Calcul du ratio temps travail interne / accueil du public

Question

Bonjour,
J’aimerais savoir s’il existe une méthode calcul de la proportion travail interne / accueil du public. Existe-t-il un ratio en ce domaine et comment le calculer ? Plus généralement, comment quantifier l’embauche de vacataires et leur temps hebdomadaire pour répondre à la demande d’extension des horaires d’ouverture au public formulée par l’autorité territoriale ? Merci.

Réponse

Date de la réponse :  10/09/2009

1. Vous voulez identifier les critères à prendre en compte pour établir le nombre d’heures dédié à l'accueil du public pour chaque agent et vous voulez savoir s'il existe des recommandations relatives au ratio temps de service public / travail interne.

Bien qu'il n'existe pas de recommandations explicites, il semble que la part de service public soit généralement de l'ordre de 60 % du temps de travail (cf. l'article de Philippe DEBRION cité plus bas).

Pour calculer le rapport entre accueil et service interne, vous devrez tout d'abord définir ce que vous entendez par accueil du public (ainsi, comment comptabiliserez vous par exemple le temps consacré aux différentes animations - dans ou hors les murs- et à leur éventuelle préparation). Précision : la nouvelle bonification indiciaire est perçue au delà de 50 % du temps de travail consacré à l'accueil.
Vous devrez ensuite évaluer le temps nécessaire pour le travail interne et l'accueil. La charge de travail interne dépend notamment de votre budget d’acquisition et de l’importance du travail de catalogage. Voila une liste non exhaustive des points à prendre en compte pour évaluer le temps nécessaire pour l'accueil du public : Quelle est votre amplitude d’ouverture hebdomadaire et annuelle ? Comment est organisé le temps de travail hebdomadaire au sein de l'équipe ? Le personnel est-il polyvalent ? Vous devrez également tenir compte des contraintes propres à votre architecture (si votre bâtiment est sur plusieurs niveaux, vous aurez besoin de plus de personnel pour ouvrir).

Philippe DEBRION aborde la répartition entre le temps dédié à l'accueil du public et celui dédié au travail interne dans un article sur la gestion des ressources humaines. Extrait :
" ... Les indicateurs sont à prendre pour ce qu'ils sont, des compteurs, des données qui, en aucun cas, ne peuvent refléter la réalité, mais ne font que donner des tendances qu'il faudra interpréter. La gestion du personnel ne s'appuie pas, fort heureusement, sur l’examen de quelques ratios. Ces précautions étant prises, il convient d'examiner certains indicateurs qui vont apporter des éléments d'information sur le fonctionnement de la bibliothèque.
Service public et travail interne :
Un principe de base est nécessaire pour constituer des indicateurs : définir les temps passés par le personnel en travail interne et en service public. Pour cela il faut, pour un jour d'ouverture, compter le nombre de postes nécessaires pour assurer le service public et examiner, heure par heure, s’ils sont ou non occupés en fonction des jours ou des périodes particulières dans une journée (cf encadrés 1 et 2).
Le total de ces heures va permettre d'établir le nombre d'heures totales nécessaires pour faire fonctionner la bibliothèque. Théoriquement, ces heures sont « incompressibles », c'est-à-dire que l’on ne peut pas les diminuer à moins de supprimer des postes de service public en mettant moins de personnel dans certains créneaux horaires.
Par analyse du fonctionnement de plusieurs bibliothèques du réseau de Saint-Quentin-en-Yvelines, ces heures représentent environ 60 % du temps de travail effectué par le personnel. L'autre partie des heures représente celles qui sont nécessaires pour effectuer le travail interne ou, « back office » (...)
Le relevé de ces heures nécessite plusieurs « comptages ». D'une part, il faut faire un relevé des heures réellement passées en service public grâce à l’examen des plannings. Il peut être intéressant de comparer les heures théoriques, celles décrites plus haut, et celles réellement pratiquées : dans bien des cas les heures réelles sont inférieures à celles qui ont été établies. D'autre part, il faut inventorier les heures réellement travaillées par le personnel. Il convient de soustraire des heures théoriquement travaillées par le personnel (en prenant en compte les temps partiels) les heures d'absences (cf encadré 3) qui ne seront pas remplacées, les congés, les vacances pour maladie, les absences pour formation et les heures correspondant aux postes vacants, c'est-à-dire la durée qui sépare le départ d'un agent et son remplacement. La soustraction des heures théoriques et des absences donne alors les heures réelles travaillées (HRT).
On s'aperçoit alors que les heures de travail interne atteignent difficilement le taux de 40 % des heures réelles travaillées."
DEBRION, Philippe, « La gestion des ressources humaines », BBF, 2000, n° 1 http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2000-01-0071-005

3. Comment quantifier les besoins en personnel générés par une extension des horaires d’ouverture ?

Nous citons ci-dessous deux extraits d'articles qui abordent la question :

«… c’est à l’occasion de l’ouverture d’un nouvel équipement que de nouveaux horaires étendus comprenant l’ouverture du dimanche ont pu être mis en place à Issy-les-Moulineaux. Jean-François Jacques, ancien directeur de la bibliothèque municipale, a rappelé que l’élargissement des horaires, objet d’une forte volonté municipale, figurait dans le programme de la nouvelle bibliothèque. Cette volonté municipale s’accompagnait d’une vision ferme de la proportion service public/travail interne, avec pour objectif de passer de 30 à 60 % du temps de travail au service public. Afin d’atteindre ces objectifs avec le maximum de moyens humains, une méthode de calcul a été mise au point permettant d’obtenir une garantie de permanence de la force de travail (remplacement systématique des absences longues), une forte compensation financière pour le dimanche (la compensation en temps de travail étant trop complexe à mettre en œuvre) et le recrutement d’un nombre suffisant de vacataires, dont la présence est absolument nécessaire au delà de 40 heures d’ouverture, mais dont il a été décidé que le nombre ne devait pas dépasser au service public celui des titulaires. »
BRIGANT, Annie, « Ouvert le soir, la nuit, le dimanche ? », BBF, 2008, n° 2 : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2008-02-0081-003

« [l’effort sur la durée de service] passe-t-il nécessairement par une augmentation continue des effectifs ? On peut en douter quand on sait que les charges de personnel représentent déjà environ 81 % des dépenses de fonctionnement prises en compte pour le calcul du concours particulier 1re part.
D'autres solutions, d'autres modes de gestion doivent être trouvés. Un exemple est parlant à cet égard : si la bibliothèque de Nantes (9 600 m2) ne nécessite que 14 personnes au minimum pour ouvrir ses portes, il en faut 30 à Aix-en-Provence (7 605 m2). A propos de la bibliothèque municipale de Bordeaux, dont le cas est souvent cité dans les revues professionnelles, doit-on croire Chantal Bourrague, adjointe au maire, quand elle affirme qu'une ouverture toute la journée exigerait la présence de 50 personnes supplémentaires ! Le rapport annuel du Conseil supérieur des bibliothèques rappelle que « le secret de l'ouverture tardive des bibliothèques américaines ou de la BPI n'est pas ailleurs que dans la rationalisation de leur gestion et de leur architecture. A la BPI, une trentaine d'agents suffit le dimanche pour accueillir pendant 12h de suite plus de 10 000 lecteurs. »
VIDAL-NAQUET, Jacques, « Les horaires d'ouverture des bibliothèques municipales », BBF, 1993, n° 6 : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1993-06-0008-001

Références

- GRUNBERG, Gérald. Bibliothèques dans la cité : guide technique et réglementaire. Avec la collab. de la Direction du livre et de la lecture. Paris : Le Moniteur, 1996. 452 p.
p. 323-342, "Tableaux d'estimation des besoins par grandes fonctions et par taille des communes" : ce mémento émanant de la DLL préconise par exemple 10 emplois pour 20 000 habitants ; 22 emplois pour 100 000 habitants pour un bâtiment d'une surface hors oeuvre nette d'environ 4000 m2

- TAESCH-FÖRSTE Danielle. Concevoir, réaliser et organiser une bibliothèque : mémento pratique à l'usage des élus, des responsables administratifs et des bibliothécaires. Nouvelle éd. mise à jour. Paris : Éd. du Cercle de la librairie, 2006. 164 p. Bibliothèques. ISBN 2-7654-0932-8
p. 45, "Le personnel" : "La DLL prévoit un poste à temps plein pour 2000 habitants (dont la moitié des catégories A et des B)"

- CALENGE, Bertrand. Les petites bibliothèques publiques. Nouvelle éd. Paris : Éd. du Cercle de la librairie, 2006. 272 p. Bibliothèques. ISBN 978-2-7654-0916-8
Tableaux établis à partir des recommandations DLL de 1996 (cf. supra) p. 148 -150

L'association des directeurs de bibliothèques départementales de prêt (ADBDP) propose une synthèse sur les critères minimums recommandés pour faire fonctionner une bibliothèque communale de moins de 10 000 habitants :
Quelques indicateurs pour une évaluation de la bibliothèque communale. In ADBDP [en ligne]. Disponible sur : http://www.adbdp.asso.fr/spip.php?article833
Ainsi, ce tableau recommande à minima 6 agents pour une bibliothèque de 700 m2 de surface, ouverte 20 heures par semaine et desservant 10000 habitants (budget d’acquisitions : 33 000 euros).

Pour des éléments de comparaison à l’échelle supérieure, vous pouvez consulter les statistiques de l’Association des Directeurs de Bibliothèques des Grandes Villes de France (ADBGV) :
Statistiques. In ADBGV : http://www.adbgv.asso.fr/index.php?page=statistiques

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib

MOTS CLES : Gestion et évaluation : Management, gestion du personnel