Vous désherbez des documents estampillés mais non inventoriés et vous vous voulez savoir si une liste de ces documents doit être transmise à votre autorité de tutelle.

Selon nous, la liste exhaustive des documents désherbés doit être transmise à votre autorité de tutelle, qu'ils aient été inventoriés ou seulement estampillés.

Le manuel "Désherber en bibliothèque" décrit ainsi les procédures à respecter pour aliéner des collections du domaine privé:
"Selon l’article L2221-1 du Code général de la propriété des personnes publiques, « les personnes publiques gèrent librement leur domaine privé selon les règles qui leur sont applicables ». Les collections « courantes », c’est-à-dire non patrimoniales, des bibliothèques, relevant du domaine privé des collectivités, il est donc possible de les aliéner et de les retirer du patrimoine de la personne publique. (...)
Dans tous les cas, pour que les documents puissent être aliénés, une délibération de l’instance compétente est indispensable : c’est la traduction réglementaire d’une décision qui, successivement, cesse d’affecter l’ouvrage au service de la bibliothèque, le retire des collections de celle-ci, autorise sa vente ou sa destruction et prend acte de l’aliénation, dont l’effet est de sortir définitivement l’objet du patrimoine de la collectivité propriétaire. Dans la pratique, le désherbage n’étant pas nécessairement une opération ponctuelle, le plus recommandable est de faire prendre une délibération annuelle à l’assemblée (conseil municipal, conseil général, conseil d’administration de l’université ou de l’établissement public) et de joindre en annexe la liste détaillée des documents désaffectés, l’essentiel étant de formaliser les procédures et d’assurer leur pérennité. Comme l’écrivait Henri Comte en 1999 : « Il est essentiel, dans toute bibliothèque pratiquant cette fonction, d’établir des règles et procédures précises de mise en œuvre. […] Il en va de la sécurité juridique et de la qualité technique des opérations effectuées dans ce cadre. » Ces règles comprennent, par exemple :
– la formalisation dans les actes juridiques pris par la collectivité des critères retenus pour chaque type d’élimination ;
– les formalités administratives qui seront accomplies systématiquement : apposition d’une marque de sortie, annulation des documents sur les registres d’inventaire et les fichiers, procès-verbal mentionnant le nombre d’ouvrages éliminés et leur destination, etc."
- Désherber en bibliothèque : manuel pratique de révision des collections / sous la direction de Françoise Gaudet et Claudine Lieber. Paris : Éditions du Cercle de la librairie, 2013 (page 120-121)

D'autre part, vous voulez savoir si vous pouvez vous passer d’inventorier certains périodiques.

Selon nous, tous les document doivent être inventoriés à leur entrée dans les collections d’un établissement public.

Pour plus de précisions, vous pouvez contacter au Conseiller livre et la lecture de votre Direction régionale des affaires culturelles.

Cordialement,
Le service Questions? Réponses! de l'enssib

MOTS CLES : Collections : Politique documentaire