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    La recherche documentaire

    Le rôle de l'IFLA en matière de normalisation

    Par Marie-Martine Tomitch, Bibliothèque de l'université Paris-V - RenéDescartes

    Fondée en1927, la Fédération des associations de bibliothécaires et des bibliothèques (FIAB) ou IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) est une organisation non-gouvernementale. Elle a été créée dans le but de promouvoir les échanges d'idées entre bibliothécaires au plan mondial et de développer la coopération internationale en unifiant les pratiques des bibliothèques.

    L'IFLA travaille par l'intermédiaire de deux sortes d'unités : d'un côté, les groupes professionnels, et de l'autre, les Programmes fondamentaux.

    Les sections sont les groupes professionnels de base de l'IFLA. 34 sections et 11 tables rondes sont regroupées en 8 divisions. Les sections correspondent à des types de bibliothèques (ex. : les bibliothèques publiques, BU...) ou à des types d'activités bibliothéconomiques (ex. : catalogage, conservation, classification et indexation...).

    La Section IFLA classification et indexation

    La Section IFLA classification et indexation fait partie de la Division IV de l'IFLA : la Division du contrôle bibliographique. La Division du contrôle bibliographique a pour but principal le soutien et la mise en oeuvre du programme UBCIM (Contrôle bibliographique universel et format MARC international).

    Le programme UBCIM (Contrôle bibliographique universel et format MARC international) a lui-même pour but de coordonner des activités visant à développer des structures et des normes de contrôle bibliographique au niveau national et l'échange de données bibliographiques entre les pays. Il a également pour but de promouvoir le format UNIMARC et de coordonner sa gestion et son développement par des experts. Bien entendu, le programme UBCIM a des liens privilégiés avec l'ISO (International Organization for Standartization), et plus particulièrement le Comité technique 46 de l'ISO (ISO/TC46) qui existe depuis 1947.

    Actuellement, les activités des trois sections qui compose la Division du contrôle bibliographique, à savoir : la Section de bibliographie, la Section de catalogage et la Section de classification et indexation ont pour objectif principal d'améliorer l'échange des données bibliographiques grâce à la normalisation des pratiques dans la construction des systèmes bibliographiques, et tout particulièrement, lorsque ces systèmes utilisent les nouvelles technologies.

    En effet, les nouvelles techniques de l'information modifient l'approche des travaux de normalisation, aussi bien dans la description, l'identification ou l'échange de documents...

    Il est évident que l'élaboration de normes bibliothéconomiques intégrées à celles des mondes de l'informatique, des télécommunications et des mémoires optiques, remet en cause radicalement nos pratiques professionnelles et doit faire l'objet de nouvelles réflexions à l'intérieur du monde des bibliothécaires.

    Créée en 1981 la Section IFLA de classification et d'indexation travaille sur les méthodes d'accès par sujet, dans les catalogues, les bibliographies et les index, aux documents de tous types y compris les documents électroniques.

    La Section IFLA de classification et d'indexation est un lieu de débat, un lieu d'échanges et de rencontres pour les utilisateurs et les producteurs d'outils de classification et d'indexation matière.

    Elle a pour objectifs :

    • d'encourager la normalisation et l'utilisation généralisée d'outils normalisés de classification et d'indexation matière par les institutions productrices ou utilisatrices de notices bibliographiques, et cela afin d'améliorer l'échange des données bibliographiques ;
    • de promouvoir et de contrôler les recherches sur l'accès par sujets à l'information ;
    • de diffuser les résultats de ces recherches lors de réunions publiques ou dans des publications.

    La Section travaille en coopération avec les autres sections de la Division du contrôle bibliographique de l'IFLA. Elle travaille aussi avec la Section technologie de l'information, ainsi qu'avec le programme fondamental de l'IFLA : Contrôle bibliographique universel et MARC international (UBCIM).

    Seule, ou avec les autre sections de l'IFLA, elle s'est depuis une dizaine d'années engagée dans des projets de normalisation dans le domaine de l'accès par sujets.

    Travaux et projets en cours de la Section

    Concernant les travaux engagés depuis une dizaine d'années par la Section IFLA classification et indexation dans le domaine de la normalisation, j'en aborderai essentiellement quatre qui me paraissent les plus importants :

    • GSARE,
    • Conférence de Lisbonne, en 1993,
    • SHLS,
    • les travaux du groupe de travail créé en 1995 pour un format d'autorité pour les données de classifications.

    1. Guidelines for Subject Autority and Reference Entries (GSARE), Recommandations sur les notices d'autorité sujets et de renvoi : première étape d'une norme internationale

    En 1987 a été créé au sein de la Section classification et indexation un groupe de travail chargé dans un premier temps d'élaborer un Guide pour les fichiers autorités sujets.

    Sous la direction de Mme Barbara Kelm, secrétaire de la Section entre 1986 et 1990, le groupe de travail s'est donné pour objectif d'enrichir, le Guidelines for Autority and Référence Entries (GARE), Recommandations sur les notices d'autorité et de renvoi, qui avait été publié par le programme UBC de l'IFLA (Contrôle bibliographique universel) en 1984. L'idée était de travailler sur des normes qui s'appliqueraient à des vedettes, des entrées bien précises, ce qui n'était pas prévu dans le GARE qui donnait en 1984 des recommandations générales concernant les notices d'autorités.

    Ainsi, un groupe de travail s'est formé. Il avait le programme suivant :

    • mettre en oeuvre des règles concernant les entrées par sujets et leurs relations dans les fichiers d'autorités,
    • contrôler si le format standard UNIMARC (format international d'échange) était adapté pour les notices d'un fichier autorité sujet,
    • envisager d'éventuelles relations entre les vedettes matières et les indices de classification,
    • publier le travail accompli et dégager d'autres axes de recherche sur ce thème.

    Ce groupe s'est mis au travail et souvent il s'est interrogé : Qu'est-ce que l'indexation matière ?» et "A quoi sert-elle ?» Quel est son but ?»

    En fait, bien sûr, l'un des objectifs premiers du travail des bibliothécaires est de permettre à nos utilisateurs d'avoir un accès par sujet aux collections de la bibliothèque de la manière la plus efficace et la plus pertinente possible.

    Il est évident qu'avec des catalogues conviviaux la recherche par sujets sera utilisée plus intensément.

    Ainsi, le développement des catalogues en ligne offre au public des bibliothèques de nouvelles clés de recherche. Plusieurs études, d'ailleurs, ont montré l'importance de la recherche par sujet (en général plus de 50% des recherches). En outre, la recherche par mots du sujet (index terms) combinée avec une recherche booléenne augmente le nombre de points d'accès et permet d'affiner les recherches très larges. Toutefois, l'utilisateur final, le public des bibliothèques retrouvera plus facilement les données entrées par les bibliothécaires dans les catalogues si ces derniers respectent les règles de la description bibliographique. Mais parfois les règles manquent : autant la description bibliographique et les entrées auteur » (catalogage descriptif) sont relativement faciles à normaliser et font l'objet de plusieurs recommandations, autant les entrées sujet posent des problèmes.

    Et pourtant les documents doivent pouvoir être retrouvés avec la même pertinence y compris lorsqu'il s'agit d'une recherche par sujets.

    A cet égard, l'utilisation de systèmes d'indexation matière nationaux devrait permettre de pallier au manque de règles, à l'absence de guides, d'éviter le chaos et de parvenir au contraire à une certaine cohérence. Par ailleurs, l'autre avantage d'un système national d'indexation, est qu'il oblige à une coopération entre établissements, qu'il oblige à discuter au niveau national afin de maintenir la cohérence du système.

    Il est donc évident que la normalisation joue dans la cohérence d'un système d'information et dans la coopération entre bibliothèques, un rôle nécessaire et indispensable.

    Désormais, avec le développement des nouvelles technologies, les catalogues sont interrogeables à distance hors des bâtiments des bibliothèques. De plus, un élément jugé prioritaire aujourd'hui est la constitution de catalogues collectifs locaux, nationaux, européens voire même mondiaux. Mais pour cela il est essentiel de parler un langage commun, les formats des données et leurs codes doivent être compatibles.

    Par conséquent et plus particulièrement dans une perspective internationale il est essentiel de définir des règles communes. Celles-ci doivent aider les bibliothécaires à construire des vedettes matière conformes et permettre la coopération.

    Jusqu'alors il n'y avait pas de recommandation internationale concernant les notices d'autorité sujets, mais la publication, fin 1993, des Guidelines for Subject Authority and Reference Entries (GSARE), Recommandations sur les notices d'autorité sujets et de renvoi (Il s'agit d'une UBCIM Publications, New Series, vol. 12) représente une étape significative.

    Ce Guidelines, ce document, est le résultat d'environ 5 ans de travail du groupe de travail de la Section IFLA classification et indexation. Il est la première étape d' une norme internationale qui pourrait être appliquée partout où cela serait nécessaire.

    Ce document définit des règles sur l'établissement de la terminologie et sur les relations entre les termes.

    Et ces règles, ces recommandations ont été conçues afin d'être utilisées par des bibliothèques et des services de documentation de n'importe quel pays.

    2. Conférence de Lisbonne

    Par ailleurs la Section IFLA classification et indexation a organisé à Lisbonne les 17 et 18 août 1993, dans le cadre du congrès de l'IFLA à Barcelone, une réunion-satellite» sur le thème suivant : "l'indexation matière : principes et pratiques dans les années 90 .

    Les objectifs de ce séminaire étaient de dresser un panorama international des systèmes d'accès par sujets et d'exposer les questions que soulève le développement de ces systèmes.

    Aux deux journées ont correspondu deux sessions : la première a présenté le panorama des systèmes et des pratiques dans onze pays. La seconde a évoqué certains des problèmes posés par l'indexation-matière.

    Les actes de cette «réunion satellite sur « l'indexation matière : principes et pratiques dans les années 90 » , organisée à Lisbonne les 17-18 août 1993, dans le cadre du congrès de l'IFLA à Barcelone, ont fait l'objet d'une publication en janvier 1995 dans UBCIM Publications, New Series, vol. 15.

    3. Principles underlying subject heading languages (SHLs), Principes sous-tendant les langages d'indexation matière

    Un troisième travail important a été engagé par la Section.

    En 1990, à la Conférence de Stockholm, alors que le travail concernant le Guidelines for Subject Authority and Reference Entries (GSARE) progressait, la Section IFLA classification et indexation a décidé de travailler, de réfléchir sur les principes qui participent à la construction des langages d'indexation matière car cela semblait un problème majeur pour la profession. Un groupe de travail, constitué de membres du Comité permanent de la Section venant de différents pays a donc été constitué.

    Le travail de ce groupe s'est décomposé en 2 phases.

    Pendant les trois premières années le groupe de travail s'est attaché à identifier et à décrire les principes généraux soustendant les langages d'indexation matière.

    Pendant cette phase, la part la plus difficile et importante du travail a été accomplie. Plusieurs ébauches, projets des Principes ont été proposé et discuté.

    La Conférence qui s'est tenue à Lisbonne en 1993 a coïncidé avec la fin de la première phase de travail du groupe et a été l'occasion de nouvelles discussions et rencontres. Après la conférence de Lisbonne un document a été préparé. Il présentait un historique du projet, des objectifs, neuf principes de construction de langages d'indexation matière et deux applications de principes.

    C'est à la Conférence de Lisbonne que la deuxième phase du travail a, en fait, commencé. La participation internationale au groupe de travail fut alors étendu afin de couvrir davantage de langues et de pays, avec des exemples des langages d'indexation matière correspondant bien sûr aux langues et aux pays représentés.

    Un premier document préparatoire, avec des exemples de principes de cinq systèmes dans cinq pays (Canada, Allemagne, Iran, Portugal et Etats-Unis), est sorti en 1994 et a été revu au moment du congrès de La Havane.

    Un deuxième, puis un troisième projet ont été successivement présentés en 1995 et 1996. Ces projets prenaient en compte des commentaires et des informations d'autres pays et d'autres systèmes (France, Norvège, Pologne, Espagne et Russie).

    Le dernier document produit présente dorénavant des exemples de 10 systèmes et de neuf pays. Il a été envoyé dans le monde entier en mai 1997 pour être pendant 6 mois soumis à examen.

    Les objectifs de ce groupe de travail sur les principes sous-tendant les langages d'indexation matière », sur les fondements des systèmes d'indexation matière étaient au nombre de quatre :

    • faciliter l'accès par sujet au plan mondial. Car il faut reconnaître que la fourniture et l'accès à l'information par sujet est difficile. Et cela à cause de barrières linguistiques mais aussi à cause des frontières entre les systèmes d'indexation matière.
    • contribuer, en développant ce travail, à formuler ce que l'on entend par de bons langages d'indexation matière (SHLs) et déterminer les principes de construction et d'application souhaitables pour de tels langages.

    Par ailleurs, les normes et les recommandations sont d'ordinaire issues de l'expérience et de la connaissance des diverses réalisations dans le domaine. C'est ce qui a permis de définir le troisième objectif du groupe de travail :

    • promouvoir la compréhension de différents langages d'indexation matière (SHLs) en identifiant les points communs qui font leurs fondements et en proposant une structure qui permette d'en faire une étude comparative.

    En effet, connaître différents systèmes peut aider à prendre des décisions, et plus particulièrement lorsqu'on en a une connaissance globale et pertinente.

    Aussi, le dernier et quatrième objectif de ce groupe de travail était le suivant :

    • proposer une analyse théorique pour l'établissement de normes ou de recommandations concernant la construction et l'application des langages d'indexation matière (SHL).

    4. Recommandations pour un format concernant les données de classification

    Enfin, dernière action de la Section en matière de normalisation qu'il est important de mentionner ici : les Recommandations pour un format concernant les données de classification. Le développement d'un format concernant les données de classification est un projet conjoint des Sections IFLA technologie de l'information et indexation et classification. En 1993 un groupe de travail a commencé à travailler sur ce projet.

    Le Comité permanent a approuvé le rapport final du groupe de travail mené conjointement par la Section classification et indexation et la Section technologie de l'information sur les Recommandations pour un format concernant les données de classification. Ce rapport a été publié dans IFLANET. Il sera traduit et publié par la Bibliothèque nationale de Russie.

    Toutefois, il a été également débattu des recommandations du sous groupe de travail concernant la création d'un format UNIMARC pour les données de classification . Suite à cette discussion et à de plus amples consultations, le groupe de travail conjoint a recommandé le développement d'un format UNIMARC pour les données de classification. Le format UNIMARC devrait être semblable aux contenus et au développement du format MARC pour les données de classification et cela, afin de permettre l'échange des données de systèmes de classification de n'importe quel format.

    Cette recommandation a été acceptée par le Comité permanent UNIMARC (PUC) lors de sa réunion en mars 1997. Le Comité permanent UNIMARC est actuellement en train de constituer un groupe de travail qui devrait se pencher dans les mois à venir sur la question du format UNIMARC pour la classification.

    En conclusion, rappelons que le monde de la normalisation est international, national et régional. Il existe des centaines d'agences de normalisation dans le monde.

    Toutefois, des organisations importantes travaillent sur la normalisation des accès par sujet. Des organisations internationales comme l'ISO (International Standards Organization) et l'IFLA, mais aussi de nombreuses agences nationales (AFNOR, Agence française de normalisation, NISO, National Information Standards Organization, BSI, British Standards Institution).

    Les travaux de l'IFLA et plus particulièrement de la Section classification et indexation se sont concrétisés depuis les années 80 par une série de Recommandations (Guidelines).

    Le fait qu'il existe désormais des outils pour construire et normaliser des vocabulaires contrôlés ne doit pas conduire les professionnels de l'indexation analytique à l'auto-satisfaction. Alors que tout semblerait aller pour le mieux dans le monde du thesaurus, alors qu'un progrès important a été réalisé avec le développement de recommandations pour les systèmes pré-coordonnés, il ne faut pas oublier qu'il ne s'agit pour le moment que de recommandations. Et il est évident que les Recommandations souvent ne sont pas suffisantes.

    Chacun sait que les accords internationaux sont difficiles à établir. Mais ils sont souvent encore plus difficiles à appliquer... même dans le domaine bibliothéconomique.

    Par ailleurs, de nouvelles normes s'imposent désormais pour suivre l'évolution de la connaissances et des technologies.

    L'important, pour l'avenir, est probablement la compatibilité et le passage d'un langage à l'autre dans une perspective multilingue.

    La compatibilité, la capacité de traduire et de se déplacer d'un langage d'indexation à un autre me paraît l'un des enjeux les plus importants pour le futur.

    L'utilisation des indices de classification, des codes, des notations et le développement de langages de communication devraient, dans les années à venir, trouver leur place à côté des langages d'indexation alphabétiques.

    En effet, par exemple, une classification comme la Classification décimale de Dewey, désormais traduite en de nombreuses langues, est un outil de communication déjà prêt à l'emploi.

    Ainsi, la recherche de termes dans une langue pourrait être transférée à l'aide des indices Dewey afin de retrouver des documents dans plusieurs autres langues.

    BIBLIOGRAPHIE

    1. Guidelines for Autority and Reference Entries (GARE) recommended by the Working Group on an International Authority System ; approved by the Standing Committees of the IFLA Section on cataloguing and the IFLA Section on information technology. - London : IFLA International Programme for UBC, 1984.

    2. International Fédération of Library Associations and Institutions. Working group on « Guidelines for Subject Autority Files» . Guidelines for Subject Autority and Reference Entries (GSARE). UBCIM Publication - New Series, vol. 12. München : K. G. Saur, 1993.

    3. Subject Indexing : Principles and Practices inthe90's, ed. by Robert P. Holley and al. UBCIM Publications. New Series, vol. 15. München : K. G. Saur, 1995.

    4. Requirements for a Format for Classification Data / by Elaine W. Woods. Final Report July 1996. IFLA Sections on Classification and indexing and Information Technology. Joint Working Group on a Classification Format.