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    Introduction

    Par Marcelle Beaudiquez, Coordination, conservateur en chef, directrice Centre de coordination bibliographique et technique

    POURQUOI DES FICHIERS D'AUTORITÉ

    Un fichier d'autorité est établi pour normaliser la forme des points d'accès auteurs (personnes physiques et collectivités), titres uniformes et matières des notices bibliographiques. Le fichier d'autorité auteurs, titres uniformes ou matières représente plus qu'une liste de vedettes, un index normalisé ou un thésaurus, il est constitué de notices plus ou moins détaillées qui dans un système informatisé peuvent être chaînées aux notices bibliographiques.

    En effet si la notion de point d'accès normalisé n'est pas liée aux systèmes automatisés (de nombreuses bibliothèques ont géré manuellement des fichiers de vedettes matières avec leurs renvois ou des fichiers de vedettes de collectivités officielles pour tenter de suivre les filiations de ces organismes changeants), l'automatisation a permis de gérer de véritables notices d'autorité qui ne se contentent pas de fixer la forme des vedettes et de multiplier les renvois mais contiennent des informations diverses qui permettent une identification de la vedette d'autorité pour une réutilisation ultérieure pertinente dans des notices bibliographiques.

    Un fichier d'autorité auteurs, par exemple, est un fichier constitué de notices d'autorité auteurs qui contiennent 3 grands types d'informations:

    • des zones vedettes = formes retenues (vedettes proprement dites), formes rejetées ("voir"), formes associées ("voir aussi") ;
    • des notes permettant d'identifier la forme retenue, d'expliquer les relations entre celle-ci et les formes rejetées et associées, et d'indiquer les sources consultées pour réunir toutes ces données ;
    • des données complémentaires (généralement codées dans les fichiers d'autorité automatisés) servant à parfaire l'identification de l'auteur et éventuellement à permettre des tris: nationalité et langue de l'auteur (ou de l'oeuvre pour les titres uniformes), dates biographiques (pour les auteurs personnes physiques), dates d'activité (pour les collectivités), dates de création ou de mises à jour de la notice d'autorité ...

    Un fichier d'autorité auteurs permet donc une identification beaucoup plus précise des auteurs qu'une simple liste de vedettes auteurs comprenant simplement des zones vedettes = formes retenues, formes rejetées, formes associées.

    Il ne faut pas non plus confondre une gestion d'index inhérente à chaque système automatisé avec une gestion de fichier d'autorité. Dans un fichier d'autorité, toutes les zones vedettes (formes retenues, formes rejetées, formes associées) servent de points d'accès aux notices d'autorité. Ainsi, quelle que soit la clé de recherche utilisée, le catalogueur est automatiquement orienté vers la notice d'autorité consacrée à l'auteur dans laquelle des indications concernant l'utilisation de la vedette dans le,fichier bibliographique peuvent être mentionnées. Une notice d'autorité n'est pas figée; elle permet de rendre compte de la "vie" de la vedette. Il n'est pas recommandé de changer constamment les vedettes d'autorité, mais une modification justifiée est toujours faisable. Par contre, il est indispensable de tenir à jour la liste des formes rejetées à partir des différentes formes du nom (de l'auteur ou du titre de l'oeuvre) et du terme rencontrés sur les ouvrages.

    Au plan international les fichiers d'autorité automatisés n'ont guère plus de 15 ans. Les plus anciens, sont nord-américains (LCSH, LCNA, Canadiana). Les fichiers matières automatisés sont plus connus que les fichiers d'autorité auteurs. Comme pour les notices bibliographiques, les notices d'autorité ont fait l'objet de travaux internationaux, souvent sous le patronage de l'IFLA, pour arriver à normaliser leur structure (8). Cependant une enquête récente (11) a montré qu'il n'y a pas de doctrine bien fixée sur le contenu des fichiers d'autorité: selon les pays la somme d'informations qui distingue le fichier d'autorité de l'index automatisé est très variable et cette variabilité tient à la fois des possibilités du système informatique, des contraintes économiques et d'une différence d'interprétation de la notion d'identification d'une vedette. L'influence de ces trois paramètres de natures différentes et difficilement conciliables détermine l'originalité de chaque fichier d'autorité.

    LES DIFFERENTS FICHIERS D'AUTORITÉ DE LA BASE BN-OPALE.

    Depuis 1985 la base bibliographique BN-Opale s'articule autour de 3 fichiers :

    • le fichier d'autorité qui gère les vedettes auteurs et matières servant de points d'accès aux notices bibliographiques,
    • le fichier bibliographique, qui contient les pavés ISBD(M) et (S) décrivant les monographies et les publications en série,
    • le fichier de localisation qui contient les cotes des documents dans les différents services.

    Si sur le plan informatique le fichier d'autorité est unique, il est en fait constitué de quatre sous-ensembles intellectuellement distincts :

    • 3 fichiers d'autorité pour les auteurs : noms de personne (APP), collectivités (ACO), titres uniformes (ATU) ;
    • 1 fichier d'autorité pour les matières (AMA) comprenant à la fois des noms communs et des noms propres (noms géographiques, noms de personne sujet, etc.).

    Pour gérer son fichier d'autorité la Bibliothèque nationale a développé un format spécifique INTERMARC(A), lié à ses formats de saisie des notices bibliographiques, INTERMARC(M) et (S).

    L'architecture fonctionnelle de BN-Opale rend obligatoire dans le module de catalogage la création, pour toute notice bibliographique comportant des auteurs, d'un lien avec une notice-d'autorité ; permet le chaînage automatique des notices bibliographiques aux notices d'autorité après contrôle des doublons et permet également la répercussion automatique d'une correction de vedette dans une notice d'autorité, sur les vedettes des notices bibliographiques qui lui sont liées.

    En 1985, le fichier matière de BN-Opale a été créé par chargement d'un fichier préétabli d'où allait naître RAMEAU (cf infra le texte de Cécile Maury).

    En mars 1985, les fichiers d'autorité auteurs ont été créés par extraction des zones vedettes des notices bibliographiques chargées dans BN-Opale. Les notices d'autorité ainsi créées ne comportaient le plus souvent qu'une vedette. Donc, dans un premier temps, les fichiers d'autorité auteurs ainsi obtenus n'étaient que l'index du fichier bibliographique.

    Jusqu'en 1987 les services d'autorité au sein du CCBT, ont été les seuls à travailler en ligne : ce temps, a été mis à profit non seulement pour mettre à jour et transformer petit à petit les notices succinctes, créées par chargement, en notices complètes et pour créer des notices d'autorité complètes mais aussi pour élaborer des outils de travail et mettre au point une doctrine. En 1988 lors du démarrage du travail en ligne des services de catalogage courant, des révisions ont été nécessaires pour trouver un modus vivendi entre des objectifs contradictoires : en effet avant d'être un gain de temps dans une optique de réutilisation de notices d'autorité déjà existantes par le catalogueur signalétique, (voir sur le tableau le % de notices bibliographiques liées au bout de 5 ans) la création de notices d'autorité demande du temps. Le temps est ce qui manque le plus dans les services de catalogage courant : il a donc fallu réviser les priorités, établir des règles de travail différentes selon les services avec des fonctionnements différents (par exemple tous les catalogueurs travaillant dans APP mais seuls des délégués créent dans ACO et seul le service d'autorité travaille dans ATU). Actuellement chacun des 3 fichiers d'autorité auteurs contient deux types de notices :

    • des notices très succinctes ne contenant que la forme retenue du nom et éventuellement la forme rejetée : elles proviennent soit du chargement initial, soit de la création automatique en catalogage courant selon des critères précis (manque total d'information concernant l'auteur sur l'ouvrage, pas d'homonymie ...). Elles ne sont pas éditables et ne figurent sur aucun produit
    • des notices complètes, contenant toutes les informations requises dans une notice d'autorité proprement dite, créées par les services de catalogage courant et par les services d'autorité. Elles sont éditables et figurent donc dans les produits.

    Pour chacun des fichiers d'autorité, ces deux types de notices sont indexés dans un ordre alphabétique unique. Pour chaque type d'auteurs (noms de personne, collectivités, titres uniformes) on a donc un fichier d'autorité et une liste de vedettes articulés autour d'un index unique.

    Les services d'autorité alimentent peu les fichiers d'autorité : en 1989, 14% environ du travail en ligne pour les fichiers auteurs personnes physiques et collectivités (à l'exception du fichier des titres uniformes alimenté à 100% par le service d'autorité. Cf infra le texte de Nadine Boddaert) mais ils assurent :

    • la coordination (contrôle de qualité quotidien par sondages sur listings),
    • la cohérence de la base (toutefois les effectifs insuffisants ne permettent pas, malheureusement, de vérifier l'exactitude des liens créés entre une notice d'autorité exacte et une notice bibliographique correcte),
    • toutes les formations et les suivis de formation jusqu'à ce que le catalogueur soit autonome pour travailler dans la base (actuellement 21 services de la Bibliothèque nationale et une bibliothèque extérieure (Bibliothèque Sainte-Geneviève) travaillent d'une manière ou d'une autre dans les fichiers d'autorité),
    • la préparation et la mise à jour des outils de travail (normes, formats, guide pratique du catalogueur) et décident des modalités d'application des normes),
    • un travail de fond sur certains types de vedettes (papes et empereurs, syndicats et ministères ...) et sont chargés de résoudre tous les cas complexes.