Index des revues

• Compte, Jean-Marie
  Introduction, p.41-42.
• Rech, Régis
  Le fonctionnement du pôle associé , p.43-45.
• Compte, Jean-Marie
  Conclusion, p.45.

Le fonctionnement du pôle associé

Le nombre relativement élevé des établissements partenaires du pôle associé, cinq à l'origine, quatre aujourd'hui (1) , nous a incité à établir un règlement sur la gestion des acquisitions, de manière à clarifier d'emblée les objectifs et le fonctionnement du pôle. Ce règlement, qui se veut avant tout pratique, ne concerne qu'à la marge les relations avec la Bibliothèque nationale de France.

La répartition thématique des acquisitions

Le premier problème à résoudre est celui de la répartition thématique des acquisitions, indispensable si l'on veut que chaque établissement partenaire puisse acquérir rapidement une spécificité auprès du public visé, celui des médiévistes.

Chaque établissement a donc pour mission de couvrir un domaine d'acquisitions qui recoupe les disciplines retenues dans la convention avec la Bibliothèque nationale de France. Les disciplines déjà couvertes par le CESCM et la bibliothèque universitaire dans le cadre du CADIST (2) sont bien évidemment prises en compte dans cette répartition thématique. Dans cette perspective, les subventions de la Bibliothèque nationale de France n'ont pas pour mission de remplacer ou de doubler les subventions du ministère de l'Éducation nationale, de l'Enseignement supérieur et de la recherche, mais bien de les compléter.

Bibliothèque municipale

La bibliothèque municipale spécialise ses acquisitions autour de deux centres d'intérêt :

• la codicologie et les arts du livre manuscrit (libraria, étude des parchemins et papiers, des encres, des enluminures, bibliothèques, catalogues de manuscrits, etc.). La bibliothèque municipale est en effet le seul des établissements du pôle associé à posséder une collection de manuscrits médiévaux, d'importance moyenne (141 volumes), auxquels viennent s'ajouter 276 incunables (3) ;
• la période du bas Moyen Âge (vers 1250/1330-1450/1520) dans ses aspects politiques, économiques, sociaux et intellectuels, en privilégiant les sources autres que littéraires, et l'Europe occidentale. Il est d'autant plus nécessaire d'acquérir des ouvrages sur cette période qu'elle échappe au cadre chronologique du CADIST de Poitiers (VIIIe-XIIesiècle). Là encore, la bibliothèque municipale de Poitiers se distingue de ses partenaires par la conservation dans son fonds patrimonial de très riches archives municipales pour les XIVe et XVesiècles (4) .

Bibliothèque universitaire

La bibliothèque universitaire procède à des acquisitions dans les cinq domaines suivants :

• l'art gothique et l'art de la première Renaissance (architecture, sculpture, peinture, arts mineurs, sauf l'enluminure) ;
• Byzance, le monde orthodoxe, le monde slave, dans leurs aspects politiques, économiques, sociaux, intellectuels et littéraires, en privilégiant les sources et les éditions de textes ;
• les littératures germaniques (allemande, anglo-saxonne, flamande, scandinave) et celtiques ;
• la littérature juridique (droit canonique, droit romain, droit coutumier), à savoir textes législatifs et gloses ;
• la musicologie médiévale (notamment pour les périodes non couvertes par le CADIST).

Centre d'études supérieures de civilisation médiévale

Le CESCM acquiert des ouvrages dans quatre domaines :

• l'art roman (architecture, sculpture, peinture, arts mineurs ; sauf l'enluminure) : la période romane est très largement étudiée dans les célèbres Cahiers de civilisation médiévale édités par le CESCM.
• l'histoire monastique : à l'origine, cette thématique devait être développée par l'abbaye de Ligugé.
• les littératures romanes (française, occitane, catalane, castillane, portugaise, italienne, etc.) ;
• la période du haut Moyen Âge (vers 330/480-800) dans ses aspects politiques, économiques, sociaux et intellectuels, en privilégiant les sources. Comme le bas Moyen Âge, cette période n'entre pas dans le cadre chronologique du CADIST de Poitiers.

Service régional de l'Inventaire

Le service régional de l'Inventaire se limite pour l'instant à deux thématiques :

• la collection microformée des dossiers de l'Inventaire pour l'ensemble du territoire national ;
• des ouvrages et périodiques concernant l'art médiéval régional.

Cette énumération des thématiques développées à Poitiers, sans doute fastidieuse, offre au moins le mérite de présenter le haut degré de spécialisation des collections du pôle associé.

La répartition budgétaire

La subvention annuelle de la Bibliothèque nationale de France est répartie entre les quatre établissements partenaires après concertation et évaluation de leurs besoins, de leurs demandes et de leurs missions. Pour des raisons évidentes, cette répartition est effectuée après la signature de la convention financière annuelle.

Sur les budgets de 1994 et de 1995 (300 000 F chacun), le service régional de l'Inventaire a accepté de recevoir une part moins importante que ses partenaires, en l'occurrence 30 000 francs, en raison de ses capacités d'accueil moins importantes et de son public moins nombreux. Les trois autres établissements se sont partagés le reste de la subvention en parts égales, à savoir 90 000 francs chacun.

Le budget de 1996, dont nous venons de prendre connaissance, s'élève à 400 000 francs, ce qui constitue une augmentation importante par rapport aux deux budgets précédents.

Le principe d'unité des collections

Les documents acquis au titre du pôle associé, s'ils sont dispersés sur quatre sites, doivent constituer une collection homogène. Un établissement partenaire ne peut donc, sur les crédits de la Bibliothèque nationale de France, acquérir un ouvrage déjà possédé par un autre partenaire, sauf si cet ouvrage est une édition revue et corrigée, une traduction ou une réimpression d'un livre publiée au moins cinquante ans auparavant.

Ce principe d'unité des collections a pour mission d'éviter le gaspillage des crédits publics qui nous menacerait si chacun des établissements achetait les mêmes livres que ses partenaires, doublant ou triplant ainsi inutilement les collections du pôle. Par conséquent, si un établissement souhaite acquérir un ouvrage déjà possédé par un de ses partenaires, il doit le faire sur ses fonds propres.

La constitution et l'échange entre les partenaires de listes préparatoires d'acquisitions permet une meilleure application de la répartition thématique et une vérification plus efficace de la présence de tel ou tel ouvrage dans une des bibliothèques du pôle. Chaque établissement est absolument maître du choix des ouvrages qu'il souhaite acquérir pour le pôle associé, dans la mesure où il se conforme à la convention-cadre avec la BNF et observe le règlement interne des acquisitions. De même, il choisit comme il l'entend les fournisseurs avec lesquels il travaille.

Acquisitions étrangères et acquisitions françaises

La majeure partie des subventions de 1994 et 1995 (plus de 80%) a été employée à l'acquisition d'ouvrages édités à l'étranger, afin que les fonds ainsi constitués viennent pour l'essentiel compléter ceux de la Bibliothèque nationale de France, déjà détentrice du dépôt légal de la production française (5) .

Une petite partie des crédits de la Bibliothèque nationale de France ont ainsi pu servir à l'achat de certains livres français nécessaires à la constitution d'un fonds dans un domaine bien précis, et qui n'ont pas toujours pu être achetés avec les crédits propres de chaque établissement.

Le traitement des factures

La facturation des commandes est établie au nom de la Maison du Moyen Âge. Les livres et les factures sont livrés à l'établissement partenaire concerné. Le paiement est effectué par le coordonnateur du pôle associé au nom du président de l'association, dans la mesure où chaque établissement partenaire lui envoie des factures définitives et dûment vérifiées.

L'accessibilité des documents

Chaque établissement partenaire définit ses propres règles d'accessibilité des documents acquis au titre du pôle associé, en se basant sur le règlement qu'il a adopté pour les documents comparables de ses autres fonds.

L'association de la Maison du Moyen Âge se propose de faciliter cette accessibilité par la réalisation d'un CD-ROM, où seront décrites et localisées les collections de chacun des établissements partenaires concernant la civilisation médiévale.

La confection de ce CD-ROM sera facilitée par le fait que la bibliothèque municipale, la bibliothèque universitaire et le CESCM cataloguent aujourd'hui tous trois en UNIMARC, indexent selon le répertoire d'autorités Rameau et signalent les notices d'ouvrages concernant le Moyen Âge. Pour prendre l'exemple de la bibliothèque municipale, les ouvrages intéressant le pôle possèdent une mention de fonds Moyen Âge dans le champ de données locales 966. Le traitement informatique des ouvrages signalés dans les fichiers papier est lui-même grandement avancé grâce à la rétroconversion des fonds spécialisés dans le Moyen Âge réalisée par la société Jouve dans le cadre d'une convention passée avec la Bibliothèque nationale de France. En fait, il nous restera essentiellement à unifier l'indexation de ces notices.

L'avenir du pôle associé

Le pôle associé de Poitiers n'a pas tout à fait officiellement deux ans d'existence. Il ne représente pas encore une de ces institutions au fonctionnement immémorial, dont on imaginerait pas de remettre l'existence en cause. Petit à petit, cependant, les équipes des différents établissements qui le constituent apprennent à travailler ensemble, acquièrent des pratiques communes. Quant à nos relations avec nos collègues du secteur des pôles associés, Georges Perrin et ses collaborateurs, Benoît Tuleu (aujourd'hui à la bibliothèque municipale de Boulognesur-Mer), Gilles Baudouin et Bernard Démay, elles sont empreintes à la fois de franchise, de simplicité et de cordialité. Toutefois, on peut regretter que la coopération avec la Bibliothèque nationale de France n'en soit pour l'instant qu'à un stade financier. Une coopération scientifique, qui ne saurait remplacer pour nous des crédits d'acquisition, devrait suivre.