L'Observatoire de Paris, créé en 1667, possède un très important fonds de périodiques scientifiques constitué de plus de 1.000 titres dont 800 en cours. Il est de beaucoup le plus riche de tous les observatoires français. Son annexe de Meudon en possède presque autant et reçoit un nombre important de périodiques de physique.
D'autres observatoires, de création déjà ancienne, comme Strasbourg ou Marseille, ont également des collections importantes. D'autres, de création plus récente comme l'Observatoire de Haute-Provence ou l'Institut d'Astrophysique de Paris sont très fréquemment consultés.
Chacun de ces observatoires participe à l'échelon national à l'Inventaire permanent des périodiques étrangers en cours (I.P.P.E.C.). Mais les périodiques français ne sont pas répertoriés dans l'I.P.P.E.C. qui, de plus, ne mentionne ni les périodiques « morts » ni l'état des collections.
C'est pourquoi nous avons pensé qu'il serait utile de faire un catalogue collectif des périodiques français et étrangers, « morts » ou « vivants », reçus dans les observatoires français, donnant l'état des collections conservées dans chaque observatoire. Ainsi serait en particulier facilité le prêt interbibliothèque.
Ce catalogue serait fait dans l'esprit du célèbre « Inventaire des périodiques scientifiques des bibliothèques de Paris » d'A. Lacroix et L. Bultingaire, qui recense les collections jusqu'en 1939. (Il y a un demi-siècle, L. Bultingaire fut bibliothécaire de l'Observatoire de Paris et nous ne ferions que suivre les traces d'un illustre prédécesseur.)
La première tâche consistait à reprendre un à un les périodiques de l'Observatoire de Paris, à vérifier « sur rayons » l'état exact de chaque collection, puis à établir pour chacun d'eux une « fiche d'identité » extrêmement précise indiquant, non seulement ce que nous possédions, mais le titre exact du périodique, éventuellement ses scissions, ses fusions, etc...
Ce travail de longue haleine, parce que mené avec un personnel très restreint (nous sommes trois au total pour gérer la bibliothèque), a pour but de refléter l'histoire complète de chaque périodique, souvent difficile à reconstituer ; il est maintenant achevé grâce à l'acharnement et au dévouement de la sous-bibliothécaire, Mlle Josette Alexandre. Il représente une étude approfondie de chaque périodique, fascicules en main, ainsi que le recours à de multiples répertoires parfois contradictoires et souvent incomplets. Chaque fiche établie a été vérifiée à plusieurs reprises pour détecter les erreurs.
A Meudon, à l'Institut d'astrophysique, un travail analogue a été fait par Mmes Guidoni, Lagorce et Laloé pour donné l'état des collections conservées.
Il reste désormais à utiliser ce matériel, actuellement sur fiches et jamais publié, ce qui est une grosse lacune.
De plus, ce fichier de base une fois établi, pourquoi ne pas le compléter par l'état des collections conservées dans tous les observatoires français, pour lesquels nous avons, en quelque sorte, « préparé le travail ».
Mais une telle tâche nepeut s'entreprendre valablement qu'à l'aide d'un ordinateur. Or l'Observatoire de Meudon possède un IBM 360/65 qu'il accepte depuis peu de mettre à notre disposition.
Il restait à choisir un format d'entrée qui soit avant tout adapté au catalogage, assez riche et précis pour y mettre tous les renseignements portés sur nos fiches (ce qui permettrait ensuite de multiples possibilités de tri), assez souple aussi pour permettre un éventuel échange de bandes magnétiques.
C'est pourquoi nous avons choisi « Monocle », adaptation française des formats Marc II et BNB Marc, préparée par M. Chauveinc, conservateur à la Bibliothèque universitaire de Grenoble.
Après avoir essayé seules de « remplir des bordereaux Monocle », nous sommes toutes les deux allées à Grenoble pour préciser certains points de détail sur lesquels nous allons revenir. Nous avons, lors de ce voyage, reçu l'assurance d'obtenir des programmes déjà écrits pour Grenoble et facilement adaptables, puisqu'ils ont été prévus pour l'ordinateur IBM 360/67 de l'Institut de mathématiques appliquées de cette ville. Ces programmes porteront sur :
Cela simplifiera énormément le travail des informations de Meudon et nous sommes très reconnaissants à M. Chauveinc et à Mme Guelton pour leur proposition.
Sans entrer dans le détail de la structure du format « Monocle », nous rappellerons qu'il se compose (comme Marc II) d'une zone fixe et d'une zone variable.
Nous allons prendre comme exemple le bordereau d'entrée du périodique Astronomy and Astrophysics et l'analyser ensemble.
La zone fixe ou fichier index se compose d'un guide (positions 1 à 19), de codes d'information (positions 20 à 69) et d'un répertoire (index fabriqué par la machine). Les renseignements y sont donc codés en positions fixes, ce qui permet un accès rapide aux informations de la zone variable (précisons que la partie « codes d'information » correspond à la zone variable 008 du format Marc. Monocle l'a placée en tête pour en faciliter l'accès).
Analyse des « positions » fixes essentielles pour le catalogage d'un périodique :
et D (astrophysique) en position 38.
Ce qui figure dans la zone variable n'est qu'une manière d'écrire intégralement notre fiche traditionnelle en la structurant pour la rendre intelligible par l'ordinateur.
Cette zone variable est donc caractérisée par des étiquettes de zones (Tags en anglais) de 3 chiffres dont le premier correspond aux différents éléments de la notice catalographique.
030 est prévue pour l'abréviation du titre selon le « Coden for periodical titles », en attendant l'I.S.S.N. (International Standard Seriai Number).
041 langues du périodique. Précise la position fixe (34-36 : MULtiple) selon la codification adoptée par l'I.P.P.E.C. DEU - ENG - FRA.
090 cote et état des collections pour un nombre indéterminé de bibliothèques. Cette étiquette est très utile et très pratique et nous allons analyser en détail les différents codes de sous-zones ($a, $b, $c)
1e ligne :
2e ligne :
3e ligne :
C'est grâce à cette étiquette que l'on pourra :
245 Titre du périodique.
Attention : on n'écrira en lettres majuscules que les mots à retenir pour l'intercalation des titres selon un classement discontinu (comme la World List of Scientific Periodicals), c'est-à-dire en éliminant les articles, prépositions, etc.. écrites en lettres minuscules. Dans ces conditions, le sous-titre est évidemment écrit en lettres minuscules.
La sous-zone $e (12) signifie que le périodique est mensuel.
260 Adresse du périodique. sous-zone
300 Collation. On ne retient que la sous-zone $b : format en cm, indication utile pour une évaluation de la place sur les rayons.
503 Cette étiquette, normalement réservée aux « notes bibliographiques », permet de reconstituer l'« histoire » du périodique. Nous allons également l'analyser en détail.
681 Vedettes matière du périodique.
710 Vedette secondaire réservée éventuellement à une collectivité éditrice. exemple : pour « Astronomy and Astrophysics, supplement series » la collectivité éditrice est « « European Southern Observatory ».
N.B. Dans l'analyse des étiquettes ci-dessus, les codes de sous-zones peuvent « sauter » directement de $b à $d ou $e, afin de maintenir une certaine homogénéité entre le catalogage des périodiques et celui des livres.
Nous ne nous cachons pas qu'il s'agit là d'un travail de longue haleine. Nous nous donnons un an pour remplir manuellement les bordereaux selon les critères que nous venons d'énoncer et pour les corriger, également à la main, en les comparant avec la fiche de base. Cette année de délai nous a d'ailleurs été demandée par les informaticiens de Meudon, actuellement occupés par les problèmes de recherche documentaire.
Au fur et à mesure que les bordereaux seront prêts, nous en enverrons une photocopie aux observatoires français (Meudon, I.A.P., Strasbourg, Besançon, Lyon-St-Genis Laval, Haute-Provence, Marseille, Nice, Pic du Midi, Toulouse, Bordeaux et Bureau des Longitudes de Paris). Pour les périodes qu'il possède, chacun ajoutera dans l'étiquette 090 le début et la fin de sa collection, son sigle national et s'il le veut sa cote.
Ensuite viendra le gros travail de perforation sur Flexowriter Friden, les bordereaux de chaque observatoire étant préalablement fusionnés, puis le travail très délicat de correction concernant non seulement les fautes de frappe mais le contrôle de la validité des codes employés ; en effet si les codes sont mal placés, les tris ultérieurs seront faux. C'est à ce niveau, en particulier, que les programmes de correction communiqués par Grenoble, seront d'un grand secours.
La catalogue définitif sera imprimé par l'imprimante de l'ordinateur de Meudon avec sa chaîne spéciale comprenant majuscules, minuscules ainsi que les signes de ponctuation nécessités par le catalogage.Grâce au banc de reproduction photographique de l'imprimerie de l'Observatoire de Paris les feuilles ainsi imprimées seront transformées en clichés offset, puis reproduites sur offset Rotaprint R 40.
Grâce à la méthode des étiquettes de zones il sera possible de « sortir » non seulement le catalogue alphabétique par titres de périodiques donnant toutes les précisions voulues mais une liste par sujets (c'est très important), une liste géographique, une liste des publications d'observatoires, etc..
De plus il sera évidemment facile, grâce aux sigles, de fournir à chaque bibliothèque son propre catalogue.
Ultérieurement des mises à jour pourront être faites en se reportant aux étiquettes voulues pour les modifications à apporter, à l'état des collections de telle ou telle bibliothèque, on pourra aussi supprimer certains titres ou en introduire d'autres en créant de nouveaux bordereaux pour les nouveaux titres, etc..
Si nous portons à votre connaissance ce projet encore embryonnaire, c'est parce que nous pensons qu'il peut être utile à d'autres.
En particulier, M. Weigel, bibliothécaire du département de physique et d'astronomie de l'Université de Michigan, vice-président de la section des bibliothèques astronomiques de la F.I.A.B. et président de la section des bibliothèques astronomiques de l'American Library Association, a envisagé au cours de la dernière réunion des bibliothécaires d'observatoires américains la création d'un catalogue collectif de périodiques dans les bibliothèques d'observatoires américains. Peut-être pourrait-il de son côté adopter le format Marc. Cela constituerait une harmonisation souhaitable des méthodes de travail adoptées dans les observatoires.
Nous ajoutons la position GQ = source de catalogage, avec le code suivant :
Dans le cas d'Astronomy and Astrophysics, les positions 42-43 ne sont pas remplies car le nombre de volumes varie d'une année à l'autre. Nous ne remplissons pas les positions suivantes :
Ces positions pourront être remplies individuellement par la bibliothèque désirant utiliser l'entrée en machine pour la gestion de ses périodiques.
La zone 041 comporte une sous-zone qui permet de préciser les langues des résumés des acticles.
Dans notre exemple : $b ENG signifie que dans Astronomy and Astrophysics, les résumés ne sont qu'en anglais.
Dans la zone 090, il est possible que nous remplacions l'utilisation des sigles IPPEC par des indications plus « parlantes » :
Nous ajoutons l'étiquette 210 = abréviation du titre (cette étiquette n'est pas prévue dans Monocle mais figure dans Marc for Sériais). Il ne s'agit plus de l'abréviation codée comme en 030 mais de l'abréviation utilisée dans les publications scientifiques. Nous mettons en premier lieu l'abréviation souhaitable (cf. Astronomer's Handbook) et ensuite les abréviations rencontrées dans la littérature.
Indépendemment du catalogue collectif, nous pourrons ainsi envisager d'éditer un lexique des abréviations.