Vous voulez savoir s’il existe des recommandations relatives à l'établissement d'un planning d’accueil en bibliothèque municipale (combien d'heures par semaine et par agent ? quelle répartition entre les différents grades ?).

A notre connaissance, il n'existe pas de recommandations précises.

En revanche, un récent rapport de l'inspection générale des bibliothèques sur l'extension des horaires d'ouverture des bibliothèques fait un état des lieux de l'arbitrage entre activités internes et présence face au public dans les bibliothèques et formule des recommandations pour l'allègement des taches internes :
AROT Dominique. L’extension des horaires d’ouverture des bibliothèques : progrès et obstacles. Rapport de l'inspection générale des bibliothèques, 2012 [en ligne]. Disponible sur :http://cache.media.enseignementsup-recherche.gouv.fr/file/2012/35/3/hora...
Extrait :
"C’est au moment même des entretiens de recrutement sur la base d’une véritable fiche de poste que devrait être intégrée la priorité du service face au public comme un élément constitutif incontournable de l’activité hebdomadaire et comme une condition non négociable de recrutement.
A partir de l’échantillon des 15 bibliothèques municipales interrogées par questionnaire dans le cadre de cette enquête, il est possible de mesurer les nuances dans la mobilisation des équipes autour de l’activité de service public. Dans ce domaine, au-delà de l’organisation du travail, c’est le degré d’arbitrage entre activités internes (le « back office ») et présence face au public (le « front office ») qui est déterminant.
Si, en règle générale, tous les agents sont concernés par l’activité de service public, des distinctions s’établissent entre les personnels des cadres d’emploi des bibliothèques, entièrement mobilisés, et les personnels techniques et administratifs qui ne sont pas inclus dans les grilles, sauf exception ou choix volontaire.
Des degrés d’implication sont à établir à l’intérieur des cadres des bibliothèques entre agents de catégories A, B et C. Si l’on prend l’exemple de la BMVR de Reims, la répartition s’effectue comme suit :
- catégorie C : 70 % du temps de travail, soit 23 à 24 heures de service public
- catégorie B : 50 % du temps de travail, soit 16 à 17 heures de service public.
L’implication des équipes de direction, et plus largement des agents de catégorie A, dont l’exemplarité est indéniable, est variable d’un établissement à l’autre. Elle serait pourtant à recommander. Mais cette plus grande intégration suppose de modifier en profondeur les conditions matérielles dans lesquelles cette activité d’accueil doit s’exercer : accueil dynamique centré sur le renseignement et l’accompagnement qui sollicite et mette en valeur les compétences scientifiques et techniques des agents.
La polyvalence et le refus de cloisonnements trop stricts entre sections ou entre centrale et annexes constituent la condition d’une extension des horaires d’ouverture (en particulier pour les ouvertures du dimanche et en soirée). Les expériences réussies reposent toutes sur ce postulat. En comparaison, les bibliothèques universitaires qui cultivent depuis longtemps la polyvalence des agents et un moindre cloisonnement des services sont naturellement plus réactives sur ce sujet des horaires d’ouverture.
On peut malgré tout s’interroger sur la place privilégiée que semblent encore tenir les activités de « back-office ». Une révolution culturelle s’impose : mettre la relation aux publics au centre des organisations de travail."

Plus loin :
"Parmi les bibliothèques françaises qui ont innové en matière d’horaires d’ouverture, la plupart, à la suite d’une BM pionnière comme celle de Fresnes, mettent l’accent sur la réorganisation du travail interne :
- à Mulhouse, abandon de la reliure des ouvrages en interne
- à Montpellier, externalisation de l’équipement des documents
- à Levallois, commandes en ligne et récupération des notices bibliographiques
- à Quimper, création d’un centre technique avec une équipe fixe dédiée de 7 agents qui centralisent les activités d’inventaire, catalogage, indexation et équipement
- à Nancy, tâches de catalogage ramenées au minimum. "

D'autre part, Philippe DEBRION estimait en 2000 dans un artcile du BBF que la part de service public est généralement de l'ordre de 60 % du temps de travail.
Extrait : "Service public et travail interne :
Un principe de base est nécessaire pour constituer des indicateurs : définir les temps passés par le personnel en travail interne et en service public. Pour cela il faut, pour un jour d'ouverture, compter le nombre de postes nécessaires pour assurer le service public et examiner, heure par heure, s’ils sont ou non occupés en fonction des jours ou des périodes particulières dans une journée (cf encadrés 1 et 2).
Le total de ces heures va permettre d'établir le nombre d'heures totales nécessaires pour faire fonctionner la bibliothèque. Théoriquement, ces heures sont « incompressibles », c'est-à-dire que l’on ne peut pas les diminuer à moins de supprimer des postes de service public en mettant moins de personnel dans certains créneaux horaires.
Par analyse du fonctionnement de plusieurs bibliothèques du réseau de Saint-Quentin-en-Yvelines, ces heures représentent environ 60 % du temps de travail effectué par le personnel. L'autre partie des heures représente celles qui sont nécessaires pour effectuer le travail interne ou, « back office » selon l'expression utilisée actuellement, ou « base arrière ».
Le relevé de ces heures nécessite plusieurs « comptages ». D'une part, il faut faire un relevé des heures réellement passées en service public grâce à l’examen des plannings. Il peut être intéressant de comparer les heures théoriques, celles décrites plus haut, et celles réellement pratiquées : dans bien des cas les heures réelles sont inférieures à celles qui ont été établies. D'autre part, il faut inventorier les heures réellement travaillées par le personnel. Il convient de soustraire des heures théoriquement travaillées par le personnel (en prenant en compte les temps partiels) les heures d'absences (cf encadré 3) qui ne seront pas remplacées, les congés, les vacances pour maladie, les absences pour formation et les heures correspondant aux postes vacants, c'est-à-dire la durée qui sépare le départ d'un agent et son remplacement. La soustraction des heures théoriques et des absences donne alors les heures réelles travaillées (HRT).
On s'aperçoit alors que les heures de travail interne atteignent difficilement le taux de 40 % des heures réelles travaillées."
Source :
DEBRION, Philippe. La gestion des ressources humaines. in BBF, 2000, n° 1, p. 71-74 [en ligne]. Disponible sur : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2000-01-0071-005 (consulté le 29 septembre 2009)

Pour compléter, nous vous signalons deux billets de Bertrand Calenge et JC Brochard sur la méthodologie d'élaboration d’un planning d’accueil en bibliothèque :
CALENGE, Bertrand. Outils pratiques : le planning de service public. in Carnet de notes [en ligne]. Disponible sur : http://bccn.wordpress.com/?s=planning
BROCHARD, JC. Le planning d'accueil (plus) facile. in Bibliothèque=public [en ligne]. Disponible sur : http://bibliothequepublic.blogspot.com/2009/03/le-planning-daccueil-plus...

Enfin, nous vous rappelons que vous pouvez demander conseil à Louis BURLE, conseiller pour le livre à la Direction régionale des affaires culturelles Provence-Alpes-Côte d'Azur (ligne directe : 04 42 16 19 96 ; secrétariat : 04 42 16 14 22).

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib

MOTS CLES : La bibliothèque : organisation et environnement, Gestion et évaluation : Management, gestion du personnel, Gestion et évaluation : Évaluation