès élaboré au début des années 1970.

Les formats MARC pour les notices d'au- torité présentent les mêmes caractéristi- ques que les formats MARC pour les no- tices bibliographiques : ils comprennent des zones de longueur fixe (label, réper- toire, zones des numéros d'identification, zones des informations codées) conte- nant des informations codées concernant l'ensemble de la notice et permettant no- tamment des tris de notices au sein du fichier d'autorité, et des zones de lon- gueur variable (zones des formes rete- nues, des formes rejetées et des formes associées, zones des notes). Cependant une particularité distingue les formats d'autorité des formats définis pour les descriptions bibliographiques : chacune des zones variables correspondant aux formes retenues, aux formes rejetées ou aux formes associées peut comporter une sous-zone fixe d'informations codées per- mettant de saisir des informations concer- nant la forme recensée dans la zone va- riable. Par exemple, dans lTNTERMARC(A), on peut indiquer dans la sous-zone fixe $w (10 positions) la norme utilisée pour établir la forme qui figure dans la zone variable, le type du nom de personne ou l'origine du mot matière qui apparaît dans la zone, la norme de translittération uti- lisée pour établir cette forme, etc. Ces in- formations peuvent, bien sûr, être tra- duites en clair à la suite de la forme concernée au moment de l'édition de la notice d'autorité sur quelque support que ce soit.

Exemples en INTERMARC (A) 100..$w.0.2b$a Eluard$m Paul 100..$w.0.2bachi.$a Lu$m Xun 100..$w.0.4b$a Marie de la Trinité$e do- minicaine ce qui donne à l'édition : Eluard, Paul pseud. pour: pseudonyme . Lu, Xun pseud. trs-ISO chi pour: pseudonyme, translittéré du chi- nois selon la norme ISO Marie de la Trinité (dominicaine) nom relig. pour: nom en religion

Si les formats MARC nationaux pour les descriptions bibliographiques se sont développés après qu'il y ait eu un consensus international sur la définition et la structure des données qu'il conve- nait de recenser, c'est-à-dire s'ils se sont développés en conformité avec les ISBD, les formats nationaux pour les no- tices d'autorité n'ont pas eu cette op- portunité. L'absence de réflexion inter- nationale sur les types d'information qu'une notice d'autorité devrait obliga- toirement contenir se traduit au niveau des formats nationaux par un dévelop- pement plus ou moins important des possibilités offertes par la structure d'un format MARC, et par l'adoption de so- lutions différentes pour un même pro- blème.

Par exemple, le Canada, au moment de l'automatisation de son fichier d'autori- té en 1977, avait besoin de gérer un fi- chier d'autorité bilingue et a donc dé- veloppé au maximum toutes les possi- bilités offertes dans ce domaine par la structure d'un format MARC. Le Royaume-Uni qui, en 1981, a limité son ambition à l'élaboration d'un fichier d'autorité de gestion, n'a que peu dé- veloppé les zones de notes. Dans les pays utilisant les règles de catalogage anglo-américaines (Anglo-American ca- taloguing rules ou AACR), l'automatisa- tion des fichiers d'autorité auteurs a souvent été faite pour faciliter les cor- rections systématiques des vedettes ren- dues nécessaires par l'abandon des AACRl et l'application des AACR2 à par- tir de 1981. Ces pays avaient besoin d'o- pérer des tris de notices d'autorité en fonction des normes utilisées pour les établir : la mention de la norme utilisée pour rédiger la notice d'autorité a donc été mise dans l'une des zones fixes d'in- formations codées qui chapeaute toute la notice et qui autorise les tris. En France où un problème similaire s'est posé pour les notices d'autorité de col- lectivités (abandon de la norme AFNOR de 1955 et application de celle de 1983), la mention de la norme utilisée pour élaborer une vedette est indiquée non pas dans une des zones fixes d'in- formations codées mais dans les sous- zones fixes des zones vedettes concer- nées (soit dans le$w du format INTER- MARC(A)). Chaque pays a donc défini son format en fonction de ses propres besoins et de ses propres objectifs.

L'INTERMARC(A) développé par la Bibliothèque nationale de France n'échappe pas à la règle : il est conçu pour répondre aux besoins de gestion des bases bibliographiques de l'établis- sement, BN-OPALE et BN-OPALINE, par des fichiers d'autorité d'identification.

La première version du format a été pu- bliée en 1984 ; elle avait été conçue pour la saisie des notices d'autorité au- teurs personnes physiques, auteurs col- lectivités, titres uniformes et matière dans le cadre de BN-OPALE. Depuis sa mise en pratique en 1985 pour la saisie des données dans BN-OPALE, le Bureau de normalisation du service de la Co- ordination bibliographique et le dépar- tement Informatique et nouvelles tech- nologies de la BNF ont fait évoluer l'IN- TERMARC(A) pour répondre aux besoins quotidiens des utilisateurs et pour per- mettre la gestion des fichiers d'autorité de BN-OPALINE : certaines zones ont été ajoutées, d'autres ont vu leur contenu s'élargir ou leur utilisation se préciser, de nouveaux types de notices ont été créés (marques commerciales, titres uniformes musicaux, etc.). Cependant l'édition de l'INTERMARC(A) publiée en 1991 a pour sous-titre "manuel à l'usage des catalogueurs participant à la base BN-OPALE et ne contient donc que la partie du format utilisée dans BN-OPALE (voir « Bibliographie »).

Un format INTERMARC(A) intégré cou- vrant tous les types de notices d'autorité de BN-OPALE et de BN-OPALINE est en préparation au Bureau de normalisation du Service de la coordination biblio- graphique de la BNF. Les points les plus importants à examiner et à harmoniser sont les suivants : les notes et leur degré de spécificité, les liens entre les diffé- rents types de notices d'autorité (entre un nom de personne et un titre uni- forme ou une collectivité, par exem- ple), la mise en place des autorités de type commercial. C'est ce format d'au- torité intégré qui servira à la gestion des fichiers d'autorité au sein du futur sys- tème d'information de la BNF.

Le format international d'échange de notices d'autorité : UNIMARC/Authorities

Comme le format international d'échange de données biblio- graphiques, le format UNIMARC pour les autorités a été élaboré par des experts de différents pays sous l'égide de l'IFLA, et a été publié en anglais au printemps 1991. Selon la préface, le but de ce for- mat est de « faciliter l'échange interna- tional de notices d'autorité lisibles en machine entre les agences biblio- graphiques nationales Le travail sur UNIMARC/Authorities a été initialisé par les experts de l'IFLA qui en 1984 avaient publié les GARE dont le principal ob- jectif est, nous l'avons vu, de normaliser non pas le contenu type des notices d'autorité, mais la présentation maté- rielle de ces notices à l'édition. Or, au- cune étude complémentaire n'a été faite et les GARE ont été utilisées comme texte de base pour l'élaboration du for- mat.

Par définition un format international d'échange se doit d'être le commun dé- nominateur des formats nationaux ; or, nous avons vu que les formats natio- naux pour les autorités ont en commun une structure de format MARC, mais ne s'appuient pas sur un consensus inter- national quant au type de données à recenser ni quant à la façon dont une même information doit être saisie (en zone fixe ou zone variable, par exem- ple). Dès lors il est évident que les ex- perts qui ont élaboré le format d'auto- rité UNIMARC se sont heurtés à de nom- breuses difficultés. Les responsables des fichiers d'autorité de la BNF ne ju- gent pas le résultat très satisfaisant, d'autant plus qu'ils avaient signalé, avant même la publication du format, un certain nombre de « maladresses » qui n'ont malheureusement pas été prises en compte par le comité de ré- daction. Mais laissons là toute polémi- que et voyons rapidement les pro- blèmes majeurs que pose UNIMARC/Au- thorities.

Les zones fixes ne sont pas assez développées

Il peut y avoir plusieurs raisons à cela. La première est que les zones fixes sont évidemment absentes du document qui a servi de base à la réflexion puisque les GARE ne traitent que des notices d'autorité éditées en clair. La seconde est que les experts n'ont pas été assez vigilants pour prendre en compte des informations qui n'existaient alors que dans une minorité de formats nationaux mais dont la pertinence était pourtant flagrante : la nationalité des auteurs ne figurent pas parmi les données que l'on peut saisir dans l'une des zones d'infor- mations codées du format UNIMARC/Au- thorities. Or pour vérifier que la struc- ture d'un nom de personne reflète bien les pratiques nationales en vigueur dans son pays d'origine (rejet ou non de cer- taines particules en fonction de la na- tionalité par exemple), la nationalité de l'individu est une information capitale. De plus on a vu que si une agence bibliographique nationale était respon- sable de l'établissement des notices d'autorité de ses auteurs nationaux, il lui était recommandé, pour les auteurs étrangers, d'utiliser les notices d'autori- té établies par les pays dont ces auteurs ressortissent. La façon la plus simple de trier des auteurs par nationalité au sein d'un fichier d'autorité n'est-elle pas d'exploiter cette information quand elle figure dans une zone fixe du format ? Il aurait été judicieux de réserver quel- ques positions d'une zone fixe d'infor- mations codées dans le format UNIMARC pour rendre non pas « obligatoire » mais simplement " possible » la mention de la nationalité. Enfin la sous-zone de contrôle$5 utilisable au sein d'une zone variable (équivalente en quelque sorte à la sous-zone$w du format IN- TERMARC(A) définie plus haut) n'est uti- lisable que dans les zones variables des formes rejetées et des formes associées à l'exclusion de celles des formes rete- nues : en conséquence toutes les infor- mations que l'on pourrait coder dans cette zone doivent figurer en clair dans les zones de notes (mention de pseudo- nyme par exemple).

Cet état de fait est regrettable car un format international d'échange doit vi- ser à réduire au minimum les pro- blèmes linguistiques que peuvent ren- contrer les établissements qui vont im- porter des notices d'autorité rédigées dans une autre langue que la leur. Une information codée est économique à stocker et facile à exploiter car chaque bibliothèque réceptrice peut la traduire comme elle le désire.

Les ponctuations utilisées dans le format sont source d'erreurs

La ponctuation utilisée par l'agence bibliographique qui a créé la notice d'autorité doit être reportée dans les ve- dettes, les notes, etc. Cette disposition est aberrante : non seulement l'informa- tion est redondante par rapport aux codes de sous-zones, mais en plus l'ab- sence de tout consensus international en la matière fait que les ponctuations qui figurent dans le format reflètent des règles de catalogage différentes ! Ceci contribue à rendre les exemples confus, et surtout oblige les bibliothèques ré- ceptrices à corriger des ponctuations parasites alors qu'elles pourraient se contenter de générer les ponctuations qu'elles souhaitent à partir des codes de sous-zones !

Il y aurait encore beaucoup à dire... no- tamment sur la technique des zones im- briquées qui, comme dans le format UNIMARC pour les notices biblio- graphiques, pose des problèmes graves aux logiciels devant gérer les notices d'autorité en UNIMARC. C'est parce que le format UNIMARC pour les notices d'autorité est très réducteur par rapport au format INTERMARC(A) que la BNF ne souhaite pas pour l'instant diffuser ses notices d'autorité dans ce format. La tra- duction française de UNIMARC/Authori- ties, en cours depuis de longs mois au service de la Coordination biblio- graphique de la BNF, a du mal à aboutir car il est extrêmement difficile de ren- dre dans le texte français des notions et des pratiques de catalogage très mar- quées par les AACR2 et totalement étrangères aux pratiques françaises. Il vaudrait mieux considérer ce format comme un document de travail et convaincre le Comité permanent de l'I- FLA pour l'UNIMARC, gestionnaire de ce format, de mieux adapter le texte aux besoins des différents utilisateurs po- tentiels. Le temps presse car ce format, conçu pour échanger des données d'au- torité entre agences bibliographiques na- tionales, est en réalité utilisé comme for- mat national de gestion des autorités ; pour pallier ces imperfections, les orga- nismes qui l'utilisent adoptent des solu- tions ; locales et l'on voit se développer des UNIMARC/Authorities « nationaux »...