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    Plus, mieux, plus vite, moins cher

    Le leadership de la Bibliothèque du Congrès dans le catalogue pour les années quatre-vingt dix et au-delà

    Par Winston Tabb, Associate Librarian

    Avant-propos

    (1) Dans le climat actuel toutes les bibliothèques sont confrontées à un nombre sans cesse croissant de documents à acquérir et à rendre disponibles, mais des réductions de fonds entraînent des décisions difficiles dans la répartition de crédits pour les documents et les autres dépenses. En Amérique du Nord les directeurs de bibliothèques ont dû examiner leurs opérations pour s'assurer qu'elles sont optimisées quant à leur coût et pour chercher sans cesse des moyens d'accroître la productivité sans sacrifier le service aux usagers.

    Dans cet effort général pour faire face à des budgets réduits, le catalogage était parmi les premières activités à courir le risque d'économies partielles, à cause du prix de revient important qu'il entraîne. En effet, aux États-Unis, presque chaque bibliothèque publique, universitaire et spécialisée, a diminué la taille de son service de catalogage pendant la dernière décade : quelques-unes ont même totalement éliminé le catalogage-maison en sous-traitant leurs acquisitions.

    La Bibliothèque du Congrès (LC) n'a pas échappé à ces pressions budgétaires. Quand le service a été supprimé, les emplois sont restés vacants. Nécessité faisant loi, la Bibliothèque a assumé un rôle de leadership, joignant ses forces à celles d'autres bibliothèques afin de développer une stratégie pour traiter la « crise du catalogage ». La réponse stratégique, conforme à ses objectifs, fut d'améliorer et de rationaliser les opérations de contrôle bibliographique afin de les rendre plus fiables, plus rapides et moins chères quoique » produisant plus

    Explication du PCC

    Notre instrument pour la réalisation de ces projets réside dans une puissante coalition nationale et internationale connue sous le nom de « Program for Cooperative Cataloging (PCC).

    Officiellement créé en février 1995, le PCC est l'aboutissement de presque trente ans d'activités en coopération par lesquelles la Bibliothèque du Congrès a cherché à impliquer d'autres institutions dans le partage de leur service avec sa mission nationale de catalogage.

    Le premier de ses programmes, CONSER (Cooperative Online Sériais Program) a commencé à fonctionner sous les auspices de la Bibliothèque en 1973. En 1977 NACO (The Name Authority Cooperative) a été enfin créé afin de permettre à un nombre sans cesse croissant de bibliothèques participantes de partager la responsabilité dans le développement du » National Authority File », contribuant à l'enregistrement des créations ou modifications des vedettes d'autorité (à la fois pour les vedettes noms propres et publications en série). Ensuite, en 1988, la Bibliothèque a lancé le "National Coordinated Cooperative Program (NCCP). Ce programme a permis à un petit groupe de douze bibliothèques de rejoindre la Bibliothèque du Congrès en créant des notices bibliographiques nationales d'un niveau complet afin que la production totale puisse augmenter au-delà de ce que la LC pouvait atteindre avec sa propre équipe.

    Ces initiatives ont prouvé avec succès, à des degrés divers, que CONSER et NACO pouvaient aboutir à des résultats impressionnants. Cependant, afin d'atteindre un rendement opérationnel permettant réellement à la communauté des bibliothèques américaines de recentrer ses ressources, il était nécessaire de développer une approche forte et plus large. En novembre 1992, la Bibliothèque invita un grand nombre d'experts pour discuter de ce problème et élaborer un plan de traitement. De ces discussions, a émergé le « Program for Cooperative Cataloging (PCC), qui a été officiellement créé en février 1995.

    Le Programme est un rassemblement formel de bibliothèques s'accordant pour travailler ensemble afin d'accroître la disponibilité de documents uniques créés conformément à des standards mutuellement acceptables, pour faciliter la création et l'utilisation de ces documents et pour fournir un leadership à la communauté de l'information. Le rassemblement a connu une croissance exponentielle avec, actuellement, plus de deux cents membres qui représentent tous les types de bibliothèques. Les participants peuvent rejoindre le « Name-and-series Authorities Program (SACO) au niveau de l'entrée. Quoique indépendants pour leur contribution aux vedettes noms propres, les participants peuvent volontairement contribuer aux notices bibliographiques, devenant ainsi membres BIBCO.

    Le PCC est démocratique par nature et la plupart des membres ont le droit de vote. À la tête du Programme, il y a un conseil exécutif qui comprend des représentants élus par les membres qui tournent selon des périodes échelonnées. Les membres institutionnels permanents sont la Bibliothèque du Congrès qui assure également le secrétariat du PCC responsable des opérations courantes du Programme, la British Library, la National Library of Canada, la National Library of Medecine, l'Association for Library Collections and Technical Services (une section de l'Arnerican Library Association), l'OCLC et le Research Libraries Group, en liaison avec CONSER.

    Le conseil exécutif définit la stratégie du Programme, établit et contrôle les normes du Programme, promeut la communication entre les participants et la communauté des bibliothèques et recherche des financements pour réaliser ses objectifs.

    Le conseil exécutif du PCC désigne par roulement deux conseillers opérationnels parmi les catalogueurs travaillant dans des institutions participantes. Sur la base de leur expérience de catalogage et de leurs activités professionnelles et par un contrôle en ligne des listes, ces conseillers sont responsables de l'information du conseil concernant les tendances du catalogage et des développements techniques.

    De plus, le personnel administratif du PCC comprend trois comités permanents chargés de mettre au point les normes, la formation et l'automatisation à cause de l'importance spéciale de ces domaines dans les objectifs du Programme. Ces groupes de travail sont appointés si nécessaire.

    Rôle particulier de la Bibliothèque du Congrès

    Cette structure administrative relativement simple (conseil exécutif, conseillers opérationnels, comités permanents) fournit la base pour la planification de la politique de mise en forme et pour une surveillance opérationnelle.

    La Bibliothèque du Congrès agit comme secrétariat et fournit l'infrastructure par laquelle le PCC développera et conduira à terme les objectifs de son programme. La Bibliothèque non seulement fournit les moyens au conseil exécutif de remplir son rôle mais aussi recrute de nouveaux membres du PCC, élabore la formation et la documentation qui leur sont nécessaires pour remplir leur fonction avec succès, établit des liens parmi les membres, rassemble des données pour une évaluation permanente et en général agit pour réaliser la mission et les objectifs du PCC. La Bibliothèque prend cette lourde responsabilité très au sérieux : le directeur du catalogage est un membre permanent du conseil exécutif et, de fait, président élu depuis l'origine. Le chef de la division du catalogage régional et en coopération conseille le directeur sur les opérations quotidiennes et il est responsable du travail du secrétariat. En outre, plusieurs catalogueurs et techniciens forment une équipe spéciale pour assurer des relations personnelles avec une équipe d'institutions participantes, participent aux tâches du secrétariat et promeuvent le développement du Programme. Enfin, on assigne au chef de la politique de catalogage et du bureau technique la tâche de réaliser les objectifs du PCC.

    Objectif du Programme : plus

    Comment la Bibliothèque du Congrès et le PCC ont-ils cherché à réaliser les objectifs de Plus, mieux, plus vite, moins cher - ?

    En ce qui concerne le premier, augmenter la production totale de données bibliographiques, la Bibliothèque du Congrès a créé l'année dernière environ 235 000 nouvelles notices complètes et 43 000 notices allégées ; pendant l'année fiscale 1995, l'équipe de la Bibliothèque du Congrès a aussi créé 114 000 notices d'autorité noms propres et publications en série et 6 950 nouvelles notices de vedettes matières. Le niveau de rendement est considérablement plus important que le niveau d'il y a cinq ans avec des augmentations de près de 15 %. Une réussite d'autant plus impressionnante que l'équipe de catalogage a diminué substantiellement, de presque 20 %.

    En plus de ces résultats de la Bibliothèque du Congrès, il y a les notices bibliographiques et d'autorité fournies par les bibliothèques du PCC. Le développement est la principale priorité du Programme par le soutien de l'objectif : . augmenter la disponibilité instantanée de... notices par le catalogage de plus de données... ». On déterminera annuellement les objectifs pour les membres du Programme. La philosophie du PCC est d'éviter une charge excessive sur quelques-uns grâce à un effort collectif des membres dans leur ensemble. Le PCC prévoit un accroissement des charges de travail fourni par les participants qui devraient arriver à une production annuelle d'au moins 60 000 notices bibliographiques et 150 000 notices d'autorités d'ici l'an 2000. Ces chiffres s'ajoutent à la production de la Bibliothèque du Congrès.

    Jusque-là le Programme a prouvé qu'il était capable de réussir et de soutenir ce type de croissance. Les autorités noms propres fournies par NACO ont progressé de 66 000 pendant l'année fiscale 1992 à 92 000 l'année dernière. Les notices d'autorités collections, souvent considérées comme l'aspect le plus difficile de la création de notices, a augmenté de 300 %, comme les propositions de vedettes matières.

    La composante bibliographique du programme BIBCO vient juste d'être lancée. Elle a été inaugurée en septembre dernier avec un programme de formation à la Bibliothèque du Congrès mais retardée jusqu'à ce que l'OCLC et la RLG puissent intégrer les méthodes d'identification des notices BIBCO, de façon à ce que les utilisateurs puissent reconnaître comme notices de niveau national les notices produites par les catalogueurs de la Bibliothèque du Congrès. Mais cependant le Programme espère que la production du BIBCO la première année sera d'environ 15 000 notices et plusieurs grandes bibliothèques traitent à présent la majeure partie de leur catalogage original en fonction du Programme. Éventuellement, le PCC espère que l'OCLC et le RLG rendront effectif un accord d'échange de notices de sorte que les contributions à chaque service seront automatiquement disponibles pour les autres utilisateurs.

    Objectif du Programme : mieux

    Les catalogueurs et les utilisateurs de catalogues informent à juste titre qu'une évolution vers des quantités importantes n'augmentera pas le prix de revient de l'utilisation des notices.

    Pour réduire les coûts, des bibliothèques à travers les États-Unis ont institué des politiques de gestion de réduction des coûts de catalogue en acceptant le catalogage de sources extérieures chaque fois que possible. La récupération de notices a été la règle dans la communauté des bibliothèques américaines pendant de nombreuses années, mais a augmenté dans les années quatre-vingt-dix. En fait, la Bibliothèque du Congrès est à présent l'utilisatrice majeure du catalogage produit par d'autres. L'année dernière, la Bibliothèque a traité 50 000 titres sur la base de notices bibliographiques créées par d'autres - par rapport à 1 800 seulement il y a cinq ans. Nous espérons que ce chiffre augmentera avec la naissance du programme BIBCO.

    Chacun convient que, dans un environnement de récupération de notices, les notices partagées doivent correspondre à des normes reconnues mutuellement de façon à ce qu'elles puissent être traitées sans modification, sinon les économies seraient considérablement réduites. Pour cette raison, le PCC a établi des recommandations de base mais très souples qui puissent convenir à tous les opérateurs. Quoi qu'il en soit, de cette manière, le programme a fait un effort spécial pour assurer que les recommandations ne se révèlent pas trop onéreuses, comme ce fut le cas pour certains programmes précédents de coopération où quelques participants ont connu des coûts de catalogage en hausse.

    Une large consultation de la communauté des bibliothèques américaines a abouti à un accord sur les éléments essentiels de ce qui est maintenant appeler notice . niveau moyen C'est une notice qui est plus complète que le niveau minimal mais qui peut manquer de ce qu'on était en droit d'attendre des notices complètes. La notice « niveau moyen comprend normalement la description bibliographique entière, la plupart des zones préétablies et les accès d'entrée indispensables, y compris une ou deux entrées matière spécifiques si nécessaire ainsi qu'un numéro de classification standard. Mais la plupart des notes peuvent être supprimées et la liste des entrées secondaires n'est pas obligatoire. Le " niveau moyen est une option du PCC, avec des participants capables de fournir leur catalogage, soit à ce niveau, soit à un niveau plus élevé selon leur choix. Les normes du «niveau moyen ont été établies pour les livres, les collections, les partitions de musique, les enregistrements sonores, les documents audiovisuels et les publications en caractères non latins.

    Comme le PCC, CONSER a poursuivi ses efforts pour fournir des normes utilisables pour le catalogage des collections en définissant une notice moyenne pour des publications en série aussi bien que des définitions moyennes pour des collections non imprimées ou de format spécial comme les journaux. Les normes moyennes sont proposées comme une alternative aux normes complètes et allégées fixées pour CONSER. De plus, CONSER joue un rôle important d'identification des réductions et changements pour les règles d'interprétation de la LC du chapitre XII de AACR2, comme noté auparavant.

    Outre la fourniture d'une base de données de plus de 750 000 notices d'autorités, CONSER et son associé « US Newspaper Program » fournissent facilement des catalogueurs de collections pour utiliser les outils qui sont devenus les normes pour le catalogage de collections, le CONSER Editing Guide et le « CONSER Cataloging Manuel ». En partageant leur compétence de catalogage de collections, les membres du programme visent à améliorer le niveau de tous les catalogages de collections et le nombre de notices disponibles pour une utilisation partagée. Les participants au programme ont établi des recommandations pour le catalogage des journaux électroniques dans un chapitre particulier du « CONSER Cataloging Manuel ».

    Également étroitement associé à CONSER, le « National Sériais Data Program », une section de la LC qui fait office de « Centre US ISSM Grâce à ISSM et aux notices associées à la base de données CONSER, les catalogueurs NSDP fournissent un outil essentiel pour l'accès, l'identification et le contrôle des collections.

    Aspect international

    Dans le domaine de la coopération en catalogage, le rôle de leadership de la LC a dépassé ses propres contributions en tant que plus important créateur d'informations bibliographiques et promoteur efficace des buts et des objectifs du PCC et de CONSER. Dans les années quatre-vingt-dix avec les avancées de la standardisation et de la technologie qui ouvraient de nouvelles opportunités à la coopération internationale, la Bibliothèque du Congrès poursuit actuellement une stratégie devant permettre d'accroître le partage et l'utilisation des bibliographies étrangères et des notices d'autorité.

    Une décision couronnée de succès a été d'inviter les bibliothèques nationales de Grande-Bretagne et du Canada à se joindre au travail du PCC, avec à la fois la British Library et la National Library of Canada qui détiennent des sièges permanents au conseil exécutif. Dans un mouvement important pour faciliter l'échange de catalogage LC, la BL et la NLC concentrent à présent leurs efforts pour concilier les différences de leurs formats MARC, en vue d'aligner USMARC, UKMARC et CAN-MARC en un MARC international (IMARC) pour l'an 2000. La Deutsche Bibliothek a aussi manifesté son intérêt de développer une stratégie pour surmonter les différences dans les formats de catalogage, ce qu'elle a démontré par sa participation aux discussions en cours.

    Pendant ce temps la BL a commencé sa contribution aux autorités noms propres de NACO en en soumettant plus de 3 000 depuis le début de l'année dernière et elle projette de faire plus du double à la fin du siècle. La coopération entre la BL et la LC a fait un pas de géant quand les deux institutions ont montré qu'elles pouvaient harmoniser leur interprétation de AACR2. Ceci dans tous les domaines exceptés quelques-uns où le fichier existant contenait des entrées si nombreuses qu'elles ne pouvaient pas être modifiées instantanément. Mais, même dans ces domaines, il y a un accord commun pour arriver à de meilleurs résultats quand les circonstances le permettront.

    Le PCC considère la notice « niveau moyen comme pouvant être acceptée sans modification mais aussi potentiellement dynamique, ainsi les autres membres qui rencontrent ces notices peuvent les améliorer en fonction des priorités et des ressources locales. Deux tests initiaux d'application de la notice niveau moyen ont conclu que la productivité de catalogage augmenterait de 8,5 % dans un cas et de 21 % dans l'autre. Pour établir le coût réel du catalogage à ce niveau, la Bibliothèque du Congrès a institué une expérience conçue pour appliquer le traitement « niveau moyen à certains titres courants : en même temps, les catalogueurs commenceront à identifier les catégories de publication couramment reçues qui peuvent être correctement décrites au niveau moyen ", par exemple livres de cuisine, manuels de bricolage, littérature de dévotion. Si d'autres catalogueurs BIBCO souhaitent enrichir ces notices LC » niveau moyen ", RLG et OCLC ont fourni des mécanismes pour le leur permettre.

    Le conseil exécutif du PCC reconnaît que le développement et le maintien de normes mutuellement reconnues impliquent la simplification des règles de catalogage et de la documentation afférente. Le conseil demande aux spécialistes du catalogage de la Bibliothèque du Congrès d'entreprendre un travail de recherche dans ce domaine. En conséquence, le bureau de la politique de catalogage et d'assistance de la LC (CPSO) a déjà validé presque trente règles d'interprétation LC et en a annulé quatre de plus pour favoriser une application plus facile et plus conforme des Anglo-American Cataloging Rules ". Le CPSO est également à l'origine d'une révision des politiques et des procédures de catalogage sujet pour faciliter le travail dans ce domaine aussi. Ces efforts facilitent le travail des catalogueurs dans l'accomplissement de leurs tâches en même temps qu'ils répondront aux besoins opérationnels en ce qui concerne les notices bibliographiques.

    Objectifs du programme : plus vite et moins cher

    Face à un volume des publications de plus en plus important et actuellement de plus en plus électronique, les objectifs du catalogage doivent être équilibrés par un coût et des possibilités plus abordables. C'est certainement le thème sur lequel la direction du catalogage est engagée, non seulement pour combler les retards mais aussi pour maintenir les coûts grâce à des recettes. Le PCC a aussi reconnu la nécessité d'un équilibre et a décidé qu'un de ses buts était de promouvoir l'accès en temps réel et la diminution du prix de revient du catalogage.

    Pour réaliser l'équilibre, une campagne a été réalisée pour entraîner les catalogueurs à devenir plus autonomes et performants dans leur travail, à devenir plus aptes à prendre des risques et à pouvoir exercer leur jugement lors des prises de décision. Ce message - l'importance des catalogueurs assumant des responsabilités rappelle de cataloguer avec des normes mutuellement acceptées - redéfinit la qualité du travail en ce qu'il supprime la notion de temps, car le service aux utilisateurs doit être fourni quand l'information est recherchée : quelle valeur peut avoir la notice parfaite si elle n'est pas disponible quand nécessaire et à un prix abordable ? Ce message est au coeur de la formation que le PCC a développé et qu'il offre à présent aux membres du Programme. Aujourd'hui, plus de vingt représentants des institutions de PCC ont reçu cette formation et peuvent à leur tour le transmettre à leurs collègues et autres membres des bibliothèques.

    Pour permettre aux catalogueurs de devenir "plus rapides et « moins chers », outre les activités de simplification du catalogage déjà décrites, il existe des manuels d'un usage facile qui sont en cours de rédaction ou de révision permettant d'incorporer les nouvelles valeurs des catalogueurs.

    En plus du soutien apporté à NACO, la BL est aussi devenue un contributeur actif à SACO, composant matière, quand en 1993 a été restaurée l'utilisation des vedettes matières de la Bibliothèque du Congrès (LCSH). D'autre part, au Royaume-Uni, les « National Libraries of Scotland and Wales », « Oxford and Cam-bridge Universities » et « Trinity College, Dublin ont aussi rejoint SACO afin de contribuer aux vedettes matières pour le LCSH. D'autres partenaires internationaux ont rejoint SACO, parmi lesquels l'« American Academy in Rome le « Swedish Institute of Classical Studies », la National Library of New Zealand et plus récemment la « National Library of Lithuania ». Au printemps dernier, la « State Library of South Africa et « Bar Ilan University, Israël » ont contacté l'équipe de catalogage en coopération de la Bibliothèque du Congrès pour envisager une possible participation en tant que contributeur à SACO.

    Les intérêts internationaux PCC/LC ont abouti à un projet NACO avec l'« University of New Castle, New South Wales » considéré comme préliminaire à une relation à grande échelle avec l'« Australian Bibliographie Network une fois que le nouveau système sera en place en 1997.

    Au-delà de l'instauration de rapports de travail avec les agences bibliographiques nationales et les bibliothèques à l'étranger, la LC soutient la formation du « Foreign MARC Collection un groupe composé de représentants de la LC, de la National Library of Canada, OCLCL, RLG et ISM (le plus grand service bibliographique du Canada). Le propos de ce groupe est de planifier des stratégies pour rentabiliser l'acquisition, la conversion et la redistribution des données de catalogage issus de sources étrangères, à la fois bibliothèques et fournisseurs. Le groupe se réunit depuis 1992 pour échanger les informations et coordonner les activités. Aujourd'hui tous détiennent des bases de grande ressource, riches de notices étrangères. À la LC, ces notices sont régulièrement consultées par les catalogueurs dans le cadre de leurs activités quotidiennes.

    Conclusion

    La Bibliothèque du Congrès a longtemps été un leader du catalogage. Nous avons créé le format MARC et nous le maintenons aujourd'hui. Nous développons et soutenons les systèmes de classification utilisés dans nos bibliothèques, Bibliothèque du Congrès et Dewey. Nous agissons en tant qu'agence « America's Cataloging in Publication » (CIP), nous développons et maintenons les vedettes matières utilisées aux États-Unis et dans beaucoup d'autres pays. Mais le rôle de la Bibliothèque du Congrès, dans un environnement de catalogage en coopération, est de plus en plus celui d'un leader dans le domaine de la coopération, pas le genre de leadership qui ordonne des programmes bibliographiques et les activités des autres programmes ou impose la façon de cataloguer, ceci n'est pas la tradition américaine, mais un Leadership qui cherche un terrain commun pour résoudre des problèmes communs. Le succès des arrangements de coopération dépend des ressources et des espoirs des partenaires et de leur possibilité de participer à l'établissement d'objectifs et de normes qu'ils peuvent en fait rencontrer. La LC a contribué au succès du PCC et de CONSER en encourageant les partenaires à se réunir et à se mettre d'accord sur des objectifs et des normes réalistes en partageant leur vision du programme de développement, en apportant leur infrastructure pratique et nécessaire qui nourrit les opérations quotidiennes. Le Congrès a récemment réaffirmé de la façon la plus forte le rôle de la Bibliothèque du Congrès comme la Bibliothèque nationale, avec une forte centralisation des responsabilités au niveau de la collecte et du catalogage. Mais ceci implique que nous puissions continuer à diriger l'effort pour améliorer la productivité et baisser les coûts à travers une collaboration dans le catalogage.

    En conclusion je souhaiterais attirer votre attention sur le fait que le site Web de la Bibliothèque du Congrès abritera les pages de PCC, CONSER et NSDP et je vous invite à les visiter fréquemment afin de suivre les développements du catalogage en coopération aux États-Unis.

    1. Texte traduit par Nicole Benhamou, BM de Toulouse. retour au texte