Index des revues

• Biblarz, Dora, Tarin, Marie-Joëlle
  ICAS, un outil commun OCLC/WLN pour analyser les collections, p.109-111.
• Gautier-Gentès, Jean-Luc
  Définition et mise en oeuvre des politiques documentaires, p.112-122.

ICAS, un outil commun OCLC/WLN pour analyser les collections

Par Dora Biblarz, Associate Dean UniversityLibraries Continuons Improvement,Arizona State University
Par Marie-Joëlle Tarin, Traduction et adaptation INRP

Peu de temps après la fusion entre WLN (Washington Library Network) et OCLC (Online Computer Library Catalogue), début 1999, la nouvelle entreprise a lancé un nouveau produit pour analyser les collections : ICAS (Interactive Collection Analysis System), système interactif d'analyse des collections. Ce produit se présente sous la forme d'un cédérom permettant de visualiser les résultats d'analyse des collections d'une ou de plusieurs bibliothèques. Les résultats peuvent être affichés sous forme de grilles ou de graphiques.

Ce produit ne remplace pas l'ancienne analyse fournie par OCLC/Amigos CADC (Collection Analysis Compact Disk) car ICAS ne compare pas la collection d'une seule bibliothèque avec celle de groupes similaires, présélectionnés. En fait, la totalité de la collection ou une de ses composantes est analysée. D'une certaine manière, il est possible de faire des comparaisons avec des collections de même type. Si les bibliothèques donnent leur accord, les résultats bibliothèque par bibliothèque peuvent être fournis pour comparaisons.

Ce produit est également différent du logiciel WLN Conspectus Database Software, qui ne peut être utilisé que par les bibliothèques ayant souscrit un abonnement avec OCLC/WLN afin d'évaluer leurs collections. Les données des collections et leur analyse sont importantes pour une bonne gestion de la bibliothèque en général, et pour l'organisation des collections en particulier.

ICAS offre notamment un panorama topographique des collections objectif et neutre. Les résultats sont également utiles pour demander des augmentations de budget, des subventions ou d'autres sources de financement, et constituent des outils de base pour le développement des collections. Les directeurs de collection sont responsables des budgets alloués ainsi que de leurs dépenses, et dans ce domaine très peu d'indicateurs objectifs leur sont proposés.

ICAS donne l'analyse basique de l'âge et du contenu grâce aux données visualisées dans la grille : sur l'axe horizontal, les dates ou tranches de dates de publication, choisies par la bibliothèque ; sur l'axe vertical, les divisions générales du Conspectus, catégories et sujets. Chaque cellule de la grille contient le nombre de titres retenus pour un sujet et la date (ou tranche de dates) de publication, ainsi que le pourcentage des titres par rapport à leurs divisions, catégories ou sujets.

Ces données appuient les décisions prises pour l'organisation générale des collections, et non titre par titre. Bien sûr, pour être validé, ce travail doit s'accompagner d'une approche qualitative.

Avec les données d'ICAS, une bibliothèque universitaire peut mieux cibler les programmes spécifiques ou les champs de recherche. Les bibliothèques publiques peuvent montrer comment les demandes et les besoins des usagers (fondés sur des analyses démographiques) se reflètent dans les décisions d'organisation des nouvelles collections. Les bibliothèques spécialisées peuvent contrôler très précisément le noyau central de leurs collections et peuvent ajuster leur politique de développement des collections aux besoins spécifiques de leurs usagers.

C'est un outil précieux, qui, combiné avec d'autres stratégies d'évaluation des collections, aide les bibliothèques à justifier leur choix documentaire quotidien. L'âge et l'analyse du contenu des collections dans les classifications Dewey, LC (Library of Congress) et NLM (National Library of Médecine) est utilisable à partir d'ICAS. Les bibliothèques qui ont des ouvrages cotés dans deux classifications peuvent également bénéficier de cet outil depuis que OCLC/WLN permet d'analyser séparément chaque partie des collections ou de rendre compte des résultats comme s'ils étaient entrés dans un même schéma de classification.

La bibliothèque peut également choisir les tranches de dates de publication, qui sont visualisées sur l'axe X, alors que les données du Conspectus sont reportées sur l'axe Y. Chaque cellule de la grille contient le nombre de titres sur tel ou tel sujet, les dates ou tranches de dates de publication, ainsi que le pourcentage des titres par rapport aux divisions, catégories et sujets. Les domaines interdisciplinaires peuvent également être créés par la bibliothèque et analysés comme toute autre rubrique du Conspectus.

La bibliothèque sélectionne le niveau du Conspectus pour l'analyse (par exemple, la division et la catégorie ou division catégorie et sujet) et peut même réaliser un niveau de spécificité plus élevé par l'affichage de titre à titre.

Alors que cet outil est utile aux bibliothèques individuelles pour les raisons mentionnées ci-dessus, il peut également être employé par des groupes de bibliothèques et des consortia de toutes tailles et de tous types, même s'ils ne recourent pas tous à la même classification. Dans ce cas, on peut même avoir une information sur le taux de recouvrement des titres. Cette information est également reportée dans une grille qui montre les chiffres et les pourcentages des doubles de chaque bibliothèque avec les autres bibliothèques pour toutes les lignes du Conspectus. Une particularité optionnelle est la possibilité de cliquer dans la grille et de voir les titres. Cet outil permet également d'analyser les lacunes.

C'est un condensé statistique de ce qui existe et de « ce qui manque » par ligne du Conspectus, auquel est ajoutée une liste des titres possédés par une ou plusieurs bibliothèques, et non présents par la bibliothèque qui sert de comparaison. Ce produit permet également la création sur profil de sous-groupes de bibliothèques pour faire des comparaisons ; l'analyse par niveau intellectuel et langue est également possible.

Enfin, les notices catalographiques de OCLC WorldCat ou de systèmes locaux sont utilisées pour mener à bien l'analyse. Celle-ci est intégrée dans la structure du Conspectus. Dans le cas des classifications LC et Dewey, cette structure partage le monde du savoir en 24 grandes divisions. À l'intérieur de ces divisions, il y a 500 divisions et environ 4 000 sujets. Le Conspectus NLM comprend 6 divisions, 44 catégories et 3 779 mots clés. Chaque catégorie et chaque sujet sont définis par une cote ou par une série de cotes. Les bibliothèques choisissent le niveau de l'analyse qu'elles souhaitent : division seulement ; division/catégorie ; division/catégorie/sujet.

Les divisions de la LC et Dewey sont :

C'est un des outils utilisables pour une évaluation quantitative des collections. Il fournit des informations sur la taille des collections, sur leur accroissement annuel et par discipline. D'autres possibilités d'analyse quantitative sont possibles : âge médian des collections, statistiques sur l'utilisation des documents et sur PEB. Des mesures qualitatives telles que listes de contrôle, études de citations, évaluations faites par des experts, associées aux mesures quantitatives, permettent l'analyse et la description des collections, c'est-à-dire leur évaluation.

C'est une approche descriptive des niveaux d'information sur le sujet et les formats possibles plutôt qu'un jugement sur ce qui serait une bonne ou une mauvaise collection. Au lieu de fournir un jugement subjectif, ces outils tiennent compte des descriptions objectives de l'importance, de l'âge, des langues, des formats et autres caractéristiques des collections.

Les avantages directs d'entreprendre une telle évaluation sont les suivants :

• Identification des domaines ne couvrant pas les besoins existants.
• Fourniture de données pour la répartition des budgets et pour la justification des demandes budgétaires.
• Apport d'une cohérence dans les prises de décision par l'utilisation d'une méthode systématique.
• Mise en évidence des nouvelles directions, des changements dans les programmes universitaires, des modifications dans les bibliothèques et des priorités de la communauté.
• Prise de décisions pour développer ou désherber certains domaines.
• Liaison avec les besoins des universitaires ou de la communauté permettant d'identifier les domaines prioritaires et, en cas de coupure budgétaire, de consulter les personnes ressources avant ces restrictions.
• Identification des secteurs les plus demandés pour achat d'exemplaires multiples.

En conclusion, le cédérom ICAS fournit une vision globale objective et neutre des collections visualisées sous forme de grilles ou de graphiques ; il peut servir pour gérer les collections d'une ou de plusieurs bibliothèques. Ce type d'analyse quantitative constitue un outil possible pour évaluer et analyser les collections.