Index des revues

• Lahary, Dominique
  Normaliser les données locales ?, p.71-72.
• Leresche, Françoise
  Vers un format français de données locales, p.73.

Vers un format français de données locales

C'est enjanvier 1990qu'un groupe de travail chargé d'élabo- rer un format MARC propre aux données locales a été créé à l'initiative de la Bibliothèque nationale et de la DPDU.

En effet, l'expérience acquise en ma- tière de catalogues informatisés a mis en évidence la difficulté de gérer de manière précise les données propres à un exemplaire particulier lorsque celles-ci sont incorporées à la notice bibliographique - ce qui est actuelle- ment le cas de la plupart des formats MARC de description bibliographique (ainsi le bloc 9XX en UNIMARC). Cette structure présente un certain nombre d'inconvénients :

• dans le cas de plusieurs exemplaires d'un document, la gestion précise des données propres à chaque exemplaire, pour peu que celles-ci fassent l'objet de plusieurs zones (par exemple : numéro d'inventaire, cote, état de collection, particularité d'exemplaire) ;
• la distinction des accès propres à un exemplaire donné (ancien possesseur, relieur, etc.) par rapport aux accès s'ap- pliquant à la description biblio- graphique ;
• la gestion des supports de substi- tution ;
• la lourdeur des échanges et des mises à jour portant uniquement sur les don- nées locales au sein d'un catalogue col- lectif.

C'est pourquoi il est apparu nécessaire de définir une notice de données lo- cales, distincte de la notice biblio- graphique mais liée à elle, propre à cha- que exemplaire d'un document (ou à plusieurs exemplaires ayant des carac- téristiques communes), qui regroupe toutes les informations le concernant : localisation et cote, état de collection, particularités d'exemplaire, support de substitution, numéros de gestion, etc. Ceci impliquait la définition d'un format spécifique pour les données locales.

Au terme de quatre années de travail, ce format en est arrivé au stade des tests, dans un premier temps au sein de bibliothèques relevant des mêmes tu- telles que le groupe de travail. Il devrait ensuite faire l'objet d'une enquête plus large et être soumis à l'AFNOR pour ac- quérir le statut de norme et devenir le format de référence lors des échanges et de l'alimentation des catalogues col- lectifs au niveau national.

L'objectif principal de ce format est en effet de permettre l'échange des don- nées sur les exemplaires possédés par un établissement et leur gestion au sein de catalogues collectifs. Toutefois, il est également prévu qu'il puisse être utilisé au niveau local tant pour une descrip- tion précise et complète de chaque exemplaire que pour la gestion de la communication et/ou du prêt. Il comporte donc des zones qui ne sont pas destinées à l'échange, mais servent à la gestion et au suivi des documents au sein de l'établissement.

La volonté de concilier plusieurs ni- veaux d'utilisation est une des caracté- ristiques de ce format qui se veut à la fois riche et souple : s'il est le plus complet possible pour couvrir les be- soins des différentes applications po- tentielles, seul un nombre restreint de zones y sont obligatoires. Il permet donc d'établir aussi bien des notices très succinctes que des notices spécia- lisées selon un critère donné.

Afin d'assurer une compatibilité opti- male entre notice de description biblio- graphique et notice de données locales et un passage aisé de l'une à l'autre quant à la structure des informations, le format de données locales est fondé, comme tout format MARC, sur la norme ISO 2709. Se définissant d'emblée comme un format d'échange, il fait spé- cialement référence au format UNIMARC dont il reprend l'organisation générale.

Quant à l'analyse des données, le groupe de travail s'est appuyé sur les normes internationales, en particulier la norme ISO 10324 Présentation des états de collection, et les travaux déjà menés par ailleurs (USMARC Format for Hol- dings Data qui se limite toutefois aux états de collection ou base EROMM pour les microformes de substitution).