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Pour une centralisation de l'exploitation de la documentation périodique par une collaboration édition-bibliothèque

Il est aujourd'hui un fait que personne ne saurait contester, c'est que le rythme de la vie moderne ne laisse plus aux « travailleurs intellectuels », étudiants, professeurs, chercheurs de toutes catégories, le temps de consacrer à la recherche documentaire, complément indispensable de tout travail scientifique, si originales que puissent être sa conception et sa nature, le temps matériel que pouvaient leur consacrer les générations des décades précédentes.

La véritable inflation à laquelle nous assistons en matière de documentation graphique vient encore ajouter à leurs difficultés.

Par ailleurs, connaître le titre d'un ouvrage ne suffit pas : si précis soit-il, il ne saurait en traduire le contenu intégral, indiquer au lecteur si le renseignement qui fait l'objet de ses recherches s'y trouve effectivement : c'est pour parer à cette lacune que certaines bibliothèques spécialisées se sont attachées à explorer dans le détail la matière de chacun des ouvrages qui rentrent dans leurs fonds et à traduire les résultats de cet effort d'investigation dans des instruments de travail qui doivent permettre à leurs usagers d'aller directement à l'information désirée.

Ce qui est vrai pour les ouvrages, l'est encore davantage pour les périodiques, instruments de travail par excellence d'une époque où tout évolue vite : mais hélas, eux aussi sont légion, leur matière variée se renouvelant de semaine en semaine, de mois en mois, de trimestre en trimestre ; les tables qui dressent l'inventaire de la documentation publiée au cours d'une année, sont parfois tardives, souvent sommaires, jamais analytiques.

Dans la plupart des cas, les Bibliothèques, même les mieux équipées, ne peuvent mettre à la disposition immédiate de leurs usagers qu'une sélection des collections de périodiques qui leur parviennent, parfois même le dernier fascicule seulement de chaque collection, les fascicules antérieurs demeurant conservés dans des magasins non accessibles au public. Bien souvent, pour retrouver une étude dont il n'aura gardé qu'un vague souvenir, le lecteur devra demander communication d'une année entière ou d'une série d'années, d'un ou plusieurs périodiques ; d'où, pour le lecteur, une recherche longue et parfois vaine, pour le petit personnel de la Bibliothèque, un travail matériel excessif, voire inutile.

Aussi est-ce la raison pour laquelle dans le nombre de Bibliothèques spécialisées, dans certaines bibliothèques de lecture publique également, le personnel technique s'est attaché, afin de pouvoir remplir le rôle qui, par la force des choses, est maintenant devenu le sien, de « directeur de recherches » ou « d'orientateur documentaire », à procéder à une exploitation méthodique et rationnelle des documents périodiques qui lui parviennent, afin de pouvoir répondre, avec toute la précision voulue, aux demandes de renseignements qui lui sont adressées et par là même faire gagner à ses usagers un temps précieux, limitant en même temps à la seule satisfaction de besoins réels, le déplacement des documents.

Si l'on veut que ce travail de documentation réponde pleinement au but à atteindre, il est dans la plupart des cas, nécessaire que la documentation ainsi sélectionnée, s'accompagne de brèves analyses de nature à faciliter encore davantage la recherche. On comprendra que si les Bibliothèques disposant d'effectifs techniques suffisants peuvent assumer la tâche supplémentaire que leur impose un tel travail, nombreuses sont celles - et c'est le cas pour la plupart des bibliothèques de lecture publique - qui ne peuvent envisager de l'aborder. Et pourtant, cette « exploitation » des documents périodiques, si importante à l'heure présente, pourrait devenir facile à résoudre s'il était possible d'associer les éditeurs de périodiques à cette oeuvre de « dissection » documentaire en leur faisant comprendre combien, par un léger effort de présentation des sommaires de leurs documents, ils pourraient réduire presque à une simple opération matérielle le travail du personnel technique des bibliothèques en la matière.

Aussi, le but du présent exposé est-il d'esquisser rapidement à l'aide de quelques exemples choisis, dans le domaine économique, industriel et commercial qui nous est le plus familier, par quelle méthode pourrait être résolu le problème qui nous préoccupe.

II revêt deux aspects principaux : celui de la présentation des sommaires de chaque fascicule de périodique et celui de la documentation bibliographique complémentaire.

Pour chaque cas, nous citerons d'abord quelques exemples de réalisations types pour en tirer ensuite de brèves conclusions susceptibles de servir de base à une étude plus poussée en vue d'arriver - si l'on estime que la chose en vaille la peine - à une solution satisfaisante du problème envisagé .

a) Sommaires :

1° Synopses à reproduire ou à coller sur fiches de format 7,5 x12,5.

La Revue de Documentation (F.I.D.) présente en tête de chacun de ses fascicules, sur une bande de papier transparent pour en faciliter la reproduction, la liste des principaux articles publiés dans le fascicule : en tête de chaque notice, indice de classement C.D.U.

Même principe dans la revue Rationalisierung (organe du Rationalisierung Kuratorium fur Wirtschaftlichkeit-R.K.W.) : les synopses sont présentés sur bandes de papier simple au même format que pour la revue F.I.D., destinés à être collés sur fiches : chaque notice est accompagnée d'une analyse substantielle des principaux articles ; indexation décimale en tête de chaque notice.

Même principe encore dans l'« organe périodique mensuel des Ingénieurs de l'Automobile : là aussi, synopses imprimés sur papier mince, avec notices analytiques pour chaque étude : quatre séries en langues française, anglaise, allemande, espagnole.

La Revue du Comité National de l'Organisation Française (C.N.O.F.), reproduit un sommaire en tête des études techniques de chaque fascicule, sur deux colonnes, permettant découpage et collage sur fiches 7,5 x 12,5. Chaque notice est précédée d'une bande de 1 cm, sectionnée en trois tronçons : deux imprimés et indexés « Index C.D.U. », « notre Index » (C.N.O.F.) ; la case du milieu vide, précédée de la mention « votre Index ». Le verso de cette page est réservé à la publicité.

La Revue Générale du Caoutchouc publie dans chacun de ses fascicules mensuels, un sommaire en français de type classique et a la délicate et pour le moins curieuse attention, de le reproduire, avec analyse parfois substantielle, sur deux colonnes permettant découpage (publicité au dos) et collage sur fiches 7,5 x 12,5, en langues anglaise, allemande, espagnole, italienne. La pagination au numéro de la revue est indiqué pour chaque notice, mais aucune référence au numéro de la revue.

La revue suisse, enfin, Die Unternehmung, accompagne chacun de ses fascicules d'une feuille intercalaire sur papier mince de couleur vert clair, comportant, sur deux colonnes - donc en double exemplaire - la notice bibliographique de chacun des articles du fascicule intéressé, permettant ainsi la constitution d'un double fichier 7,5 x 12,5, auteurs et matières ; aucune indexation, aucune publicité au dos.

Le découpage et le collage de ces divers synopses, peut être confié à un simple personnel d'exécution, le bibliothécaire ou ses assistants techniques n'ayant à se préoccuper que du seul travail d'indexation, comme éventuellement, d'incorporation des fiches aux fichiers ou catalogues.

2° Sommaires sur fiches :

l'AZEA-Revue, organe d'une grande entreprise métallurgique suédoise, accompagne chacun de ses fascicules d'une bande imprimée sur bristol blanc ; y sont reportées les références, suivies d'une courte analyse, dans le format 7.5 x 12,5 et chacun des articles du numéro de la revue ; indexation C.D.U. et AZEA ; une ligne pointillée, mais non perforée, facilite le découpage en fiches.

La Documentation Française enfin, publie chaque trimestre sur papier mince, un fascicule de fiches de ses « Notes et Etudes Documentaires » ; chaque fiche est accompagnée du sommaire de chaque étude ; aucune indexation, format correspondant à la fiche catalogue normalisée.

b) Documentation complémentaire :

Nombreux sont les périodiques qui ajoutent à la matière originale publiée dans chacun de leurs fascicules, une documentation bibliographique complémentaire empruntée à d'autres publications, se rapportant à des branches connexes et ayant pour but de compléter la documentation de leurs lecteurs ou abonnés : là aussi, dans ce cas, certains éditeurs se sont préoccupés de présenter ces bibliographies sous une forme telle qu'elles puissent être conservées sur fiches.

1° Documentation imprimée dans le corps même et dans le format de la publication, mais sous une présentation permettant découpage et collage sur fiches

La Revue des Matériaux de Construction et des Travaux Publics, organe du Centre d'Etudes et de Recherches de l'Industrie des liants hydrauliques, publie chaque mois sur deux colonnes, une importante rubrique « Documentation. - Analyse : pour fiches ». Chaque notice bibliographique, outre les références d'identification, est accompagnée d'une analyse et précédée de l'indexation C.D.U. de chaque fiche. Malheureusement, les analyses sont parfois développées à ce point que l'utilisateur doit procéder à un collage de la notice au recto et au verso d'une fiche 7,5 x 12,5.

Même principe et même observation pour l'Industrie Céramique.

Sur impression tête-bêche, permettant découpage et collage facile, toujours sur fiches de format normalisé, la Revue Générale du Caoutchouc diffuse, accompagné d'analyses substantielles, le résultat d'un important dépouillement de revues étrangères (par exemple, une centaine de références environ pour le seul fascicule de novembre 1958). Mais, là aussi, le développement des notices oblige à une utilisation recto verso sur des fiches.

2° Documentation présentée sur fiches cartonnées détachables :

La revue Bâtir insère dans chacun de ses fascicules mensuels, imprimée sur carte semi-rigide au format standard et à raison de six fiches par feuille, une documentation indexée suivant un système qui lui est propre, des fiches de référence (avec analyses) à des ouvrages ou articles de revues intéressant l'industrie du bâtiment. Une perforation facilite le détachement automatique de chaque fiche

Même principe dans la revue Industries Thermiques, organe du Comité Scientifique de l'industrie du chauffage et de la ventilation.

La Revue de l'Econome, la seule à notre connaissance en son genre, présente, réparti par grandes rubriques sur fiches 7,5 x 12,5, imprimées recto-verso, l'ensemble des matières publiées au cours de l'année : 19 fiches rubriques pour l'année 1958 référant à plus de 450 articles ou notes documentaires et informations.

Enfin le Bulletin trimestriel d'information du Conseil National de la Comptabilité publie, en collaboration avec les dirigeants de l'Association de Documentation Economique, une importante documentation bibliographique complémentaire, présentée en vue de découpages et collages, sur fiches format 20 x 12 ; les notices sont à ce point développées, qu'elles nécessitent fréquemment l'utilisation du recto et du verso de la fiche.

En outre, dans chaque fascicule, des fiches cartonnées de même format 20 x 12, réfèrent, suivant la même présentation, à des ouvrages français (fiches grises) ou étrangers (fiches bleues).

DE tout ce qui précède et qui n'avait d'autre but que de poser le problème, en présentant, à l'aide de quelques exemples empruntés à un secteur restreint, certains types de solutions différentes qui lui ont déjà été apportées, que conclure?

• 1° Que déjà les rédactions et les éditeurs d'un certain nombre de périodiques, parfaitement conscients de l'opportunité d'aider les bibliothécaires, les documentalistes, comme les chercheurs privés de toutes catégories, à conserver sous une forme exploitable (catalogues ou fichiers) la documen-mentation rétrospective intéressant une discipline ou un groupe de disciplines, tant dans le cadre d'un fonds encyclopédique que spécialisé, n'ont pas hésité à engager des frais supplémentaires de composition et de présentation typographique (couverts sans doute en partie par la publicité) de leurs sommaires : intérêt pour les bibliothécaires, techniciens de la documentation et chercheurs.
• 2° Que la diffusion sous la même forme de bibliographies complémentaires, référant à des documents périodiques multiples, qui tous n'existent pas dans les bibliothèques parisiennes et pour la détection desquels par conséquent, les Répertoires cumulatifs, pourtant si précieux, comme ceux de l'I.P.P.E.C. ou de la Bibliothèque de l'Ecole des Mines, ne peuvent être d'aucun secours, les bibliothécaires et les chercheurs peuvent être incités à acquérir, soit en s'adressant directement à l'éditeur, soit sous telle forme que le permettent les procédés modernes de diffusion ou de reproduction (microfilm, photocopie) en recourant au Répertoire ad hoc de la F.I.D., des études référées intéressant directement leurs fonds ou leurs travaux. Intérêt donc pour les chercheurs, le bibliothécaire, mais aussi parfois pour l'éditeur (le relevé d'une série d'études successives intéressant un sujet ou une matière donnés pouvant entraîner un abonnement).
• 3° Que malheureusement la diversité des modes de présentation des notices bibliographiques « fichables » dans les deux catégories (sommaire des articles d'un numéro de revue et documentation complémentaire) compliquent singulièrement la tâche de ceux qui - bibliothécaires ou documentalistes - ont à charge d'établir les catalogues ou fichiers de documentation. Ajoutons que cela est encore plus sensible dans les cas où les notices sont présentées sur carte, jamais perforées, imprimées parfois recto-verso et dans des formats différents.

A des frais d'édition supplémentaires, qui peuvent être relativement élevés, ne correspond donc bien souvent qu'une possibilité d'utilisation des plus limitée qui, en l'état actuel des choses, interdit d'envisager l'extension du système ou conduit même tout simplement à ne pas tirer de ces fiches « préfabriquées », le parti pour lequel elles ont été établies.

Comme d'autre part, le problème posé ne peut, à notre point de vue, présenter d'intérêt majeur pour les Bibliothèques que s'il est généralisé et, notamment appliqué à tous les grands périodiques scientifiques et de culture générale, courants dans la plupart des fonds, à quelle solution pratique conviendrait-il de s'arrêter : la plus simple pour l'utilisateur (bibliothécaire) et la moins onéreuse pour l'éditeur?

Celle offerte par la revue suisse Die Unternehmung nous paraît dès maintenant répondre à ces deux critères.

Une feuille intercalaire, sur papier mince mais de bonne qualité, blanche ou de couleur, au format de la revue, insérée dans chaque fascicule et donnant en une ou deux colonnes, suivant son format, dans une composition typographique qui permette un collage sur fiches 7,5 x 12,5, des notices bibliographiques, accompagnées, ce qui serait mieux encore, d'une courte analyse fournie par chacun des auteurs, des études présentées dans un même fascicule ; aucune indexation de classement.

L'idéal sans doute eut été que chacune de ces feuilles fût gommée au verso, comme c'est le cas pour les listes des nouvelles acquisitions de la Bibliothèque de la Chambre de commerce de Hambourg. Mais nous ne pouvons oublier que les éditeurs ne seront pas sans chiffrer la dépense supplémentaire que pourrait représenter pour eux, cette impression supplémentaire exigeant une composition typographique particulière d'un sommaire qui n'en continuera pas moins à figurer sur la couverture ou un titre de chaque fascicule : rangeons-nous donc à la solution d'une publicité insérée au dos de chaque feuille intercalaire qui couvrirait aisément - et au delà - les frais du service que nous suggérons à l'édition de rendre aux bibliothèques.

Service considérable si l'on songe aux possibilités que pourrait offrir à la recherche et, dans le cas d'une extension du système à toutes nos grandes revues de culture générale : Revue des Deux Mondes, Revue de Paris, Politique Etrangère, Etudes, Esprit, etc. ; à toutes nos grandes revues juridiques et économiques : Revue de Droit Civil, de Droit Commercial, d'Economie Politique, etc. comme à tous nos périodiques scientifiques et techniques, dont certains, par leur initiative même, mais en ordre dispersé, sont à l'origine de notre propos.

On objectera peut-être que ces travaux de mise en fiche (découpage, collage, pointages de contrôle, indexation, classement), viendront ajouter aux travaux des bibliothécaires qui n'auront pas toujours le temps de procéder régulièrement à ces opérations primaires. A ceci, nous répondrons que le problème ne saurait soulever de difficultés dans les bibliothèques spécialisées, pas plus que dans les bibliothèques universitaires : les premières opérations, les plus simples, peuvent être confiées au petit personnel d'exécution ; pour ce qui est des bibliothèques de lecture publique (municipales ou apparentées), leur serait-il impossible de constituer, avec quelques élèves des classes supérieures des établissements scolaires du lieu, des équipes qui, au besoin, moyennant une modeste rémunération, se chargeraient d'un travail qui serait pour beaucoup de ceux ou de celles qui y participeraient, l'occasion non seulement de s'initier au travail des bibliothèques, comme aussi d'apprendre à connaître l'intérêt des fonds que, patiemment, elles Constituent, mais encore tout simplement de s'instruire.?

Ainsi que nous l'indiquions au début de cet. exposé, les lignes qui précèdent n'ont d'autre but que d'attirer l'attention sur l'intérêt que pourrait présenter pour l'ensemble des bibliothèques, l'extension au plus grand nombre de périodiques possible, et sous une forme en quelque sorte normalisée, une initiative prise - non sans bonnes raisons en s'en persuadera sans peine - par certains éditeurs de périodiques techniques.

Si le sujet paraissait de nature à retenir l'attention, peut-être pourrait-il être l'occasion de quelques prises de contact par l'intermédiaire du Bureau de l'Association des Bibliothécaires Français, entre éditeurs, bibliothécaires et éventuellement aussi l'A.F.N.O.R. afin que, en commun, ils examinent les conditions optima dans lesquelles peut être résolu un problème en lui-même simple, n'entraînant pour l'édition aucune dépense supplémentaire, mais de nature à permettre à toutes nos Bibliothèques, même les plus déshéritées en effectifs et en personnel technique, de s'équiper en instruments de travail dont, à notre période de développement culturel extensif, orienté vers la décentralisation, les chercheurs de tous les âges et de toutes catégories, ont le plus grand besoin.