Index des revues

• Lahary, Dominique
  Sitebib, p.131-132.
• Lahary, Dominique
  Recommandation pour l'échange de données d'exemplaires en format UNIMARC, p.132-133.
• Creff, Jean-Arthur, Thompson,, Marie-Claude
  Description des images fixes, p.134-135.

Recommandation pour l'échange de données d'exemplaires en format UNIMARC

Un document de référence

Le Bulletin d'informations a déjà traité dans ses numéros 164 (2etrimestre 1994) (1) et 174 (1er trimestre 1997) (2) de la question des données locales. Rappelons brièvement les termes du problème. Les données dont il s'agit sont celles relatives aux exemplaires physiques et aux états de collections locales de publications en série. Dans les systèmes de gestion de bibliothèque évolués, elles sont généralement gérées dans des fichiers distincts de celui des notices bibliographiques proprement dites. Mais lorsque les données locales correspondant à une notice bibliographique doivent être échangées en même temps que celle-ci, il peut paraître commode de les y inclure. Cela simplifie l'échange : une seule notice est fournie par le système exportateur, à charge pour le système importateur d'éclater si besoin est les données dans plusieurs fichiers. Dans le contexte français, on considère qu'il s'agit de notices bibliographiques en UNIMARC.

Deux cas différents d'un échange de ce type se sont présentés. Le premier est celui des bibliothèques départementales de prêt qui doivent fournir à leurs bibliothèques dépositaires informatisées les notices bibliographiques, mais aussi les données correspondant aux exemplaires effectivement déposés. Le second est celui des catalogues collectifs jouant le cas échéant le rôle de réservoirs de notices, tels que le SU (système universitaire) qu'est en train de bâtir l'ABES (Agence bibliographique de l'enseignement supérieur), ou encore le futur CCFr (Catalogue collectif de France).

Le cas des bibliothèques départementales de prêt a été traité par la Recommandation 995, publiée en 1995 par l'ABF, l'ADBDP (Association des directeurs de bibliothèques départementales de prêt) (3) et la FULBI (Fédération des utilisateurs de logiciels de bibliothèque) après une élaboration concertée avec les fournisseurs de logiciels concernés. Cette recommandation peut être appliquée à tout échange de données accompagnant le dépôt ou le prêt d'exemplaires, ce qui peut également concerner les dépôts des bibliothèques municipales dans les écoles. La solution retenue est simple : l'ensemble des données locales est fourni dans une seule zone répétable : la zone 995. Elle comprend dix-sept sous-zones, dont six sont obligatoires. La Recommandation 995 est utilisée avec succès dans les réseaux départementaux de lecture publique et fait désormais partie des exigences requises pour informatiser une BDP ou une bibliothèque dépositaire.

Pour traiter du second cas de figure et proposer plus généralement une solution d'ensemble la plus exhaustive possible, l'ABES, la BNF, la DLL (Direction du livre et de la lecture du ministère de la Culture) et la SDB (Sous-direction des bibliothèques du ministère de l'Éducation nationale, de la recherche et de la technologie) ont élaboré ensemble un document de recommandations : Description des données d'exemplaires pour l'échange d'informations bibliographiques en UNIMARC Beaucoup plus complète que le précédent, il traite également des états des collections de périodiques. Les données relatives à un même exemplaire (ou une collection de périodiques) sont réparties entre quatorze zones du bloc 9XX et des zones proprement bibliographiques peuvent également être utilisées (par exemple une zone de note relative à un exemplaire ou une zone 702 pour l'auteur ou le destinataire d'une dédicace). L'ensemble des zones relatives à un même exemplaire sont repérables par une sous-zone$5 comprenant un identifiant (4) . Des solutions sont proposées pour traiter du cas complexe des monographies en plusieurs volumes.

Les deux recommandations, répondant à des besoins différents, coexistent. Elles ne sont pas contradictoires dans la mesure où la seconde ne comporte aucune zone 995. Tous les types de données décrits dans la Recommandation 995, sauf trois, figurent à la fois dans les deux documents, dans des zones et sous-zones différentes.

L'ABES, la BNF, la DLL et la SDB publient conjointement les deux recommandations dans un document unique, avec en annexe un tableau de correspondance entre les deux. Les bibliothécaires et les fournisseurs de logiciels de bibliothèques disposent donc là d'un précieux document de référence.

Cette publication peut être l'occasion de mettre l'accent sur la question de la gestion nationale du bloc 9XX. On sait que le format bibliographique UNIMARC est d'usage libre pour toutes les zones comportant le chiffre 9 dans leur étiquette. C'est ainsi que l'ensemble du bloc 9XX est dit bloc des données locales dans la version française et National use block dans la version originale anglaise et qu'il n'est pas normalisé. Il importe que l'ensemble des usages des zones 9XX liées aux échanges bibliographiques tienne compte des usages précédents pour éviter toute utilisation d'une même sous-zone d'une même zone pour des données de nature différente. Avec dix-huit zones utilisées, les deux recommandations ici évoquées utilisent une large part de l'espace disponible. Toute initiative ultérieure devra en tenir compte.

Signalons enfin que la question des données locales (dites en anglais holding data) est en cours d'examen par le ZIG (Z39.50 Implementors Group) qui est responsable de l'évolution de la norme américaine Z39.50, moins connue sous son appellation internationale ISO 239.50. Cette norme visant à l'interrogation simultanée de catalogues, et qui prévoit que les notices puissent être fournies aux logiciels clients en format MARC ne normalise pas dans la version 3 actuellement en vigueur la fourniture des données locales, ce qui nuit à sa fonction de localisation. Des solutions sont actuellement à l'étude (5) et on espère une conclusion pour la version 4.