Votre question relève essentiellement du domaine de l'informatique, puisqu'il s'agit de créer une base de données renvoyant à des informations bibliographiques et à une localisation d’archives.

Nous vous renvoyons donc essentiellement vers les travaux des étudiants de master et de l'ancien DESS de l’enssib, dans la bibliothèque numérique de l’enssib (http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/) qui sont souvent amenés à mettre en place des projets de ce genre. Vous pourrez y trouver des éléments de méthodologie et des éléments techniques.

Rapidement, il conviendra :
- de définir les champs constitutifs du répertoire : liste des champs et vocabulaires utilisés, c’est seulement à cette étape que se retrouvent les spécificités du patrimoine,
- de définir le mode de consultation de cette base : dans quelle interface (probablement web, mais dans quel site ?), quels sont les éléments visibles en ligne, quelle graphisme
- de définir les contraintes et les choix techniques (contraintes en fonction de la technologie du serveur utilisé)…

Quelques exemples de travaux étudiants, essentiellement pour la méthodologie :
LE Thanh Huyen. Etude et traitement informatique du fonds d'archives des musées des Tissus et des Arts. Rapport de stage de DESSRIDE, 2002 [en ligne]. < http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/notice-762> (consulté le 10 mars 2010).

AUBURTIN Gautier. Conception et mise en place d'un système documentaire pour un groupe de recherche ... Rapport de stage de DESSRIDE, 2004 [en ligne]. http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/notice-665 (consulté le 10 mars 2010).

BADI Badreddine. Elaboration d'un cahier des charges pour la réalisation d'une base de données bilingue, des ouvrages français traduits en arabe depuis 1950 dans le monde Rapport de stage de DESSRIDE, 2004 [en ligne]. < http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/notice-730> (consulté le 10 mars 2010).

De nombreux ouvrages sur la conception sont disponibles dans les bibliothèques. Nous vous signalons en particulier :
TOURNES Ludovic. L'informatique pour les historiens : Graphiques, calculs, internet, bases de données. Belin, 2005.
Cet ouvrage, qui n’est pas disponible dans notre bibliothèque, peut cependant avoir une orientation plus patrimoniale.

D’une manière générale, et en particulier en ce qui concerne la normalisation de la description des archives, nous vous renvoyons sur le site des archives de France, dans la rubrique Gérer (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/) et la rubrique Ressources en ligne (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/ressources/). Dans cette dernière page est signalé BORA, qui « Recense les fonds d’archives privées contenus dans les sites des Archives nationales et dans les services d’Archives départementales et municipales ».

« Dans le cadre de la Base d’Orientation et de Recherche dans les Archives, la direction des Archives de France a engagé une première application qui recense progressivement tous les fonds privés contenus dans les centres des Archives nationales et dans les services départementaux d’archives. Dans un second temps, seront associés à cette campagne les communes, les bibliothèques et l’ensemble des organismes publics et privés susceptibles de conserver des archives de cette nature. A terme, plusieurs milliers de fonds d’archives privées devraient permettre aux chercheurs de localiser directement sur internet les fonds qui les intéressent. »

Direction des archives de France. BORA Archives privées [en ligne]. http://daf.archivesdefrance.culture.gouv.fr/sdx/ap/ (consulté le 10 mars 2010).
Un formulaire à télécharger est disponible pour y contribuer.

Pour la réalisation de la base de données, vous aurez, soit à la réaliser vous-même, ce qui nécessite un minimum de connaissances informatiques, soit à la faire développer, par une société ou un stagiaire par exemple.
Nous vous suggérons de vous rapprocher de la base BORA, déjà existante, afin d’y contribuer, ce qui peut être plus facile.

Cordialement,
Le Service questions? réponses! de l'enssib

MOTS CLES : Traitement de l'information : Informatique documentaire