Documents en retard et loi "Informatique et libertés"

Question

Bonjour,
quand un usager a des documents en prêts et en retard depuis très longtemps (plus d'un an par exemple), est-il licite d'indiquer sur son compte que cette personne n'a pas rendu ces documents et ainsi pouvoir "purger" ces documents sur notre module "Circulation" - l'idée est de conserver une trace de ces emprunts non-rendus. Est-ce que cette pratique est contraire aux différentes lois de type "Informatique et libertés" sur la protection des données individuelles. Dans ce cas-là, comment faire concorder ces lois avec le respect des biens publics que sont les documents des bibliothèques municipales ?
Merci par avance

Réponse

Date de la réponse :  20/11/2015

Selon nous, il n’est pas illégal de noter dans le dossier d’un lecteur les livres non rendus.

Toutefois, vous devez respecter les obligations des utilisateurs de données personnelles énoncées par la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

Notamment :
- La collecte d’information doit avoir un objectif précis : les informations exploitées doivent être cohérentes par rapport à l'objectif visé, et ne peuvent pas être réutilisées de manière incompatible avec la finalité pour laquelle elles ont été collectées ;
- Vous devez fixer une durée de conservation raisonnable en fonction de l’objectif du fichier ;
- Vous devez indiquer aux personnes concernées la finalité du traitement de leurs données personnelles ;
- Seules les personnes autorisées pourront accéder aux données.

Enfin, "les traitements informatiques de données personnelles qui présentent des risques particuliers d’atteinte aux droits et aux libertés doivent, avant leur mise en oeuvre, être soumis à l'autorisation de la CNIL".

La déclaration relative au traitement des données personnelles par les bibliothèques indique que les données "doivent avoir pour objet la gestion financière des prêts, la récupération des ouvrages ou supports prêtés et l’élaboration de statistiques" ; elle décrit ainsi les données concernées :

"Les données enregistrées sont relatives à l'emprunteur (identité, catégorie professionnelle, sous forme facultative la nature de la recherche) et les caractéristiques du prêt ou de la communication (désignation de l’oeuvre (titre, nom de l’auteur, de l’éditeur, etc.) ou du document d’archive, cotes de catalogage ou de classement, date, date(s) de relance). Les données enregistrées sont conservées pendant la durée d'utilisation du service de prêt ( la radiation intervient d’office dans un délai d’un an à compter de la date de fin du prêt précédent). Les informations concernant chaque prêt sont conservées jusqu’à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l’objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sont détruites."

Pour plus de précisions, nous vous invitons à consulter votre correspondant informatique et libertés.