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    Le dépôt légal

    Livres et périodiques

    Par Isabelle Boudet, BnF, Département du dépôt légal

    Le dépôt légal et son traitement bibliographique sont une mission constitutive de la BnF Pouvez-vous présenter cette mission et les conditions dans lesquelles elle s'exerce ?

    Dans un deuxième temps, nous sommes particulièrement intéressés à connaître les conditions exactes de traitement du dépôt légal, conditions du traitement de l'entrée des documents, du traitement bibliographique allégé » puis du traitement complet.

    Ce dans le sens de la compréhension des circuits de cette information qui devrait être la base de la récupération des notices bibliographiques faites par la BnF, et donc un allègement sensible- pour une meilleure qualité- des notices entrées dans les catalogues des bibliothèques de France.

    Le rapport Poirot signale un retard de catalogage important: plus d'une année de production éditoriale française. Ce retard est un frein à la récupération de notices par les bibliothèques (universitaires ou municipales) intéressées par la fraîcheur de l'information. Comment envisagez-vous de rattraper ce retard afin d'être « compétitifs - sur le marché des notices qui se développe aujourd'hui ?

    Dans le cadre de la législation du dépôt légal (loi du 20 juin 1992), la Bibliothèque nationale de France doit assurer la collecte, le signalement bibliographique, la conservation et la communication au public de tout ce qui est édité, imprimé et diffusé en France.

    Le dispositif de contrôle du dépôt légal est prévu dans la loi par le croisement de deux types de dépôt : celui de l'éditeur (en quatre exemplaires, ou un exemplaire pour les tirages inférieurs à 300 exemplaires) et celui de l'imprimeur (en deux exemplaires).

    La collecte du dépôt légal éditeur est centralisée à la Bibliothèque nationale de France. Celle du dépôt légal imprimeur est répartie en Région.

    Dépôt légal en Région

    La mission de gestion du dépôt légal imprimeur est organisée en réseau avec les bibliothèques habilitées à le recevoir en Région (la BnF le reçoit pour Paris et l'Île-de-France).

    Depuis 1996, cette coopération a été repensée dans le cadre d'un nouveau partenariat : 26 établissements, bibliothèques municipales, bibliothèques départementales de prêt, archives départementales, sont devenus des pôles associés de la BnF pour la gestion du dépôt légal imprimeur entre 1997 et 2000.

    Les pôles associés du dépôt légal en Région ne font plus parvenir systématiquement à la BnF un exemplaire du dépôt légal imprimeur, mais seulement les livres qu'elle n'a pas reçus des éditeurs et une sélection des périodiques. Le partage du contrôle croisé et, de façon générale, de la veille éditoriale prendra à terme la forme d'un échange de références par voie électronique et ne passera plus par le transfert physique des documents.

    Ces pôles associés reçoivent de la BnF le quatrième exemplaire du dépôt éditeur des livres qui sont publiés dans leur Région.

    Flux de documents

    Les flux de documents sont considérables. Quelques chiffres pour 1999:

    Dépôt légal éditeur (en quatre exemplaires) :

    • plus de 200 000 livres (55 392 nouveautés ou rééditions ; les réimpressions ne sont plus soumises au dépôt légal depuis 1992) ;
    • 1519 731 fascicules de périodiques (5 451 nouveaux titres en 1999 ; plus de 60 000 titres vivants) ;
    • 17 000 publications traitées en recueils (documents publicitaires, brochures touristiques, etc.).

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    Répartition thématique

    Dépôt légal imprimeur :

    • pour Paris et l'Île-de-France, la BnF a reçu près de 4 000 livres et plus de 10 000 fascicules de périodiques en 1999 ;
    • des bibliothèques en Région, la BnF a reçu 13 000 livres et plus de 54 000 fascicules de périodiques.

    Répartition thématique

    La répartition par grands domaines de la Classification décimale universelle des titres de livres publiés en 1999 montre la prépondérance de la littérature et la part respective des différentes disciplines (voir schéma ci-dessus).

    Le Département du dépôt légal à la BnF

    Le Département du dépôt légal, au sein de la Direction des services et des réseaux, est responsable de la collecte et du traitement des livres et périodiques imprimés.

    Il est organisé en cinq services :

    • deux services d'entrée : la Gestion des livres et la Gestion des périodiques ;
    • deux services de catalogage : la Bibliographie nationale française livres et la Bibliographie nationale française périodiques ;
    • le Service des échanges, qui attribue des exemplaires du dépôt légal aux bibliothèques françaises et gère les échanges internationaux de la bibliothèque.

    Réception et enregistrement des dépôts

    À l'arrivée des colis de livres, par la poste ou par coursier, les dépôts sont vérifiés ; si le dépôt est incomplet ou si l'un des livres est défectueux, l'éditeur est aussitôt prévenu.

    Des vérifications bibliographiques sont également faites avant l'enregistrement pour s'assurer qu'il ne s'agit pas d'une réimpression, d'un document traité en périodique, etc.

    Les publications traitées en recueils à la BnF sont triées, enregistrées et transmises directement au Département philosophie, histoire, qui en est responsable.

    Les livres et les déclarations qui les accompagnent sont enregistrés : un numéro de dépôt légal - unique - comportant la date du dépôt et une séquence de chiffres est composté sur les quatre exemplaires et les trois déclarations. Une des déclarations est renvoyée au déposant : elle représente l'accusé de réception du dépôt.

    Les fascicules de périodiques sont également compostés, et triés par genre de publications (quotidiens, revues, bulletins municipaux, etc.) et par ordre alphabétique de titres. Ils sont ensuite bulletinés (l'informatisation du bulletinage est prévue pour 2002). Les nouveaux titres et les changements de titre sont repérés au moment du bulletinage puisqu'ils n'existent pas encore dans le fichier.

    Circuit des documents

    Dès l'achèvement de cette première étape du traitement, les documents sont orientés. Le premier exemplaire est destiné à accroître les collections du site François-Mitterrand.

    Le premier exemplaire des livres va d'abord servir à la gestion du dépôt et au catalogage. Il poursuit donc son chemin dans le Service de gestion des livres.

    Le premier exemplaire des fascicules de périodiques des titres courants rejoint directement les magasins des départements de collections.

    Le deuxième exemplaire des livres et des fascicules de périodiques est acheminé sur le site de Marne-la-Vallée pour constituer une collection de sécurité.

    Les troisième et quatrième exemplaires des livres et des fascicules de périodiques sont transmis au Service des échanges.

    Gestion des entrées

    Cette première étape consiste à identifier l'entrée de façon univoque et à gérer les dépôts.

    Du côté des livres, une notice succincte est créée dans le catalogue Opale, avec les principaux éléments bibliographiques (auteur, titre, éditeur, imprimeur, nombre de pages), et les données de gestion sont saisies dans le module de gestion des livres (nombre d'exemplaires, chiffre du tirage).

    Le nouveau dépôt est lié au déposant ; la fiche du déposant est créée s'il n'avait jamais effectué de dépôt auparavant.

    C'est dans cette application informatique que sont également saisies les notices de réclamations, en cas d'absence de dépôt, à l'issue du contrôle croisé avec le dépôt légal imprimeur ou à partir d'une référence repérée par les responsables de la veille éditoriale.

    Du côté des périodiques, ce premier traitement concerne les nouveaux titres et changements de titre : il comprend une notice bibliographique succincte, avec identification du titre-clé, choix du département de collection en fonction du contenu du périodique, création dans le système d'information de la cote du périodique et de l'unité de conservation, rédaction de la fiche de bulletinage.

    Traitement de la Bibliographie nationale française

    Cette deuxième étape consiste à établir la notice complète du document pour l'annoncer dans la Bibliographie nationale française.

    À l'entrée du Service de la bibliographie nationale française livres, le passage des livres est « pisté par numéro de dépôt légal (le suivi des circuits par filière de traitement sera informatisé prochainement). Puis les livres sont triés par thème pour être transmis aux différentes équipes de catalogueurs, organisées par discipline.

    Les notices rédigées par le Service de gestion des livres sont complétées : les liens aux notices d'autorité sont faits, et les notices d'autorité sont créées si les auteurs, personnes physiques ou collectivités, ne figurent pas déjà dans le catalogue ; les notices bibliographiques sont liées aux notices de collection. Une cellule est chargée de la création des notices des nouvelles collections, qui demande souvent des recherches d'informations auprès des éditeurs sur leurs projets éditoriaux.

    L'indexation Rameau est faite pour tous les livres (sauf la fiction) ; l'indexation avec la classification Dewey va être progressivement mise en place en 2000.

    Le contrôle de la qualité des notices est pris en charge par les relecteurs et par les responsables des indexations et des notices d'autorité, à partir de l'édition des notices pour le produit imprimé, tous les quinze jours.

    Les notices des périodiques sont enrichies par le Service de la bibliographie nationale française périodiques. Par délégation du Service des numérotations internationales, l'ISSN est attribué à la publication. Les notices d'autorité collectivités sont créées ; l'indexation Piranas, à base de CDU, est effectuée. Elle sera remplacée par l'indexation Dewey lors du changement de système informatique. Les notices font également l'objet d'un contrôle de qualité avant publication.

    À l'issue du catalogage, les publications, livres et nouveaux titres de périodiques, rejoignent les magasins des départements de collections thématiques.

    Produits bibliographiques

    Les Services de la bibliographie nationale française alimentent le catalogue Opale Plus et la Bibliographie nationale française, qui en constitue un sous-ensemble. Éditée sous forme imprimée, elle comporte plusieurs séries à périodicité variable : les livres, par quinzaine ; les publications en série (périodiques, annuaires et collections de monographies), par mois. Elle est diffusée sur abonnement par la société Méreau.

    La Bibliographie nationale française livres et publications en série existe aussi sous forme d'un cédérom (six livraisons par an) produit et commercialisé par Bibliopolis.

    En 1999 ont été produites : 50 317 notices de livres, 1 200 notices de collections et 5 163 notices de périodiques ; 8 564 notices d'autorité personnes physiques ; 2 889 notices d'autorité collectivités ; 2 989 notices d'autorité matière.

    Echanges

    Le Service des échanges assure les attributions de livres entrés par dépôt légal éditeur aux établissements français qui, depuis 1997, en sont bénéficiaires :

    • le Centre technique du livre de l'enseignement supérieur centralise les envois de livres aux bibliothèques universitaires : le troisième exemplaire des livres lui est systématiquement adressé, hormis les romans, bandes dessinées et livres pour la jeunesse (30 000 livres en 1999) ;
    • les bibliothèques du dépôt légal en Région reçoivent le quatrième exemplaire des livres édités dans leur Région (près de 8 000 livres en 1999).

    À ces attributions de livres s'ajoute l'attribution à des bibliothèques françaises de plus de 10 000 périodiques.

    Les échanges internationaux sont réalisés avec les livres et les périodiques entrés par dépôt légal, mais aussi avec un certain nombre d'acquisitions qui complètent au plus près les besoins des partenaires d'échanges de la BnF (plus de 10 000 envois de livres pour 434 partenaires d'échanges en 1999, plus de 4 000 périodiques).

    Une part importante des échanges internationaux concerne les publications officielles, qui font l'objet d'une dizaine d'accords intergouvernementaux.

    Par ailleurs, pour les publications " en caractères non latins ", les échanges constituent un mode d'entrée indispensable.

    Ce rapide panorama de la gestion des livres et périodiques entrés par dépôt légal à la BnF montre la diversité des fonctions et des circuits, ainsi que la multiplicité de nos partenaires : éditeurs, imprimeurs, diffuseurs à la source des dépôts ; départements et services de la BnF avec lesquels toutes nos activités sont étroitement articulées ; bibliothèques et organismes documentaires à qui nous attribuons des documents ou fournissons des notices.

    Autant d'interlocuteurs qui nous amènent à réfléchir au quotidien à notre qualité de service et à nos choix d'organisation et de méthode.