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    SIBIL

    Par Marguerite PEZERIL, conservateur Bibliothèque inter-universitaire de Montpellier

    Mon intervention aura deux axes :

    • Sibil au quotidien à la Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier et dans le réseau Sibil-France ;
    • le développement de Sibil et son avenir.

    Sibil est un système informatisé de gestion de bibliothèque conçu vers les années 1970 par la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne pour la gestion de sa bibliothèque. C'est donc un système qui couvre les fonctionnalités essentielles à l'exception du bulletinage des périodiques.

    Il fonctionne dans un environnement informatique IBM et est réparti sur plusieurs sites informatiques. A Montpellier le site informatique est le Centre national et universitaire sud de calcul et l'ordinateur est un 30 81. Le matériel que nous utilisons sont des terminaux synchrones reliés par lignes spécialisées au centre de calcul, c'est du matériel Erikson ; le retard de Sibil-France est dû aux difficultés de trouver un fabricant français capable de fabriquer les terminaux qui répondent aux exigences du système.

    Les bibliothèques concernées en France par le système Sibil sont la Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier, qui a lancé le système en 1983, rejointe par la Bibliothèque interuniversitaire de Bordeaux, par la section sciences de la Bibliothèque universitaire de Grenoble, par la Bibliothèque interuniversitaire de Toulouse à la rentrée 1987, et nous espérons par la Bibliothèque de la Sorbonne et d'autres bibliothèques.

    Nous pensons que Sibil a vocation de catalogue collectif à l'échelon national, mais nous pensons aussi que Sibil a une vocation à constituer des catalogues collectifs régionaux. Nous visons au-delà du contexte universitaire et également à faire rentrer dans la base régionale des bibliothèques telles que celle des archives, de la bibliothèque de théologie protestante, du centre international de documentation occitane et d'autres bibliothèques, en vue de constituer un catalogue collectif régional par ensemble académique ou universitaire.

    Sibil au quotidien

    Aborder l'informatisation d'une bibliothèque par le biais du catalogue ne me semble pas a priori la solution la plus évidente pour des grosses bibliothèques universitaires. Il me semble que la rentabilité immédiate de l'informatisation vient de l'informatisation des fonctions lourdes en temps de personnel, je conseillerais à partir de l'expérience de Montpellier, d'informatiser d'abord les fonctions légères en temps de formation. La fonction acquisition permet de préparer une véritable politique documentaire au niveau d'une université, ce que le catalogage facilite une fois qu'il est fait, mais ne permet pas complètement.

    La mise en route du catalogage dans les sections des bibliothèques universitaires, même avec du personnel formé, est une opération relativement lourde en sensibilisation et formation initiale (prévoir une semaine de formation intensive) et continue, régulière, annuelle. La réflexion sur l'organisation du circuit du livre est tout aussi indispensable. Il me semble que l'efficacité et la rentabilité d'une opération de catalogage courant tient à la qualité de réflexion sur l'organisation.

    En gros, il y a deux écoles qui se partagent le terrain en matière d'organisation du circuit du livre. L'école américaine vise à spécialiser les tâches de catalogage en faisant descendre au maximum les fonctions les plus techniques vers les personnels les moins qualifiés, en faisant remonter les fonctions de choix ou de catalogage complexe vers le personnel spécialisé. Cela conduit à des cloisonnements et goulots d'étranglement quant on voit les pyramides entre conservateurs et bibliothécaires adjoints. Dans le système que nous avons mis en place, il existe des équipes non hiérarchiques à l'intérieur desquelles chaque personne fait l'ensemble des traitements depuis l'acquisition jusqu'au catalogage auteur etmatière. Les équipes sont concentrées autour d'un conservateur qui est responsable du secteur concerné et qui est l'interlocuteur de son homologue universitaire pour les décisions d'acquisitions et les équipes de catalogage elles-mêmes sont constituées en binômes non hiérarchiques, qui sont à la fois créateurs de notices et correcteurs de la notice du voisin. Nous avons une grande exigence de vérification de la cohérence du fichier : chaque matin les notices qui ont été rejetées par le système dans les transactions de la nuit arrivent sous forme de listing du centre de calcul et donc la personne qui a fait la notice la corrige et passe la correction à son correcteur. Nous espérons avec cette organisation avoir décloisonné le circuit du livre et pouvoir obtenir une fluidité plus grande dans le traitement. L'objectif est d'aboutir à un catalogage dans les deux ou trois jours qui suivent l'arrivée de l'ouvrage dans la bibliothèque.

    Le catalogage partagé

    Sibil est un système de catalogage en réseau, nous disposons des données de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne, c'est-à-dire approximativement 850 000 notices qui sont chargées et sont donc disponibles en ligne immédiatement. Elles ne sont pas fusionnées avec les notices fabriquées en France, elles n'ont pas de localisation, c'était un accord avec les Suisses pour qu'ils ne soient pas envahis de demandes de prêt inter venant de France, mais c'était une restriction qui peut se renégocier. Nous interrogeons la base suisse et nous reprenons la notice, nous y ajoutons nos zones de gestion et les mots matières. L'état de la base française est actuellement de 70 000 notices, dont 25 000 viennent du fichier Monocle de Grenoble, qui a été reversé dans Sibil.

    La montée en puissance de cette base est relativement lente. Il y a eu en 1983 et 1984 deux sections à cataloguer à la Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier, après nous avons été rejoints par une ou deux sections de Bordeaux, et ce n'est qu'à partir de janvier-février 1987 que l'ensemble des sections de Montpellier a catalogué dans Sibil, donc la montée en puissance commence à se faire sentir. L'analyse des taux de recouvrement est assez difficile à faire. Pour la bonne raison que nous n'avons pas de liaison en ligne directe avec Lausanne, les bandes peuvent avoir un vieillissement de trois à quatre mois. Et comme nous avons une exigence de catalogage rapide, au fur et à mesure que la bande vieillit, le taux de recouvrement est nettement moins satisfaisant : aux environs de 80% en lettres au moment du chargement de la bande. Une des exigences de Sibil-France est une liaison directe d'ordinateur à ordinateur entre le réseau de Montpellier, le centre de calcul et Lausanne, de façon à avoir un taux de recouvrement constant.

    Le catalogage partagé entre les différentes sections s'évalue de section à section, parce qu'il n'y a pas le même nombre de sections scientifiques ou médicales dans le réseau. Seules les sections médecine et pharmacie de Montpellier sont informatisées, donc on ne peut pas analyser de phénomène de catalogage partagé. Entre la section droit de Bordeaux et celle de Montpellier, qui ont le même type d'achats le taux de recouvrement de catalogage se fait à 50% d'un côté comme de l'autre.

    Nous avons une double ambition à travers le réseau français Sibil : d'une part de développer des catalogues collectifs régionaux de façon à permettre un accès en ligne aux utilisateurs universitaires quels qu'ils soient, sur une base commune, mais en même temps de renforcer la base secteur par secteur.

    Sibil-France est géré depuis mai 1987 par une association : Réseau Sibil-France, qui comprend les directeurs des Bibliothèques universitaires, un représentant de la DBMIST et un représentant du centre de calcul. Cela nous donne une autonomie vis à vis de nos autorités de tutelle.

    Face à l'extension du réseau Sibil en Suisse et à l'entrée de la Bibliothèque nationale suisse dans Sibil, un plan de développement relativement ambitieux puisqu'il porte sur 3 millions de francs suisses a été voté et vise à faire de Sibil un service bibliographique de haut niveau, de façon à répondre aux exigences bibliographiques de la Bibliothèque nationale en terme de qualité de notices. Les fichiers d'autorité sur Sibil seront multilingues puisqu'ils répondent aux exigences bibliographiques. Donc on peut sortir à peu près tous les produits papier dont on peut avoir besoin dans une bibliothèque : catalogues, microfiches,...

    Le catalogue est accessible en ligne pour les usagers, pour l'instant avec un affichage professionnel, mais en septembre 1987 il sera clair et sera également disponible sur Minitel.

    Sibil est parti d'un système intégré de gestion de bibliothèque et il le reste surtout pour nous au niveau français où nous n'avons pas les moyens de vraiment développer d'autres systèmes de gestion : nous ajoutons des modules complémentaires de type bulletinage ou statistique que nous intégrons par nos propres moyens. Il y a un certain nombre de développements qui sont prévus en France et en Suisse, mais le gros du travail porte sur l'interconnexion des réseaux, le développement de la base et les programmes de conversion de données. Le travail est en cours pour la conversion US Marc-Sibil, ce qui nous permettra de raccorder des logiciels commerciaux plus perfectionnés dans certains domaines que le logiciel Sibil lui-même.

    Nous n'avons pas fait en France de catalogage rétrospectif parce que nous ne disposions pas des moyens nécessaires.