Index des revues

• Tarrete, Odile
  Le centre de documentation de la direction des musées de france , p.97-102.
• Vlasic, Edina
  Aperçu de la situation des bibliothèques dans la Bosnie-Herzégovine en guerre, p.103-104.

Le centre de documentation de la Direction des musées de France

Par Odile Tarrete, Centre de documentation Direction des musées de France

Trois ans déjà

La communication dans les musées est-elle spécifique ? Existe-t-il un syndicat ou un groupement des musées privés ? Comment procéder pour faire une étude de la clientèle potentielle d'un futur écomusée de la dentelle ? Y a-t-il des musées qui auraient été réalisés dans un avion ? Qui rencontrer pour écrire un article sur le traitement de la lumière dans les musées ? Quelles sont les règles à respecter en matière de donation à l'État pour des musées? Où peut-on se procurer la liste des musées reconnus par l'État ?

La Direction des musées de France, une des plus importantes directions du ministère de la Culture, administre 34 des musées appartenant à l'État, assiste, conseille et contrôle au plan technique et scientifique environ 1 200 musées des villes, des départements et des associations, et assure une mission générale d'orientation, d'animation et de coordination des musées français.

C'est pour répondre à ces questions et à bien d'autres que, à la faveur de sa réorganisation faisant suite à la circulaire du Premier ministre du 23 février 1989 relative au renouveau du service public, la décision fut prise de créer un centre de documentation. Il ne s'agissait en aucun cas de faire de ce nouveau pôle documentaire, commun à tous ses services, un lieu supplémentaire dédié à l'histoire de l'art, mais bien plutôt d'y rassembler l'ensemble des informations techniques, juridiques et scientifiques concernant les collections, la muséographie, l'architecture, l'action culturelle et les questions relatives aux professions muséales.

Le premier juillet 1992, la Direction des musées de France s'installait au 6 rue des Pyramides, dans le premier arrondissement de Paris, au coeur du quartier des musées, dans un immeuble entièrement rénové par Patrick et Daniel Rubin, aux vitres gravées par Philippe Favier, avec un pavage au rez-de-chaussée et sur le trottoir de la galerie marchande extérieure dessiné par François Rouan. Le Centre de documentation y occupait tout un niveau : la mezzanine. Prioritairement destiné aux agents de la Direction des musées de France, il leur ouvrait ses portes dès le 3 novembre 1992. Un an plus tard, le 8 novembre 1993, il était en mesure d'accueillir le public extérieur. Centre de ressources sur les musées de France, il a également pour mission, en tant que service de l'administration centrale du ministère de la Culture, de faire connaître l'activité de la Direction des musées de France en mettant à disposition de tous, les informations et les documents qu'il rassemble.

Le fonds

Historique

Ce centre ne naissait pas ex nihilo mais au contraire très richement doté, il trouvait dans sa corbeille de naissance deux riches fonds documentaires préexistants, constitués au fil des ans pour les besoins de leur service par l'Inspection générale des musées classés et contrôlés et le Bureau de l'action culturelle et des enseignements de la Direction des musées de France. Les missions du nouveau centre différant de celles de ces bibliothèques, il fallut faire un tri important dans cette documentation originelle. Documentation d'une administration centrale, répondant d'abord aux besoins documentaires du personnel de cette administration et s'appliquant à suivre les missions de ses différents départements, elle doit par exemple informer sur les collections des musées, leur nature, l'histoire de leur constitution, leur mise en valeur, mais non regrouper les études scientifiques et critiques publiées sur les oeuvres conservées dans les musées. C'est là le rôle des bibliothèques spécialisées en art, archéologie et ethnologie. Les ouvrages relevant de ces disciplines furent donc écartés et répartis entre différentes bibliothèques de musées : Service des bibliothèques et Archives des musées nationaux, documentation du Musée national d'art moderne, bibliothèque du Musée des antiquités nationales de Saint-Germain-en-Laye, bibliothèque du Musée national des arts et traditions populaires.

Aujourd'hui

Trois ans plus tard, le fonds de départ considérablement développé et très régulièrement enrichi par dons, services et achats est constitué de rapports annuels, bilans, catalogues, guides, inventaires, projets muséographiques et périodiques des musées de France, ouvrages spécialisés en muséologie, muséographie, administration et gestion des musées, films, vidéodisques et CD-Rom relevant des mêmes domaines, le tout entièrement disposé en libre accès, selon deux types de classement : géographique ou thématique.

Sont rangés suivant l'ordre alphabétique des noms de communes, les bilans et rapports d'activité, les catalogues de collections permanentes, guides et inventaires, les périodiques de musées et une partie des dossiers documentaires. La collecte des bilans, rapports d'activité et règlements intérieurs des musées, sources d'informations précieuses pour les lecteurs, a été entreprise en 1993. L'objectif est de conserver ces documents sur une période de cinq ans, offrant ainsi au public l'actualité de l'activité des musées de France, puis de les envoyer régulièrement aux Archives du monde contemporain de Fontainebleau.

Le très riche fonds des catalogues de collections permanentes, guides et inventaires des musées de province en provenance de la bibliothèque de l'Inspection générale des musées classés et contrôlés, a été complété pour les musées nationaux grâce à des accords passés avec la Réunion des musées nationaux et par des acquisitions massives auprès de Paris-musées pour les musées de la Ville de Paris. Ce fonds s'accroît très régulièrement d'environ dix volumes par semaine grâce aux envois généreux et de plus en plus spontanés des musées. Il fait l'objet de toute notre attention et nous lui consacrons presque l'intégralité de nos dépenses annuelles de reliure.

En matière de périodiques de musées, les publications scientifiques présentes dans les bibliothèques spécialisées en art et archéologie sont écartées pour privilégier les petites publications qui contiennent des informations sur la vie des musées : acquisitions récentes, programmes d'expositions, animations particulières, accueil de personnalités, etc.

Le dossier documentaire géographique parfaitement constitué (ils le seront certainement tous bientôt !), rangé au nom de la commune où se trouve le musée, est structuré selon cinq rubriques : administration, vie du musée, collections, muséographie, presse. Il contient des textes juridiques et administratifs, des articles, des dépliants et des photos.

Les ouvrages spécialisés sont répartis en cinq grandes classes correspondant aux cinq départements de la Direction des musées de France, chacune divisée en trois sous-rubriques rappelant les missions de chaque département telles qu'elles sont précisées dans l'organigramme de la Direction. Les ouvrages sont rangés librement à l'intérieur de ces quinze entrées laissant au lecteur le plaisir de fureter au hasard du rayon qui l'intéresse. On y trouve rapports, études, enquêtes, actes de colloques, projets architecturaux, systèmes descriptifs, ouvrages en toutes langues traitant de muséologie et de muséographie. En matière de conservation, nous nous limitons aux généralités et aux ouvrages théoriques, laissant la spécialisation dans ce domaine aux bibliothèques de l'Institut français de restauration des oeuvres d'art et du Laboratoire de recherche des musées de France. Les dossiers documentaires thématiques suivent à peu près les mêmes rubriques que les ouvrages spécialisés.

Demain

Déjà riche de 23 000 ouvrages imprimés, 240 titres de périodiques vivants, 1 800 dossiers documentaires, ce fonds va s'accroître très prochainement dans une proportion voisine des deux tiers. En effet, le conseil exécutif de l'ICOM (International Council of Museums de l'UNESCO) a décidé lors de sa 83esession tenue les 20, 21 et 22 mars 1995 à Livingstone, Zambie, de mettre en dépôt son fonds documentaire au Centre de documentation de la Direction des musées de France. Cette documentation multilingue, créée en 1947 et consacrée à la muséologie internationale, jointe aux collections propres du centre de documentation de la Direction des musées de France, en fera le pôle d'excellence dans ce domaine à l'échelon mondial.

Le traitement documentaire

Informatisation

L'informatisation du Centre de documentation prévue dans le schéma directeur informatique de la Direction des musées de France s'est faite avec la collaboration étroite du DOSI (Département de l'organisation et des systèmes d'information) du ministère de la Culture. Un chef de projet informatique, François Merlin, chef du service informatique de la Direction des archives a été adjoint au responsable du Centre de documentation, chef de projet utilisateur.

En mai 1992, une étude préalable à l'informatisation était confiée à une société de service. Pour traiter ce fonds multimédia, il fallait trouver un logiciel capable de gérer aussi bien les fonctions bibliothéconomiques que la recherche documentaire. Après rédaction d'un cahier des charges et appel d'offres, le choix s'est porté, fin 1992, sur le logiciel POLY-BASE/DIDEROT de la société Polyphot.

Les premiers mois de l'année 1993 ont vu l'informatisation de toutes les fonctions bibliothéconomiques et documentaires du Centre de documentation : paramétrage des différents modules du logiciel puis mise en route du système de prêt informatisé, de la gestion des acquisitions, du traitement des périodiques et conception de la structure de la base de données bibliographiques : MUSEES. Le système d'exploitation est UNIX, la maintenance du matériel (douze micro ordinateurs PC en réseau) et des données est assurée par le DOSI, celle du logiciel par la société Polyphot.

Musées

La base bibliographique MUSEES dont la première notice a été enregistrée le 20 avril 1993 en contient 8 500, deux ans plus tard. Tous les documents conservés au Centre de documentation ont vocation à y être signalés : périodiques : titres et articles dépouillés, ouvrages imprimés avec dépouillement des ouvrages collectifs, audiovisuels, projets muséographiques, littérature grise, textes juridiques...

Une opération de saisie informatique en format UNIMARC, IS02709 des notices de catalogues, guides et inventaires des musées de France a été entreprise conjointement avec le Service des bibliothèques et archives des musées nationaux. Les fiches des 2 200 catalogues conservés à la bibliothèque ont été confiées à la société Jouve qui a assuré leur conversion informatique sous deux formats, l'un autorisant leur intégration dans le logiciel de la Bibliothèque : GEAC et l'autre dans le logiciel POLYBASE du Centre de documentation.

Un pointage à partir de la bande magnétique obtenue à la suite de cette première opération a permis d'identifier les 1 602 catalogues du Centre de documentation qui, ne figurant pas dans les collections de la bibliothèque, n'étaient pas encore traités. Ces catalogues ont ensuite été transmis à la Société Jouve pour traitement original.

Pour préparer l'arrivée du fonds documentaire de l'ICOM, un programme de conversion de ses notices bibliographiques enregistrées sur ISIS, va être réalisé pour permettre leur intégration dans la base MUSEES.

Accessibilité

D'ores et déjà, la base MUSEES est accessible aux services qui ont accès au serveur de la Direction des musées de France. En 1995, elle sera mise à disposition d'un vaste public via les serveurs du ministère de la Culture qui la porteront sur Minitel et Internet WWW

En se joignant à la base de données de la Sous-direction de l'inventaire de la Direction du patrimoine du ministère de la Culture pour constituer une base commune : MALRAUX, noyau fondateur d'une base bibliographique du ministère de la Culture à vocation beaucoup plus large, elle est en cours d'intégration dans un réseau national.

La base MUSEES va également devenir partie intégrante d'une base de données bibliographiques internationale spécialisée en muséologie : BMUSE gérée par le RCIP (Réseau Canadien d'Information sur le Patrimoine) d'ores et déjà accessible par Internet. La coopération du Centre de documentation de la Direction des musées de France avec ses partenaires nord-américains : ICC (Institut Canadien de Conservation) RCIP, Smithsonian Institution Museum Reference Center, Art and Architecture Thesaurus, a été confirmée et précisée lors d'une mission à Ottawa et Washington du responsable du Centre de documentation en août 1994, qui a permis de préciser les termes de la collaboration entre les différents partenaires pour la constitution de BMUSE et de progresser vers une normalisation de l'indexation.

Éditions

Des produits documentaires plus traditionnels sont réalisés à partir de la base MUSEES : la Bibliographie muséologique à périodicité trimestrielle qui édite toutes les notices de la base organisées autour de 20 têtes de chapitre, et la Liste des périodiques conservés au Centre de documentation de la Direction des musées de France à périodicité semestrielle sont diffusées à 350 exemplaires : 50 en interne, 300 à l'extérieur.

La Bibliographie va évoluer avec l'apport du fonds ICOM, le titre, le texte des pages de couverture et le sommaire deviendront bilingues français/anglais pour respecter le voeu de l'ICOM dont ce sont les deux langues officielles.

L'Observatoire

Le Centre de documentation est également en train de constituer une base de données de référence sur les musées français : » L'Observatoire permanent des musées qui permettra d'établir de façon synthétique la fiche d'identité de chaque musée, avec son historique, ses caractéristiques juridiques, son organisation, la nature de ses collections, ses statistiques de fréquentation, le détail de ses activités et des services offerts au public.

« L'Observatoire recensera dans un premier temps les informations concernant les musées gérés par la Direction des musées de France et ceux sur lesquels elle exerce un contrôle scientifique et technique. Figureront également les musées gérés par les autres ministères. Une mise à jour annuelle est prévue, assortie d'une saisie permanente des nouvelles informations. Deux modes d'accès seront mis en place : le premier, via le serveur du ministère de la Culture, donnera l'accessibilité de l'ensemble des données de la base aux services de la Direction des musées de France, aux DRAC (Directions régionales des affaires culturelles) et au DEP (Département d'études et prospective) ; le second, via le Minitel et Internet WWW, permettra à un vaste public d'avoir accès à une partie des données. Une exploitation des données contenues dans la base dans une perspective éditoriale est prévue, ainsi que la réalisation de cartes diverses, obtenues à la demande, à l'aide d'un logiciel de cartographie.

Les services offerts au public

Le personnel

L'équipe du Centre de documentation est composée de huit personnes : un conservateur de bibliothèque, chef du service, un documentaliste, deux contractuelles, une ingénieur d'études, une secrétaire de documentation, une secrétaire administrative, un vacataire dont six n'avaient pas de formation spécifique. Il a donc fallu, dès le départ, organiser cette formation à travers différents stages :

• 3 jours d'initiation aux techniques documentaires assurés par la société DG ;
• 1 jour de formation au logiciel de traitement de texte Winword ;
• 1 jour d'introduction à l'environnement windows dispensé par le service formation de la Direction des affaires générales du ministère de la Culture ;
• 4 jours de formation au catalogage assurés par Pierre-Yves Duchemin, conservateur en chef à la Bibliothèque nationale de France ;
• 3 jours d'initiation au logiciel documentaire assurés par le constructeur Polyphot ;
• 2 jours d'introduction au paramétrage de la base bibliographique assurés par Pierre-Yves Duchemin.

Suivis de deux formations individuelles en 1994, participation à des stages organisés par Médiadix, Paris-X :

• initiation à la liste d'autorités RAMEAU ;
• équipement des ouvrages et petites réparations.

À l'équipe de base se sont joints de nombreux stagiaires de diverses provenances : École de bibliothécaires-documentalistes de l'Institut Catholique de Paris, Médiadix Paris-X, IUT de Paris, INTD, ENSSIB de Lyon, soit 8 en 1993, 12 en 1994, 10 déjà en 1995. Ils apportent une contribution appréciable au développement du Centre de documentation tout en acquérant une formation pratique aux techniques documentaires d'excellent niveau.

La communication

Afin de faire connaître le Centre de documentation aux divers publics auxquels il était destiné, une opération de communication fut lancée à l'été 1993. Une enquête diffusée en interne aux 250 agents des services centraux de la Direction avait pour but de leur exposer les divers services mis à leur disposition et d'appréhender leurs attentes multiples vis à vis de ce nouveau centre.

Un dépliant d'information présentant le Centre de documentation fut réalisé en liaison avec la mission de la communication ; 5 700 exemplaires ont été diffusés en 1993 auprès du personnel de la Direction des musées de France, des conservateurs de nombreux musées, des Directions régionales des affaires culturelles, des conseillers musées, des chargés d'information, de communication et de documentation responsables des CAID, des associations d'amis de musées, des bibliothèques et centres de documentation proches : DEP, DIC, DAP, ENP, OCIM..., des services d'accueil de la BN et de la BPI, des centres de formation des professions muséales (universités et écoles spécialisées), de la Réunion des musées nationaux, de la Direction des affaires culturelles de la Ville de Paris, de la Compagnie des commissaires-priseurs, des membres des diverses commissions reliées à la Direction des musées de France...

Une campagne d'information concernant l'ouverture du Centre de documentation fut menée avec l'aide de la Mission de la communication dans la presse spécialisée :

• La lettre de l'OCIM;
• La lettre d'information du ministère de la Culture ;
• La lettre des musées de France ;
• L'ami des musées;
• La lettre des musées et des expositions;
• Musées et collections publiques.

Du 10 au 17 avril 1994, l'équipe du Centre de documentation a présenté au SIME (Salon international des musées et des expositions) sa base de données MUSEES et s'est fait connaître à cette occasion d'un important public spécialisé.

Enfin, des visites régulières du Centre sont organisées deux fois par an pour les élèves de l'École nationale du patrimoine et les nouveaux personnels de documentation du ministère de la Culture.

Le public

Deux ans et demi après son ouverture, voici l'image qu'on peut dresser des publics du Centre de documentation de la Direction des musées de France.

Le public interne peut avoir accès au centre à tout moment de 9 heures à 20 heures sur simple appel téléphonique, le prêt lui est réservé, il a la gratuité des photocopies et de l'interrogation des bases de données.

Le public extérieur (1 566 entrées en 1994) est reçu tous les jours, sans fermeture annuelle, du Lundi au Vendredi de 13 h 30 à 17 h 30 et sans autre formalité que de décliner sur le registre des lecteurs son identité et le motif de sa recherche. Il doit consulter sur place, payer les photocopies, 1 franc la page (avec quelques exceptions) et le temps de consultation de la base de données Art Quest ; 75 % des lecteurs viennent de la région parisienne, 23 % de province et 2 % de l'étranger, 52 % sont étudiants (École du Louvre, École Nationale du Patrimoine, Écoles d'architecture, Écoles de commerce, Universités), 12 % sont des professionnels des musées, 8 % des professionnels de la documentation, 28 % divers (personnels des DRAC, enseignants, chercheurs, metteurs en scène, professionnels de la restauration, consultants culturels, architectes, producteurs audiovisuels et multimédia).

L'accueil, assuré successivement par chacun des membres de l'équipe, apporte bien au-delà de cette simple fonction, le conseil expérimenté de personnes qui connaissant parfaitement le fonds, guident chaque lecteur jusqu'à l'information que celui-ci recherche.

L'équipement

La salle de lecture offre 50 places. Deux photocopieurs, trois lecteurs de vidéodisques, deux lecteurs de CD-Rom dont un multiple, un magnétoscope, un lecteur reproducteur de microfiches, un Minitel et quatre micro-ordinateurs PC sont à la disposition du public. L'un des micros est réservé à la consultation en libre accès de Vidéomuseum, catalogue informatisé des collections publiques d'art du XXesiècle, un autre à celui de divers CD-Rom dont le CD-Rom Mayer qui recense les ventes aux enchères de 600 salles réparties dans 30 pays sur les six dernières années. Les deux autres micro-ordinateurs permettent au public d'interroger la base bibliographique du Centre de documentation : MUSEES, les différentes bases juridiques, administratives et culturelles mises sur Minitel et les services accessibles par Internet : catalogues des grandes bibliothèques pour des recherches bibliographiques, « Le siècle des lumières », exposition virtuelle sur la peinture française du XVIIe siècle dans les collections des musées français... ainsi que les bases de données auxquelles le Centre de documentation a pris un abonnement : bases sur la conservation du RCIP (ACIN, BCIN, MCIN), muséologique (BMUSE, et ART QUEST), base de données sur le marché de l'art qui couvre 24 ans de vente aux enchères publiques à travers 30 000 catalogues de ventes dépouillés depuis 1970.

L'aide au lecteur

Le service d'interrogation des bases de données a connu dès son ouverture un très grand succès. Le personnel du centre assure la formation des utilisateurs tant internes qu'externes aux méthodes de recherche et de traitement de l'information qu'elle soit juridique, administrative, relative au marché de l'art ou aux collections des musées. Il ne s'agit plus de chercher à sa place mais de former l'utilisateur à rechercher lui-même l'information qu'il désire, ce qui suppose un effort permanent de structuration dans la mise à disposition des informations.

Enfin, de façon plus traditionnelle mais non moins utile, le Centre de documentation répond aux demandes de recherches exprimées par téléphone, courrier, fax et e-mail le tout actuellement à titre gracieux.