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VII. - La Bibliothèque nationale et la documentation administrative

1975
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    VII. - La Bibliothèque nationale et la documentation administrative

    Par Geneviève Boisard

    De nombreuses bibliothèques conservent des fonds de publications administratives et sont amenées à jouer un rôle dans la documentation administrative, les sections droit des bibliothèques universitaires et spécialement la bibliothèque de l'ancienne Faculté de droit de Paris, la Bibliothèque administrative de la Préfecture de Paris, celle des Sciences politiques, etc... Cependant, en ce domaine, la Bibliothèque nationale joue un rôle spécifique qui est appelé à se développer dans les années à venir.

    Cette place privilégiée de la Bibliothèque nationale dans la documentation administrative tient à deux facteurs principaux : l'importance de son fonds, constamment enrichi par le dépôt légal, les échanges, les dons et les acquisitions, le rôle que son Service des publications officielles joue dans la parution de la bibliographie nationale, la rédaction des catalogues et l'établissement du fichier central d'autorité en matière de vedettes de collectivités officielles.

    1) IMPORTANCE DU FONDS DE PUBLICATIONS ADMINISTRATIVES

    Dès 1537 l'ordonnance de Montpellier et toutes les lois sur le dépôt légal ont inclus les publications administratives parmi les publications soumises au dépôt légal. Même si de nombreuses plaintes se sont élevées au fil des années sur l'insuffisant respect de ces dispositions, il n'en reste pas moins que la Bibliothèque nationale possède un fonds exceptionnellement riche de publications de l'administration française. Pour l'ancien régime, le catalogue des actes royaux, seul publié à ce jour, peut donner une idée de l'importance de ce fonds puisqu'il recense 42.369 articles, auxquels il faudrait ajouter des suppléments, sans compter les actes des administrations centrales ou provinciales répertoriés seulement sur fiches.

    En 1973, 7.000 publications administratives sont entrées par dépôt légal à la Bibliothèque nationale, auxquelles il faut ajouter 9.610 impressions parlementaires et les 4.000 tracts électoraux, recueillis par le Service de l'Histoire de France, que nous amène chaque élection législative. Encore ces chiffres ne tiennent pas compte des fascicules de périodiques enregistrés globalement au Département des Périodiques et pour lesquels il n'est pas possible de distinguer les publications administratives des autres.

    Le dépôt légal ne nous apporte pas seulement les publications françaises du gouvernement, ministères, administrations centrales ou locales, régions, départements, villes, établissements publics ou entreprises normalisées, mais aussi les publications ou documents de travail des organismes intergouvernementaux dont la France est membre et qui ont leur siège ou un bureau en France : Unesco, Communautés européennes, OCDE, Conseil de l'Europe, etc...

    Par don nous arrivent les publications des autres organisations intergouvernementales, qui considèrent la Bibliothèque nationale comme bibliothèque dépositaire. C'est ainsi que nous avons toute la production des Nations Unies, de la FAO, du BIT, du CERN, du Conseil nordique, etc...

    Nous arrivent également par don les publications de certains pays avec lesquels la Bibliothèque nationale est en rapport depuis souvent de nombreuses années : l'Argentine, l'Inde, les Pays-Bas, le Québec, la Suède Certains pays nous envoient également des publications éditées pour l'étranger : l'Albanie, la Hongrie, la République démocratique allemande, la Chine, la Corée du nord... Ces publications, qui ne sont pas administratives au sens strict, sont conservées soigneusement en recueils, car elles constituent une documentation précieuse sur l'image de marque que ces pays veulent donner d'eux-mêmes.

    Par échange nous arrivent la grande majorité des publications étrangères, environ 7.300 par an, non compris les périodiques. Pour la Belgique, les Etats-Unis, la Grande-Bretagne, l'Australie, Israël et l'Allemagne fédérale, il s'agit d'accords internationaux au niveau des gouvernements. Des accords semblables sont en cours de négociation avec le Canada, le Danemark, l'Espagne ; un accord avec la Corée du sud est en suspens, un autre fonctionne officieusement avec le Japon. Pour les autres pays, il s'agit d'accords de bibliothèque à bibliothèoue pour lesquels une certaine parité dans les termes de l'échange est recherchée.

    Le Service des publications officielles de la Bibliothèque nationale veille à l'accroissement des collections. Le dépôt légal doit être étroitement surveillé. Pour les publications administratives, en effet, on ne peut miser sur la comparaison du dépôt éditeur avec le dépôt imprimeur, un seul dépôt étant fait le plus souvent. De plus la dispersion très grande des services éditeurs et l'absence de toute centralisation jointe aux facilités modernes d'édition et de reproduction rendent la tâche difficile. Des réclamations systématiques sont faites. Encore faut-il savoir ce qui paraît. Grâce à la coordination des efforts entre bibliothèques administratives parisiennes nous espérons que rien de très important ne nous échappe dans le domaine national. Cependant une meilleure coordination avec les bibliothèques de province nous permettrait sans doute de mieux surveiller les publications locales, je pense aux publications des missions régionales, dont il est très difficile d'obtenir le dépôt.

    Pour les publications internationales et étrangères des réclamations sont faites également d'après les catalogues de vente et les bibliographies.

    2) RECENSEMENT DES PUBLICATIONS ADMINISTRATIVES

    Six fois par an paraît le Supplément II de la Bibliographie de la France, qui recense, suivant un cadre méthodique simple, les publications administratives entrées par dépôt légal à la Bibliothèque nationale ; des renvois sont faits à la partie générale de la Bibliographie de la France, ou aux suppléments I, publications en série et IV, cartes et plans. Un index auteur complète chaque numéro, avec un index récapitulatif annuel.

    La Bibliographie sélective des publications administratives françaises paraît tous les 15 jours. Elle comporte deux parties, la première, « Documents administratifs », annonce les publications les plus importantes parues dans la quinzaine y compris les textes parus au Journal officiel et les documents parlementaires les plus marquants. La seconde partie, « Bulletin des sommaires », donne le sommaire des principales revues administratives. Des index par noms cités, administrations et mots typiques paraissent chaque année. Cette bibliographie est établie en collaboration par les principales bibliothèques administratives parisiennes : Bibliothèque nationale, bibliothèques de la Documentation française, de la Fondation nationale des sciences politiques, de l'Insee et Bibliothèque administrative de la Préfecture de Paris.

    Toutes les publications administratives françaises et étrangères arrivant à la Bibliothèque nationale sont cataloguées. Je crois pouvoir dire que c'est exceptionnel sur le plan mondial pour un service de cette ampleur. Par exemple, dans le Catalogue général des livres imprimés de la Bibliothèque nationale pour les années 1960-1969, la tranche FRANCE comprend 8.000 notices et la tranche ETATS-UNIS 5.500 notices environ. Les publications sont cataloguées à la collectivité-auteur suivant les normes de l'Afnor, font l'objet d'entrées secondaires au titre, aux noms des rédacteurs et collaborateurs et figurent également dans le catalogue alphabétique de matières. On peut avoir ainsi une idée de l'importance de la contribution de la Bibliothèque nationale à la documentation administrative.

    Le Service des publications officielles ayant été créé en 1950 par Madame Honoré et le Supplément P.O. de la Bibliographie de la France, ayant commencé à paraître le 1er septembre 1950, les publications antérieures à cette date se trouvent cataloguée au titre ou au nom du rapporteur, ce qui les rend pratiquement introuvables. Cependant les publications françaises se trouvent classées dans les séries méthodiques du Catalogue de l'Histoire de France, spécialement dans les séries, Le, histoire constitutionnelle, Lf, histoire administrative et Lk, histoire locale, ce qui facilite grandement les recherches. Il faudra attendre la fin du Catalogue général des livres imprimés jusqu'en 1960 et la reprise systématique des anonymes pour avoir un catalogue général de toutes les publications administratives antérieures à 1950, entreprise colossale et délicate, qui demandera sûrement des années, mais rendra de très grands services.

    Pour le moment la Bibliothèque nationale est étroitement associée aux travaux de la Commission de coordination de la documentation administrative créée auprès du Premier ministre par le décret du 13 juillet 1971. Cette commission «doit étudier les moyens d'améliorer, dans un souci d'efficacité et de rentabilité, le travail de documentation des administrations publiques, de veiller à la coordination, sur le plan technique, des activités d'édition des divers services intéressés et à la diffusion la plus adéquate des publications émanant des administrations publiques ». Elle a fait paraître en 1973 le Répertoire des publications périodiques ou de série de l'administration française publié à la Documentation française sur la base d'un questionnaire envoyé aux administrations. Ce répertoire, établi avec la collaboration de la Bibliothèque nationale, devrait être l'outil indispensable de toutes les bibliothèques qui s'intéressent à la documentation administrative et leur permettre de mieux repérer les publications à acquérir.

    Une autre préoccupation de la Commission est d'améliorer la diffusion des publications administratives. Dans ce domaine également la Bibliothèque nationale doit jouer un rôle de premier plan. Le Service des publications officielles pourrait devenir le noyau d'une bibliothèque administrative centrale qui servirait de centre de collecte et de recensement des publications et s'insérerait dans un réseau de bibliothèques où les lecteurs de tous genres et de toutes régions accéderaient à cette documentation si variée et si riche, mais pour le moment si difficile d'accès. Une salle de consultation et un personnel spécialisé devraient mieux permettre de répondre aux demandes des lecteurs.

    A l'heure du Contrôle bibliographique universel et dans la perspective d'un catalogage centralisé en coopération, il reviendra au Service des publications officielles de la Bibliothèque nationale d'établir les notices de toutes les publications administratives nationales, avec sans doute l'appui au niveau départemental ou régional des grandes bibliothèques dépositaires. On évitera ainsi beaucoup d'efforts dispersés. La première étape de ce programme doit comprendre l'enregistrement sur ordinateur du fichier d'autorité des vedettes de collectivités-auteurs, jusqu'ici conservées seulement dans un fichier interne. En matière de collectivités officielles la tâche est particulièrement difficile à cause des fluctuations des administrations. Tout ceci demande de nombreux travaux et nous ne sommes pas encore au bout de nos peines, mais le résultat escompté et les besoins ressentis un peu partout nous encouragent à poursuivre nos efforts.