Index des revues

• Dousset, Emmanuel, Larbre, François
  La constitution d'un réseau local multipartenaires à saint etienne , p.7-12.
• Simonneau, Monique
  1983-1990, p.14-18.

La constitution d'un réseau local multipartenaires à Saint Etienne

Par F. Larbre
Par E. Dousset, BMC de Saint-Etienne

Ce que nous appelons le "réseau stéphanois" commence à être connu pour l'entreprise de coopération entre Bibliothèque municipale et Bibliothèque universitaire qui est à son origine. En réalité ce réseau a une extension plus grande puisqu'à ces deux gros établissements se joignent un certain nombre d'unités documentaires plus ou moins importantes et relevant de diverses entités admi- nistratives, et, au delà des rapports entre deux établissements, il est à situer dans le cadre plus vaste des relations que la Ville de Saint-Etienne a depuis longtemps établies avec l'enseignement supérieur.

Ce projet de réseau des bibliothèques informatisées stéphanoises, qui est d'ailleurs un peu plus qu'un projet puisque le 10 avril 1990 sa première tranche sera opérationnelle, vise, à terme, en 1993, à faire partager le même système informatique de gestion bibliothéconomique à 19 bibliothèques, relevant de quatre entités administratives différentes et d'une dizaine d'établissements distincts. C'est là un objectif précis en direction duquel toutes les parties prenantes sont nettement engagées. En revanche, ce n'est absolument pas la limite de ce réseau qui gardera longtemps la possibilité d'accueillir d'autres partenaires sur la ville ou l'agglomération.

Il n'est pas anodin de parler de ce réseau, de lui consacrer un article, alors que physiquement il n'existe pas encore (ou si peu), ne reliant ce jour que quatre bibliothèques du même établissement. Cela, à notre avis, dénote beaucoup plus qu'une tendance spontanée à confondre projet et réalisation, cela révèle une plus profonde conscience de la nature même d'un réseau de bibliothèques qui, avant même d'exister physiquement, doit trouver ses racines dans les relations tissées entre les établissements, futurs utilisateurs de ces moyens informatiques.

Un réseau c'est avant tout un tissu de relations entre des éléments présentant une homogénéité suffisante pour être inclus dans un même ensemble ; si ces relations de similitude, de complémentarité, de communauté de missions, ne sont pas évidentes pour les éléments d'un ensemble, ils ne se constitueront jamais en réseau, entreprise qui ne se bâtit pas sur des différences et des revendications de spécificité, mais sur des ressemblances et une identité de perception des missions.

Alors, plutôt que de vanter les mérites des bibliothèques stéphanoises, il apparaît plus utile pour tout le monde d'essayer de cerner les difficultés que pose la réalisation d'un réseau informatique local multi-partenaires, d'en préciser les conditions de viabilité, de repérer les problèmes qui se posent tôt ou tard. Nous avons choisi de ne pas mettre en avant les solutions que nous avons privilégiées mais seulement de donner à nos collègues, à un moment où ce type de préoccupation entre dans les consciences bibliothéconomiques, quelques éléments qui permettent de prendre la mesure des problèmes rencontrés lors d'une opération de ce type.

Sans prétendre être exhaustifs et dresser la liste de tous les points à prendre en considération, nous préférons évoquer à travers six rubriques les problèmes de nature différente qu'il faut s'attendre à rencontrer ; quant au contenu de ces rubriques nous nous limitons à quelques exemples mais il pourrait s'enrichir à l'infini de recommandations préalables qui deviendraient totalement invalidantes si l'on voulait toutes les suivre.

Les conditions relationnelles

Une bonne connaissance mutuelle des partenaires est la première des conditions de préparation d'un réseau informatisé de bibliothèques si l'on veut que ce réseau naisse d'une coopération spontanée et non du dirigisme d'une autorité de tutelle qui d'ailleurs, dans le cadre d'une ville, ne saurait être commune à tous les établissements documentaires. Connaissance des établissements, bien sûr, mais aussi de leurs personnels, on ne travaille bien qu'avec des gens en qui l'on a un minimum de confiance et celle-ci est bien nécessaire quand on s'engage dans une opération lourde et complexe comme une informatisation commune.'

Il n'est pas inutile d'avoir déjà essuyé les plâtres de la coopération sur des opérations moins importantes : participation à un catalogue collectif spécialisé, à des animations locales, à des réseaux plus larges regroupant des rétablissements autour d'affinités plus scientifiques qu'administratives... Tout ce qui a occasionné la circulation d'information entre les futurs partenaires a déjà été une préparation au travail dans un réseau.

Il est tout aussi évident qu'aucun établissement ne peut entrer dans un réseau informatisé local, ou même en être l'initiateur, s'il n'est pas exempt de toute arrière-pensée hégémonique qui, tôt ou tard, serait mal perçue par des services prêts à mettre en commun leurs moyens mais non à renoncer à leur liberté de décision. Il est vrai qu'un garde-fou institutionnel existe à cet égard : une université ne dépend pas d'une commune tout comme une grande école directement rattachée à un ministère est indépendante de l'université. Le garde-fou est moins'rigide à l'intérieur des services d'une même collectivité mais un directeur d'école de musique admettrait mal que la bibliothèque municipale veuille complètement annexer sa bibliothèque pédagogique.

Ces bonnes relations entre établissement ne peuvent exister si leurs responsables n'ont pas une identité de vue sur les missions de leurs bibliothèques et les services à rendre au public. C'est avant tout la volonté de constituer l'ensemble documentaire le plus vaste possible et le plus facilement accesssible aux usagers de tous profils qui peut amener à travailler ensemble des établissements traitant habituellement de la documentation plutôt spécialisée pour des publics bien cernés. Si cette volonté n'est pas clairement affirmée, rien ne justifiera jamais la nécessité de constituer un réseau local et tous les obstacles administratifs, techniques, économiques deviendront incontournables.

Les aspects économiques

Les amitiés et les familles se brisent pour des questions d'argent, il convient de mettre les réseaux de bibliothèques à l'abri de ce motif de mésentente. Cela suppose de comprendre, dès le départ, qu'une informatisation commune peut difficilement être une source de profit, même si elle permet quelques petites économies. Celles-ci se réalisent globalement, sur l'ensemble du réseau, et il est certain qu'elles profitent plus aux petits établissements qu'aux gros.

Partager un système informatique à plusieurs permet de façon évidente de faire certaines économies : l'unité centrale, du moins son bâti, le logiciel d'exploitation ne sont acquis qu'une seule fois. En revanche, et c'est vrai pour presque tous les fournisseurs, les logiciels applicatifs sont vendus avec un droit d'usage pour des tranches de X terminaux; comme la première tranche est généralement plus onéreuse que les suivantes et qu'elle est nécessairement acquise par le plus gros partenaire, celui-ci offre ainsi aux autres établissements une réduction sensible du coût de leurs logiciels.

En réalité le gain le plus intéressant se situe du côté de l'exploitation. Il est en effet moins onéreux d'exploiter un gros système que plusieurs petits : le lancement d'une sauvegarde exige le même travail quel que soit le remplissage de la bande magnétique, il en est de même pour toutes les opérations d'édition. Le temps ainsi gagné sur l'exploitation sans être facile à chiffrer représente néanmoins un gain réel, tout comme l'économie de la formation du personnel d'exploitation et du chef de projet et enfin la possibilité de se dispenser, pour chaque établissement, d'un local informatique aménagé.

En revanche la constitution d'un réseau télé-informatique induit des coûts de télécommunication importants. A Saint-Etienne nous estimons que pour les partenaires autres que les bibliothèques municipales, les coûts téléinformatiques liés à l'utilisation partagée d'un système équivalent aux économies réalisées sur l'exploitation.

La question cruciale est évidemment de savoir qui paie quoi ? Sauf dans le cas où l'un des partenaires se transformerait en société de service, il apparaît préférable que chaque participant paie au fournisseur les matériels qu'il utilise en propre : terminaux, moyens télé-informatiques, capacités mémoire. Le paiement du droit d'usage des logiciels doit, lui, être partagé en fonction du nombre de terminaux utilisés par chacun. Les coûts d'utilisation du système central, sa maintenance, son exploitation, peuvent être partagés de multiples façons : en fonction du temps C.P.U. (Temps de travail de l'unité centrale) consommé par chacun, du nombre de transactions par participant, du volume de sa base bibliographique. Il apparaît préférable de déterminer un coût moyen d'utilisation du système central par terminal et que chacun participe au prorata du nombre de terminaux qu'il a achetés.

Ce sont là des accords qui peuvent aisément se réaliser si les collectivités entretiennent habituellement de bonnes relations.

Le contexte administratif

Est-il besoin de rappeler que les bibliothèques ne sont généralement pas des personnes morales ? Tout contrat, tout accord, doit se traiter entre leurs autorités de tutelle, si celles-ci sont décidées à collaborer.

Actuellement le rapprochement des universités et des collectivités locales est tout à fait à l'ordre du jour et les unes et les autres ne peuvent que trouver opportun de lier leurs services documentaires. Toutefois, comme l'écrivait récemment un président de Conseil régional, une collectivité locale ne veut pas, dans ce contexte, être seulement "le cochon de payant" et entend aussi déterminer librement sa politique d'aide à l'enseignement supérieur ; dans celle-ci la documentation n'est pas forcément une priorité si les services eux-mêmes ne savent pas montrer la nécessité de cette coopération. Là encore, s'il n'y a pas de bonnes relations préalables entre les institutions, il est préférable de ne pas commencer une informatisation commune.

Le système choisi par les partenaires peut être acheté au fournisseur par une seule des entités administratives, ou par chacune d'entre elles. Dans la première solution, le fournisseur n'a qu'un seul client qui, soit prend l'ensemble du coût de l'opération à sa charge, soit le répercute sur chacun des autres établissements : cette refacturation entre administrations n'est pas sans poser quelques problèmes. La seconde solution impose que chaque partenaire passe un marché avec le fournisseur commun : c'est facile à réaliser pour les périphériques et les terminaux, ce l'est moins pour l'unité centrale qui doit inévitablement être acquise par l'initiateur de l'opération. Dans ce deuxième cas, il conviendra de toutes façons de passer des contrats ou des conventions entre tous les partenaires, ne serait-ce que pour définir les conditions d'utilisation du système, le partage des coûts, la pérénité des engagements. On peut aussi envisager de constituer une association ou un G.I.E., mais ce n'est pas forcément simplifier les problèmes... Il faut de toutes façons que l'initiateur se garantisse contre le risque de se retrouver seul à assurer l'entretien d'une machine surdimensionnée par rapport à ses seuls besoins.

Il est donc très important d'acquérir un système modulable et évolutif qui puisse monter en puissance de mémoire et de connexions sans effets de seuils trop marqués. Cela suppose, pour éviter les mauvaises surprises financières que, dès l'appel d'offres initial, soit clairement précisée la configuration finale du système avec le maximum de partenaires envisagés et que le premier acheteur en même temps que la proposition concernant ses propres besoins exige des fournisseurs des propositions concernant les autres partenaires. Administrativement rien n'oblige les entreprises à répondre à cette exigence ; cependant c'est au moment de l'appel d'offres que le client est en situation de force et non plus quand les contrats sont signés.

Les questions techniques

Les questions informatiques doivent elles aussi se régler par consensus. L'accord sur un produit commun suppose d'avoir déterminé si l'on souhaite, ou si l'on peut, fonctionner sur du matériel dédié aux bibliothèques ou partagé avec d'autres applications. Dans l'un et l'autre cas il est indispensable de prévoir l'extension du système au fur et à mesure du rattachement des partenaires prévisibles.

Les approches des différents services informatiques, conseillers ou maîtres d'oeuvre des partenaires, selon les situations, doivent pouvoir se rejoindre : il ne faut pas que le montage d'une telle opération achoppe sur l'amour exclusif d'un informaticien pour telle marque de machine ou tel système d'exploitation. C'est le vieux dilemme du standard et du spécifique ; faux dilemme, à nos yeux, car les vraies difficultés résident plus dans la maîtrise des protocoles de télécommunication (Transfix, X25) et l'intégration des couches O.S.I. (Open Systems inter-connection : ce sont les sept niveaux des normes définies par l'ISO pour favoriser la constitution de réseaux de matériels hétérogènes) quand certains partenaires disposent dans leurs locaux de réseaux télé-informatiques préexistants qu'ils entendent utiliser aussi, sans câblage supplémentaire, pour l'informatique de bibliothèque.

Il va de soi, mais il n'est pas inutile de le répéter, que la seule véritable garantie de "compatibilité" d'un système informatique de bibliothèque est sa conformité aux normes en vigueur, normes de télécommunication, de stockage bibliographique, de formats de sortie ; seul le stockage interne des données bibliographiques dans un format MARC garantit toutes les possibilités d'échanges de données, sans que ces échanges soient pour autant automatiques...

Enfin, de plus en plus, les opérations d'informatisation comportent la récupération d'un passif : des fichiers correspondant à une phase d'informatisation antérieure. Le savoir-faire du fournisseur en matière de récupération de données est alors particulièrement important quand se retrouvent ensemble plusieurs partenaires ayant des passifs hétérogènes : ainsi, à Saint-Etienne, avions-nous entre la Bibliothèque municipale et la Bibliothèque universitaire quatre fichiers dans des formats différents à récupérer (C.C.N., SIBIL, A.L.S., OPSYS).

Le consensus bibliothéconomique

Avant même de choisir le produit informatique il faut s'être entendu sur ce que l'on en attend et avoir compris qu'une informatisation commune remettra nécessairement en question les particularités de fonctionnement de chacun relativement à chaque grande fonction automatisée.

Ainsi, pour la circulation des documents, selon le système retenu, les partenaires auront une politique de prêt plus ou moins indépendante. Cela ne dispensera pas d'avoir à créer des catégories de lecteurs communes, d'harmoniser les règles administratives liées à l'inscription et au prêt, de faire des choix pour les réservations, les politiques d'amendes, le prêt entre les bibliothèques.

Les fonctions de catalogage et de consultation reposent sur la création d'une seule base de données ou de plusieurs, autant que de partenaires. C'est un choix fondamental à réaliser en considérant l'avantage du public, qui est bien évidemment du côté de la base unique et l'indépendance de chaque unité documentaire qui s'accomode mieux de la fragmentation. La première solution est assurément la meilleure si l'objectif recherché est essentiellement l'intégration des ressources documentaires locales. Elle est facile à adopter si l'on s'est préalablement mis d'accord sur un format MARC identique en prenant bien en considération l'existence des principales bases bibliographiques auprès desquelles on souhaite s'alimenter en notices courantes ou rétrospectives.

Des bibliothèques de natures différentes peuvent hésiter à toutes se conformer à la même liste d'autorité matière. L'exploitation du format MARC permet de tourner cette difficulté en utilisant pour l'indexation à la fois les champs contrôlés (600-607) et libres (610).

Pour l'affichage des données au public, il y a encore un consensus à trouver et pour le partage d'un système d'acquisition, des impératifs de gestion budgétaire peuvent devenir extrêmement contraignants.

Les problèmes pratiques

Quand toutes ces grandes options bibliothéconomiques et informatiques ont été choisies en commun sous les auspices du bon génie des bibliothécaires, il reste encore une multitude de détails pratiques à traiter.

Quelles doivent être les heures de disponibilité du système en fonction des horaires d'ouverture de chacun ? Et qui veillera aux sauvegardes à des heures non ouvrables ? Tous ces aspects d'exploitation se traduisent en coûts que tout le monde doit pouvoir mesurer.

C'est pourquoi la sous-traitance de l'exploitation auprès d'une société de service apparaît la meilleure solution car tous les coûts sont alors répercutés sur une facture et plus faciles à diviser que le temps de travail d'un tel ou d'un tel chez l'un ou l'autre des partenaires.

Sur des points apparemment aussi futiles que le choix des fournisseurs de consommables, de codes-barres, de cartes de lecteurs, il faut encore tomber du même avis.

Il est confortable pour les établissements qu'un minimum d'éditions soient imprimées dans ses locaux pour éviter des navettes avec le site d'exploitation : cela suppose que des imprimantes soient dispersées dans tous les sites avec un système de remote spooling qui permet d'utiliser les imprimantes dispersées sur le réseau pour des éditions préparées par l'unité centrale; les imprimantes ne sont alors plus dépendantes d'un terminal particulier.

La bonne utilisation du système ne se fera dans chaque lieu que si la formation a été très largement répartie. Il est à éviter que certains partenaires comptent exclusivement sur une formation de deuxième main dispensée par les premiers utilisateurs du système. Acheter de l'informatique en bibliothèques, c'est autant acheter du service que du matériel et la formation est le premier des services pour l'utilisation du matériel.

Mener à terme une telle entreprise d'informatisation commune impose de faire circuler un grand volume d'information, sur du papier avant d'être sur écran. L'animation des réunions de re-flexion, de définition, de choix, de paramétrage, implique un travail non négligeable de convocations et de comptes rendus qui, au départ du moins, peut difficilement se partager entre des établissements qui n'ont encore que l'intention de collaborer. De même il est préférable, pour des raisons d'efficacité, qu'il n'y ait qu'un chef de projet et, à terme un seul gestionnaire de base, cette autorité pouvant toutefois leur être reconnue par consensus.

Pour ne pas désespérer...

Toutes les difficultés évoquées ci-dessus, tous les problèmes à régler, et nous n'en avons mentionné que quel-ques-uns, les plus significatifs, devraient dissuader tous nos collègues de se lancer dans une entreprise aussi lourde que la nôtre mais ô combien passionnante... Et déjà gratifiante puis-qu'alors que notre système informatique en est tout juste à charger sa mémoire de nos anciens fichiers, de nouvelles institutions, grandes écoles, viennent déjà s'enquérir des conditions nécessaires pour rejoindre les membres fondateurs.

Notre conclusion à l'issue des deux années de travail qui ont préparé ce réseau local de bibliothèques publiques et d'enseignement supérieur, c'est qu'il est beaucoup plus difficile d'informatiser la totalité des services d'une bibliothèque municipale importante que d'informatiser plusieurs bibliothèques spécialisées plus petites, même si elles relèvent d'entités administratives distinctes. Les vrais problèmes sont bibliothéconomiques, plus que techniques ou administratifs, et les clivages profonds sont plus marqués par des différences fonctionnelles ou de missions que par l'appartenance à l'une ou l'autre entité administrative participante. Plus simplement dit : il est plus facile de traiter l'informatisation de la section Lettres de la Bibliothèque universitaire et de la documentation du Musée municipal d'art moderne, que de faire de même pour le secteur Etude et une annexe de quartier de la Bibliothèque municipale.

Comme ce dernier problème devra obligatoirement être réglé un jour, autant en profiter pour faire les choses en grand et offrir au public de nos villes des bibliothèques débarassées de leur complexe de citadelle assiégée et donnant accès à la documentation la plus large.