Vous voulez des conseils sur les points à prendre en compte pour préparer la venue d'une exposition.

Tout d'abord, nous vous rappelons que votre Médiathèque Départementale est l’interlocuteur privilégié pour vous accompagner dans ce type de projet.

En attendant, nous pouvons toutefois vous signaler quelques points auxquels nous pensons :
- prévoir l'accrochage (concevoir une scénographie : mesurer l'espace disponible, organiser l'accrochage sur des murs propres, choisir un ordre et un circuit de visite, penser un parcours cohérent intellectuellement),
- prévoir la médiation de l'exposition (signalétique, cartels, éventuellement brochure, visites de groupes, éventuellement manifestations liées à l'exposition) et la communication (communiqué de presse, par exemple ?).

D'autre part, vous devrez sans doute contracter une assurance temporaire à la demande. La démarche auprès de l'assureur est généralement assez simple (à la MAIF par exemple il suffit d'un simple appel téléphonique dans la journée). Il vous faudra principalement déclarer la valeur d'assurance et la durée du prêt. La valeur d'assurance doit être donnée par le propriétaire des oeuvres.

Le manuel L'Action culturelle en bibliothèque décrit ainsi le contrat de prêt et l'assurance :
"Qu’il soit le fait d’un établissement ou d’un collectionneur privé, tout prêt de document ou d’objet doit être couvert par un contrat de prêt et une assurance. Le contrat de prêt doit avoir été signé par le prêteur et l’emprunteur avant le transfert effectif de l’objet prêté. Il contient les informations suivantes : date, titre, lieu de la manifestation, établissement organisateur ; nom et coordonnées du prêteur ; description des objets empruntés : nature, dimensions, état de conservation (il faut, par exemple, y mentionner d’éventuelles détériorations constatées lors de l’emprunt) ; valeur d’assurance et modalités de convoiement des objets ; conditions matérielles de leur exposition ; le cas échéant, autorisation d’exploitation complémentaire (reproduction dans le catalogue, le petit journal, les affiches, etc.) et contreparties financières consenties au prêteur.
Une reproduction des pièces prêtées et, si besoin, une restauration seront effectuées au préalable par l’établissement prêteur avant leur sortie. Il convient donc de prendre en compte les délais et les frais qui pourraient résulter de ces procédures.
Ces renseignements permettront ensuite à l’emprunteur d’établir la demande d’assurance auprès d’une compagnie d’assurances de son choix. Le contrat d’assurance reprend le descriptif détaillé des objets empruntés, précise la nature des garanties et leur durée. Le plus souvent, l’assurance est dite « de clou à clou », effective du moment où le prêteur se dessaisit de son œuvre, jusqu’au moment où on la lui restitue, en incluant le transport aller et retour."

Plus loin, le manuel aborde également les conditions de présentation, la sécurité des documents, le planning jusqu'au vernissage.

Source :
L'Action culturelle en bibliothèque /sous la direction de Bernard Huchet et Emmanuèle Payen. Éditions du Cercle de la librairie, 2012

Cordialement,

Le Service questions? réponses! de l'enssib

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