Index des revues

• Beaudiquez, Marcelle
  Introduction, p.30-32.
• Bourdon, Françoise
  Le fichier d'autorité des auteurs personnes physiques (fichier app) , p.32-35.
• Mouchot, Marion
  Le fichier d'autorité des collectivités , p.35-38.
• Boddaert, Nadine
  Le fichier d'autorité des titres uniformes , p.38-40.
• Maury, Cécile
  Le fichier d'autorité matière bn-opale , p.40-42.
• Beaudiquez, Marcelle
  Conclusion, p.43-44.
• 
  Bibliographie, p.44.

Le fichier d'autorité des auteurs personnes physiques (fichier APP)

Par Françoise Bourdon, conservateur, responsable du service d'autorité des auteurs personnes physiques

Le Fichier APP gère tous les auteurs noms de personne de la base BN-Opale. Il constitue un fichier informatisé d'informations nominatives et est, à ce titre, soumis au contrôle de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, dossier n° 102697). Les auteurs ont un droit d'accès et de rectification.

CONTENU TYPE D'UNE NOTICE APP

Le contenu type d'une notice APP complète est le suivant (cf Tableau 1) :

• des zones vedettes : la vedette d'autorité attribuée à l'auteur, et les formes rejetées du nom (renvois d'exclusion "voir") et/ou associées au nom (renvois d'orientation "voir aussi"). Ces zones vedettes sont élaborées selon la norme AFNOR Forme et structure des vedettes noms de personne (1) et respectent les recommandations énoncées dans les Naines ofper-sons publiés par l'IFLA en 1977-1980 (5).
• des informations biographiques sur l'auteur : dates biographiques; nationalité; langue(s) utilisée(s) par l'auteur; profession ou domaine d'activité (archéologue, auteur de bandes dessinées, médecin, romancier ...); lieu d'exercice ou organisme employeur (professeur d'histoire à Paris III, expert auprès de l'Unesco, chargé de recherche dans tel laboratoire du CNRS ...). Moins l'auteur est connu, plus ce type d'information est précieux pour régler les éventuels problèmes d'homonymie : elles permettent notamment de contacter directement l'auteur, sans passer par l'intermédiaire de l'éditeur, pour obtenir ultérieurement des précisions biobibliographiques. Ces données figurent la plupart du temps sur les ouvrages. Ce qui se traduit par " derrière le nom de personne dans la mention de responsabilité d'une notice bibliographique est indiqué dans la notice d'autorité consacrée à l'auteur. Ainsi l'information reste disponible et aide, a posteriori, le catalogueur à identifier les homonymes.
• la mention des sources utilisées pour rédiger la notice d'autorité. Ces sources sont de deux types :
• * la référence bibliographique succincte (titre/auteur, date) de l'ouvrage auquel l'auteur a collaboré et pour le catalogage duquel un lien doit être créé avec la notice d'autorité, est toujours citée en source. Cette mention contribue à parfaire l'identification de l'auteur en cas d'homonymie, réelle ou potentielle : elle permet de mieux comprendre le type d'ouvrages écrits par l'auteur et surtout d'exploiter rapidement la liste des oeuvres- du même auteur qui figure parfois dans les livres en cours de traitement. Cette information peut paraître redondante aux catalogueurs travaillant en ligne et disposant du fichier bibliographique lié au Fichier APP. Mais le fichier d'autorité aussi vocation à être exploité dans des produits autonomes et donc doit avoir sa propre cohérence.
• les ouvrages de référence consultés sont saisis, mais dans un premier temps ces données ne figureront pas dans les produits édités du Fichier APP, pour des raisons d'organisation interne du travail.

Pour terminer la présentation du contenu type d'une notice APP, il faut encore préciser deux points :

• I'INTERMARC(A) permet de saisir des notes confidentielles, c'est-à-dire des notes accessibles aux seuls catalogueurs travaillant en ligne dans BN-Opale. Ainsi, les adresses personnelles des auteurs et certaines données biographiques restent confidentielles.
• une note sur l'utilisation qui doit être faite de la vedette d'autorité dans le fichier bibliographique est ajoutée dans certaines notices d'autorité particulièrement complexes.

LES METHODES DE TRAVAIL

Les méthodes de travail sur le Fichier APP diffèrent quelque peu entre les 135 catalogueurs qui l'alimentent quotidiennement. Les 15 services concernés n'ayant pas tous les mêmes objectifs au sein de BN-Opale, ni les mêmes disponibilités en personnel, différents critères ont été définis pour sélectionner les auteurs devant faire l'objet d'une notice d'autorité complète. Sans entrer dans les détails, il faut préciser, pour bien comprendre l'actuel contenu du Fichier APP,que :

• les auteurs des XVI-XVIIIe siècles traités par l'Inventaire Général dans le cadre de la rédaction du Catalogue des livres imprimés entrés à la Bibliothèque nationale. Anonymes - XVIe-XVIIIe siècles, font l'objet de notices APP complètes.
• les auteurs actuellement publiés en France et dont les oeuvres sont annoncées dans la Bibliographie nationale française, ainsi que les auteurs dont les oeuvres sont recensées dans la Liste des acquisitions de la Bibliothèque nationale, ne font l'objet de notices APP complètes que dans les cas suivants :
  • ils posent un problème d'homonymie au sein du fichier d'autorité en ligne.
  • des informations biographiques les concernant figurent sur l'ouvrage en cours de traitement. Les auteurs français font alors l'objet d'une notice APP complète quelle que soit leur notoriété. Par contre les auteurs étrangers doivent avoir au moins deux ouvrages dans la base bibliographique en ligne pour bénéficier du même traitement.
  • le nom de l'auteur pose un problème de structure (noms de terre avec titres de noblesse, noms en religion, pseudonymes ...) et/ou un problème de forme (auteurs étrangers dont le nom nécessite une translittération ...)
• les auteurs, français et étrangers, traités par les services de la Bibliothèque nationale mais dont les oeuvres ne sont pas annoncées dans les deux publications citées ci-dessus, sont plus rarement dotés de notices APP complètes.

Voici rapidement résumées les consignes données aux catalogueurs alimentant le Fichier APP et permettant d'en évaluer le contenu.

Par rapport aux méthodes de travail antérieures à l'automatisation, la saisie de ces données constitue un travail supplémentaire exigé de tous ceux qui cataloguent en ligne dans BN-Opale. Ce surcroît de travail résulte à la fois d'une contrainte technique et d'une nouvelle façon de concevoir la préparation du Catalogue de la Bibliothèque nationale :

• une contrainte technique: toute vedette nom de personne saisie dans une notice bibliographique est automatiquement confrontée avec l'index du Fichier APP; toute anomalie décelée par le système doit obligatoirement être réglée pour que la procédure de catalogage puisse être menée à son terme. Autrefois, lors du catalogage manuel, seule une démarche volontaire du catalogueur lui permettait de comparer la vedette en cours d'élaboration avec celles préexistantes dans les fichiers manuels ou les index imprimés tous les ans, mais non cumulatifs, de la Bibliographie de la France.
• le Catalogue de la Bibliothèque nationale est préparé en ligne, jour après jour, par l'ensemble des catalogueurs travaillant dans BN-Opale, et non plus par un service chargé a posteriori de veiller à la cohérence d'une tranche décennale. Ainsi, l'identification des homonymes par exemple, doit se faire immédiatement, par l'exploitation des données bio-bibliographiques figurant dans l'ouvrage en cours de traitement, ou fournies par l'éditeur. Certes il n'y a plus le recul dans le temps, permettant de voir en perspective l'oeuvre parfois hétéroclite d'un auteur, et on risque de le cataloguer sous des vedettes différentes du moins dans un premier temps. Le catalogage en ligne dans BN-Opale permet donc à la Bibliothèque nationale de faire l'économie d'un service. Mais si le "Service du Catalogue" a disparu, les services de catalogage courant qui ont hérité de ses tâches n'ont pas pour autant, malheureusement, vu renforcer leurs ressources humaines.

ROLE DU SERVICE D'AUTORITE DES AUTEURS PERSONNES PHYSIQUES

Le Service d'autorité responsable de la gestion du Fichier APP, d'une part sert de chef d'orchestre, d'arbitre et de conseiller auprès de ces différents services de catalogage, et d'autre part effectue un travail de fonds sur le fichier. Un effectif réduit (1 plein temps et 4 mi-temps de conservateurs) impose la définition de strictes priorités dans le travail à effectuer et la recherche de méthodes efficaces pour le mener à bien. Plusieurs organisations du Service ont été testées depuis sa création en 1985, témoignant d'une constante adaptation aux besoins des services de catalogage et d'une stimulante réflexion sur les fonctions d'un service d'autorité.

• le Service d'autorité est au service des catalogueurs. Il assure la formation de base de tous les catalogueurs alimentant le Fichier APP dans le cadre du traitement courant ou rétrospectif des ouvrages dans BN-Opale. Il procède par sondage à des contrôles de qualité sur le travail effectué dans le Fichier APP; dans un souci pédagogique les erreurs les plus graves sont signalées aux catalogueurs qui les ont commises afin d'éviter qu'ils ne les renouvellent. Il traite tous les cas complexes que lui transmettent les services de catalogage, ce qui permet de recenser les problèmes rencontrés et de définir petit à petit les règles à suivre pour vaincre les difficultés non résolues par la norme NF Z 44-061. C'est dans cet esprit que le Service APP participe à la rédaction du Guide pratique du catalogueur de la Bibliothèque nationale (10). Le Service d'autorité répond aussi à toutes sortes de demandes émanant d'autres bibliothèques ou des auteurs eux-mêmes sur le catalogage des noms de personne auteurs.
• le Service d'autorité effectue en priorité un travail de fond sur les auteurs français, secteur dont il est plus particulièrement responsable: l'identification des homonymes et l'attribution correcte de leurs oeuvres sont faites, en plus des cas soumis par les services de catalogage, à partir d'un listing recensant les auteurs ayant le plus grand nombre de notices bibliographiques dans la base BN-Opale. Pour cela, le service gère un important courrier avec les auteurs, par l'intermédiaire des éditeurs. Un travail de fond est également entrepris sur des types d'auteurs particulièrement complexes à traiter: les papes, les souverains, les auteurs du Moyen Age auxquels on a attribué des "classiques anonymes" (en étroite relation avec le service gestionnaire du Fichier des titres uniformes), etc.

Si le Fichier APP reste "gros mangeur de temps" pour les services de catalogage, il faut reconnaître qu'après tâtonnement, un certain équilibre semble avoir été trouvé dans la conciliation des objectifs apparemment contradictoires de ces services. Cela tient surtout au fait que dans leur grande majorité les catalogueurs aiment bien travailler dans ce fichier. Mais pour satisfaire à la fois aux exigences de productivité de son service et à sa propre inclination, chaque catalogueur a tendance à définir petit à petit ses propres règles de travail dans le Fichier APP, et le Service d'autorité doit sans cesse veiller au respect des consignes dont dépend la cohérence du Fichier.

Le Fichier APP a fêté ses 5 ans en mars 1990. Il n'a pas encore vraiment atteint l'âge de raison mais il est suffisamment policé à présent pour être présenté au public.

Il est temps que tout ce travail, confidentiel jusqu'à présent, soit exploité par nos collègues des autres bibliothèques. Les projets de publication prennent forme: les notices APP complètes devraient prochainement être publiées sur microfiches et sur CD-ROM. Alors seulement le Fichier APP pourra prétendre "faire autorité" à l'échelon national, et pour les auteurs français à l'échelon international, et contribuera à l'accomplissement d'une des missions de la Bibliothèque nationale.