Objectif: Mettre en avant l'expertise des agents de bibliothèque, à travers un service innovant en terme marketing et répondant aux besoins du public en terme de recommandation.
Moyens:
Humains: Aucun moyen humain supplémentaire n'a été dédié à ce service, si ce n'est l'accueil d'un élève conservateur INET pendant 3 mois afin d'affiner les éléments logistiques du projet.
Toutefois, il a été nécessaire de constituer autour de la cheffe de projet une équipe projet constituée des trois responsables d'établissement impliqués. Trois réunions ont été nécessaires dans cette configuration entre juin 2019 (date de validation du projet définitif en Groupe Innovation et Développement), puis dans le cadre du Projet de service (septembre 2019) et janvier 2020 (date de lancement du projet).
Cette équipe projet a travaillé à la création, dans chaque établissement concerné et en concertation avec les agents, à la mise en place intellectuelle et pratique du service. Chaque établissement a été libre de structurer ses équipes, en fonction de ses contraintes et de ses objectifs managériaux.
Budget: Le budget initial était modeste, surtout dédié aux fournitures nécessaires au packaging (boites cartons, papier de soir, masking tape, sacs kraft), à des "goodies" pour les box (thé, bonbons...) et aux matériels de réalisation de certains objets additionnels (machine à créer badges et magnets, impression de cartes postales, marque-pages, tote bags...). Les impression ayant été faites en interne, il est difficile des les quantifier. Pour le reste le budget global pour l'année 2020 s'élève à 2000E pour l'ensemble des propositions tous établissements confondus. Un effort budgétaire particulier a été fait afin de proposer des Box désignées de qualité, et différentes chaque mois afin de valoriser la Bibliothèque patrimoniale et l'actualité culturelle du réseau des médiathèques et/ ou du service culture de la collectivité.
Partenaires:
- En interne: avec la section Patrimoine du réseau des médiathèques pour les iconographies de box ou d'objets additionnels; avec la Direction Numérique pour l'intégration et le paramétrage du questionnaire en ligne; avec la direction culture pour le travail sur la charte graphique, la création des goodies et le suivi des thèmes sur l'année; avec la cellule communication pour le lien avec les évènements "agglo", le lien avec les médias, le lancement d'un plan média Radio, Web, affichage et presse, très ciblé et très efficace. Les autres services de l'agglo ont aussi été sollicités sur certaines thématiques: les espaces verts et leur Grainothèque pour la Box au Jardin; le service développement durable pour la Box Zéro déchet...
- En externe: partenariats avec des artisans et artistes du terrain dans une volonté de mise en valeur via des cadeaux aux usagers :
Créateurs de slow cosmétique artisanale pour la Box Cocoon,
Partenariat avec un maître chocolatier pour la Box mois de la reliure de Mars à proximité de Pâques,
Travail avec un artiste contemporain pour la Box de printemps,
Avec Idelis (société de transports urbains palois) pour valoriser le nouveau bus-tram.
Difficultés identifiées:
- Créer une dynamique de groupe dans un cadre d'effectifs tendu. Mais cette difficulté a été très rapidement levée par le succès rencontré du service, relayé dans la presse spécialisée et la presse locale. Elle nécessite néanmoins la présence d'une coordinatrice à l'écoute pour le suivi et la relance des demandes auprès des équipes, et un retour motivant.
- Trouver un réseau d'influenceur/ses pour relayer l'info par le biais de vidéos Unboxing.
- La fluctuation de certains éléments du budget : le prix des Box a été triplé par le fournisseur, sans préavis. Nous avons donc commencé à orienter nos recherches afin de trouver un nouveau fournisseur, dans le territoire proche.
- Répondre au succès a été une des préoccupations majeures des agents, pour qui ces box, dans certains établissements atteignaient leur nombre maximum, soit 145 par mois
- La recherche de sponsors est très chronophage, et demande des compétences encore peu présentes dans nos établissements.
Conclusion
Ce service a rencontré un succès sans précédent, qui nous permet aujourd'hui d'être sollicité pour des partenariats avec certains sponsors, qui sont venus vers nous : Festival Un aller-Retour dans le Noir, Editions Dargaud... Il a malheureusement été interrompu à ce jour à cause de la crise sanitaire. Toutefois, il nous permet actuellement de développer un service CoVID de fourniture d'offre de lecture personnalisée, en attendant un retour à nos activités normales. En effet, nous utilisons les formulaire en ligne Bouqu'in Box pour proposer des box personnalisées de lecture à la demande, sans les cadeaux et design, mais avec une vraie reconnaissance des compétences de nos agents, et de la richesse de nos fonds.
Calendrier prévisionnel
- Janvier 2018 : Début de la réflexion
- Juillet 2018 : Benchmarking
- Avril/juin 2019 : Écriture du projet définitif avec calendrier prévisionnel, phasage budgétaire, en collaboration avec Pierre Tribhou, élève Conservateur INET
- Juin 2019 : Validation du projet par le Groupe Innovation et Développement du Réseau des médiathèques. Début des réunions avec les chefs d'établissement
- Septembre 2019 : Validation du projet par le DGS dans le cadre du projet de service
- Septembre 2019/ Décembre 2019 : Structuration des équipes et des procédures internes. Achat des fournitures et démarchage des partenaires
- Janvier 2020 : Lancement du projet sur les médias
