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    Claude Jolly

    Par Claude Jolly, Sous-directeur des bibliothèques Direction de l'information scientifique et technique et des bibliothèques

    Comme lesautres bibliothèques, les bibliothèques de l'enseignement supérieur sont confrontées au problème de la mise en commun de leurs ressources et de la constitution de réseaux. La question se pose :

    • au sein de chaque université, qui réunit au sein du SCD la bibliothèque universitaire et de nombreuses bibliothèques d'UFR, d'instituts ou de laboratoires ;
    • entre les bibliothèques des universités et celles des organismes de recherche ;
    • au sein d'un même " bassin qui regroupe plusieurs établissements d'enseignement supérieur ;
    • à travers l'élaboration d'une carte documentaire nationale qu'il importe de structurer grâce en particulier aux CADIST, etc.

    Si la coopération des bibliothèques peut se décliner selon plusieurs modes, je souhaite plus particulièrement m'attarder sur ce qui constitue le noyau dur ou le coeur de la mise en réseau des bibliothèques, à savoir les catalogues collectifs et ce qui en découle naturellement : la transmission à distance des documents qui représente comme on sait, pour l'enseignement supérieur, plus de 500 000 transactions effectives par an. Cela revient à présenter le schéma directeur informatique des réseaux de bibliothèques universitaires qui est en cours d'élaboration et de déploiement.

    Les origines du schéma directeur

    C'est le ministère chargé de l'Enseignement supérieur qui gère les principaux outils collectifs au service des bibliothèques parmi lesquels :

    • le catalogue collectif national des publications en série (CCN-PS) ;
    • le catalogue collectif des ouvrages ou Pancatalogue, constitué à partir des réseaux reconnus pour le traitement des monographies (Sibil-France, réseaux des bibliothèques cataloguant sur OCLC ou sur BN-Opale) ;
    • la base Téléthèses ;
    • le système de prêt entre bibliothèques (PEB).

    Or ces différentes applications présentent aujourd'hui trois caractéristiques. Elles sont obsolètes, conçues dans les années soixante-dix, elles reposent sur des logiciels anciens et qui, pour certains d'entre eux, ne sont plus maintenus ; coûteuses, leur diversité, d'une part, la nécessité de procéder à des réécritures de logiciels, d'autre part, entraînent et entraîneront l'engagement de dépenses importantes, enfin hétérogènes, puisqu'il existe autant d'outils que de types de documents (ouvrages, thèses, périodiques).

    Il était dans ces conditions indispensable de conduire une réflexion d'ensemble qui prît naturellement la forme d'un schéma directeur lancé en avril 1992, en association avec tous nos partenaires (Universités, réseaux de catalogage, DLL, BNF, CSB, ministère du Budget, etc.).

    Les orientations du schéma directeur étaient assez logiquement inscrites dans le constat dressé ci-dessus. Il s'agissait de passer d'un dispositif obsolète à un dispositif moderne, de systèmes coûteux à un ensemble sinon économe du moins présentant un bon rapport coût/performance, d'applications hétérogènes à un outil fédérateur dans la mesure où les usagers ne distinguent pas a priori, dans leur recherche d'information, entre les publications en série, les monographies ou les thèses.

    Les objectifs du futur système

    Les procédures collectives propres à un schéma directeur et validées par des instances qualifiées ont permis de dégager les objectifs à atteindre. Du point de vue de l'usager, le système devra offrir un accès unifié à un instrument qui soit susceptible, au cours d'une même séquence, d'identifier, de localiser un document et, le cas échéant, d'en commander la fourniture. Du point de vue professionnel, alléger les procédures notamment en matière de catalogage. Du point de vue des pouvoirs publics, acquérir l'information déjà constituée au moindre coût (par exemple auprès des grands réservoirs de notices bibliographiques). Du point de vue du système lui-même, rationaliser la constitution de la base, en termes d'alimentation, de normes et de traitement.

    Les caractéristiques du futur système

    Quatre caractéristiques du système nous paraissent devoir être soulignées :

    • une claire distinction de ce qui relève du niveau local (les acquisitions, la communication des documents, etc.) et de ce qui relève du niveau national (le catalogue) ;
    • une intégration des différents éléments qui constituent le système national : le catalogue lui-même, les référentiels (fichier d'autorités), le répertoire des centres de ressources, le module de transmission à distance des documents ;
    • la mise à disposition du système de réservoirs de notices non localisées ;
    • le catalogage sera partagé entre les bibliothèques de réseau.

    Cet ensemble devra reposer sur un système (logiciel applicatif à acquérir, fonctionnement sur un serveur qui devrait être le CNUSC) mais aussi sur une culture: celle qui a permis la réussite du CCN-PS ou de Sibil, qui se traduit sans doute pour les établissements par des contraintes (respects de règles et de normes ; alimentation partagée des bases de données) mais qui débouche sur la mise à disposition de chacun d'un instrument riche et puissant. À cet égard, il faut se féliciter de ce que les bibliothèques universitaires, plus que d'autres, considèrent que leur force réside autant dans les collections qu'elles possèdent et valorisent en propre que dans leur appartenance à un réseau leur permettant d'avoir accès à d'autres fonds.

    Le calendrier

    L'exercice 1995 est consacré à la rédaction du cahier des charges du futur système.

    Celui-ci sera terminé au début de l'automne et permettra le lancement d'un appel d'offres sur performance. Trois études d'accompagnement ont été menées en parallèle : sur l'accès par sujets, sur les questions juridiques soulevées par le nouveau dispositif et sur les systèmes existants susceptibles de répondre à tout ou parties de nos besoins.

    1996 et le début de 1997 verront l'acquisition d'un système (logiciel et matériel), la réalisation des compléments ou développements nécessaires, les tests et le chargement des données issues des outils actuels. La fin de 1997 et 1998 verront enfin le déploiement de l'ensemble sur environ 300 sites.

    Ajoutons que l'administration centrale s'est donnée les moyens de la mise en oeuvre de cet outil en créant par décret du 24 octobre 1994 l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur (ABES), installée à Montpellier. C'est à elle que revient la gestion des applications existantes et leur migration dans le futur système.