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Conversion rétrospective, conversion "autonome"

1988
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    Conversion rétrospective, conversion "autonome"

    D'après l'expérience de la bibliothèque nationale

    Par Annick BERNARD, Bibliothèque nationale

    Pour ne pas faire double emploi avec l'article publié dans le Bulletin d'informations n° 137 «L'Opération N.C.G. ou l'intégration du Catalogage général 1970-1979 dans la base bibliographique BN-OPALE», par A. Bernard et M. Choudey, l'exemple du Catalogue général de livres imprimés 1970-1979, qui constituait la deuxième partie de cet exposé, n'est pas reproduit ici.

    Conversion rétrospective

    L'expression «conversion rétrospective», reprise littéralement de l'américain n'est pas très heureuse en français... Il faudrait dire plutôt «reprise des catalogues existants».

    Le mot conversion ne doit pas être entendu au sens où on l'emploie dans un environnement informatique, de «conversion automatique par programme» d'ou fichier structuré par exemple en MARC américain dans le format UNIMARC.

    Il s'agit de convertir un catalogue existant

    • qu'il soit sur fiches, sur registre, ou à l'état de volumes imprimés - de le convertir dans un format utilisable dans un système informatique et de le transférer sur un support magnétique en vue d'en réaliser l'intégration à une base de données.

    Il existe deux façons principales de réaliser cette conversion. On peut :

    • soit procéder par ses propres moyens, c'est la conversion «autonome» qui fait l'objet de cet exposé ;
    • soit faire appel à un fournisseur de notices bibliographiques, qui peut lui-même s'alimenter à différentes sources et fonctionner en réseau. Le recours à un diffuseur est depuis longtemps une pratique courante en Amérique du Nord où la plupart des bibliothèques font assez peu de catalogage original.

    On utilise une clé d'extraction qui est confrontée à la base du fournisseur et celui-ci envoie à la bibliothèque les notices trouvées.

    Par ses propres moyens, comment traiter le catalogue traditionnel en vue de sa reprise dans un système informatisé ?

    Cela dépend de plusieurs choses :

    • de l'état d'élaboration du catalogue ;
    • des moyens dont on dispose ;
    • du résultat qu'on veut obtenir.

    Une solution extrême consiste à reprendre son catalogage à zéro et à l'enregistrer directement dans la base comme si l'on créait les notices dans le catalogage courant. C'est une voie coûteuse, qui peut se justifier, par exemple, pour la reprise d'un fonds ancien ou spécialisé, lorsqu'il est peu probable que l'on puisse se procurer les notices par ailleurs ou lorsque ce catalogage peut servir à d'autres, parce que l'on pense diffuser ou éditer les notices, ou les utiliser comme base d'un catalogue en coopération. Il faut là utiliser du personnel qualifié - parfois très qualifié -, et mieux vaut ne pas avoir de contraintes de délais. C'est la solution choisie par la Bibliothèque nationale pour le traitement des anonymes anciens (1) dont les notices existantes, très sommaires, sont reprises livre en main.

    L'autre solution consiste à partir du catalogue existant, avec ou sans révision intellectuelle préalable, en appliquant aux notices une structure - un format MARC - compatible avec celui qu'on a choisi pour la base.

    Structure compatible, mais qui peut être un sous-ensemble de celle de la base. En effet, pour des raisons d'économie on peut renoncer à analyser aussi finement les notices que lors du catalogage en ligne. Il est essentiel de réserver les points d'accès : vedettes, titre propre, titre de collection, ISBN, cote... Cela fait, on peut décider de sacrifier la finesse d'analyse du corps de la notice et, par exemple, mettre dans une seule sous-zone les éléments qui suivent le titre propre jusqu'à la collation incluse.

    La structure en format doit être appliquée aux notices avant la saisie, par marquage préalable, ou au moment de celle-ci par interprétation de la notice, ce qui ralentira la frappe.

    Comment mémoriser les notices :

    Je dirai tout d'abord que seule la saisie au clavier donne des résultats satisfaisants et rentables. La lecture optique des catalogues, fussent-ils imprimés et de présentation homogène, est un procédé qui ne permet pas d'obtenir un enregistrement structuré automatiquement, et qui même pour la reprise de texte nécessite une intervention humaine devant un écran. Les coûts sont donc élevés.

    Choisira-t-on de réaliser la saisie dans la bibliothèque ou de la confier à une société extérieure ?

    • dans le premier cas, il faut du personnel qui doit être formé (des TUC ?), du matériel disponible (des claviers écrans qu'on n'utilisera pas à d'autres tâches pendant le temps imparti à l'opération). On risque de mal estimer les délais.
    • dans le second cas, c'est l'argent qui est nécessaire. Les délais peuvent être estimés de façon assez précise, et la saisie de masse par des opératrices expérimentées travaillant à grande vitesse sera rentable et de bonne qualité. L'opération doit, de toute façon, être bien préparée.

    Dans quel cas la reprise autonome se justifie-t-elle ?

    Il revient à chaque établissement de peser le pour et le contre, de comparer les coûts respectifs et les résultats probables en fonction de la nature de ses fonds, de la richesse du ou des réservoirs de notices qui lui sont accessibles, et de ses objectifs.

    Il y a d'ailleurs une voie mixte qui est suivie en France par des bibliothèques publiques qui s'informatisent : elle consiste, en même temps que les livres reçoivent l'équipement nécessaire au prêt informatisé, à enregistrer un catalogage minimum dans le système de gestion du prêt et à utiliser ces notices comme clés d'extraction transmises au fournisseur.

    1. A cette réserve près que le catalogage est fait sur bordereaux enregistrés par une société de saisie. retour au texte