C'est dans une recherche de "cohéren-ce du vocabulaire d'indexation, de façon à limiter la dispersion des notices sous des rubriques trop nom-breuses" (3) que, depuis 1980, les services d'indexation-matière de la Bibliothèque nationale (France) constituent au fur et à mesure des besoins du catalogage courant, une liste d'autorité encyclopédique de matières, adaptée du Répertoire de vedettes-matière de l'Université Laval à Québec, lui-même dérivé de la liste de vedettes-matière de la Bibliothèque du Congrès à Washington: Library of Congress Subject Headings (LCSH).
La liste d'autorité de matières de la Bibliothèque nationale a été informatisée dès 1980 par une société de services et éditée sur microfiches COM de 1982 à 1985 sous le titre "Vedettes-matières BN". Elle a été chargée dans la base BN-OPALE en 1985. Les zones matière des notices bibliographiques ont été chaînées au fichier d'autorité en 1987 et, à partir de 1988, le catalogage matière est contrôlé en ligne par la liste d'autorité.
A l'intérieur des services d'indexation-matière des deux grandes chaînes de catalogage de la Bibliothèque Nationale: les Entrées françaises et les Entrées étrangères, est rapidement intervenue une spécialisation de certains catalogueurs plus particulièrement chargés de la coordination du catalogage et de la gestion du fichier d'autorité. Cette fonction d'autorité a tout naturellement été transférée au Centre de coordination bibliographique et technique lors de sa création en 1985.
L'équipe d'autorité-matière du CCBT fonctionne depuis cette date avec cinq postes, mais un plus grand nombre de personnes (8 personnes) car la plupart ont gardé un mi-temps de catalogage, aspect très important pour maintenir le contact avec le travail d'indexation et les catalogueurs.
Le Service d'autorité-matière assure:
Langage documentaire, qui normalise l'utilisation du vocabulaire destiné à l'indexation des documents, la liste se veut encyclopédique et vise à couvrir l'ensemble des connaissances. Mais, constituée au fur et à mesure des besoins du catalogage, elle ne peut que refléter la composition des fonds de la Bibliothèque nationale, pauvre en sciences. Ces lacunes vont se combler avec l'ouverture de la base BN-Opale à d'autres bibliothèques ainsi que par la coopération avec RAMEAU.
La liste d'autorité de matières offre un répertoire de termes destinés à être combinés entre eux selon des règles syntaxiques contraignantes. L'apprentissage de cette combinatoire est lourd, mais ce système d'indexation précoordonné permet d'assurer la cohérence du catalogue-matière, et de constituer automatiquement des index, des bibliographies ou des catalogues collectifs: c'est ainsi que sont établis les index-matière de la Bibliographie Nationale Française (BNF).
Ces règles de construction émanent des LCSH via le Répertoire de vedettes-matière de l'Université Laval. Leur respect permet donc dans un contexte culturel francophone la récupération de notices déjà cataloguées dans les réseaux nord-américains (OCLC) ou l'utilisation du CIP des livres édités aux Etats-Unis, et donc, pour les bibliothèques, des économies de temps et de personnel.
Quant au lecteur, force est de constater que, dans l'état de la plupart des OPAC disponibles sur le marché, y compris l'OPAC du système de la Bibliothèque Nationale, ce langage contrôlé et pré-coordonné ne lui simplifie pas l'accès aux sujets. Mais ces difficultés peuvent être résolues par l'utilisation des mots-clés et de la recherche booléenne. Ressources qu'offre par exemple le CD-ROM de la Bibliographie nationale Française. Un travail sur les OPAC est nécessaire rapidement pour rendre ce système plus convivial.
La liste d'autorité contient le vocabulaire contrôlé et hiérarchisé, et, dans des notes d'application, les règles de syntaxe qui permettent de construire des vedettes-matière dans le fichier bibliographique. On trouve dans la liste 3 types de notices:
On trouve en tête de la notice le terme retenu ou "vedette", suivi si besoin est d'une note d'application qui en définit le champ sémantique, énonce les règles de syntaxe permettant de combiner les éléments entre eux et les règles de catalogage.
Comme dans toute notice d'autorité on trouve également des termes exclus, des liens à des termes associés (sans niveau hiérarchique), des liens hiérarchiques (termes génériques et termes spécifiques), des notes historiques et des indications de sources.
Selon les termes de la convention signée le 23 février 1987, la Direction des bibliothèques, des musées et de l'information scientifique et technique (DBMIST) et la Bibliothèque nationale ont décidé de s'associer pour gérer et diffuser en France un répertoire d'autorité de matières encyclopédique et alphabétique unifié : RAMEAU. La Bibliothèque nationale a fait apport à RAMEAU du fichier d'autorité-matières de la base BN-OPALE. Elle est responsable de la gestion intellectuelle de la liste et traite les propositions de mises à jour émanant des bibliothèques utilisatrices de RAMEAU.
La DBMIST, devenue Sous-direction des bibliothèques du Ministère de l'éducation nationale, a chargé la Cellule nationale de coordination de l'indexation matière (CNCIM) de fournir les moyens informatiques pour la gestion et l'accès en ligne (sur le SUNIST); elle est maître d'oeuvre pour la réalisation des produits édités.
Pour tous renseignements sur- les les commandes tions, on doit s'adresser Cellule nationale coordination l'indexation matière, 5 rue Auguste Vacquerie 75116 PARIS - Tél. : 47.20.82.33