Cahier d'inventaire dans une petite bibliothèque

Question

Bonjour,
Je me permets de vous contacter pour solliciter votre aide et éclaircir des notions.
Documentaliste à la retraite, je gère des petites bibliothèques avec des personnes que je forme. Prêts manuels, cahier d'inventaire papier.
Pour mieux gérer le cahier d'inventaire, je voudrais solliciter votre aide concernant les terminologies à utiliser au moment de l'inventaire.
Principalement pour renseigner des documents qui sont sortis du fonds : don, perte, erreur...
Les bibliothécaires ont tendances à abuser du terme "doublons".
Pouvez-vous m'aider en m'en donnant une définition précise et répondre aux questions qui suivent ?
- Si un livre est saisi deux fois par erreur... Je supprime un numéro d'inventaire et je porte dans la marge du cahier d'inventaire : Doublons ou encore Saisi deux fois par erreur ; je barre en rouge la ligne concernant le numéro d'inventaire que je supprime. Votre avis ?
- Si un document est sorti du fonds documentaire (parce que acheté deux fois), nous décidons de le donner à une autre bibliothèque. Je porte Sorti Inventaire le (date) et je précise à qui le don de document est adressé. Les bibliothécaires de leur côté notent Doublons !
- Si un livre existe en plusieurs exemplaires, je porte dans la zone titre le N°EX qui est reporté dans le livre concerné.

Merci de votre aide et de vos suggestions.

Bien cordialement

Réponse

Date de la réponse :  11/01/2017

Vous cherchez des conseils pour le suivi dans votre cahier d'inventaire des documents sortis de vos collections parce que vous les possédez en double.

Nous ne sommes pas familier de la tenue des registres d'inventaire, dont la pratique est de moins en moins courante en bibliothèque.

Mais votre façon de procéder nous semble adéquate.

En ce qui concerne la pratique de vos collègues, l'usage du mot "doublon" dans des cas de figure différents peut prêter à confusion.

Pour harmoniser vos pratiques et éviter les ambiguïtés, vous pouvez établir un procédurier, qui indique pour chaque cas de figure les mentions à porter dans le registre d'inventaire.

Pour de plus amples conseils sur la gestion d'une bibliothèque non informatisée, vous pouvez solliciter les conseils d'une bibliothèque départementale de prêt, car celles-ci ont l'habitude de conseiller des petites bibliothèques [la BDP 59 propose par exemple un modèle de registre d'inventaire].

Vous pouvez également demander l'aide des responsables du programme des CLAC - centres de lecture et d’animation culturelle (porté par l'Organisation internationale de la Francophonie) ou de Bibliothèques Sans Frontières.

Pour information, voilà quelques ressources utiles pour la conception et la gestion d'une petite bibliothèque :

  • Cours de bibliothéconomie. Mediadix
  • Concevoir et construire une bibliothèque : du projet au fonctionnement. Ministère de la culture et de la communication, Direction générale des médias et des industries culturelles, Service du livre et de la lecture. Éditions du Moniteur, 2016. Présentation
  • Mémento du bibliothécaire. Association des bibliothécaires de France, 2013. Présentation
  • Les petites bibliothèques publiques. Bertrand Calenge. Éd. du Cercle de la librairie, 2006. Présentation