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    Normaliser les données locales ?

    Par Dominique Lahary

    La normalisation des données lo- ] cales est indispensable pour la bonne organisation des catalogues collectifs, mais aussi lorsqu'on échange conjointement des notices et des exem- plaires, ce qui est le cas des BDP. On en est encore loin, tant les usages lo- caux ou propres à chaque logiciel va- rient. Mais plusieurs projets sont en cours. Ils obéissent à deux logiques dif- férentes : champs de données locales dans la notice bibliographique, ou no- tice de données locales liées à la notice bibliographique. Il apparaît que cha- cune des solutions répond à des be- soins divers, et que la prise en compte de ceux-ci devrait aboutir, au moins, à des recommandations valables pour la France.

    Dans une base bibliographique infor- matisée, on distingue généralement, dès lors qu'il s'agit de gérer non seule- ment des références bibliographiques mais aussi des exemplaires physiques, les notices bibliographiques de la des- cription des exemplaires qui leur sont rattachées, bien que quelques systèmes confondent encore malheureusement les deux et ne souffrent qu'un exem- plaire par notice.

    Or ces descriptions d'exemplaires, qu'on désigne sous l'expression de données locales, varient considérable- ment selon les logiciels et les usages locaux. Faut-il mettre de l'ordre dans cette cacophonie ?

    Pourquoi normaliser ?

    On pourrait souhaiter normaliser pour unifier les pratiques de description : c'est un objectif bien faible en regard de l'immense effort qui serait demandé, même s'il peut être utile dans un certain type d'établissement. Dans ce domaine comme dans celui des notices biblio- graphiques, la plus puissante justifica- tion de la normalisation, c'est l'échange. Même si l'objectif de récupération existe peu en la matière, les besoins d'échanges existent. Ils sont de deux or- dres.

    Il s'agit d'abord des catalogues collec- tifs, qui s'accompagnent nécessaire- ment d'une harmonisation des données propres à chaque exemplaire dès l'ins- tant qu'ils sont sur support informati- que.

    Mais il s'agit également des échanges d'exemplaires, l'exemple le plus carac- téristique étant celui des BDP effectuant des dépôts de documents dans des bibliothèques relais.

    Que normaliser ?

    Écartant l'acception trop large de cette expression qui y inclut tout ce qui est ajouté dans une bibliothèque à une no- tice bibliographique récupérée, ce qui inclut même l'indexation matière, nous nous bornerons aux éléments constitu- tifs de la description d'un exemplaire, et notamment le numéro d'exemplaire, de plus en plus confondu dans les bibliothèques de prêt avec le numéro figurant sous forme de code à barres permettant la gestion de la circulation, la cote, l'état et la description physi- ques, surtout importants pour le livre ancien, la volumaison si la notice décrit plusieurs unités physiques différentes, les indications nécessaires à la localisa- tion.

    La question de la localisation est complexe. Il s'agit d'abord d'identifier la bibliothèque détentrice, en tout cas dans les catalogues collectifs. Le numé- ro de RBCCN (répertoire du CCN des pé- riodiques) constitue à cet égard le seul instrument national cohérent, bien que son utilisation soit limitée à un seul ca- talogue localisant un seul type de do- cument.

    Mais chaque logiciel offre en outre son système de localisation interne à l'éta- blissement, simple ou complexe (avec localisations et sous-localisation), éven- tuellement croisé avec l'indication du type de document : c'est la bouteille à l'encre.

    Où normaliser ?

    Deux solutions absolument distinctes se présentent.

    La première consiste à faire figurer des données locales dans des champs spé- cifiques faisant partie de la notice bibliographique. C'est une solution plus fruste, surtout lorsqu'il s'agit de gestion locale. Mais elle est particulièrement adaptée aux échanges puisqu'elle évite le problème de la fourniture de notices liées.

    La seconde consiste à réunir les don- nées locales dans une notice à part en- tière, liée à la notice bibliographique. C'est la solution la plus satisfaisante en gestion locale. Elle est cependant plus complexe pour les échanges.

    Normaliser les données locales, c'est donc soit normaliser les notices biblio- graphiques en prescrivant la façon dont des données locales peuvent y être in- cluses, soit prescrire la façon dont les notices d'exemplaires doivent être structurées.

    A-t-on ou va-t-on normaliser ?

    En matière de normalisation, le format USMARC se présente sous trois avatars : les bibliographic data pour des notices bibliographiques proprement dites, les authorities data pour les notices d'au- torité et les holding data pour les no- tices d'exemplaires.

    En France, en l'absence de norme de droit ou de fait, cette question a fait l'objet de solutions adoptées au coup par coup. C'est ainsi que l'UNIMARC BN- OPALE (voir article sur les UNIMARC) uti- lise cinq champs du bloc 9XX dit bloc des données locales. En réalité, un seul, le champ 990, contient véritablement des données d'exemplaires (répétable, il comprend pour chaque exemplaire identifié dans la base BN-OPALE l'indi- cation de l'établissement et la cote). Les autres concernent les formes rejetées des autorités, utilisation non prévue dans UNIMARC mais fort utile aux récu- pérateurs de notices. Même chose en UNIMARC BN-OPALINE, où le champ 970 contient même des autorités commer- ciales, non prévues dans UNIMARC.

    Parallèlement, la Bibliothèque de France a en son temps élaboré un bor- dereau de catalogage en UNIMARC pour ses bibliothèques associées. Ce borde- reau mentionne quelques champs du bloc 9XX pour la saisie des données lo- cales, en particulier le champ 966, dont le contenu doit être le suivant : 966$a Pays$b n°RBCCN de la bibliothèque $n n° d'exemplaire$o indication de fonds propre à l'établissement$s cote

    Enfin, un groupe de travail réunissant des représentants de la DLL et de la FFCB a début 1994 élaboré un docu- ment de recommandation pour le cata- logage des livres anciens en UNIMARC. S'agissant des données locales, il re- prend les directives de l'EPBF concer- nant le champ 966.

    Quant aux BDP, dont un certain nombre fournissent à leurs bibliothèques relais des notices correspondant aux docu- ments déposés, elles s'en remettent aux solutions proposées, dans la dispersion la plus totale, par leurs logiciels respec- tifs pour l'utilisation des champs 9XX d'UNIMARC. Et même si le champ 990 est le plus utilisé, il ne l'est pas toujours de la même façon en ce qui concerne les sous-champs (voir article sur les BDP).

    On le voit, les initiatives françaises en la matière portaient jusqu'ici sur la pré- sence de données dans la notice biblio- graphique. Le projet de ce qui pourrait devenir une norme AFNOR, actuelle- ment en cours d'élaboration sous la res- ponsabilité de la BNF et de la DISTB (voir article suivant), porte au contraire sur un format de notice d'exemplaire, destiné en particulier à répondre aux besoins des catalogues collectifs.

    Qui peut normaliser ?

    S'agissant d'un format de notice d'exemplaire, acceptons l'augure selon lequel l'AFNOR pourrait publier une norme nationale.

    Rien de tel s'agissant du bloc 9XX d'U- NIMARC, celui-ci relevant d'instances in- ternationales. Certes, la question des données locales est inscrite au pro- gramme du Permanent UNIMARC Commitee, mais peut-on attendre qu'il dépose ses conclusions alors que la né- cessité d'une certaine unification des pratiques se fait actuellement sentir sur le terrain ? Chacun, systèmes locaux ou BNF, s'est déjà emparé de ce bloc pour en user à sa guise. Tout nouvel usage risque de poser problème à ceux qui en ont déjà usé. Il est donc urgent d'en déterminer un usage national, tout en sauvegardant un indispensable espace d'usage local. C'est pourquoi la publi- cation de recommandations nationales serait souhaitable, bien qu'aucune ins- tance n'apparaisse clairement comme devant en être responsable.

    La nécessité de normalisation des don- nées locales répond à des besoins dif- férents. Peut-on apporter une réponse unique ? Elle devrait être, en tout cas, unique pour chacune des deux straté- gies (notice d'exemplaire ou données d'exemplaire dans la notice biblio- graphique), chacun se servant, dans les plats copieux proposés, de ce qui lui est utile.