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    Le fichier d'autorité des collectivités

    Par Marion Mouchot, conservateur, responsable du service d'autorité des collectivités

    Lors du Congrès de Rabat, tenu en 1987, l'un des intervenants a donné d'un fichier d'autorité la définition suivante : "Quand on établit un catalogue ou une bibliographie, il est nécessaire de veiller à la cohérence des vedettes sous lesquelles on trouve les références bibliographiques. Le chercheur doit trouver à un seul endroit les oeuvres d'un même auteur ou sur un même sujet, et seulement celles-là. C'est-à-dire que le bibliothécaire doit éviter deux erreurs confondre sous une même rubrique deux auteurs ou deux concepts diffé rents, disperser sous plusieurs rubriques différentes un même auteur ou un même sujet" (12).

    La réponse à ces besoins a été la constitution de fichiers d'autorité, par ticulièrement pour les auteurs collec tifs. Les collectivités sont en effet, l'instar des personnes physiques, des corps vivants, mais dont la durée de vie peut être illimitée, et surtout qui ont une "vie" très complexe (changements de noms, fusions, scissions etc.) qui nécessite un important travail de mise en ordre.

    DES ORIGINES AU FICHIER AUTOMATISÉ

    La première étape a été la référence régulière aux noms de collectivités tels qu'ils se présentaient en vedettes sur les notices bibliographiques préexistantes: la cohérence des vedettes n'était qu'imparfaitement assurée: si cela permettait -en principe- de rassembler un même organisme sous un seul nom, ce nom pouvait bien souvent cacher plusieurs organismes différents.

    Vignette de l'image.Illustration
    Tableau 2 : notice d'autorité collectivité

    On a alors pensé à gérer les vedettes dans un fichier séparé, où il était loisible de déterminer exactement les contours de chaque entité. Alors qu'apparaissaient les premiers thésaurus de mots-matières, on entreprit en 1950 à la Bibliothèque Nationale, de constituer un fichier spécifique de gestion des vedettes de collectivités.

    Ce fichier manuel était constitué de fiches, de couleur beige, représentant chacune une collectivité précise, portant la vedette uniforme de cette collectivité, la mention des formes rejetées, et des autres collectivités auxquelles celle-ci était liée. Ce fichier existe encore, et sert toujours de référence pour les catalogueurs traitant de publications émanant de collectivités de fondation ancienne; il est appelé à se rétrécir au fur et à mesure que les vedettes qu'il contient sont retraitées dans le fichier automatisé, lors du catalogage en ligne. Il devrait d'abord se réduire aux collectivités n'ayant plus d'activité éditrice, puis disparaître complètement, lorsque toutes les vedettes qu'il contient auront été entrées automatiquement dans le nouveau fichier, lors des chargements bibliographiques rétrospectifs.

    Parallèlement, de décembre 1983 à février 1985, les notices d'autorité de collectivités sont, au fur et à mesure du catalogage courant, rédigées sur bordereaux saisis par un façonnier puis chargées dans BN-Opale. Cette étape a été décisive pour le fichier des collectivités, apportant deux avantages essentiels:

    • chaque notice, correspondant à une vedette, comporte une quantité quasi illimitée d'informations précieuses pour l'identification de cette vedette (variantes de l'intitulé, renseignements de tous ordres, notamment historique de la collectivité, etc.)
    • le chaînage entre chaque notice d'autorité et les notices bibliographiques dans lesquelles la collectivité apparaît en vedette, permet une tenue à jour efficace de cette clef d'accès.

    LE FICHIER AUTOMATISÉ

    Il existe sous deux formes: en ligne depuis 1985 et, depuis 1989, sous forme de microfiches.

    Le fichier automatisé en ligne

    il permet à la fois la consultation des notices, et leur création ou mise à jour. Il se compose à la fois de notices travaillées lors du catalogage courant, ou d'un travail de révision systématique, et de notices sommaires provenant des chargements bibliographiques (voir supra).

    Les notices travaillées, complètes, édi-tables, sont créées selon le cadre informatique du format Intermarc(A). Elles se composent de trois parties (cf. Tableau 2):

    deux zones fixes (Guide et zone 008) contenant des informations codées sur la notice et surtout sur la collectivité elle-même: nationalité, langue employée pour ses publications, type d'activité, dates de naissance et de mort. Ces codes sont destinés à des tris sur les critères prévus; ainsi pourra-ton, par exemple, sélectionner toutes les collectivités françaises, ou tous les organismes de type économique (en poussant la précision jusqu'à la sélection de leur activité spécifique) ou d'enseignement; toutes les bibliothèques ou tous les musées, etc.

    le corps de la notice comprenant des zones de longueur variable qui peuvent se décomposer de la façon suivante:

    les zones vedettes (précédées d'étiquettes 110): elles sont établies une fois qu'à été déterminée l'entité de catalogage convenable, cette démarche essentielle étant parfois délicate: faut-il par exemple, lorsqu'un organisme change de nom, considérer chaque nom comme recouvrant une entité différente, et devant faire l'objet de notices distinctes, ou bien au contraire ne voir dans ces noms que les avatars d'une seule et unique entité, et n'établir qu'une notice d'autorité ?

    Peut-on confondre en une seule notice un organisme et son siège social, un groupe industriel avec sa société holding, etc ? Une fois donc un parti pris, on établit pour la collectivité choisie, la vedette retenue, dite "vedette uni-forme", qui peut être selon les cas une forme savante à valeur internationale, ou une forme à valeur d'usage. Cette forme privilégiée peut être suivie de formes parallèles introduites par autant d'étiquettes 110, proposées aux utilisateurs qui auraient une optique différente de l'agence bibliographique nationale. Elles diffèrent par la langue quand la collectivité a un nom en plusieurs langues; par la norme employée, normes AFNOR Z 44-060 d'octobre 1955 et d'octobre 1983; par le caractère international ou simplement usuel quand les deux sont admissibles.

    les zones de renvois (précédées d'étiquettes 410) : figurent ainsi en formes rejetées, dans l'ordre: les sigles et acronymes désignant cette collectivité, les variantes contemporaines ou antérieures de son nom, les formes hiérarchisées, et enfin les intitulés, parus éventuellement en vedette, d'anciens fichiers bibliographiques, et pris en compte pour parer à l'apparition de doublons lors des chargements bibliographiques rétrospectifs. Vedettes parallèles et formes rejetées figurent dans l'index sous forme de renvois à la vedette uniforme.

    les zones de liens (introduites par des étiquettes 3XX), établissent des passerelles entre des collectivités différentes ou des entités qu'on a voulu distinguer: on peut associer plusieurs notices soit par un lien symétrique de type "voir aussi", soit par un lien chronologique, symétrique également, daté ou non, qui indique quelle vedette précède l'autre ou lui succède, de façon qu'on puisse suivre l'évolution chronologique d'une collectivité et donc la succession de ses publications. Un lien d'une autre nature est établi entre les vedettes résultant des changements de noms des organismes à avatars multiples (comme les Ministères français), et les vedettes artificielles qui les regroupent. Grâce à ce lien, on devrait pouvoir accéder, par l'interrogation de ces vedettes de regroupement, aux publications de tels organismes, quels que soient les intitulés sous lesquels elles aient paru et la vedette sous laquelle elles aient été annoncées.

    les zones de notes comprennent, sous forme de texte libre, de multiples données: historique des organismes, précisions sur leur rôle, leur environnement, leur activité, leurs coordonnées postales et téléphoniques, instructions aux utilisateurs sur l'utilisation des vedettes, sources, bibliographiques ou autres, auxquelles se référer, etc.

    Les microfiches

    Depuis le 1er trimestre 1989, le fichier d'autorité des collectivités est édité sous forme de microfiches, avec une mise à jour cumulative chaque semestre. Ces microfiches représentent la transcription exacte, sous une forme décodée, des notices travaillées figurant dans le fichier en ligne (à l'exclusion des notices brutes issues des changements bibliographiques). Elles mettent à la disposition des bibliothèques et centres de documentation qui en font l'acquisition toute la richesse d'information contenue dans le fichier d'origine, mais détachée de la masse bibliographique à laquelle elle est associée dans la base BN-Opale: les autorités peuvent être réutilisées par ces centres pour l'indexation, et la maîtrise de leurs propres fonds. Enfin, la richesse et la diversité les renseignements fournis sur les col-ectivités incluses peuvent constituer m apport non négligeable à tous ceux, personnes publiques ou privées, qui ;ont concernés par l'histoire des instiutions.

    Le succès éditorial immédiat connu 3ar les deux premières éditions laissent bien augurer de son avenir, satisfaisant de plus en plus, et - espérons-le de mieux en mieux, les besoins tant les bibliothèques et organismes de iocumentation, que des chercheurs particuliers, en France comme à étranger.