Index des revues

• Lahary, Dominique
  La gestion des accès aux notices récupérées , p.137-139.
• Lahary, Dominique
  Les échanges bibliographiques dans les réseaux de bdp , p.140-143.
• Gaschignard, Jean-Paul
  Les supports de fourniture des données informatisées , p.144-145.
• Rigot, Huguette
  De l'usage de l'information bibliographique, p.145-146.

Les échanges bibliographiques dans les réseaux de BDP

Ou l'exportation n'est plus un mythe

On présente encore parfois la question des échanges biblio- graphiques comme limitée à l'importation de notices d'un réservoir donné par un système local, l'exporta- tion semblant relever de l'utopie plus ou moins lointaine. Il n'en est rien. Quelques BDP françaises pratiquent l'exportation de notices, pour les be- soins propres de leur réseau, et tout in- dique que ce mouvement va se déve- lopper dans les années qui viennent.

Un objectif simple et pratique

Le mouvement d'informatisation des bibliothèques publiques françaises, déjà très avancé, s'est effectué par le haut. Se- lon une enquête de la direction du Livre et de la Lecture portant sur 1992 (voir bibliographie), plus de 85 % des biblio- thèques municipales des communes de plus de 50 000 habitants étaient informa- tisées ou avaient un projet d'informati- sation, ce chiffre tombant à 68 % entre 20 000 et 50 000 habitants, à 53 % entre 10 000 et 20 000 habitants et 31 % entre 5 000 et 10 000 habitants. Mais ce mou- vement se poursuit et les années qui viennent vont certainement voir la ges- tion informatique gagner de nom- breuses bibliothèques de communes de moins de 10 000 habitants. Or ce sont ces établissements qui font partie du ré- seau des BDP et incluent provisoire- ment dans leur fonds, afin de les prêter au public, des documents de la collec- tion départementale. Cette opération ne pose pas de problème en gestion ma- nuelle : il suffit que la BDP fournisse avec chaque document une fiche de prêt. C'est pourquoi il est utile que les logiciels équipant les BDP permettent l'édition automatique de telles fiches. Mais il serait proprement insupportable qu'une bibliothèque relais (1) , en s'infor- matisant, en soit réduite à rétablir un prêt manuel pour les documents de la BDP, ou à devoir les ressaisir dans son système, ou même à renoncer désor- mais aux dépôts départementaux. C'est pourtant ce qui est arrivé en quelques endroits.

D'où la nécessité absolue, pour peu que la BDP soit elle-même informatisée (2) , que celle-ci fournisse, en même temps que des documents, les notices corres- pondantes afin que la bibliothèque re- cevant le dépôt les inclut provisoire- ment dans son catalogue et en gère la circulation.

Intérêts et limites de la normalisation

On pourrait certes traiter ce problème au coup par coup, le constructeur du logiciel exportateur établissant la struc- ture des données fournies, le construc- teur du logiciel importateur mettant au point un programme de conversion ad hoc pour chacun des systèmes auquel il aura à faire. Mais on a inventé des formats d'échange : c'est l'occasion de s'en servir.

Étant entendu que, quel que soit le for- mat bibliographique utilisé, les données doivent être présentées conformément à la norme ISO 2709, il est clair que, dans cette affaire, un seul format d'échange doit servir de référence sur tout le territoire national et que celui-ci ne peut être qu'UNIMARC. Mais lequel (voir l'article « Les UNIMARC ») ? En l'état actuel des choses, il semble que la so- lution raisonnable soit de se caler sur l'UNIMARC BN-OPALE, nombre de logi- ciels comportant une interface d'impor- tation dans ce format.

Cela revient à demander aux construc- teurs de logiciels équipant des BDP de développer un module d'exportation dans ce format, et aux constructeurs de logiciels équipant les bibliothèques re- lais de développer, si ce n'est déjà fait, un module d'importation dans ce même format. Ceci est d'ailleurs également valable dans le cas de bibliothèques relais disposant du même logiciel que la BDP.

Tout ceci paraît simple. Mais il y a un «mais La bibliothèque relais a besoin de deux types différents de données : la notice bibliographique proprement dite, afin de l'inclure provisoirement dans son catalogue et d'en permettre l'accès par la procédure de recherche, mais aussi les informations concernant l'exemplaire déposé, en particulier la cote, qui permet de retrouver le docu- ment sur les rayons, et le numéro de prêt, figurant désormais presque tou- jours sous forme de code à barres.

Comme il n'est pas question de fournir deux notices liées, l'une biblio- graphique, l'autre d'exemplaire, ce qui serait trop complexe, il faut inclure les données concernant l'exemplaire dans la notice bibliographique.

Or aucune norme, fût-elle de fait, ne prescrit la façon dont ces informations doivent être codées. La plupart des constructeurs de systèmes exportateurs fournissent ces données dans un champ 990, mais n'utilisent pas toujours les mêmes sous-champs.

Tant qu'une norme même indicative ne s'est pas imposée à tous, les construc- teurs de systèmes importateurs en sont réduits, pour les données d'exemplaires seulement, à établir une « moulinette » pour chaque système exportateur avec lequel ils travaillent.

L'identification des exemplaires

Alain Caraco, directeur de la biblio- thèque départementale de la Savoie, a particulièrement étudié cette délicate question. La principale difficulté concerne le numéro de code à barres permettant la gestion du prêt du docu- ment déposé. Ce numéro ne doit pas faire double emploi avec celui d'un do- cument différent possédé par la biblio- thèque relais. On aurait pu imaginer un vaste système national d'identification des établissements au moyen d'un pré- fixe ou d'un suffixe, à l'instar de celui qui avait été instauré dans le réseau LI- BRA. Mais il paraît hors de portée de réglementer ainsi les pratiques de mil- liers de petites bibliothèques. C'est donc aux BDP de traiter le problème. Alain Caraco a proposé quelques solu- tions. Chaque BDP peut veiller par exemple à inclure dans ses propres nu- méros de code à barres le suffixe LIBRA, et préconiser un système de préfixe ou de suffixe départemental identifiant au moins chaque bibliothèque relais (voir bibliographie).

Quelles informations fournir ?

Le tableau des pages suivantes présente un certain nombre de problèmes qui peuvent se poser. Dans cette période encore pionnière, nous sommes certai- nement encore loin d'avoir fait le tour des difficultés et un dialogue entre la BDP, son constructeur de logiciel et les constructeurs de logiciels équipant les bibliothèques relais de département est indispensable.

Les logiciels susceptibles d'équiper de petites bibliothèques sont souvent, en raison de leur prix, de conception plus simple que ceux équipant les biblio- thèques moyennes et grandes. Il peut même s'agir de systèmes équipant des BCD d'écoles maternelles et primaires conçus pour être utilisés par des en- fants.

D'une part, les données biblio- graphiques peuvent être plus res- treintes, et figurer sur des champs de longueur fixe. L'information fournie est donc filtrée et tronquée : l'essentiel est qu'elle le soit proprement.

D'autre part, ces systèmes distinguent parfois les supports, les « fonds adultes et les " fonds enfants en fonction de champs qui leur sont propres et sont parfois paramétrables par l'établisse- ment utilisateur. Il faut alors fournir au constructeur tous les éléments biblio- graphiques ou d'exemplaires permet- tant de reconstituer les catégories dont il use.

En tout état de cause, devenir fournis- seur d'information bibliographique im- pose une discipline dans la constitution de sa propre base. Les mêmes informa- tions doivent être saisies de façon co- hérente et régulière. C'est notamment le cas du support (imprimé, document sonore...) qui doit normalement figurer dans un champ de données codées (po- sition 6 du label de notice).

Transmission des données : problèmes et solutions

Actuellement, il semble que la solution la plus simple soit de fournir les notices sur disquettes. D'autres solutions pour- ront à l'avenir être envisagées, notam- ment la connexion en ligne des sys- tèmes locaux à celui de la BDP.

L'idéal est évidemment que les notices puissent être fournies en même temps que les documents. Cela ne pose pas de problème si le choix est fait dans les locaux de la BDP, soit par le dépo- sitaire, soit par le personnel de la BDP, notamment dans le cas de réservation. Si le choix est fait dans le bibliobus, une disquette ne pourra être fournie sur le champ que si les transactions sont enregistrées sur un micro-ordinateur portable où a été chargée toute la base bibliographique de la BDP. Dans ce cas, il s'agit généralement de notices abré- gées, et l'information fournie sera rudi- mentaire. A moins que le portable ne puisse être connecté par modem à l'uni- té centrale de la BDP.

Mais on en est le plus souvent réduit actuellement à fournir la disquette en différé. Celle-ci est chargée à la BDP le lendemain, après transmission à l'unité centrale des données enregistrées sur le portable.

Quant à la détermination des notices à fournir après chaque transaction de dé- pôt et/ou de retour de documents, elle dépend de la façon dont le système im- portateur procède à l'écrasement des notices correspondant aux documents rendus.

Le rôle de l'État et des départements

On le voit, une bibliothèque relais par- ticipant au réseau d'une BDP ne peut sérieusement envisager de s'informati- ser qu'en prenant en compte la ques- tion de l'importation de notices en for- mat normalisé. Deux conceptions sont à cet égard à combattre : la tendance à faire élaborer, généralement bénévole- ment, un système maison qui sera ra- rement capable de décrypter l'ISO 2709, et la croyance selon laquelle on ne pourra communiquer avec la BDP que si « les logiciels sont compatibles. » Cette expression dépourvue de sens re- pose sur une idée fausse. Il n'y a. pas de problème de compatibilité de logi- ciels. La seule nécessité, c'est de savoir importer des notices en UNIMARC pré- sentées selon la norme ISO 2709.

L'État s'est donné les moyens de jouer un rôle d'incitation en n'accordant de subvention pour les opérations d'infor- matisation « insérant [la bibliothèque] dans un réseau » que si celle-ci travaille « dans le format d'échange » UNIMARC (3) . On peut penser que les bibliothèques relais des BDP entrent dans ce cas de figure.

Transferts provisoires de notices sur disquette d'une BDP vers une bibliothèque relais : procédures, nécessités et problèmes. Partie 1

Transferts provisoires de notices sur disquette d'une BDP vers une bibliothèque relais : procédures, nécessités et problèmes. Partie 2

Mais l'État ne reconnaît que les biblio- thèques municipales. Il est souhaitable que les départements puissent complé- ter son action en leur faveur et accor- dent également des subventions aux bibliothèques associatives et scolaires, en posant la même condition de format. Certains le font déjà, notamment la Sa- voie et le Val-d'Oise. En tout état de cause, pressées par une demande crois- sante, les BDP vont être amenées de plus en plus à jouer un rôle de conseil en informatisation auprès des biblio- thèques de leur réseau.

Bibliographie

• * Informatique et réseau départemental / Alain Caraco. In : Transversales nO 39, 23 février 1994.
• * " Comment les BDP pourront prêter aux bibliothèques informatisées » Christian Rogel, Dominique Lahary et Alain Caraco. Transversales no 35, 11 juin 1993.
• * L'équipement informatique des bibliothèques municipales et départe- mentales : évaluation 1992 / France, mi- nistère de la Culture et de la Franco- phonie. Direction du Livre et de la Lec- ture ; enquête réalisée par Marie-Claude Maddaloni. - Paris, 1993. - 40 p.