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Le fichier matières "noms de personnes " de la Bibliothèque administrative de la Préfecture de la Seine

Les recherches d'ordre biographique sont fréquentes dans les bibliothèques. Pour y répondre on dispose généralement de quelques dictionnaires de biographies et du catalogue matières qui répertorie les ouvrages biographiques. Dans bien des cas, c'est nettement insuffisant, surtout dans une bibliothèque comme la bibliothèque administrative de la Préfecture de la Seine où les demandes sont très variées et pour ainsi dire quotidiennes.

Le Préfet de la Seine et le Président du Conseil Municipal de Paris reçoivent beaucoup, président de nombreuses cérémonies, inaugurent des rues, des monuments, des plaques commémorant la naissance, le décès ou le séjour d'un personnage qui s'est rendu célèbre dans le monde de la politique, des lettres, des sciences ou des arts. En ces diverses occasions, leurs collaborateurs doivent établir un curriculum vitae un peu étoffé ou préparer le discours d'usage. Pour répondre aux demandes faites, il est indispensable que toutes les ressources de la bibliothèques soient facilement accessibles. Cela suppose le dépouillement des périodiques qui, outre de nombreuses études ou notices purement biographiques, contiennent des études sur les oeuvres ou la pensée des personnes qui se sont fait un nom ; cela suppose aussi le dépouillement d'ouvrages qui, sans être biographiques, donnent d'intéressantes notices biographiques ou des portraits ; enfin il faut aussi envisager le dépouillement des dictionnaires biographiques eux-mêmes car pour les personnages peu connus, et ce sont ceux qui demandent évidemment le plus de recherches, il est difficile de savoir quel est le dictionnaire qui a pu leur consacrer une notice.

On a donc décidé d'établir un fichier matières spécial, le fichier « noms de personnes ». Il ne s'agit pas d'un fichier uniquement biographique comme ceux de la Bibliothèque nationale ou de la Bibliothèque de la Sorbonne (1) puisqu'il indique aussi les études sur la pensée ou les oeuvres.

L'établissement d'un tel fichier a posé et pose tous les jours un certain nombre de problèmes. Nous nous proposons d'examiner ici les principales solutions que nous avons cru devoir adopter. Nous espérons ainsi faciliter le travail de nos collègues qui envisageraient d'établir un fichier semblable et surtout susciter des critiques qui nous permettraient d'améliorer le nôtre.

Les fichiers biographiques de la Sorbonne et de la Bibliothèque nationale ont été conçus comme des entreprises spéciales, indépendantes du travail courant. Les ouvrages ou brochures biographiques arrivant à la bibliothèque continuaient à être traités comme les autres ouvrages et à figurer dans le catalogue matière générale. Dans ce cas, le jour où, souvent pour des raisons de personnel, on doit abandonner, comme cela a été le cas, les dépouillements biographiques, le fichier cesse de vivre et on a tendance à le reléguer dans un coin. Il cesse peu à peu de servir.

Nous avons préféré insérer le fichier dans les instruments nouveaux de la bibliothèque et maintenant il n'est plus mis de fiches « noms de personnes » dans le catalogue matières général. Au départ deux solutions s'offraient à nous : commencer un nouveau fichier sans tenir compte du passé ou retirer des catalogues matières existants (le catalogue général et un catalogue d'articles de périodiques établi pendant quelques années) les fiches noms de personnes pour constituer la base du nouveau fichier. Nous avons adopté cette seconde solution pour éviter la dispersion des recherches dans plusieurs catalogues. Ce travail préliminaire, qui a été un gros travail, a eu aussi l'avantage de montrer, par le rassemblement de milliers de fiches, les problèmes qui allaient se poser : problèmes de vedettes, de rédaction des notices, de classement de cotation.

Pour faciliter les recherches nous avons, comme à la Bibliothèque nationale, placé au début du fichier les fiches matières des recueils biographiques et des ouvrages comportant de nombreuses notices biographiques tels que le « Livre du centenaire de l'Ecole Polytechnique » ou l'ouvrage de FRANQUEVILLE, Le premier siècle de l'Institut de France, 1795-1895, ou encore de certaines rubriques de revues comme le « Nécrologe du diocèse de Paris » publié annuellement dans La semaine religieuse de Paris. Dans le catalogue général, des fiches de renvoi au nouveau fichier remplacent les fichent portant le mot « biographie » en vedette ou en sous vedette.

La base du fichier ainsi constitué, nous avons commencé le dépouillement régulier de ce qui entre à la bibliothèque, ouvrages et revues (la bibliothèque ne possède pas de collections de journaux). Nous avons aussi constitué des dossiers avec des notices extraites de journaux, périodiques, bulletins de presse parvenus à la Bibliothèque mais qui n'y sont pas conservés. Ces notices sont groupées dans des classeurs intitulés « dossiers » et classées, si elles sont collectives, par ordre d'entrée avec un numéro d'ordre (D1, D2, etc...), et si elles sont individuelles par ordre alphabétique. Peu à peu, selon les possibilités seront dépouillées toutes les collections anciennes de périodiques (en commençant de préférence par ceux qui ne l'ont pas été à la Sorbonne), puis les ouvrages anciennement entrés et qui contiennent de nombreuses notices biographiques, enfin les recueils de biographie.

L'établissement de la vedette pose peu de problèmes particuliers. Les règles à suivre sont celles du catalogue auteurs. Il peut être utile pour différencier deux personnages de signaler plusieurs prénoms, en soulignant le prénom usuel pour le classement.

Dans certains cas (pseudonyme, nom usuel différent du nom réel), nous avons été amené pour simplifier la vedette à établir une fiche de couleur (verte) portant toutes les indications d'identification nécessaires tandis que les fiches suivantes ne portent que le pseudonyme ou le nom usuel. Ainsi pour ALAIN les fiches sont établies sous la vedette « Alain », tandis que la fiche verte porte « Alain, pseud. de Chartier (Henri, Emile) ».

Sous la vedette, on inscrit entre parenthèses les années de naissance et de décès. Cela oblige souvent à des recherches parfois infructueuses, car ces dates ne sont pas toujours connues. On remplace la date par la mention « vers telle année » ou le cas échéant par le siècle. Il arrive fréquemment que les biographes ne soient pas d'accord sur la date de naissance ou de mort ; dans ce cas on adopte la date qui paraît la plus exacte ou la date la plus usuelle en indiquant sur la fiche verte les raisons du choix avec les références.

Il faudrait aussi faire suivre la vedette de la profession du personnage. Mais; outre l'inconvénient d'alourdir la vedette surtout lorsque le nom est déjà long, il n'est pas toujours facile de choisir la profession ou la qualité sous laquelle le personnage a été connu, est connu à une époque donnée de sa vie, et sera connu ensuite. Ainsi dans le dictionnaire des contemporains de VAPEREAU, Yves Guyot est indiqué comme « publiciste français, député, ancien ministre », maintenant on mettrait plutôt « économiste ». La solution nous paraît être dans le recours à la fiche verte.

Les sous-vedettes traduisent le point de vue sous lequel le personnage est étudié. Elles sont indispensables dans un catalogue biographique car très rapidement on arrive à avoir de nombreuses fiches pour le même personnage (2) Il n'y a pas de sous-vedettes pour toute étude d'ensemble ou toute notice purement biographique.

Une liste complète des sous-vedettes possibles après un nom de personnes est difficile à établir a priori ; elle ne peut être que le résultat d'une longue expérience après de nombreux essais et tâtonnements (3)

Avec les sous-vedettes se posent les problèmes du catalogue alphabétique de matières. Après les noms de personnes, les sous-vedettes présentent très souvent un double sens dans leur rapport avec la vedette, celle-ci pouvant être sujet ou objet ; ainsi « Napoléon I"', mort » peut vouloir exprimer, soit les idées de Napoléon sur la mort, soit le récit de sa mort ; de même « Napoléon Ier, souvenirs » peut signifier soit les souvenirs de Napoléon, soit les souvenirs d'un tiers sur l'Empereur. Il est donc nécessaire dans ce cas de préciser le sens en ajoutant soit un adjectif possessif « Mort (sa) », soit une préposition « Souvenirs (sur) ». L'emploi du singulier ou du pluriel peut servir à marquer cette différenciation : le singulier indiquera plutôt un sens abstrait, le pluriel un sens concret et relatif.

Une sous-vedette de regroupement nous a paru utile pour toutes les études consacrées aux oeuvres d'un écrivain, savant, artiste, peintre, sculpteur, e t c . , qui se classent sous la sous-vedette « oeuvres » (à l'exception des oeuvres d'ordre technique qui se mettent sous la sous-vedette «travaux»). Quand il s'agit d'une oeuvre particulière, le titre de celle-ci est indiquée entre parenthèses après la sous-vedette « oeuvres ».

La sous-vedette « oeuvres » peut être suivie d'une deuxième sous-vedette indiquant, soit un point de vue spécial : adaptation, sources, etc., soit le genre de l'oeuvre : cette précision est particulièrement utile pour les arts, portraits, illustrations (au singulier « illustration » signifiera illustration des oeuvres de l'auteur : « Dante, oeuvres, illustration » ; au pluriel oeuvres d'un autre auteur que le personnage a illustré : « Delacroix (Eugène), oeuvres, illustrations ( « Faust » de Goethe) » ; soit une localisation « Delacroix (Eugène), oeuvres, Palais-Bourbon ».

Pour les ouvrages à caractère autobiographiques tels que mémoires, journal, carnets, etc., la sous-vedette est fournie par le titre même de l'ouvrage : «Churchill (Winston), mémoires». S'il s'agit de commentaires ou d'analyses de ces ouvrages une deuxième sous-vedette « commentaires » le précise. Dans ce cas une fiche de renvoi est établie de la sous-vedette « oeuvres » (titre sous laquelle sont rassemblées toutes les études sur l'oeuvre ou les oeuvres.

Si, pour les vedettes et sous-vedettes, les normes en usage dans les bibliothèques sont facilement adaptables dans un fichier biographique, il n'en est pas de même pour la rédaction du corps de la notice. La diversité des sources du catalogue biographique appelle une diversité dans la présentation de la fiche. Les ouvrages ou articles de revues ne posent pas de problèmes et suivent les règles normales. Dans le cas d'une étude qui, sans en faire son objet principal, contient des renseignement biographiques sur un personnage, on précise la nature et l'étendue des renseignements soit par une note, soit par la mention, entre crochets carrés, « Brève notice biographique dans » suivie de l'indication de l'ouvrage et des pages qui se réfèrent au personnage.

Pour les notices nécrologiques publiées dans certaines revues sous le titre général « Nécrologie », les coupures de presse rassemblées dans les dossiers, les dépouillements de recueils de biographies, différentes solutions ont dû être adoptées :

• 1° Notices publiées dans une revue sous la rubrique «Biographies» ou « Nécrologie » : on emploie la formule entre crochets carrés : « Notice (ou brève notice) biographique dans : » suivie du titre de la revue, de sa date et de la page.
• 2° Extraits rassemblés dans les dossiers : la fiche ne porte que la vedette, et, à la place de la cote, la mention « dossier » celle-ci étant suivi d'un numéro d'ordre s'il s'agit d'un dossier collectif. Il est en effet, dans ce cas, impossible de préciser sur la fiche la nature du document car dans le dossier il peut y avoir plusieurs documents.
• 3° Recueils de biographies : on indique seulement le nom de l'auteur du recueil (s'il y en a un), son titre (abrégé s'il est trop long), l'édition, l'année, la page si les notices ne sont pas dans l'ordre alphabétique. Aucune autre précision n'est nécessaire puisque l'on sait qu'il s'agit d'une notice biographique. L'emploi du timbre en caoutchouc simplifie le travail.

Enfin un petit problème pratique s'est posé pour l'indication de la cote du document. Pour les ouvrages, rien de plus simple, l'usage normal est suivi ; pour les documents en dossier la cote est remplacé par le mot « dossier » suivi d'un numéro s'il s'agit d'un dossier collectif. Pour les articles de périodiques la cote du périodique ne suffit pas ; l'expérience a montré que le lecteur, ne faisant pas la différence avec une cote d'ouvrage, mettait rarement la date du périodique. Dans ce cas, la cotation comprend deux éléments, placés l'un au-dessus de l'autre, séparés par un trait horizontal : en haut la cote proprement dite, au-dessous l'année, ou le mois et l'année, ou la tomaison. Si le périodique est dépouillé lors de son arrivée, avant reliure, on inscrit sous la cote le numéro du mois en chiffres romains, suivi de l'année : Ex. : 2 656/ VII-1961 Lorsqu il s'agit du dépouillement d'un périodique déjà relié et qui forme un volume pour l'année, l'année ou le tome suffit.

Notre expérience n'est pas vieille. La mise en oeuvre du fichier a commencé au cours de l'année 1959. Les dépouillements sont régulièrement effectués depuis janvier 1960. Déjà un certain nombre de publications anciennes ont été vues, notamment la Revue Encyclopédique, très riche en biographies présentées de manières très diverses. Le fichier comporte actuellement environ 25.000 fiches et s'accroit très rapidement. Dès à présent, nous pouvons constater que le travail entrepris n'a pas été inutile car nos lecteurs s'en servent et dans bien des cas n'ont plus besoin de venir nous demander : « Où pourrais-je trouver une biographie de ... ? ». Cela réduit peut-être un peu ce côté si vivant de notre métier, l'attrait de la recherche et le contact avec le lecteur, mais l'essentiel n'est-il pas que celui-ci trouve rapidement la documentation qui lui est nécessaire ?