Sous l’autorité de la directrice de la bibliothèque et de la directrice adjointe, le·la référent·e administratif·ve assure les missions administratives de la bibliothèque notamment la gestion comptable et administrative des commandes et achats, contrats de prestation et actes administratifs de la bibliothèque. Il·Elle travaille en collectif avec les coordinateurs·trices de la politique documentaire pour les achats et commandes de livre et sous l’autorité directe de la direction et de la régisseuse principale en ce qui concerne la gestion comptable et administrative et le suivi RH des agents vacataires.

1) Gestion des commandes de livres :
- Exportation des paniers Electre,
- Importation des commandes et création sur Nanook,
- Gestion des bons de commandes sur Ciril
- Transmission des paniers aux libraires,
- Réception, suivi et contrôle des livraisons,
- Classements des factures,
- Service fait (suivi direction/comptabilité),
- Déclaration à la Sofia,
- Veille documentaire.

2) Accueil et renseignement du public :
- Accueil physique pendant les plages d’ouverture de la bibliothèque,
- Accueil téléphonique (usagers, prestataires…),
- Gestion de la boîte mail du service,
- Mise à jour et modération du portail de la bibliothèque, en lien avec la chargée de communication.

3) Suivi des actes administratifs du service :
- Délibérations et décisions municipales,
- Contrats des prestataires, assurances, etc,
- Suivi des adhésions,
- lettres de relance des retards et remboursements.

4) Assurer la gestion de la régie d’avance et de recette

5) Assurer le suivi quotidien des heures pour le personnel vacataire

6) Suivi quotidien des heures pour le personnel vacataire :
- Tenir à jour au quotidien les états horaires des agents vacataires pour le service,
- Préparation des déclarations pour visa de la direction.

- Connaissance de l’environnement territorial,
- Connaissance des règles de comptabilité publique,
- Connaissances des métiers du livre et de la bibliothéconomie,
- Connaissance des principes de sécurité du bâtiment (Règles de sécurité au sein d’un ERP, règles de sécurité-incendie),
- Connaissance des principes d’accueil et gestion des publics,
- Accueil, renseignement et orientation du public, des partenaires, fournisseurs,
- Gestion administrative et financière,
- Assistance au fonctionnement de l’établissement.

Une expérience sur un poste similaire serait appréciées.

- 36h30 du mardi au samedi, un mercredi par mois jusqu’à 20h, un samedi récupéré,
- Travail en soirée lors des manifestations culturelles des bibliothèques,
- Déplacements à prévoir.