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Le prêt à distance

Le prêt par simple enregistrement de codes à barres signifie que le terminal portable n'a pas en mémoire la base de la BDP, ni ses lecteurs. S'il peut le plus souvent piéger les documents réservés, il ne permet pas de savoir quels documents un lecteur aura oublié de rendre, ni de retrouver un lecteur qui aura oublié sa carte, ou de compter pendant la tournée les documents prêtés à un lecteur.

Le prêt par portable contenant une partie de la base de la BDP a été imposé au départ par les limites des capacités des mémoires informatiques. L'ordinateur peut alors afficher les titres, reconnaître les lecteurs, et fournir les renseignements utiles en cours de tournée. Cette solution a en particulier été employée pour les musibus, dont les fonds constituent des sous-ensembles séparés dans les fonds des BDP. La difficulté apparaît quand on souhaite déplacer des documents d'un bibliobus à l'autre : chaque mouvement de ce genre suppose d'enregistrer le document dans le portable concerné.

Le prêt par portable contenant la base entière - en fait, une version simplifiée de la base, où chaque document est tout de même identifié par son titre, sa cote, son numéro de code à barre - remplit en tournée toutes les fonctions d'un système de prêt manuel (ce qui semble la moindre des choses !). Certains systèmes proposent des fonctions de comptage d'après les débuts de cotes, ou d'après le paramétrage topographique, permettant de savoir, par exemple, combien de romans ou combien de documentaires pour les jeunes on vient de laisser au dépositaire. Tous les prêts par portable impliquent de connecter tous les soirs l'ordinateur central et les portables : ceux-ci déchargent les transactions de leurs tournées, l'ordinateur central de la BDP les traite, puis remet à jour les données des portables.

Le terminal connecté par téléphone- par Minitel, ou par micro-ordinateur portable équipé d'une carte modem, autorisant une plus grande vitesse de communication - permet quant à lui de travailler en temps réel, et de disposer de toutes les fonctions d'un écran connecté à l'ordinateur central. Revers de la médaille : il faut disposer d'une ligne téléphonique.

Le prêt par téléphone donne toutes les fonctions de la centrale, mais coûte cher en communications. Les portables à base entière demandent plus d'investissement en matériel, mais offrent des fonctions développées spécialement pour les BDP, entre autres les fonctions de comptage... Faut-il consulter le catalogue informatisé directement dans le bibliobus, ou ce point est-il secondaire s'il y a par ailleurs des accès télématiques ?

L'arbitrage des coûts compare deux solutions, l'une coûtant plus cher en investissement (portable), l'autre en fonctionnement (coûts téléphoniques). On calcule donc une durée d'amortissement des portables, en confrontant les coûts d'investissement et ceux de fonctionnement grâce à la formule suivante : coût du portable - coût du terminal par téléphone coût des connexions et maintenance du terminal par téléphone - coût de fonctionnement du portable

On peut voir que les coûts d'investissement s'amortissent en un à deux ans : les micro-ordinateurs portables sont donc globalement plus économiques.

Le prêt informatisé allège le travail de prêt, en particulier quand on laisse de grandes quantités de documents à un dépositaire. Il permet surtout de rationaliser et d'accélérer les systèmes de réservations, souvent très lourds avec les fichiers manuels.