Indexation d'une collection de périodiques

Question

Bonjour,

Je cherche à savoir s'il existe des conventions quant à l'indexation des périodiques. Je gère un fonds de revues et je souhaite faire figurer dans mon inventaire plusieurs choses : les numéros manquants, les numéros supplémentaires, les hors-série, etc. Existe-t-il des normes ou des standards quant à la façon de présenter ces informations ?

Vous remerciant par avance.

Réponse

Date de la réponse :  16/11/2018

Vous travaillez à l'inventaire d'un fonds de périodiques et vous souhaiteriez savoir s'il existe une norme à laquelle vous référez pour noter les états de collection des différentes publications.


Le terme indexation ne convient pas dans votre situation,  en voici une définition à retrouver dans une fiche pratique réalisée par nos services  :

L'indexation correspond à l’analyse, à l’identification et au renseignement du contenu d’un document dans sa notice bibliographique. Il s’agit d’en identifier les thèmes et postulats principaux afin de rendre le document visible au sein du catalogue de la bibliothèque et d’en faciliter ainsi l’accès au public . L’indexation associe une approche sémantique et sémiologique puisqu’il s’agit de refléter le sens des documents et de les signaler ; ce n’est qu’une fois ce travail effectué qu'un document pourra être repérable d'après son contenu dans le catalogue de la bibliothèque.
Source : Comprendre la différence entre cotation et indexation. Enssib, 2016.

 

Concernant les états de collection, vous pourrez vous référer à la norme ISO 10324:1997 Information et documentation. États de collection. Niveau succinct publiée, par l'AFNOR.


Pour plus de simplicité , vous pourrez vous référer à la notation des états de collection dans le catalogue SUDOC.


Vous pourrez également vous inspirer d'un article du blog Médiathèque et Méditerranée de la médiathèque de la MMSH qui donne le détail de la notation des états de collection, dont voici un extrait :

"L’état de collection d’un périodique c’est-à-dire l’ensemble des fascicules présents dans les collections de la médiathèque  figure dans le champ « Etat de collection ».

Règles générales : 
– Le point-virgule entre les années/numéros signifie l’arrêt momentané de la collection ou l’absence d’un ou de plusieurs numéros.
– Le tiret en fin de ligne signifie la poursuite de la collection

La norme d’écriture présente plusieurs schémas dont voici quelques exemples :

British journal of Middle Eastern studies, état de collection: 1991-

Depuis 1991, tous les numéros de la revue sont présents à la médiathèque ; la bibliothèque reçoit toujours cette revue, l’abonnement se poursuit, ceci est signalé par un tiret (il signale que l’intervalle est ouvert).

 – Cemoti, état de collection : n.1,1985-n.12,1991;n.18,1994-n.30,2000;n.32,2001-n.39-40,2005

 La médiathèque possède les numéros 1 à 12 entre 1985 et 1991, les numéros 18 à 30 entre 1994 et 2000 et les numéros 32 à 39-40 entre 2001 et 2005.  La médiathèque ne reçoit plus ce titre (parution arrêtée) ou n’est plus abonnée. (Le tiret n’apparaît plus, l’intervalle est fermé).

 Le Monde diplomatique, état de collection,  1975-1998;2001-2010-

De 1975 à 1998, tous les numéros de cette revue sont présents à la médiathèque. La revue s’interrompt entre 1999 et 2000 puis reprend en 2001 jusqu’à nos jours. La bibliothèque reçoit toujours cette revue,  l’abonnement se poursuit (le tiret est ouvert).

Vous trouverez parfois les mentions « lac » (pour « lacunaire ») ou « lacunes » qui indiquent que des numéros sont manquants."
Source : Lire l'état de collection d'une revue dans le catalogue de la médiathèque de la MMSH.
Marie Pierre Oulié, Médiathèque & Méditerranée, 30 octobre 2012.