Index des revues

• Bourdon, Françoise, Zillhardt, Sonia
  Vers un accès Web aux fichiers d'autorité auteurs des bibliothèques nationales européennes, p.131-137.
• 
  Présentation de la norme NF ISO 690-2, p.138-139.
• Freyre, Élisabeth
  Congrès IFLA 1998 à Amsterdam, p.140-144.
• Courtois, Victoria
  L'observatoire des alligators , p.145.

Vers un accès Web aux fichiers d'autorité auteurs des bibliothèques nationales européennes

Les résultats du projet AUTHOR

(1) Le projet européen AUTHOR (janvier 1995 - décembre 1997) est la première tentative de réalisation concrète d'échanges de données d'autorité sur les noms de personnes et les collectivités auteurs entre 5 bibliothèques nationales gérant des fichiers d'autorité automatisés avec des règles de catalogage, des langues et des formats différents.

1. Pourquoi et comment le projet est-il né ?

AUTHOR est né du besoin exprimé par plusieurs agences bibliographiques nationales européennes d'avoir accès en réseau aux fichiers d'autorité existant à l'échelon international pour réutiliser le travail d'identification des auteurs déjà réalisé par d'autres agences.

En effet, le marché international des notices bibliographiques est florissant. Les notices bibliographiques circulant ainsi comportent des points d'accès auteurs, eux-mêmes gérés de plus en plus souvent dans des fichiers d'autorité automatisés (voir encadré). Il paraît donc logique de vouloir réutiliser les données d'autorité auteurs comme on réutilise les données bibliographiques.

Selon les principes du contrôle bibliographique universel, chaque agence bibliographique nationale doit établir la forme d'autorité des noms de ses auteurs nationaux, personnes physiques ou collectivités, et pour les auteurs étrangers, doit réutiliser les formes d'autorité établies par les agences des pays dont ils ressortissent. Ces principes sont difficiles à mettre en application : d'une part parce que toutes les agences ne gèrent pas de fichier d'autorité, et d'autre part parce qu'il est difficile pour une agence donnée d'avoir accès aux fichiers d'autorité gérés par les autres agences. Étudier la faisabilité d'un accès en réseau aux fichiers d'autorité automatisés existant en Europe est le principal objectif d'AUTHOR.

Ce projet s'est inscrit dans le cadre des activités de CoBRA [Computerised Bibliographie Record Actions) qui visent à encourager la participation des bibliothèques nationales européennes aux programmes de recherche et de développement (2) .AUTHOR a été entièrement financé par la Commission européenne et a concerné 7 protagonistes (voir encadré).

Le projet AUTHOR est un prolongement du projet européen de CD-ROM commun à plusieurs bibliothèques nationales pour publier leurs bibliographies nationales officielles (LIBACTi/CDBIB, 1989-1992) qui avait montré la faisabilité d'une coopération internationale en matière d'échanges de données bibliographiques saisies dans des formats différents, selon des règles de catalogage différentes et dans des langues différentes (3) .

2. Les objectifs du projet AUTHOR

Le principal objectif de AUTHOR est de permettre la réutilisation dans le catalogage courant de données d'autorité auteurs produites par différentes bibliothèques nationales. Mais chaque étape du projet a été l'occasion de vérifier la faisabilité technique d'une opération, et on peut décliner ainsi les objectifs.

• Évaluation du format international d'échange de données d'autorité, UNIMARC/Autorités (4) , publié par l'IFLA en 1991, et jusqu'à présent plus utilisé dans lesbibliothèques comme format de travail local que commeformat d'échange. Le format UNIMARC, pour la descrip-tion des documents comme pour les données d'auto-rité, est recommandé par la Commission européenne5. (5)
• - Évaluation du logiciel UseMARCON pour convertir les notices d'autorité dans le format UNIMARC/Autorités. UseMARCON est un logiciel, développé dans le cadre d'un autre projet européen, permettant à un bibliothécaire d'écrire lui-même les règles de conversion et de convertir les notices de n'importe quel format MARC-source vers n'importe quel format MARC-cible. Le convertisseur a été mis au point pour traiter des notices bibliographiques : l'objectif du projet AUTHOR était de démontrer son adaptabilité au traitement des notices d'autorité et de donner ainsi plus d'impact aux résultats d'un projet antérieur (6) .
• La mise en place d'un accès Web à 5 bases réparties (celles des 5 bibliothèques nationales partenaires) en utilisant un protocole Z 39.50. L'objectif était là aussi d'exploiter les résultats d'un autre projet européen, achevé en 1995, le projet EUROPAGATE. Ce projet a mis au point une passerelle (« gateway ») entre un client utilisant la norme Z 39.50 et un serveur utilisant la norme ISO SR, et vice versa entre un serveur Z 39.50 et un client ISO SR, pour permettre l'accès à distance à des bases de données bibliographiques. Il a permis aussi de résoudre les problèmes techniques que posait l'accès à des serveurs multiples ayant chacun leurs propres caractéristiques. Ce logiciel, facilement portable, offre une interface normalisée entre serveurs donnant accès à des bases de données bibliographiques et facilite beaucoup les connexions internationales (7)

3. Les grandes étapes de la réalisation

Plusieurs chantiers ont été lancés en parallèle, mais la présentation qui suit est linéaire pour facilité la compréhension des opérations.

3. 1. Examen du contexte et analyse des besoins

Avec l'assistance technique du cabinet de consultants Bureau Van Dijk, le fichier d'autorité de chaque bibliothèque partenaire a été étudié dans son propre environnement. Chaque fichier d'autorité témoignant de pratiques nationales, l'hétérogénéité de l'ensemble a été vite mise en évidence en ce qui concerne notamment les points suivants.

e La structure des fichiers

Par exemple la façon de gérer les vedettes parallèles au sein d'une même notice d'autorité est différente en Belgique et en France. En Belgique, où le fichier d'autorité gère un catalogue bilingue, les vedettes parallèles sont créées pour les formes française et néerlandaise de chaque nom d'auteur. Vedette et notes sont ainsi répétées dans les 2 langues dans une même notice avec un jeu d'indicateurs qui permet d'apparier toutes les données saisies dans une même langue et d'éditer en clair 2 notices d'autorité : une en français et une en néerlandais. En France, les notes sont toujours en français et les vedettes parallèles sont créées lorsque la vedette peut prendre plusieurs formes en terme de langue (ex.: organismes internationaux ayant un nom officiel en plusieurs langues) en terme d'écriture (ex.: les auteurs écrivant en caractères non latins nécessitent la gestion d'une forme translittérée de leur nom), en terme d'usage (ex.: forme courante française et forme savante latine des noms d'auteur du Moyen Âge, etc.). Dans le catalogue géré par le fichier d'autorité, seule la première des vedettes parallèles sert de vedette aux notices bibliographiques, les autres sont gérées comme des formes de renvois.

0 Les types de notices inclus dans ces fichiers

Par exemple dans certains fichiers, les congrès ou les entités territoriales et les collectivités constituent des types de notices distincts, dans d'autres les familles et les noms de personnes constituent des types de notices différents. Cette distinction, quand elle existe, peut se traduire soit par des étiquettes différentes, soit par un code dans une zone fixe.

e Le contenu des notices d'autorité

D'un fichier à l'autre, les notices sont plus ou moins riches, et d'ailleurs il n'y a pas de consensus international sur le contenu type d'une notice d'autorité. Chaque bibliothèque a défini ce contenu en fonction de ses propres besoins et priorités. Ainsi la nationalité des entités décrites dans les notices d'autorité est rarement mentionnée, et quand elle l'est, elle l'est de façon différente : en zone fixe ou en note.

a Le type d'auteurs faisant l'objet de notices d'autorité

Selon les types de documents décrits dans les fichiers bibliographiques gérés par les fichiers d'autorité, ces derniers contiennent ou non des notices d'autorité pour les auteurs de tous genres : auteurs de documents imprimés, de manuscrits, de musique enregistrée, de documents cartographiques, etc. Le contenu de chaque fichier témoigne ainsi de pratiques nationales originales.

Cette hétérogénéité des fichiers d'autorité des partenaires a été identifiée dès 1995 dans un rapport d'étape dont il ressortit que le Projet aurait à prendre en compte :

• 5 langues de catalogage : anglais, espagnol, français, néerlandais, portugais, dont un catalogue bilingue français/néerlandais,
• 5 règles de catalogage : AACR2 (Royaume-Uni) et 4 normes nationales différentes pour la Belgique, l'Espagne, la France, le Portugal,
• 5 formats MARC : IBERMARC (Espagne), INTERMARC (France), BLMARC (Royaume-Uni), KBRMARC (Belgique), UNIMARC (Portugal),
• 4 logiciels de gestion : ARIADNA (Espagne), GEAC (France et Portugal), VUBIS (Belgique), WLN (Royaume-Uni).

Les partenaires ont alors défini leurs besoins comme suit :

• consultation des données d'autorité en ligne (de préférence à un CD-ROM) afin de bénéficier d'une information toujours à jour ;
• affichage des notices en UNIMARC/Autorités ;
• réutilisation des données par copie et ressaisie des informations pertinentes dans le fichier local, non par déchargement automatique des notices : en effet, ce déchargement nécessiterait des tables de conversion de UNIMARC/Autorités vers chacun des formats nationaux. Or la faisabilité de telles conversions n'est pas prouvée, et à cause des différentes règles et langues de catalogage entrant en concurrence, les notices importées seraient de toute façon à retravailler avant d'être intégrées dans le fichier local.

Les partenaires ont également convenu, mais cela était induit par la structure de projet, de travailler sur un échantillon de données et sur un prototype préfigurant l'architecture technique cible.

3.2. Transcodification des formats nationaux en UNIMARC/Autorités

L'utilisation du format UNIMARC/Autorités comme format commun d'échange étant inscrit dans les objectifs du projet, l'élaboration des tables de conversion a été faite d'emblée. Après que les partenaires se furent mis d'accord sur un modèle de tableau, chaque bibliothèque nationale a fait sa table de conversion du format national vers UNIMARC/Autorités, à l'exception du Portugal qui travaille déjà en UNIMARC. Le Portugal a coordonné ce travail et a veillé à la cohérence des résultats : un même type d'information saisi de façons différentes dans les formats nationaux doit après conversion se retrouver dans la même zone ou sous-zone du format UNIMARC ; par contre, deux informations de nature différente saisies de façon identique dans les formats nationaux doivent être traitées différemment lors de la conversion pour donner des résultats non ambigus en UNIMARC.

Tous les partenaires ont accepté de s'en tenir à la version officielle du format UNIMARC/Autorités publiée par l'IFLA en 1991 (et traduite en français en 1996), étant entendu que les problèmes rencontrés lors de la trans-codification seraient à terme transmis au Comité permanent UNIMARC chargé de faire évoluer le format.

3.3. Définition d'un échantillon de notices d'autorité

Il était entendu que plus l'échantillon de données sélectionné pour la phase de test sur le prototype serait cohérent, plus les tests avaient de chance d'être efficaces. Pour permettre une réelle comparaison entre les notices d'autorité établies pour une même entité dans les différents fichiers des partenaires, on a décidé de sélectionner dans tous ces fichiers un certain nombre de noms d'auteurs et de collectivités.

Ainsi ont été extraites en priorité de chaque fichier source les notices d'autorité suivantes, quand elles existaient.

Noms de personne : Aristotele, Cicero, Garcia, Gandhi, Kim ll-Sung, Mahfuz, Mao Zedong, Martin, Scholem, Silva, Singer, Smith, Solzhenitsyn, et toutes les notices ayant une entrée commençant par 0 ou par T.

Collectivités : Communauté économique européenne et Nations-Unies, et tous leurs équivalents dans les autres langues des pays partenaires, de même que les notices contenant une entrée commençant par Association, Centre, Commission, Comité, Conférence, Congrès, Conseil... et tous leurs équivalents en anglais, espagnol, portugais, etc. et toutes les notices ayant une entrée commençant par 0 ou par T.

Un certain nombre d'autres notices relevant souvent d'un traitement particulier ont été aussi définies précisément : par exemple, celles consacrées à des familles ou à des imprimeurs libraires du xvie au XVIIe siècle.

Chaque partenaire pouvait compléter son jeu de notices par des notices d'autorité de son choix illustrant au mieux ses particularités ou ses domaines d'excellence.

L'échantillon devait comporter à terme plus de 120 000 notices provenant de la British Library (41 764), de la BNF (41 370), d'Espagne (22 244), du Portugal (11 024) et de Belgique (7 196).

3.4. Ecriture des programmes de conversion et conversion des notices d'autorité

Après une démonstration du logiciel UseMARCON par la Société Jouve qui l'a mis au point, chaque partenaire a préparé ses tables de référence et la conversion de ses notices en s'appuyant sur les tableaux de transcodification préalablement élaborés. Sans entrer dans le détail technique des opérations, indiquons simplement ici quelques-unes des principales difficultés rencontrées dans l'utilisation du logiciel UseMARCON, notamment dans la spécification des règles de conversion.

• Les sous-zones sont converties dans l'ordre où elles apparaissent dans le programme de conversion et non dans l'ordre où elles apparaissent dans les données : le résultat de la conversion n'est donc pas satisfaisant quand, pour un fichier source donné, une même zone peut contenir les mêmes sous-zones mais dans des ordres différents selon les notices. À l'affichage de la notice convertie en UNIMARC, on constate que des éléments de données ont été déplacés par la conversion et le résultat est erroné.
• Il est impossible de générer une ponctuation correcte à partir des codes de sous-zones quand le contenu de plusieurs sous-zones du format source doit être converti dans une seule sous-zone du format cible.
• Les tests qui s'effectuent en fonction de différentes valeurs d'un code de sous-zone ou d'une position d'une zone fixe fonctionnent mal.

Le fait que UseMARCON a été mis au point pour des notices bibliographiques et non pour des notices d'autorité a mis en évidence quelques insuffisances du logiciel qui n'ont pu être entièrement résolues dans le cadre du Projet : par exemple il n'a pas été possible de générer une notice (notice d'autorité ou notice de renvoi) dans le format cible UNIMARC à partir d'une zone (vedette parallèle ou forme rejetée) d'un des formats source (notamment INTERMARC). Cette procédure exceptionnelle dans la gestion d'un fichier bibliographique est utile dans la gestion d'un fichier d'autorité.

Enfin le logiciel UseMARCON s'est révélé moins convivial que prévu pour les bibliothécaires et chaque bibliothèque partenaire a dû demander l'assistance technique d'un informaticien pour mener à bien l'écriture des programmes de conversion. Toutefois, les avantages l'ont emporté sur les inconvénients et le rapport d'évaluation de l'utilisation de UseMARCON conclut que ce logiciel est utilisable pour convertir des notices d'autorité moyennant quelques évolutions. Les partenaires ont donc pu convertir leurs échantillons de notices d'autorité en UNIMARC/Autorités avec cet outil.

3.5. Définition de l'architecture technique: système cible et prototype

Six scénarios ont été étudiés par les partenaires, chacun étant proposé avec un relevé des avantages et des inconvénients.

Le choix d'un scénario technique dépend de la combinaison de 3 critères :

• le format des données : un format unique (en l'occurrence le format UNIMARC, sur un serveur unique ou sur des serveurs séparés) ou des formats différents (les formats nationaux), l'utilisation du format UNIMARC/ Autorités comme format commun d'échange étant inscrite dans les objectifs du Projet, ce critère n'est pas entré en ligne de compte ;
• la structure des fichiers, un fichier unique (ce qui implique une conversion des différents formats nationaux en UNIMARC) ou des fichiers séparés (ce qui rend optionnelle la conversion des formats nationaux en UNIMARC) ;
• la structure des serveurs, un serveur unique (dont la gestion doit être assumée par une bibliothèque nationale ou une société de services) ou des serveurs séparés (qui sont a priori les serveurs des différentes bibliothèques nationales).

Le scénario retenu pour le système cible est le scénario d'accès à distance aux fichiers d'autorité auteurs des différentes bibliothèques nationales. L'accès à des bases de données distribuées en réseau s'appuiera sur l'implémentation du protocole Z39.50 sur chaque serveur de notices d'autorité auteurs. Ceci permettra l'envoi d'une requête unique à différents serveurs et une réponse globale présentant les résultats de la recherche. La requête sera transmise par l'utilisateur final à partir de son poste de travail, équipé d'un logiciel de navigation du Web aux serveurs Z 39.50 des partenaires. Chaque serveur est mis à jour et maintenu par la bibliothèque partenaire, il donne accès à l'ensemble des autorités auteurs de cette bibliothèque, la conversion des notices vers le format UNIMARC sera faite à la volée.

Afin de démontrer la faisabilité du système-cible, un prototype de test a été développé suivant les spécifications fonctionnelles et techniques suivantes :

• un système conçu pour le test de l'accès aux notices, avec par définition, une durée de vie limitée ;
• un prototype bon marché, capable de traiter un nombre limité de notices (l'échantillon préalablement défini) ;
• un serveur unique indépendant des systèmes existant dans les bibliothèques partenaires ;
• une conversion préalable de l'échantillon de notices en UNIMARC/Autorités (voir ci-dessus) et non une conversion à la volée comme cela est prévu à la cible ;
• un accès direct par Internet avec un navigateur Web ou un client Z 39.50. La passerelle Z 39.50/ Web permet à l'utilisateur, à partir d'un navigateur Web de recevoir des pages HTML. Sur ces pages, l'utilisateur sélectionne une ou plusieurs bases de données et formule sa requête. La requête est ensuite traduite en Z 39.50 et transmise au serveur. Le même processus s'applique pour les réponses ;
• le prototype sera construit autour d'une base de données unique (OPAA : Open Public Authority Access) simulant l'accès aux 5 bases des bibliothèques nationales ;
• la recherche s'effectuera sur les champs : 2XX, 4XX, 5XX du format UNIMARC/Autorités.

Le prototype a été développé par Index Data qui a également chargé les échantillons de notices en format UNIMARC/Autorités fournis par chaque partenaire. À partir de fin septembre 1997, le prototype a été opérationnel sur le Web où étaient également disponibles une information générale sur le Projet, la description précise de l'échantillon et un formulaire d'évaluation.

4. Test et évaluation du projet AUTHOR

La promotion du projet AUTHOR a été faite par chaque bibliothèque partenaire dans son propre pays mais aussi au cours de plusieurs conférences internationales : à l'occasion de deux ateliers sur les notices d'autorité organisés dans le cadre du congrès annuel de l'IFLA à Pékin (août 1996) et Copenhague (août 1997), et lors d'un atelier sur le format UNIMARC qui s'est tenu à Luxembourg sous les auspices de la DGXIII de la Commission européenne (septembre 1996). Tous les participants à ces manifestations ont été officiellement invités à participer à la phase de test qui s'est déroulée d'octobre à décembre 1997. Les bibliothèques qui ont testé le prototype devaient décharger le formulaire d'évaluation et le renvoyer à la BNF. 37 formulaires d'évaluation ont été collectés, provenant de 52 individus ayant participé au test.

Il ressort que 16 bibliothèques dans 13 pays ont participé à l'évaluation : c'est-à-dire que 11 établissements dans 8 pays différents se sont associés à l'opération en plus des 5 bibliothèques partenaires du Projet. Cette large mobilisation des bibliothèques en Europe (Allemagne, Croatie, Finlande, Italie, Russie, Suède...) et aux États-Unis (Library of Congress, UCLA) met en évidence qu'un tel système d'accès aux fichiers d'autorité correspond à un réel besoin, tant pour les bibliothèques nationales que pour les grandes bibliothèques universitaires.

L'évaluation a été très riche en enseignements et ouvre de nombreuses pistes de travail exploitables dès à présent dans un contexte international pour améliorer le service qui devrait être rendu à terme. Sans entrer dans les détails, on peut résumer ainsi les principaux résultats.

• Le contenu des notices d'autorité a été jugé très inégal : la définition de l'échantillon incitait les catalogueurs à comparer les mêmes notices dans les différentes bases des partenaires. Les notices sont plus ou moins riches selon la bibliothèque d'origine (celles de la BNF étant considérées comme les plus riches de l'échantillon). Pour accroître l'intérêt des notices dans le cadre d'un échange international, il faudrait trouver un consensus sur le contenu minimal d'une notice d'autorité et veiller à ce que les notices ainsi disponibles soient exploitables en tant que telles (c'est-à-dire sans référence aux catalogues qu'elles servent à gérer dans leur environnement local). Un code de bonne conduite pourrait être mis en place entre les partenaires du futur système pour les inciter à respecter les règles ainsi définies. Notons pour mémoire que le rapport final d'un Groupe de travail IFLA mis en place en 1996 pour faire avancer la réflexion dans ce domaine sera rendu public avant la fin 1998 (8) .
• Le format UNIMARC/Autorités a été perçu comme facile à utiliser pour la recherche et l'affichage, même si dans l'ensemble les catalogueurs ne le pratiquent pas dans leur travail quotidien. Nombre d'entre eux souhaiteraient cependant bénéficier d'information sur les formats nationaux pour mieux comprendre le résultat obtenu en UNIMARC : des écrans d'aide seront donc à prévoir dans le système cible pour présenter les zones des formats nationaux et les grands principes des règles de catalogage en vigueur dans les pays participants. Les remarques des évaluateurs du prototype ont permis de formaliser certaines recommandations sur l'évolution du format, notamment le développement des informations à saisir en zones fixes (ce qui permet de multiplier les tris sur les notices et de gommer les problèmes linguistiques à l'affichage), et la nécessité de rendre répétables certains codes de sous-zones (par exemple le code $a dans les zones de notes). Ces demandes d'évolution du format UNIMARC/Autorités ont été transmises au Comité permanent UNIMARC de l'IFLA pour suite à donner (voir article d'Élisabeth Freyre dans ce numéro).
• Le mode de réutilisation des données d'autorité est passé le plus souvent par l'impression des notices affichées ; seuls quelques catalogueurs ont procédé directement par copier/coller (copie des données affichées sur le prototype et collage dans le système local de catalogage) mais il faut reconnaître que la plupart des systèmes de catalogage ne disposent pas encore d'une interface Windows permettant cette procédure. Certains évaluateurs ont regretté de ne pas pouvoir décharger les données dans le système local : cette option avait été longuement étudiée lors de l'élaboration du scénario technique et avait été écartée pour les raisons suivantes : la faisabilité des conversions du format UNIMARC/Autorités vers les formats nationaux n'est pas prouvée ; les langues et les règles de catalogage diffèrent d'un fichier d'autorité à l'autre et toute notice importée d'un autre fichier doit être « manuellement » adaptée à son nouvel environnement ; le déchargement et la réutilisation des données supposent que le problème du droit de propriété intellectuelle sur les notices ait été réglé en amont, ce qui n'était pas le cas.
• L'évaluation du système a surtout porté sur sa capacité à interroger simultanément plusieurs bases de données. La plupart des catalogueurs ont utilisé l'option « All fields )i (Tous champs), même si elle provoquait un bruit certain. Plusieurs suggestions pour améliorer le système cible apparaissent dans les formulaires d'évaluation : offrir une recherche spécifique sur les notes, pouvoir restreindre la recherche aux seuls noms de personnes ou aux seules collectivités auteurs, permettre l'utilisation de la troncature, etc.
• L'affichage et le tri des résultats ont été très critiqués.

Nous sommes donc sur la bonne voie aujourd'hui dans le domaine de la coopération internationale en matière de données d'autorité : les travaux en cours entre la Library of Congress et la British Library dans le but de réaliser un fichier d'autorité commun à ces 2 institutions (voir l'exposé d'Alan Danskin) et la mise en oeuvre du projet AUTHOR le prouvent. Nous sommes en train d'expérimenter ce qui depuis des années restait un simple souhait : l'échange de données d'autorité à l'échelon international. L'évolution des techniques facilite la réalisation concrète : les bibliothécaires s'approprient des techniques de communication de plus en plus sophistiquées, mises au point en dehors de leur champ d'action (Internet, Europagate, etc.) mais contribuent aussi directement à la mise au point des outils dont ils ont besoin (UseMARCON par exemple). Le résultat est que, loin de gommer les différences entre les pratiques nationales de catalogage, ces nouveaux outils nous permettent de les gérer et nous incitent à utiliser la richesse de nos voisins sans craindre de perdre notre spécificité. Il nous reste à apprendre à tirer le meilleur profit de nos différences pour enrichir nos catalogues mutuels sans dupliquer le travail d'identification des auteurs, toujours trop coûteux en temps et en effectif.