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Le prêt entre bibliothèques à vocation européenne

1990
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    Le prêt entre bibliothèques à vocation européenne

    Par Daniel Van Spanje

    1ntroduction

    Le thème d'aujourd'hui est "le réseau bibliographique à vocation nationale et internationale".

    Je me propose de donner une conférence sur le prêt entre bibliothèques et de montrer l'intérêt primordial de l'interconnexion de réseaux pour le prêt entre bibliothèques. D'abord, je traite le système de prêt entre bibliothèques tel qu'il est réalisé depuis plusieurs années déjà, aux Pays-Bas ; ensuite, le réseau européen de systèmes de prêt entre bibliothèques tel qu'on le projette actuellement, et qui, espérons-le, sera très bientôt réalisé.

    Pour les bibliothèques, le prêt entre bibliothèques devient de plus en plus important. D'un côté, il y a un développement continu des sciences et de la technique, ayant pour conséquence un nombre croissant de chercheurs et une production et une demande croissante de documents. De l'autre côté, les budgets de bibliothèques se trouvent sous pression continue. Il s'ensuit que les bibliothèques seront de plus en plus obligées de s'entraider et de faire appel à leurs collections mutuelles, afin de pourvoir aux besoins toujours croissants des usagers.

    Afin de pouvoir réaliser un système de prêt entre bibliothèques, organisé de façon efficace, l'interconnexion de réseaux s'impose.

    Depuis quelques années, il existe au Pays-Bas un système de prêt entre bibliothèques automatisé.

    Avant de traiter ce système, je me permets une courte introduction sur Pica.

    Pica : une introduction

    Pica a débuté en tant qu'association coopérative, mais depuis 1986, Pica est devenu un organisme indépendant à but non-lucratif et se nomme Centre d'Automatisation de Bibliothèque. Pica est administré et financé par les bibliothèques participantes et subventionné, en partie, par le gouvernement néerlandais pour réaliser la politique du ministère de l'Education. Cette politique a pour but l'amélioration du rendement des bibliothèques par le partage des ressources et le service de prêt entre bibliothèques.

    Le personnel central, consistant aujourd'hui en un effectif de 55 personnes, est responsable du développement, de l'implantation, de la mise à jour et de la coordination du réseau Pica, et de tous ses services et de ses activités.

    Pica offre des services divers aux différentes bibliothèques :

    Le système de catalogage partagé (le GGC, c'est le système de catalogage commun automatisé) a été accompli et mis en service en 1978. Ce système est utilisé aujourd'hui par 120 bibliothèques et compte 6,5 millions de notices bibliographiques. En outre, le système est utilisé par la Bibliothèque Royale pour le catalogage et la production de la Bibliographie Nationale, qui s'augmente de 30.000 notices nouvelles par an.

    Le deuxième service, disponible depuis 1983, est le Catalogue Collectif National et le système de prêt entre bibliothèques (le NCC/IBL). Ce service repose sur la base de données produite par le catalogue partagé et il dessert 300 bibliothèques.

    A part ces deux services principaux, Pica offre un service de messagerie électronique (Picamail) et un service de recherche en ligne pour banques de données (Pica-ORS).

    A côté des services centraux, Pica a également développé un système de bibliothèque intégré, destiné en premier lieu aux bibliothèques participantes, mais utilisé, par la suite, par d'autres bibliothèques. Le premier système local intégré fut installé en 1984.

    La participation au système de catalogage commun automatisé offre aux bibliothèques l'avantage unique de travailler simultanément sur le plan local et sur le plan national.

    Le système de catalogage partagé forme la base des systèmes locaux intégrés, qu'ils soient développés par Pica ou par un fournisseur commercial. D'un autre côté, ce système de catalogage partagé offre par le catalogage coopératif, sans effort supplémentaire de la part des participants ou de Pica, un catalogue national qui, à son tour, forme la base du système de prêt entre bibliothèques.

    Le prêt entre bibliothèques

    Le système de prêt entre bibliothèques des périodiques, opérationnel depuis 1983, a été développé par Pica sur l'initiative de la Bibliothèque Royale (responsable pour le Catalogue Central ou CC), de la bibliothèque de l'Université Technique de Delft (responsable pour le Catalogue Technique Central ou CTC) et de la bibliothèque de l'Université Agricole de Wageningen (responsable pour le Catalogue Agricole Central ou CLC). Depuis plus de 40 ans, ces trois grandes bibliothèques avaient organisé des catalogues centraux pour le prêt entre bibliothèques qui étaient entretenus manuellement.

    C'est en 1988, sur l'initiative des bibliothèques universitaires et avec la coopération de la Bibliothèque Royale et de Pica, que le système de prêt des monographies a été mis en service.

    Le système de prêt se base sur l'intégration de deux fonctions : la localisation du document et la demande de prêt. En principe, une bibliothèque ne peut faire une demande de prêt qu'après avoir identifié le titre dans le fichier central. Ce n'est qu'après l'identification de la notice bibliographique recherchée que l'on peut commencer la procédure de demande régulière.

    Si l'on a trouvé le titre recherché en consultant le fichier, le système demandera, s'il s'agit d'une publication en série, des données supplémentaires telles que l'année de publication, le numéro du volume et du fascicule.

    Si par contre, l'interrogation du fichier a été infructueuse, il est possible de faire une "demande libre", c'est-à-dire : on remplit soi-même, en ligne, les données bibliographiques du document recherché pour envoyer par la suite la demande à la Bibliothèque Royale.

    Celle-ci prend soin de la vérification bibliographique et de la localisation des "demandes libres". En principe, les "demandes libres" ne sont utilisées que pour les monographies.

    A partir des données acquises, le système compose ensuite une liste de fournisseurs potentiels, dite : "la liste des candidats". Le demandeur peut adapter la liste : il peut ôter ou ajouter certains candidats ou bien changer l'ordre des candidats.

    Lorsqu'il s'agit d'un article ou d'une partie d'un ouvrage, l'utilisateur précise encore le titre, l'auteur et les numéros de page. Normalement, le système affiche l'adresse du demandeur, mais celui-ci peut la changer au cas où il désirerait faire une demande pour un autre établissement ou bien faire envoyer les copies directement à l'adresse du client.

    Dès que la demande est faite, elle est envoyée à la première bibliothèque sur la liste des candidats. Au cas où celle-ci ne serait pas en mesure de satisfaire la demande, elle en informe le système qui se charge immédiatement de l'envoi de la demande au candidat suivant et ceci se répète, au besoin, jusqu'à ce que la liste entière soit consultée.

    Le demandeur n'entre en contact avec le système qu'une seule fois : au moment où il fait entrer la demande dans le système. Le système prend soin de la circulation de la demande à l'aide de la liste des candidats. Finalement, le demandeur reçoit le document demandé ou bien le système lui apprend automatiquement qu'aucune des bibliothèques consultées ne peut fournir le document en question.

    L'ordre des bibliothèques sur la liste des candidats est déterminé par les critères suivants : le type de bibliothèque, l'indication de priorité, le code de région ou de circuit et la limite quotidienne de demandes. Les bibliothèques ayant une indication de type ou de priorité élevée, comme la Bibliothèque Royale et les bibliothèques universitaires, reçoivent plus de demandes que les petites bibliothèques. Les bibliothèques qui font partie, de leur propre initiative, d'un même circuit envoient leurs demandes automatiquement les unes aux autres. Il en est de même pour les bibliothèques se trouvant dans une même région. C'est grâce à la limite quotidienne que les bibliothèques ne reçoivent pas trop de demandes par jour. Cette limite varie actuellement de 5 à 350 demandes par jour. Dès que la limite quotidienne d'une bibliothèque est dépassée, celle-ci ne figurera plus, ce jour-là, sur la liste des candidats, à moins qu'il s'agisse de périodiques ou de livres rares et que la bibliothèque en question soit la seule à posséder le fascicule ou le livre demandé.

    Pour les deux premières phases du prêt entre bibliothèques, à savoir la localisation et l'envoi de la demande, les bibliothèques au Pays-Bas peuvent recourir au système de prêt national.

    La troisième phase, le prêt proprement dit, qui ne s'applique qu'à l'emprunt de documents à retourner, se fait directement par les bibliothèques elles-mêmes.

    On peut dire que le prêt entre bibliothèques, qui est basé sur etintégré au réseau bibliographique, a changé sensiblement. Dans le passé,, les demandes de prêt étaient envoyées à une grande bibliothèque ou au centre de gestion du Catalogue Collectif. La demande y était vérifiée et localisée. Ensuite, la demande était envoyée à travers le pays par courrier. Dans le système actuel, c'est le demandeur, et non plus le fournisseur, qui fait la vérification bibliographique. Le système compose une liste de candidats et indique les fournisseurs potentiels à l'aide du mécanisme de partage. Il prend également soin de la circulation de la demande. La bibliothèque fournissante n'a qu'à contrôler la disponibiblité du document demandé. Si la bibliothèque n'est pas en mesure de fournir le document, elle en informe le système et celui-ci envoie, en moins d'une fraction de seconde, la demande à la bibliothèque suivante.

    En ce moment, Pica travaille à l'interconnexion totale et transparente pour l'utilisateur du système central et des systèmes locaux développés par Pica. Ainsi, les données qui ne sont accessibles qu'à travers le système de prêt local, seront également accessibles au niveau national. Ceci permettra de vérifier encore plus rapidement et sans intervention manuelle la disponibiblité réelle du document demandé.

    Bref, grâce à l'intégration du réseau bibliographique au système de prêt et grâce au mécanisme de partage automatisé, le service de prêt entre bibliothèques aux Pays-Bas est assurément devenu plus efficace et plus rapide

    Le projet ION

    Généralités

    Vous savez sans doute que la Commission Européenne a donné son accord à une proposition de projet pilote de démonstration pour l'interconnexion des réseaux européens de services de prêt à base des Normes Internationales de l'Interconnexion des Systèmes Ouverts (OSI).

    Ce projet fait suite à l'appel à "décla-ration d'intérêt" de la Communauté envers des projets pilotes ou de démonstration destinés à promouvoir la compétitivité et à développer le marché européen des services d'information.

    Le projet s'appelle le projet ION, c'est-à-dire : Interlending OSI Net-work. Les partenaires de ce projet sont :

    • London & South Eastern Library Region (LASER) au Royaume-uni
    • Pica Centrum voor Bibliotheekautomatisering aux Pays-Bas
    • Le ministère de l'Education Nationale, Direction de la Programmation et du Développement Universitaire, Sous-Direction des Bibliothèques (SDB) en France.

    Les objectifs principaux de ce projet sont :

    1. La rédaction des spécifications externes et techniques nécessaires pour l'interconnexion des trois réseaux de prêt entre bibliothèques. Prévue pour 1990.

    2. L'implantation et les tests de fonctionnement de ce système de prêt entre bibliothèques. Prévue pour 1991.

    3. L'utilisation et l'évaluation du système par 46 bibliothèques dans le Royaume-Uni, les Pays-bas, et la France. Prévue pour 1991.

    La première phase, des spécifications externes et techniques, vient d'être achevée.

    Le 9 octobre, les résultats seront présentés à la CEE à Bruxelles.

    Dans les trois pays en question, l'organisation du prêt entre bibliothèques diffère sensiblement. Sans aucun doute, vous êtes suffisamment au courant du système PEB en France. Quant au système néerlandais, je viens de vous en exposer l'essentiel.

    Au Royaume-Uni, les principaux organismes qui s'occupent du service de prêt sont les "Library Régions" (les "Régions de bibliothèque") et le British Library Document Supply Center, le BLDSC.

    Sept sur dix des deux Régions de Bibliothèque sont reliées au réseau VISCOUNT. Ce réseau a été développé et est entretenu par LASER à Londres. Le réseau VISCOUNT offre également accès au service de messagerie du BLDSC, nommé ARTTEL. Dans le projet, VISCOUNT se chargera, avant tout, du service de prêt des monographies. Le BLDSC, de son côté, se chargera du service de prêt des périodiques et des publications en série, mais sa collection de monographies sera également accessible aux services de prêt français et néerlandais.

    En France, ce sont les CADIST qui participeront au projet pour ce qui est de l'envoi des demandes à l'étranger. Au cas où l'on recevrait des demandes de l'extérieur qui sont difficiles à localiser, on aura recours au CNP et au CCOE. En principe, toutes les bibliothèques participant au réseau PEB pourront recevoir les demandes de prêt internationales.

    Il en est de même aux pays-Bas, où toutes les bibliothèques pourront recevoir des demandes internationales. L'envoi des demandes sera réservé, au cours de la phase de test et d'évaluation, à la Bibliothèque Royale, aux bibliothèques universitaires et à quelques grandes bibliothèques publiques.

    Les demandes de prêt anglaises seront faites et envoyées à la France et aux Pays-bas par les grandes bibliothèques du réseau VISCOUNT ; ce sont pour la plupart des bibliothèques publiques, quelques-unes sont universitaires.

    Le modèle

    Le projet ION est au fond un projet de bibliothèques et non pas uniquement un projet technique, puisqu'il s'agit tout d'abord d'un service de prêt entre bibliothèques. Le service de prêt international sera, pour les bibliothèques participantes, une extension des fonctions de leur système national.

    Les systèmes nationaux fonctionnent en tant qu'intermédiaires automatisés qui selectionnent et transmettent les demandes pour l'étranger et qui, en sens inverse, reçoivent les demandes faites par les bibliothèques étrangères pour les faire circuler dans le système national.

    En outre, le projet est un projet technique dans la mesure où la communication entre les trois systèmes différents (l'ordinateur IBM de SUNIST, l'ordinateur Tandem de Pica et l'ordinateur Modcomp de LASER) se basera sur les normes de l'ISO pour le prêt entre bibliothèques. En raison de la durée restreinte de ma conférence, je me bornerai à expliciter l'aspect de bibliothèque

    Comme je l'ai déjà dit plus haut, on distingue dans le processus du prêt entre bibliothèques trois phases.

    La première phase est la phase d'identification, ou de vérification bibliographique, et de localisation. Dans la deuxième phase, on fait la demande et on la transmet. La troisième phase est la phase du prêt. Celle-ci n'a d'importance que dans le cas où un document serait effectivement prêté. Au cours du projet, l'attention portera principalement sur les deux premières phases.

    Pour la dernière phase, la phase du suivi, les bibliothèques françaises, anglaises et néerlandaises n'ont pas recours à leur système national. Elles se servent de leur propre système local pour traiter les données de prêt. La première phase sera réalisée par l'implantation d'une fonction d'interrogation en ligne entre LASER et Pica. Avant de faire une demande de prêt, les bibliothèques britanniques et néerlandaises consulteront les fichiers réciproques pour localiser la publication demandée.

    La France distribuera le CD-ROM du CCN ("Myriade") aux bibliothèques britanniques et néerlandaises, mais elle n'offrira pas encore la facilité d'interrogation en ligne.

    Pourtant, les facilités d'interrogation pour le Royaume-Uni et les Pays-Bas se sont réalisées de telle sorte qu'il restera possible de les implanter plus tard en France.

    Dans la deuxième phase, le demandeur prend l'initiative de faire une demande internationale et choisit la destination de la demande : le Royaume-Uni, la France ou les Pays-bas. En principe, chaque demande est envoyée à un seul pays. Une demande qui est envoyée par la France au Royaume-Uni et qui n'y a pu être traitée, n'est pas envoyée directement aux Pays-Bas. Dans ce cas-là, le demandeur devra envoyer une nouvelle demande aux Pays-Bas.

    Dans le pays de destination, la demande passe toutes les bibliothèques du réseau national avant qu'une définitive réponse négative soit envoyée au demandeur. Ceci revient à dire qu'une demande ne sera renvoyée qu'après la consultation de toutes les bibliothèques concernées.

    L'utilisateur pourrait pourtant influencer la circulation, mais étant donné la grande divergence des systèmes des pays partenaires, la mesure dans laquelle ceci est possible, dépend largement du pays destinataire.

    Les demandes d'articles destinées au Royaume-Uni sont directement envoyées au BLDSC.

    Les demandes de monographies sont envoyées au réseau VISCOUNT. A l'aide du critère de "niveau de servi-ce", l'utilisateur peut choisir d'envoyer une demande uniquement au BLDSC ou uniquement au VISCOUNT, ou bien de l'envoyer d'abord au VISCOUNT, ensuite au BLDSC et éventuellement encore aux bibliothèques de réserve du BLDSC, telles que les bibliothèques universitaires à Cambridge ou Oxford. LASER et BLDSC feront tous les deux fonction de "centres de vérification".

    Quant aux demandes destinées à la France, les bibliothèques anglaises et néerlandaises peuvent directement ajouter un ou plusieurs codes de bibliothèque (le RBCCN) ou le code de sujet des CADIST. Au cas où le code de sujet ou le RBCCN manqueraient, les demandes de périodiques peuvent être traitées automatiquement à l'aide de l'ISSN. Lorsqu'il s'agit de monographies et si le code de sujet ou le RBCCN manquent, le PEB envoie les demandes au CNP et au CCOE pour les faire vérifier et localiser. Ensuite, le PEB prend soin de la circulation des demandes.

    A l'aide de l'indication de "niveau de service", le demandeur étranger peut restreindre la circulation d'une demande de prêt aux bibliothèques qu'il indique lui-même ou la faire passer en plus au CNP ou au CCOE pour vérification bibliographique.

    Les demandes destinées aux Pays-Bas sont faites selon la procédure la plus simple. Le demandeur n'a pas besoin d'indiquer un numéro de bibliothèque. Si l'ISBN, l'ISSN ou le PPN - c'est le numéro de production de Pica - accompagnent la demande, celle-ci entre automatiquement dans le système, qui compose de façon également automatisée une liste de candidats et qui prend soin de l'envoi et de la circulation de la demande. En cas d'absence d'un numéro bibliographique ou d'un numéro de système, la demande est envoyée directement à la Bibliothèque Royale, qui fait fonction de "centre de vérification".

    En principe, les demandes passent d'abord les bibliothèques participantes au système de prêt automatisé de Pica et en cas de résultat négatif, elles sont encore envoyées par courrier aux bibliothèques non-participantes. Mais à l'aide du critère de "niveau de service", les demandeurs français et britanniques peuvent limiter cette circulation aux bibliothèques participantes.

    De cette façon, les demandes internationales seront traitées autant que possible par les systèmes nationaux existants, avec le concours des "centres de vérification" pour le contrôle bibliographique et la localisation. Le système de prêt national se charge entièrement de l'envoi, de la reception et de la circulation des demandes internationales.

    Lorsque le système national a selectionné une demande destinée à l'étranger, il se servira des normes de l'ISO pour le prêt entre bibliothèques afin de la transmettre au pays en question.

    Conclusion

    Ayant expliqué le système informatisé de prêt entre bibliothèques aux Pays-Bas et le système de prêt européen en voie de développement, je vais terminer ma conférence.

    En décrivant le système néerlandais, j'ai dit que ce système est assurément devenu plus efficace et plus rapide. Pourra-t-on dire la même chose, dans quelques années, du système européen ? Le système de prêt européen deviendra-t-il plus efficace, plus rapide ? Il est clair qu'un réseau bibliographique européen n'existe pas encore. Pourtant, je suis tenté de répondre à cette question par "OUI".

    Aux Pays-Bas, la réussite du système de prêt entre bibliothèques est essentiellement dûe à l'intégration du réseau de prêt au réseau bibliographique. L'automatisation du processus de catalogage a joué un rôle important et elle a stimulé la création de nouvelles formes de coopération. N'oublions pas, cependant, que l'automatisation des bibliothèques aux Pays-Bas est elle-même issue d'une intention de coopérer et, surtout, de continuer à coopérer.

    De nouveau il est clair que l'amélioration des services peut être stimulée par une meilleure efficacité et par des techniques nouvelles. L'automatisation y joue un rôle primordial. Pensez, par exemple, à l'amélioration du prêt entre bibliothèques par la transmission électronique de documents qui deviendra, dans les années à venir, de plus en plus importante.

    Mais j'ai insisté sur ce que le projet européen était non seulement un projet technique, mais encore un projet de bibliothèques. Surtout lorsqu'il s'agit de projets nationaux et internationaux, l'automatisation ne représente qu'un côté de la médaille. La coopération entre bibliothèques, ainsi que l'intention de coopérer forment l'autre condition nécessaire à la réussite de projets de bibliothèques nationaux et internationaux.

    Le centre d'automatisation de bibliothèque Pica va coopérer avec LASER, SDB et SUNIST pour préparer, installer et stimuler le système de prêt européen.

    Mais en fin de compte, ce sont les bibliothèques qui se transmettent les demandes, qui ont besoin de documents et qui fournissent les documents. Bref, ce sont elles qui doivent utiliser le service

    (1) Cf.M. Line : "The funds available for acquisition have not kept in pace with the output of literature" (Interlending and document supply in a changing world, p.l. In : Interlending and document supply, Boston Spa, 1989, pp. 1-4). Dans cet article, M. Line fait également remarquer que le système de prêt entre bibliothèques peut être considéré au fond, comme une sorte "d'acquisition temporaire".

    A partir d'un tel point de vue, le problème des répercussions financières du système de prêt entre bibliothèques sur les clients devrait être comparé aux répercussions financières sur le client de l'acquisition normale ou "l'acquisition permanente ".

    V. également : Interlending and document supply in Europe / prepared by G.P Cornish. Paris, 1990, p1.

    (2) Une description des derniers développements dans le système de prêt entre bibliothèques se trouve dans : ILL developments in the Netherlands, by L. Costers, in : Interlending and document Supply, 18 (1), 1990, p. 8-11.

    (3) Pour un exposé plus technique, voir : Planning an expérimental OSI-network for interlending in Europe / L. Costers, M. Dekkers. In : IATUL Quartehy, vol. 4, n°l, pp. 9-17. Pour une courte introduction sur le rôle et le contenu des protocoles OSI, je renvoie à : Interlibrary loan protocols : an introduction and review of problem areas / D. Milson, in : Interlending and Document Supply, 16 (2), 1988, pp. 51-57.

    (4) A cet égard, M. Line a raison lorsqu'il dit : "Networking cannot provide the resources - only better access to them. " (Beyond networks - national and international resources, p.108. In : IATUL Quarterly, vol.3, ti2, pp. 107-112).