Déclaration à la CNIL

Question

Bonjour,
Quels fichiers doit déclarer une bibliothèque, étant équipée d'un SIGB, à la CNIL ?
Et quelles sont les démarches à suivre pour le faire ?
Merci d'avance pour votre réponse.
Cordialement.

Réponse

Date de la réponse :  29/04/2016

Vous voulez savoir quelles sont les obligations des bibliothèques par rapport à la CNIL.

Le site de la CNIL indique que c'est la Norme simplifiée NS-009 qui s'applique aux Bibliothèques :

"La norme simplifiée n° 9 concerne les traitements relatifs à la gestion des prêts de livres, de supports audiovisuels et d'oeuvres artistiques et des consultations de documents d'archives publiques. Ils doivent avoir pour objet la gestion financière des prêts, la récupération des ouvrages ou supports prêtés et l’élaboration de statistiques.
Les données enregistrées sont relatives à l'emprunteur (identité, catégorie professionnelle, sous forme facultative la nature de la recherche) et les caractéristiques du prêt ou de la communication (désignation de l’oeuvre (titre, nom de l’auteur, de l’éditeur, etc.) ou du document d’archive, cotes de catalogage ou de classement, date, date(s) de relance). Les données enregistrées sont conservées pendant la durée d'utilisation du service de prêt ( la radiation intervient d’office dans un délai d’un an à compter de la date de fin du prêt précédent). Les informations concernant chaque prêt sont conservées jusqu’à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l’objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sont détruites. (...)
Données personnelles concernées :
- Nom, prénoms, adresse, année de naissance, catégorie professionnelle, numéro de téléphone, et, sous forme facultative, la nature de la recherche s'agissant des documents d'archives ;
- caractéristiques du prêt ou de la communication : désignation de l'oeuvre (titre, nom de l'auteur, de l'éditeur, etc.) ou du document d'archive, cotes de catalogage ou de classement, date, date(s) de relance."
Source : Déclarer un fichier > Bibliothèques, médiathèques. CNIL

En ce qui concerne la démarche à suivre :

  • Sur le site de la CNIL, vous devez aller à la page Déclarer un fichier.
  • Sélectionner ensuite "Vous savez quelle déclaration effectuer : Engagement de conformité à un texte de référence de la CNIL".
  • S'ouvre alors un formulaire de "Déclaration simplifiée" : dans la rubrique "Finalité", sélectionner "Norme simplifiée > NS-9 Bibliothèques médiathèques"

Enfin, nous vous conseillons de contacter directement la CNIL pour une réponse plus précise : page de contact.

Veuillez noter que cette réponse n'a pas de valeur juridique.