Vous souhaitez connaître la méthode de calcul pour évaluer le coût d'une ressource électronique en bibliothèque ; par ailleurs, vous souhaitez savoir à partir de quel montant le coût d'une ressource est considéré comme acceptable.

Les ressources électroniques en bibliothèques et en particulier dans les bibliothèques de l'Enseignement supérieur posent de nombreuses difficultés  : inflation des publications, coûts élevés liés au monopole des grands groupes d'édition comme Elsevier, offre souvent regroupée en bouquets, qui laisse peu de latitude en matière de politique documentaire.

Dans le manuel Bibliothèques universitaires : nouveaux horizons, François Cavalier présente les solutions que les établissements ont mises en place au fil des années pour remédier à ces difficultés : consortium Couperin, projet Istex, etc.
Source : Bibliothèques universitaires : nouveaux horizons. Sous la dir. de François Cavalier. Éditions du Cercle de la Librairie, 2015. Sommaire en ligne.

L'évaluation des usages est cruciale pour les bibliothèques, car, comme l'indique Chérifa Boukacem- Zeghmouri, dans le manuel Les collections électroniques une nouvelle politique documentaire, page 191 :
 

Ces enjeux sont documentaires tout d’abord, car plus que jamais les bibliothèques et leurs professionnels ont besoin d’avoir une connaissance précise de l’usage qui est fait des bouquets de revues acquis, afin de redéfinir un périmètre documentaire pour leurs publics et de mieux penser les services. Il s’agit ensuite d’enjeux économiques, car les sommes engagées dans les abonnements électroniques sont considérables et les bibliothèques, incapables d’y faire face, particulièrement dans une perspective d’accroissement, se posent la question du rapport « coût/avantages ». Enfin, interviennent de forts enjeux politiques et de recherche, car de même que les universités sont désormais enchâssées dans un processus d’évaluation nationale et internationale les mettant en situation de concurrence, les bibliothèques, leurs outils « scientifiques et documentaires », sont à ce même titre engagées dans la même dynamique et soumises aux mêmes règles de concurrence. Même si une dizaine d’années après leur généralisation, les périodiques électroniques négociés au titre des big deals se sont imposés par l’augmentation importante et régulière de leur consultation, il est d’autant plus pertinent de les évaluer par cette même consultation, et donc par leur usage. L’enjeu est d’interroger la validité des modèles économiques et tarifaires de l’édition scientifique.

Source : Les collections électroniques, une nouvelle politique documentaire. Sous la dir. de Pierre Carbone et François Cavalier. Éditions du Cercle de la Librairie, 2009.

Pour mesurer l'usage des ressources, il faut s'appuyer sur des statistiques fiables et comparables or les statistiques fournies par les éditeurs ne sont souvent pas harmonisées et parfois même la notion de consultation ne recouvre pas la même chose d'un éditeur à l'autre. 
C'est pour cette raison que depuis plusieurs années, le consortium Couperin, dont l'une des tâches principales est d' "évaluer, négocier et organiser l'achat de ressources documentaires numériques au bénéfice de ses membres" travaille à la normalisation des indicateurs d'usage, car c'est un levier dans les négociations du prix des abonnements avec les éditeurs : 
 

"la recherche des indicateurs les plus appropriés pour développer une bonne connaissance des mécanismes de l’usage et permettre l’instruction des choix de développement des ressources documentaires numériques est stratégique pour Couperin.org et pour ses adhérents.
Avec le groupe de travail sur les statistiques d’utilisation (GTSU), Couperin.org a développé une expertise dans la définition, la connaissance et l’application de normes telles que COUNTER et PIRUS. Des outils permettant l’automatisation de la collecte des données d’usage en provenance des éditeurs (MESURE) et la collecte de données d’usage locales (AnalogIST et ezPAARSE) ont été développés et sont utilisés avec succès par de nombreux établissements pilotes.

La confrontation des statistiques d’utilisation avec les données des contrats (étendue et coût des ressources numériques) nous intéresse à plusieurs titres :

• Contribuer à orienter la stratégie des négociations tarifaires pour le consortium. La connaissance fine des besoins et des usages dégagent des arguments utiles.

• Définir des politiques d'acquisition : priorités, choix, meilleure connaissance des besoins des publics par observation des utilisations réelles.

• Permettre un dialogue avec les responsables d’établissements en matière de politique documentaire

• Soutenir les politiques de services et d'accompagnement des publics vers l'usage documentaire. C'est le cas par exemple quand nous constatons que certains publics n'utilisent pas ou peu une source pertinente pour eux.

• Permettre le ciblage des publics pour évaluer leur satisfaction d'un outil documentaire qu'ils utilisent."

Source : Groupe de travail Indicateurs de pilotage des politiques documentaires numériques (GTI). Couperin.org, 13 mars 2019.

Concernant les méthodes de calcul du coût, elles sont variables et il n'existe pas de montant acceptable valable pour n'importe quelle bibliothèque. Le prix d'un abonnement à une ressource numérique peut être divisé par différents indicateurs (nombre de session, nombre de documents téléchargés, nombre de requêtes, etc.), par ailleurs, le coût doit être évalué au regard de multiples critères et si possible comparé avec des établissements similaires.

Dans un mémoire de conservateur de 2004, un exemple de calcul est présenté (p.65) :
 

L'objectif des indicateurs qui suivent est de déterminer si les investissements financiers de la bibliothèque sont justifiés au regard des usages. Le coût des bases de données par session met en relation les coûts d'une ressource avec l'usage qui en est fait. L'indicateur peut être utilisé pour des comparaisons dans le temps, avec d'autres ressources ou avec la même dans une autre bibliothèque. Le calcul du coût s'obtient en prenant en compte les coûts d'acquisition, de souscription ou de licence payée. Si le résultat indique une faible efficience, et en fonction des objectifs de la bibliothèque, plusieurs décisions peuvent être prises sur des bases solides : ne pas renouveler l'abonnement, lancer des actions de promotion vers des publics ciblés, etc.

Un indicateur qui montre peut-être encore davantage l'intérêt des utilisateurs pour une ressource est le coût par document téléchargé, qui est à utiliser pour évaluer l'efficience d'une ressource. L'opération pour calculer l'indicateur consiste à diviser le coût d'une ressource par le nombre de documents ou d'enregistrements téléchargés pendant une période donnée. Le coût de la ressource est représenté par le coût d'acquisition, de souscription ou de licence payée par la bibliothèque.

Source : Ėvaluer l'utilisation de la collection électronique : l'exemple du SCD de Lyon 2. Jean-Luc Lobet. Mémoire de conservateur des biblbiothèques, Enssib, 2004.


Dans un autre mémoire de conservateur de 2008 sur le sujet, l'auteur, Grégory Calabre évoque l'évaluation des coûts (p.67)  :
 

"La mise en place d’objectifs d’efficience implique notamment la mesure des coûts. T. Giappiconi considère qu’il faut faire «du contrôle des coûts un outil privilégié de l’évaluation de l’efficience de la gestion, et dans une certaine mesure de la pertinence des ressources». Or le calcul d’un coût n’a de sens que rapporté à un objectif. L’objectif premier d'une bibliothèque donnant accès à des ressources électroniques est de générer le maximum de trafic à partir de ces ressources (sessions, requêtes, téléchargements) et que ces ressources répondent aux besoins documentaires des usagers. Le développement d’indicateurs de coûts des usages des ressources électroniques doit en conséquence permettre d’évaluer la pertinence des ressources acquises à travers les usages qui en sont faits et aider à la décision en matière de politique documentaire. Le SCD Lyon 1 a développé, dans cette optique,des indicateurs de coûts très précis:

• coût par session
• coût par requête
• coût par unité de contenu documentaire en texte intégral téléchargée
• coût par session pour chaque titre
• coût par unité de contenu documentaire en texte intégral, par titre électronique et par éditeur
• coût par catégorie d'usagers à desservir."

Source : Mesurer l'usage des ressources électroniques en bibliothèque universitaire. Grégory Scalabre. Mémoire du diplôme de conservateur des bibliothèques, Enssib, 2008.

Dans une étude menée en 2014 sur l'Usage des Ressources Électroniques de la Bibliothèque Universitaire du Littoral Côte d’Opale (URElecBULCO), Claire Chédot Leduc  et Géraldine Barron exposent des méthodes de calcul assez similaires et l'interprétation qui peut en être faite :
 

Toutes ressources ci-dessus confondues, le coût à la requête est de 2,56€ en 2012 et 2,34€ en 2013. A titre de comparaison, dans [Bou2008], le coût à la requête est variable selon la dominante de l’université. Pour une dominante en STM, le coût est de 1,03€ en moyenne ; pour une dominante en SHS, il peut atteindre 14,17€. Si l’on considère les dépenses globalement, celles de l’ULCO sont donc tout à fait similaires à celles des universités françaises. Par contre, prises individuellement, les coûts de certaines ressources STM peuvent paraître élevées (presque 15€ par requête pour AIP), et à l’inverse d’autres en SHS faibles (environ 3€ pour CAIRN). Pour compléter cette vision des coûts, on peut s’intéresser également au coût par titre consulté, en particulier pour les abonnements par bouquet (voir figure ci-dessous). Le coût par titre semble élevé pour des ressources avec peu de titres dans l’abonnement, comme APS, mais on peut aussi rétorquer que tous les titres de cet abonnement ont été consultés et que la ressource semble avoir été bien exploitée. Pour les bouquets avec beaucoup de titre, comme Science Direct par exemple, dont plus de la moitié des titres ont été consultés (soit plus de 1300 titres), on trouve un coût de 28,49€/titre. Cela montre une fois de plus que ce type d’abonnement par bouquet reste avantageux par rapport à l’achat titre à titre.

Source : Usage des Ressources Électroniques de la Bibliothèque Universitaire du Littoral Côte d’Opale (URElecBULCO). Claire Chédot Leduc, Géraldine Barron. Université du Littoral - Côte d’Opale. 2014.

Pour aller plus loin :

• Gérer les périodiques.  Sous la dir. de Géraldine Barron. Presses de l'Enssib, 2008.
• Enquête 2013-2014 sur les ressources numériques en bibliothèque publique. Réseau Carel, TMO Régions. Ministère de la Culture, 2014.